Viva CRM интеграция: Регистриране на обаждания, записи и клик за избиране в Lua CRM

Интеграцията на Viva с CRM свързва Viva Virtual PBX с Lua CRM, така че входящите и изходящите обаждания да се регистрират, записите да са достъпни, а екипът ви да може да инициира обаждания чрез кликване за набиране (click-to-call) директно от CRM. За много малки бизнеси телефонът все още е мястото, където се провеждат най-важните разговори: нови запитвания, промени в резервации, оплаквания и сделки, които са пред приключване. Когато тези обаждания не оставят следа в CRM, мениджърите не могат да видят какво е казано, колегите повтарят въпроси, а последващите действия се забравят. Това ръководство е предназначено за екипи по продажби, поддръжка и рецепция, които използват Viva Virtual PBX за служебни обаждания и управляват клиенти в Lua CRM.

Основни изводи

• Интеграцията на Viva с CRM свързва обажданията през Viva Virtual PBX с работата по клиентите, която вече извършвате в Lua CRM.
• На страницата с интеграции на Lua CRM Viva е включена в категория „Телефония“ за входящи и изходящи обаждания.
• Според тази страница интеграцията с Viva регистрира входящите и изходящите повиквания, осигурява достъп до записи и позволява набиране с едно кликване (click-to-call) от Lua CRM.
• Ясните навици при провеждане на разговори, като водене на бележки и определяне на следващи стъпки след всяко важно обаждане, определят каква стойност ще извлечете от интеграцията.
• Проследявайте последващите действия при пропуснати повиквания, времето за реакция, конверсията от обаждане към сделка и изпълнението на последващите задачи след разговорите.

Какво представлява интеграцията на Viva с CRM?

Интеграцията на Viva с CRM е връзка между Viva Virtual PBX и Lua CRM – системата, в която управлявате контакти, лийдове, сделки и задачи. Viva Virtual PBX (на арменски: Վիրտուալ ԱՀԿ VIVA) е базирана в облака виртуална телефонна централа за компании с от 3 до 50 служители. Тя може да използва многоканални номера, да възпроизвежда гласов поздрав, да пренасочва всяко повикване към свободен служител, да записва разговори, да показва статистика на обажданията за всеки служител и да изпраща известия за пропуснати повиквания по имейл или Telegram. Служителите могат също така да използват мобилно приложение, за да преглеждат историята на разговорите, да слушат записи и да променят настройки, както и да свързват корпоративни SIM карти на Viva, така че мобилните обаждания да се появяват в регистъра и статистиката, а обратните повиквания да се правят от служебния номер. Целта е да спрете да разглеждате телефонните разговори като отделен свят. Вместо да записва подробности от разговорите на листчета или да ги пренаписва по-късно, екипът ви работи директно от CRM и вижда обажданията като част от взаимоотношенията с клиентите.

Категорията „Телефония“ в Lua CRM е описана като свързване на доставчици на телефония за регистриране на обаждания, записване на разговори и активиране на набиране с едно кликване в Lua CRM. Viva е един от доставчиците, посочени в тази категория. Viva посочва, че виртуалната централа се интегрира с основните CRM системи в Армения и ОНД и предлага CRM интеграция като добавка. Компанията публикува подробностите към своите тарифи за Virtual PBX и също така предлага безплатно тестване на продукта.

Проблеми, които интеграцията на Viva с CRM помага да се решат

Обаждания, които не оставят следа

Клиент обяснява нуждите си по телефона, а подробностите остават само в паметта на един човек. Когато колега приеме следващото обаждане, клиентът трябва да повтори всичко отначало.

Ръчно набиране и копиране на номера

Служителите търсят номер в CRM, въвеждат го в телефона и след това се връщат обратно, за да пишат бележки. Това е бавно и лесно води до набиране на грешен номер.

Пропуснати повиквания, които никога не биват върнати

Когато входящите повиквания не са видими за екипа, пропуснато обаждане от нов потенциален клиент (лийд) може лесно да бъде забравено, а този клиент да се обади на конкурент.

Няма начин да се провери какво е било казано

Когато възникне спор относно цена, дата или обещание, няма как да се провери истината. Записите помагат на мениджърите да преглеждат разговорите, да обучават нови членове на екипа и да разрешават недоразумения.

Отделна телефонна система срещу Viva, свързана с Lua CRM

Как Viva работи с Lua CRM

Страницата с интеграции на Lua CRM посочва Viva в категория „Телефония“ под „Входящи и изходящи обаждания“. Страницата описва интеграцията с Viva като начин за регистриране на входящи и изходящи повиквания, достъп до записи и активиране на набиране с едно кликване от Lua CRM. Тези функции в Lua CRM работят с обажданията, които вече се обработват от Viva Virtual PBX, включително поздрави, разпределение към свободен служител и записи.

Ucom е посочен в същата категория „Телефония“ с регистри на обаждания и записи, като функционалността е описана като автоматично прикачване на историята на разговорите и записите към контакти и активности в CRM. Ако вашият бизнес използва друг доставчик на телефония, страницата с интеграции предлага опция „Заявка за интеграция“ (Request Integration). За да свържете Viva Virtual PBX, следвайте инструкциите, показани за Viva в Lua CRM, или се свържете с екипа на Lua CRM за съдействие. Телефонните разговори често вървят ръка за ръка с имейлите и съобщенията, така че може да пожелаете да прочетете и нашите ръководства за интеграция на Gmail с CRM и интеграция на WhatsApp Business с CRM.

Как да настроите вашата интеграция на Viva с CRM

Техническата връзка е само една част. Добрата подготовка и ясните правила за екипа правят разликата между регистър с обаждания, който никой не чете, и инструмент, помагащ ви да продавате и обслужвате по-добре. Преминете през следните стъпки:

1. Определете кой обработва обажданията. Запишете кои търговски представители, агенти по поддръжката и служители на рецепция провеждат и приемат обаждания от клиенти, както и кои номера или линии на Viva Virtual PBX използват.
2. Почистете контактите си. Уверете се, че телефонните номера в Lua CRM са пълни и използват единен формат, и обединете дублираните контакти, за да може обажданията да се свързват по-лесно с правилния клиент.
3. Решете как ще използвате записите. Съгласувайте кой има достъп до записите и с каква цел, като например контрол на качеството, обучение или разрешаване на спорове. Информирайте обаждащите се за записа и спазвайте правилата за поверителност и съгласие, приложими за вашия бизнес.
4. Свържете Viva Virtual PBX. Следвайте инструкциите за Viva в рамките на Lua CRM или се свържете с екипа на Lua CRM, за да може обажданията да се регистрират и да се използва функцията click-to-call от Lua CRM.
5. Тествайте с няколко обаждания. Направете изходящо обаждане чрез click-to-call, приемете входящо тестово обаждане и проверете дали обажданията и записите се появяват там, където очаквате.
6. Задайте правило за пропуснати обаждания. Определете кой връща пропуснатите обаждания и за колко време, например в рамките на един работен час при нови запитвания.
7. Приключвайте всяко важно обаждане със следваща стъпка. Добавяйте кратка бележка и задача, като например изпращане на оферта, насрочване на среща или повторно обаждане на определена дата.
8. Направете преглед след две седмици. Проверете пропуснатите обаждания, които не са били върнати, обажданията без бележки и контактите с грешни номера, след което коригирайте данните или работните навици.

Добри практики за обажданията и CRM

Звънете през CRM системата винаги, когато е възможно

Използването на функцията click-to-call от клиентската карта ви позволява да видите историята още преди клиентът да вдигне, като същевременно избягвате грешки при набиране.

Пишете кратки и полезни бележки

Два или три реда са напълно достатъчни: какво е искал клиентът, какво сте договорили и каква е следващата стъпка. Добрите бележки улесняват следващия разговор за всеки член на екипа.

Използвайте записите за обучение, а не само при спорове

Прослушването на няколко обаждания всяка седмица с новите членове на екипа е един от най-бързите начини да подобрите справянето с въпроси и възражения.

Превръщайте обажданията в задачи

Ако разговорът завърши с "Ще ви изпратя подробностите", създайте задачата веднага. Нашето ръководство за управление на потенциални клиенти обяснява как да поддържате последващите действия активни, а CRM автоматизацията показва как да намалите ръчните напомняния.

Примерен сценарий: малка компания за услуги, която спира да губи телефонни лийдове

Представете си малка компания за битови услуги, в която двама координатори отговарят на телефона, а трима техници се обаждат обратно на клиентите от терен. Обажданията са се извършвали от лични списъци, пропуснатите повиквания са били забелязвани късно и никой не е можел да провери каква цена е била предложена. Екипът свързва Viva Virtual PBX с Lua CRM, изчиства телефонните номера, договаря се пропуснатите обаждания от нови запитвания да се връщат в рамките на един час и започва да използва click-to-call директно от клиентските карти. След всяко важно обаждане координаторът добавя кратка бележка и следваща стъпка. Когато по-късно клиент оспори оферта, мениджърът лесно проверява записа на разговора. Това е хипотетичен пример, илюстриращ работния процес, а не конкретен казус.

Метрики за проследяване

Процент на върнатите пропуснати обаждания

Пропуснати обаждания, върнати в рамките на целевото време ÷ всички пропуснати обаждания за периода.

Време за реакция при нови запитвания

Средно време от първото или пропуснатото обаждане на нов потенциален клиент до първия разговор с вашия екип.

Конверсия от обаждане към сделка

Потенциални клиенти, чийто първи контакт е бил телефонно обаждане и които са станали клиенти ÷ всички потенциални клиенти, свързали се за първи път по телефона.

Изпълнение на последващи действия (Follow-up)

Важни обаждания със записана бележка и следваща стъпка ÷ всички важни обаждания с клиенти. Нашата статия за CRM KPI показатели обяснява как да проследявате подобни показатели.

Често задавани въпроси

Заключение

Интеграцията на Viva със CRM събира обажданията от Viva Virtual PBX на същото място като останалата част от работата ви с клиенти. С Lua CRM можете да регистрирате входящи и изходящи обаждания, да получавате достъп до записи и да използвате функцията click-to-call, за да не се губят обажданията в спомените на отделните служители. Изчистете телефонните си номера, съгласувайте правилата за запис и пропуснати повиквания, тествайте няколко обаждания и приключвайте всеки важен разговор с бележка и следваща стъпка. За да пренесете насрочените срещи в същия работен процес, прочетете нашето ръководство за интеграция на Google Calendar със CRM.