Viva CRM интеграциясы: Lua CRM-дегі қоңырауларды тіркеу, жазбалар және Click-to-Call

Viva CRM интеграциясы Viva Virtual PBX жүйесін Lua CRM-мен байланыстырады, осылайша кіріс және шығыс қоңыраулар тіркеледі, жазбалар қолжетімді болады және сіздің тобыңыз CRM жүйесінен тікелей қоңырау шалу (click-to-call) мүмкіндігін пайдалана алады. Көптеген шағын кәсіптер үшін телефон әлі күнге дейін ең маңызды сөйлесулер өтетін негізгі орын болып табылады: жаңа сұраныстар, брондауды өзгертулер, шағымдар және аяқталуға жақын мәмілелер. Бұл қоңыраулар CRM жүйесінде із қалдырмаса, менеджерлер не айтылғанын көре алмайды, әріптестер сұрақтарды қайталайды және кейінгі әрекеттер ұмытылып қалады. Бұл нұсқаулық бизнес қоңыраулары үшін Viva Virtual PBX пайдаланатын және Lua CRM-де тұтынушыларды басқаратын сату, қолдау көрсету және әкімшілік топтарына арналған.

Негізгі түйіндер

• Viva CRM интеграциясы Viva Virtual PBX арқылы жасалатын қоңырауларды Lua CRM жүйесіндегі тұтынушылармен атқарылатын жұмысыңызбен байланыстырады.
• Lua CRM интеграциялар бетінде Viva кіріс және шығыс қоңырауларға арналған «Телефония» санатында көрсетілген.
• Сол бетте көрсетілгендей, Viva интеграциясы кіріс және шығыс қоңырауларды тіркейді, жазбаларға қолжетімділік береді және Lua CRM ішінен бір рет басу арқылы қоңырау шалуды (click-to-call) іске қосады.
• Әрбір маңызды қоңыраудан кейін жазба қалдыру және келесі қадамдарды белгілеу сияқты нақты әдеттер бұл байланыстың қаншалықты пайдалы болатынын анықтайды.
• Жауапсыз қалған қоңыраулар бойынша әрекеттерді, жауап беру уақытын, қоңыраудан мәмілеге дейінгі конверсияны және қоңыраудан кейінгі тапсырмалардың орындалуын қадағалаңыз.

Viva CRM интеграциясы дегеніміз не?

Viva CRM интеграциясы — бұл Viva Virtual PBX пен контактілерді, лидтерді, мәмілелер мен тапсырмаларды басқаратын Lua CRM жүйесі арасындағы байланыс. Viva Virtual PBX (армянша: Վիրտուալ ԱՀԿ VIVA) — 3-тен 50-ге дейін қызметкері бар компанияларға арналған бұлттық виртуалды АТС. Ол көп арналы нөмірлерді қолдана алады, дауыстық сәлемдесу ойнатады, әрбір қоңырауды бос қызметкерге бағыттайды, әңгімелерді жазады, әр қызметкер бойынша қоңырау статистикасын көрсетеді және жауапсыз қалған қоңыраулар туралы хабарландыруларды электрондық пошта немесе Telegram арқылы жібереді. Сондай-ақ қызметкерлер қоңыраулар тарихын қарау, жазбаларды тыңдау және баптауларды өзгерту үшін мобильді қосымшаны пайдалана алады, сондай-ақ мобильді қоңыраулар журнал мен статистикада көрінуі әрі кері қоңыраулар компания нөмірінен жасалуы үшін Viva корпоративтік SIM-карталарын қоса алады. Мақсат — телефон қоңырауларына бөлек дүние ретінде қарауды тоқтату. Қоңырау мәліметтерін стикерлерге жазу немесе кейін қайта көшіріп отырудың орнына, сіздің тобыңыз CRM жүйесінде жұмыс істейді және қоңырауларды клиенттермен қарым-қатынастың бір бөлігі ретінде көреді.

Lua CRM-дегі «Телефония» санаты қоңырауларды тіркеу, әңгімелерді жазу және Lua CRM жүйесінде click-to-call мүмкіндігін қосу үшін телефония провайдерлерін байланыстыру ретінде сипатталады. Viva — осы санатта көрсетілген провайдерлердің бірі. Viva бұл виртуалды АТС Армения мен ТМД-дағы негізгі CRM жүйелерімен біріктірілетінін айтады және CRM интеграциясын қосымша ретінде ұсынады. Ол өз мәліметтерін Virtual PBX тарифтерімен бірге жариялайды, сондай-ақ өнімді тегін сынап көруді ұсынады.

Viva CRM интеграциясы шешуге көмектесетін мәселелер

Із қалдырмайтын қоңыраулар

Клиент өз қажеттіліктерін телефон арқылы түсіндіреді және барлық мәлімет бір ғана адамның жадында қалады. Келесі қоңырауды әріптесі қабылдағанда, клиентке бәрін басынан қайталауға тура келеді.

Нөмірлерді қолмен теру және көшіру

Қызметкерлер нөмірді CRM-нен тауып, оны телефонға тереді, содан кейін жазба қалдыру үшін қайтадан ауысады. Бұл баяу әрі нөмірді қате теру оңай.

Қайтарылмайтын жауапсыз қоңыраулар

Кіріс қоңыраулар командаға көрінбей қалғанда, жаңа лидтен түскен жауапсыз қоңырау оңай ұмытылып кетуі мүмкін, ал ол лид бәсекелеске қоңырау шалады.

Айтылғандарды тексеру мүмкіндігінің болмауы

Баға, мерзім немесе уәде бойынша келіспеушілік туындаған кезде, тексеретін ештеңе болмайды. Жазбалар менеджерлерге қоңырауларды тыңдауға, жаңа қызметкерлерді үйретуге және түсінбеушіліктерді реттеуге көмектеседі.

Бөлек телефон жүйесі және Lua CRM-ге қосылған Viva салыстырмасы

Viva Lua CRM жүйесімен қалай жұмыс істейді

Lua CRM интеграциялар бетінде Viva «Кіріс және шығыс қоңыраулар» бөліміндегі Телефония санатында көрсетілген. Бетте Viva интеграциясы кіріс және шығыс қоңырауларды тіркеу, жазбаларға қол жеткізу және Lua CRM-нен click-to-call мүмкіндігін қосу тәсілі ретінде сипатталған. Lua CRM-дегі бұл мүмкіндіктер Viva Virtual PBX өңдейтін қоңыраулармен, соның ішінде сәлемдесу, бос қызметкерге бағыттау және жазбалармен бірге жұмыс істейді.

Ucom да қоңыраулар тарихы мен жазбаларды CRM контактілері мен әрекеттеріне автоматты түрде тіркейтін қызмет ретінде осы Телефония санатында қоңыраулар журналы және жазбалармен бірге тізімделген. Егер сіздің бизнесіңіз басқа телефон провайдерін пайдаланса, интеграциялар бетінде Интеграцияға сұраныс беру (Request Integration) опциясы бар. Viva Virtual PBX қосу үшін Lua CRM-дегі Viva бойынша нұсқауларды орындаңыз немесе көмек алу үшін Lua CRM командасына хабарласыңыз. Телефон қоңыраулары көбінесе электрондық пошта және хабарламалармен қатар жүреді, сондықтан біздің Gmail CRM интеграциясы және WhatsApp Business CRM интеграциясы туралы нұсқаулықтарымызды да оқи аласыз.

Viva CRM интеграциясын қалай баптауға болады

Техникалық қосылым — бұл тек бір бөлігі ғана. Жақсы дайындық пен команданың қарапайым ережелері ешкім оқымайтын қоңыраулар журналы мен сатуды және қызмет көрсетуді жақсартуға көмектесетін құралдың арасындағы айырмашылықты көрсетеді. Мына қадамдарды орындаңыз:

1. Қоңырауларға кім жауап беретінін анықтаңыз. Қай сату менеджерлері, қолдау көрсету мамандары және ресепшн қызметкерлері тұтынушыларға қоңырау шалып, олардан қоңырау қабылдайтынын, сондай-ақ олар қай Viva Virtual PBX нөмірлерін немесе желілерін пайдаланатынын жазып алыңыз.
2. Контактілер базасын реттеңіз. Lua CRM-дегі телефон нөмірлерінің толық және бірыңғай форматта екеніне көз жеткізіңіз, сондай-ақ қоңырауларды тиісті клиентпен сәйкестендіру оңай болуы үшін қайталанатын контактілерді біріктіріңіз.
3. Жазбаларды қалай пайдаланатыныңызды шешіңіз. Жазбаларды кім және қандай мақсатта (мысалы, сапаны тексеру, оқыту немесе дауларды шешу) тыңдай алатынын келісіп алыңыз. Қоңырау шалушыларға жазба туралы хабарлаңыз және бизнесіңізге қолданылатын құпиялылық пен келісім ережелерін сақтаңыз.
4. Viva Virtual PBX қосыңыз. Қоңырауларды тіркеу және Lua CRM жүйесінен бір рет басу арқылы қоңырау шалу (click-to-call) мүмкіндігін пайдалану үшін Lua CRM ішіндегі Viva нұсқауларын орындаңыз немесе Lua CRM командасына хабарласыңыз.
5. Бірнеше қоңырау арқылы сынап көріңіз. Click-to-call арқылы шығыс қоңырау жасаңыз, сынақ кіріс қоңырауын қабылдаңыз және қоңыраулар мен жазбалардың қажетті жерде пайда болғанын тексеріңіз.
6. Жауап берілмеген қоңыраулар үшін ереже орнатыңыз. Жауап берілмеген қоңырауларға кім және қаншалықты жылдам қайта қоңырау шалатынын шешіңіз, мысалы, жаңа өтініштер үшін бір жұмыс сағаты ішінде.
7. Әрбір маңызды қоңырауды келесі қадаммен аяқтаңыз. Баға ұсынысын жіберу, кездесу белгілеу немесе белгіленген күні қайта қоңырау шалу сияқты қысқаша жазба мен тапсырма қосыңыз.
8. Екі аптадан кейін нәтижені тексеріңіз. Қайта қоңырау шалынбаған жауапсыз қоңырауларды, жазбасы жоқ қоңырауларды және қате нөмірлері бар контактілерді тексеріп, деректерді немесе жұмыс әдетін түзетіңіз.

Қоңыраулар және CRM үшін ең жақсы тәжірибелер

Мүмкіндігінше CRM жүйесінен қоңырау шалыңыз

Клиент карточкасынан click-to-call функциясын пайдалану тұтынушы жауап бергенге дейін оның тарихын көруге және нөмір теру кезіндегі қателіктерден аулақ болуға мүмкіндік береді.

Қысқа әрі пайдалы жазбалар қалдырыңыз

Екі немесе үш сөйлем жеткілікті: клиент не қалады, не туралы келістіңіз және келесі қадам қандай. Жүйелі жазбалар команданың кез келген мүшесі үшін келесі қоңырауды жеңілдетеді.

Жазбаларды тек даулы мәселелер үшін ғана емес, оқыту үшін де пайдаланыңыз

Жаңа қызметкерлермен бірге апта сайын бірнеше қоңырауды тыңдау — команданың сұрақтар мен қарсылықтарды шешу дағдыларын жақсартудың ең жылдам тәсілдерінің бірі.

Қоңырауларды тапсырмаларға айналдырыңыз

Егер қоңырау "Мен сізге мәліметтерді жіберемін" деген сөзбен аяқталса, тапсырманы дереу жасаңыз. Біздің лидтерді басқару бойынша нұсқаулығымыз келесі әрекеттерді қалай бақылауда ұстау керектігін түсіндіреді, ал CRM автоматтандыруы қолмен еске салғыштарды қалай азайтуға болатынын көрсетеді.

Көрнекі мысал: телефон арқылы келетін лидтерді жоғалтуды тоқтатқан шағын сервистік компания

Екі үйлестіруші телефонға жауап беретін және үш техник маман клиенттерге шақырту орнынан қайта қоңырау шалатын шағын тұрмыстық қызмет көрсету компаниясын елестетіп көріңіз. Қоңыраулар жеке тізімдерден жасалды, жауап берілмеген қоңыраулар кеш байқалды және қандай баға ұсынылғанын ешкім тексере алмады. Команда Viva Virtual PBX жүйесін Lua CRM-ге қосып, телефон нөмірлерін реттеді, жаңа өтініштерден түскен жауапсыз қоңырауларға бір сағат ішінде қайта қоңырау шалуға келісті және клиент карточкаларынан click-to-call функциясын қолдана бастады. Әрбір маңызды қоңыраудан кейін үйлестіруші қысқаша жазба мен келесі қадамды қосып отырды. Кейінірек клиент ұсынылған бағаға күмән келтіргенде, менеджер қоңырау жазбасын тексере алды. Бұл нақты зерттеу кейсі емес, жұмыс процесін көрсетуге арналған болжамды мысал.

Бақылауға арналған метрикалар

Жауап берілмеген қоңырауларға қайта хабарласу деңгейі

Мақсатты уақыт ішінде қайтарылған жауапсыз қоңыраулар ÷ кезеңдегі барлық жауапсыз қоңыраулар.

Жаңа өтініштерге жауап беру уақыты

Жаңа лидтің алғашқы қоңырауынан немесе жауапсыз қоңырауынан сіздің командаңызбен алғашқы сөйлесуіне дейінгі орташа уақыт.

Қоңыраудан мәмілеге дейінгі конверсия

Алғашқы байланысы телефон қоңырауы болып, кейін клиентке айналған лидтер ÷ алғаш рет телефон арқылы хабарласқан барлық лидтер.

Келесі әрекеттердің (follow-up) орындалуы

Жазбасы мен келесі қадамы белгіленген маңызды қоңыраулар ÷ клиенттермен болған барлық маңызды қоңыраулар. Біздің CRM KPI көрсеткіштері туралы мақаламыз осындай сандарды қалай бақылау керектігін түсіндіреді.

Жиі қойылатын сұрақтар

Қорытынды

Viva CRM интеграциясы Viva Virtual PBX қоңырауларын клиенттермен жұмысыңыздың басқа бөлігімен бір орынға жинақтайды. Lua CRM көмегімен кіріс және шығыс қоңырауларды тіркеуге, жазбаларға қол жеткізуге және click-to-call мүмкіндігін пайдалануға болады, соның арқасында қоңыраулар қызметкерлердің жадында ұмытылып қалмайды. Телефон нөмірлеріңізді реттеңіз, жазу және жауапсыз қалған қоңыраулар ережелерін келісіңіз, бірнеше сынақ қоңырауын жасаңыз және әрбір маңызды әңгімені жазбамен әрі келесі қадаммен аяқтаңыз. Жоспарланған кездесулерді осы жұмыс процесіне қосу үшін біздің Google Calendar CRM интеграциясы нұсқаулығын оқыңыз.