En Viva CRM-integration forbinder Viva Virtual PBX med Lua CRM, så indgående og udgående opkald logges, optagelser gøres tilgængelige, og dit team kan starte opkald med click-to-call direkte fra CRM'et. For mange små virksomheder er telefonen stadig der, hvor de vigtigste samtaler finder sted: nye henvendelser, ændringer i bookinger, reklamationer og aftaler, der næsten er i hus. Når disse opkald ikke efterlader spor i CRM-systemet, kan ledere ikke se, hvad der blev sagt, kolleger stiller de samme spørgsmål igen, og opfølgninger bliver glemt. Denne guide henvender sig til salgs-, support- og receptionsteams, der bruger Viva Virtual PBX til forretningsopkald og håndterer kunder i Lua CRM.
Vigtigste pointer
- En Viva CRM-integration forbinder opkald via Viva Virtual PBX med det kundearbejde, du allerede udfører i Lua CRM.
- På Lua CRMs integrationsside er Viva angivet i kategorien Telefoni til indgående og udgående opkald.
- Ifølge siden logger Viva-integrationen indgående og udgående opkald, giver adgang til optagelser og muliggør click-to-call fra Lua CRM.
- Gode opkaldsvaner, såsom notater og opfølgende opgaver efter hvert vigtigt opkald, afgør, hvor meget værdi du får ud af integrationen.
- Hold øje med opfølgning på ubesvarede opkald, svartid, konvertering fra opkald til aftale og gennemførelse af opfølgninger efter opkald.
Hvad er en Viva CRM-integration?
En Viva CRM-integration er en forbindelse mellem Viva Virtual PBX og Lua CRM – systemet, hvor du administrerer kontakter, leads, aftaler og opgaver. Viva Virtual PBX (armensk: Վիրտուալ ԱՀԿ VIVA) er en cloudbaseret virtuel telefonomstilling til virksomheder med 3 til 50 medarbejdere. Den kan anvende flerkanalsnumre, afspille en stemmehilsen, viderestille opkald til en ledig medarbejder, optage samtaler, vise opkaldsstatistikker pr. medarbejder og sende notifikationer om ubesvarede opkald via e-mail eller Telegram. Medarbejdere kan også bruge en mobilapp til at se opkaldshistorik, lytte til optagelser og ændre indstillinger, og de kan tilknytte Viva-virksomheds-SIM-kort, så mobilopkald vises i loggen og statistikkerne, og tilbagekald kan foretages fra virksomhedens nummer. Formålet er at undgå, at telefonopkald lever i en isoleret verden. I stedet for at skrive opkaldsdetaljer på gule huskesedler eller indtaste dem manuelt bagefter, arbejder dit team direkte i CRM'et og betragter opkald som en integreret del af kunderelationen.
Telefoni-kategorien i Lua CRM beskrives som en mulighed for at forbinde telefoniudbydere for at logge opkald, optage samtaler og aktivere click-to-call i Lua CRM. Viva er en af de udbydere, der findes i den kategori. Viva oplyser, at den virtuelle telefonomstilling kan integreres med de største CRM-systemer i Armenien og SNG, og tilbyder CRM-integration som et tilkøb. Oplysningerne fremgår af deres takster for Virtual PBX, og de tilbyder desuden en gratis prøveperiode på produktet.
Problemer, som en Viva CRM-integration hjælper med at løse
Opkald, der ikke efterlader spor
En kunde forklarer sine behov i telefonen, og detaljerne bliver hængende i én medarbejders hukommelse. Når en kollega tager det næste opkald, må kunden gentage det hele forfra.
Manuel indtastning og kopiering af numre
Medarbejdere slår et nummer op i CRM'et, taster det ind på telefonen og skifter tilbage for at skrive notater. Det er langsommeligt, og der sker nemt fejlindtastninger.
Ubesvarede opkald, der aldrig følges op på
Når indgående opkald ikke er synlige for hele teamet, kan et ubesvaret opkald fra et nyt lead let gå i glemmebogen – og så ringer kunden bare til en konkurrent i stedet.
Ingen mulighed for at genhøre, hvad der blev aftalt
Opstår der uenighed om en pris, en dato eller et løfte, er der ingen dokumentation at tjekke. Optagelser gør det muligt for ledere at gennemgå samtaler, oplære nye medarbejdere og afklare misforståelser.
Separat telefonsystem kontra Viva forbundet med Lua CRM
| Område | Telefon og CRM brugt hver for sig | Viva Virtual PBX forbundet med Lua CRM |
|---|---|---|
| Indgående og udgående opkald | Intet spor i CRM'et, medmindre det tastes ind manuelt | Indgående og udgående opkald logges |
| Optagelser | Svære at finde eller ikke knyttet til kundehistorikken | Adgang til optagelser direkte fra Lua CRM |
| Start af opkald | Kopiér nummeret og tast det manuelt | Click-to-call fra Lua CRM |
| Synlighed for teamet | Kun den person, der talte i telefon, ved, hvad der skete | Opkaldsaktivitet er synlig for teamet i CRM'et |
| Opfølgning | Afhænger af hukommelsen | Næste skridt registreres og tildeles efter opkaldet |
Sådan fungerer Viva sammen med Lua CRM
Lua CRMs integrationsside lister Viva i kategorien Telefoni under "Indgående og udgående opkald". Siden beskriver Viva-integrationen som en måde at logge indgående og udgående opkald, få adgang til optagelser og aktivere click-to-call fra Lua CRM på. Disse funktioner i Lua CRM arbejder sammen med de opkald, der allerede håndteres af Viva Virtual PBX, herunder velkomsthilsner, fordeling til en ledig medarbejder og optagelser.
Ucom er opført i samme Telefoni-kategori med opkaldslogs og optagelser, og beskrives som automatisk vedhæftning af opkaldshistorik og optagelser til CRM-kontakter og -aktiviteter. Hvis din virksomhed anvender en anden telefoniudbyder, tilbyder integrationssiden en anmodningsmulighed (Request Integration). For at forbinde Viva Virtual PBX skal du følge vejledningen, der vises for Viva i Lua CRM, eller kontakte Lua CRM-teamet for at få hjælp. Telefonopkald går ofte hånd i hånd med e-mail og chatbeskeder, så du vil måske også have glæde af vores guides til Gmail CRM-integrationen og WhatsApp Business CRM-integrationen.
Sådan opsætter du din Viva CRM-integration
Den tekniske integration er kun én del af det. God forberedelse og enkle teamregler gør forskellen mellem en opkaldslog, ingen læser, og et værktøj, der hjælper dig med at sælge og yde bedre service. Følg disse trin:
- Kortlæg, hvem der håndterer opkald. Notér, hvilke sælgere, supportmedarbejdere og receptionspersonale der foretager og modtager kundeopkald, og hvilke Viva Virtual PBX-numre eller -linjer de bruger.
- Ryd op i dine kontakter. Sørg for, at telefonnumre i Lua CRM er komplette og bruger ét ensartet format, og flet dubletkontakter, så opkald er nemmere at matche med den rigtige kunde.
- Beslut, hvordan I vil bruge optagelser. Bliv enige om, hvem der må lytte til optagelser og til hvilket formål, f.eks. kvalitetskontrol, oplæring eller løsning af tvister. Informer de ringende om optagelsen, og overhold de gældende regler om databeskyttelse og samtykke for din virksomhed.
- Forbind Viva Virtual PBX. Følg instruktionerne i produktet for Viva i Lua CRM, eller kontakt Lua CRM-teamet, så opkald kan logges og klik-for-opkald kan bruges direkte fra Lua CRM.
- Test med et par opkald. Foretag et udgående opkald med klik-for-opkald, modtag et indgående testopkald, og kontrollér, at opkaldene og optagelserne vises, hvor du forventer det.
- Fastlæg en regel for ubesvarede opkald. Beslut, hvem der ringer tilbage på ubesvarede opkald og hvor hurtigt, for eksempel inden for én arbejdstime ved nye henvendelser.
- Afslut ethvert vigtigt opkald med et næste skridt. Tilføj en kort note og en opgave, såsom at sende et tilbud, booke et møde eller ringe tilbage på en fastsat dato.
- Evaluer efter to uger. Gennemgå ubesvarede opkald, der ikke blev besvaret, opkald uden noter og kontakter med forkerte numre, og ret derefter dataene eller vanerne.
Bedste praksis for opkald og CRM
Ring fra CRM-systemet, når du kan
Ved at bruge klik-for-opkald fra kundekortet kan du se historikken, allerede inden kunden svarer, og du undgår tastefejl.
Skriv korte, brugbare noter
To eller tre linjer er nok: hvad kunden ønskede, hvad I aftalte, og hvad der sker som det næste. Gode noter gør det næste opkald lettere for alle i teamet.
Brug optagelser til coaching, ikke kun til tvister
At lytte til et par opkald hver uge sammen med nye teammedlemmer er en af de hurtigste måder at forbedre teamets håndtering af spørgsmål og indvendinger på.
Gør opkald til opgaver
Hvis et opkald slutter med "Jeg sender dig detaljerne", så opret opgaven med det samme. Vores guide til lead management forklarer, hvordan du holder opfølgningen i gang, og CRM-automatisering viser, hvordan du reducerer manuelle påmindelser.
Illustrativt eksempel: en mindre servicevirksomhed, der stopper med at miste telefoniske leads
Forestil dig en mindre servicevirksomhed, hvor to koordinatorer tager telefonen, og tre teknikere ringer tilbage til kunderne ude fra marken. Opkald blev foretaget fra personlige lister, ubesvarede opkald blev først opdaget sent, og ingen kunne kontrollere, hvilken pris der var blevet oplyst. Teamet forbandt Viva Virtual PBX med Lua CRM, ryddede op i telefonnumrene, aftalte, at ubesvarede opkald fra nye henvendelser besvares inden for en time, og begyndte at bruge klik-for-opkald direkte fra kundekortene. Efter hvert vigtigt opkald tilføjede koordinatoren en kort note og et næste skridt. Da en kunde senere stillede spørgsmålstegn ved et tilbud, kunne lederen lytte til opkaldsoptagelsen. Dette er et hypotetisk eksempel, der skal illustrere arbejdsgangen, ikke en målt case study.
Målepunkter at følge
Besvarelsesrate for ubesvarede opkald
Ubesvarede opkald besvaret inden for målsat tid ÷ alle ubesvarede opkald i perioden.
Responstid på nye henvendelser
Gennemsnitlig tid fra et nyt leads første opkald eller ubesvarede opkald til den første samtale med dit team.
Opkald-til-aftale konvertering
Leads, hvis første kontakt var et telefonopkald, og som blev kunder ÷ alle leads, der først kontaktede dig telefonisk.
Gennemførelse af opfølgning
Vigtige opkald med en registreret note og et næste skridt ÷ alle vigtige kundeopkald. Vores artikel om CRM-KPI'er forklarer, hvordan du sporer tal som disse.
.webp)
