إدماج Viva CRM: تسجيل المكالمات، التسجيلات الصوتية وخاصية النقر للاتصال (Click-to-Call) في Lua CRM

الربط بين Viva و CRM يربط بين Viva Virtual PBX و Lua CRM باش تتقيد المكالمات الواردة والصادرة، وتكون التسجيلات متوفرة، وفريقك ينجم يبدا المكالمات بنقرة وحدة (click-to-call) مباشرة من الـ CRM. بالنسبة لبرشا شركات صغرى، التليفون ما زال هو البلاصة وين تدور أهم المحادثات: استفسارات جديدة، تغييرات في الحجوزات، تشكيات وصفقات قريبة تتسكر. كي تبدا المكالمات هذي ما تخلي حتى أثر في الـ CRM، المديرين ما ينجموش يشوفوا شنوة تقال، والزملاء يعاودوا يطرحوا نفس الأسئلة وتتنسى المتابعة (follow-up). هذا الدليل موجه لفرق المبيعات، الدعم والاستقبال اللي يستعملوا Viva Virtual PBX للمكالمات المهنية ويديروا في العملاء متاعهم عبر Lua CRM.

أهم النقاط

• الربط بين Viva و CRM يربط المكالمات على Viva Virtual PBX مع خدمة العملاء اللي تخدم فيها ديجا في Lua CRM.
• في صفحة عمليات الربط متاع Lua CRM، تلقى Viva مسجلة في خانة الاتصالات الهاتفية (Telephony) للمكالمات الصادرة والواردة.
• حسب الصفحة هذيكة، الربط مع Viva يسجل المكالمات الصادرة والواردة، يعطيك إمكانية الوصول للتسجيلات ويفعّل خاصية الاتصال بنقرة وحدة من Lua CRM.
• العادات الواضحة في الاتصال، كيف تدوين الملاحظات والخطوات الجاية بعد كل مكالمة مهمة، هي اللي تحدد قداش باش تستفاد من هاد الربط.
• تبع متابعة المكالمات اللي فاتتكم، وقت الاستجابة، نسبة تحويل المكالمات لصفقات، وإكمال المتابعة بعد المكالمات.

شنوة هو الربط بين Viva و CRM؟

الربط بين Viva و CRM هو صلة وصل بين Viva Virtual PBX و Lua CRM، السيستام اللي تدير فيه جهات الاتصال، العملاء المحتملين (leads)، الصفقات والمهمات. سنترال Viva Virtual PBX (بالأرمينية: Վիրտուալ ԱՀԿ VIVA) هو سنترال افتراضي سحابي (cloud PBX) موجه للشركات اللي تضم من 3 لـ 50 موظف. ينجم يخدم بنمر متعددة القنوات، يخدم رسالة ترحيب صوتية، يوجه كل مكالمة لموظف فارغ، يسجل المحادثات، يوري إحصائيات المكالمات لكل موظف، ويبعث تنبيهات بالمكالمات الفايتة عبر الإيميل ولا التيليغرام. الموظفين ينجموا زادة يستعملوا تطبيق التيليفون باش يشوفوا تاريخ المكالمات، يسمعوا التسجيلات ويبدلوا الإعدادات، وينجموا يربطوا شرائح SIM المهنية متاع Viva باش تولي مكالمات الموبايل تظهر في السجل والإحصائيات وتتعاود المكالمات بنمرة الشركة. الهدف هو إنك توقف التعامل مع المكالمات الهاتفية كعالم منعزل. في بلاصة ما تقيد تفاصيل المكالمات في أوراق لاصقة ولا تعاود تكتبهم مبعد، فريقك يخدم مباشرة من الـ CRM ويشوف المكالمات كجزء من العلاقة مع الحريف.

قسم الاتصالات الهاتفية (Telephony) في Lua CRM مخصص لربط مزودي خدمات التيليفون باش يسجل المكالمات، يوثق المحادثات صوتياً، ويفعل خاصية click-to-call في Lua CRM. Viva هي وحدة من المزودين المسجلين في هذا القسم. Viva توضح أن السنترال الافتراضي متاعها يتكامل مع أهم أنظمة الـ CRM في أرمينيا ودول الكومنولث (CIS)، وتقدم ربط الـ CRM كإضافة (add-on). وهي تنشر التفاصيل مع تعريفات Virtual PBX وتوفر زادة تجربة مجانية للمنتوج.

المشاكل اللي يعاون الربط بين Viva و CRM في حلها

مكالمات ما تخلي حتى أثر

الحريف يفسر احتياجاته في التليفون، والتفاصيل تقعد مقيدة كان في مخ شخص واحد. كي زميل آخر يهز المكالمة اللي بعدها، يضطر الحريف يعاود يفسر كل شي من الأول.

تركيب النمر والنقل اليدوي

الموظف يلوج على النمرة في الـ CRM، يركبها بيدو في التيليفون، ومبعد يرجع للسيستام باش يقيد الملاحظات. هذي طريقة ثقيلة وتخلي احتمال الغلط في النمرة كبير.

مكالمات فايتة ما يرجع عليها حد

كي تبدا المكالمات الواردة موش ظاهرة للفريق، تنجم مكالمة فايتة من حريف محتمل جديد تتنسى بسهولة، وهكاك الحريف يتصل بمنافس آخر.

ما فماش حتى طريقة باش تراجع شنوة تقال

كي يصير خلاف على سوم، موعد ولا وعد تقال، ما تلقى حتى شي ترجعله وتثبت منو. التسجيلات تعاون المديرين باش يراجعوا المكالمات، يدربوا الأعضاء الجدد في الفريق ويفضوا أي سوء تفاهم.

نظام هاتف منفصل مقابل Viva مربوط بـ Lua CRM

كيفاش تخدم Viva مع Lua CRM

صفحة عمليات الربط في Lua CRM تذكر Viva في قسم الاتصالات الهاتفية تحت "المكالمات الصادرة والواردة". الصفحة توصف الربط مع Viva كوسيلة لتقييد المكالمات الواردة والصادرة، الوصول للتسجيلات، وتفعيل الاتصال بنقرة وحدة من Lua CRM. هاد الميزات في Lua CRM تخدم بالتوافق مع المكالمات اللي يديرها ديجا Viva Virtual PBX، بما فيها الترحيب الصوتي، التوزيع على موظف فارغ والتسجيلات.

شركة Ucom زادة موجودة في نفس قسم الاتصالات الهاتفية مع سجلات المكالمات والتسجيلات، وموصوفة بكونها تربط تاريخ المكالمات والتسجيلات أوتوماتيكياً بجهات الاتصال والأنشطة في الـ CRM. إذا شركتك تستعمل مزود خدمة هاتفية آخر، صفحة عمليات الربط توفر خيار طلب ربط (Request Integration). باش تربط Viva Virtual PBX، اتبع التعليمات المعروضة لـ Viva في Lua CRM ولا اتصل بفريق Lua CRM باش يعاونوك. المكالمات الهاتفية ديما تكون متكاملة مع الإيميل والرسائل، هذاك علاش تنجم زادة تقرا الأدلة متاعنا حول ربط Gmail بـ CRM و ربط WhatsApp Business بـ CRM.

كيفاش تعمل إعداد الربط بين Viva و CRM

الربط التقني ماهو إلا جزء برك. التحضير الباهي وقواعد خدمة واضحة وبسيطة في الفريق هوما اللي يصنعوا الفرق بين سجل مكالمات حتى حد ما يقراه وأداة تعاونك تبيع وتخدم الحرفاء بطريقة خير. اتبع هالمراحل:

1. قيد شكون يتكفل بالمكالمات. اكتب شكونهم البياعة، أعوان الدعم وموظفي الاستقبال اللي يطلبوا ويستقبلوا مكالمات الحرفاء، وأما نمر والا خطوط متاع Viva Virtual PBX يستعملوا فيها.
2. نظف قائمة جهات الاتصال متاعك. ثبت اللي نمر التيليفونات في Lua CRM كاملين ومكتوبين بنفس الفورما، وادمج جهات الاتصال المعاودة، باش يسهل ربط المكالمات بالحريف الصحيح.
3. حدد كيفاش باش تستعمل التسجيلات. تفاهموا شكون ينجم يسمع التسجيلات ولأي سبب، كيما مراقبة الجودة، التدريب والا حل النزاعات. أعلم المتصلين بالتسجيل واحترم قوانين الخصوصية والموافقة المطبقة على خدمتك.
4. اربط Viva Virtual PBX. اتبع التعليمات الموجودة في Lua CRM الخاصة بـ Viva، والا اتصل بفريق Lua CRM باش يتقيدوا المكالمات وتنجم تستعمل الـ click-to-call مباشرة من Lua CRM.
5. جرب ببعض المكالمات. اعمل مكالمة صادرة باستعمال click-to-call، استقبل مكالمة تجريبية واردة وثبت اللي المكالمات والتسجيلات يظهروا في بلاصتهم الصحيحة.
6. حط قاعدة للمكالمات اللي تفوتك. حدد شكون يعاود يطلب وفي قداش وقت، مثلا في ظرف ساعة خدمة بالنسبة للطلبات الجديدة.
7. كمل كل مكالمة مهمة بخطوة موالية. زيد ملاحظة قصيرة ومهمة، كيما بعثان دوڤي، تحديد موعد والا معاودة الاتصال في نهار محدد.
8. اعمل تقييم بعد جمعتين. ثبت في المكالمات الفايتة اللي ما تعاودش الطلب عليها، المكالمات اللي بلاش ملاحظات، والنمر الغالطة، وصلح المعطيات والا طريقة الخدمة.

أحسن الممارسات للمكالمات والـ CRM

اطلب مالـ CRM وين ما تنجم

كي تستعمل click-to-call من بطاقة الحريف، تولي تشوف الـ historique كامل قبل ما يجاوبك الحريف، وتتجنب أي غلطة في تركيب النمرة.

اكتب ملاحظات قصيرة ومفيدة

سطرين والا ثلاثة يكفيو: آش حب الحريف، على شنوة تفاهمتوا، وشنوة الخطوة الجاية. الملاحظات الباهية تسهل المكالمة الجاية لأي واحد في الفريق.

استعمل التسجيلات للتدريب، موش كان في النزاعات برك

كي تسمعوا بعض المكالمات كل جمعة مع أعضاء جدد في الفريق، هذي من أسرع الطرق باش تحسن كيفاش الفريق يجاوب على الأسئلة والاعتراضات.

حول المكالمات لمهام

إذا وفات المكالمة بـ "تو نبعثلك التفاصيل"، اصنع المهمة فيسع. الدليل متاعنا على إدارة العملاء المحتملين يفسر كيفاش تحافظ على المتابعة، وأتمتة الـ CRM توضحلك كيفاش تنقص مالـ rappels اليدوية.

مثال توضيحي: شركة خدمات صغيرة تحبس تضييع العملاء المحتملين من التيليفون

تخيل شركة صغيرة لخدمات المنازل فيها زوز منسقين يجاوبوا على التيليفون وثلاثة تقنيين يعاودوا يطلبوا الحرفاء وهوما في الميدان. المكالمات كانت تصير من ليستات شخصية، المكالمات الفايتة ما يفيقوش بيها كان مأخر، وحتى حد ما ينجم يثبت شنوة السوم اللي تقال للحريف. الفريق ربط Viva Virtual PBX بـ Lua CRM، نظفوا نمر التيليفونات، تفاهموا باش المكالمات الفايتة من الحرفاء الجدد يتعاود يطلبوها في ظرف ساعة وبداو يستعملوا click-to-call من بطاقات الحرفاء. بعد كل مكالمة مهمة، المنسق يزيد ملاحظة قصيرة وخطوة موالية. وكي جا حريف من بعد يناقش في السوم، المدير نجم يرجع يسمع تسجيل المكالمة. هذا مثال افتراضي لتوضيح مسار الخدمة، موش دراسة حالة حقيقية بالأرقام.

المقاييس اللي يلزمك تتبعها

نسبة معاودة الاتصال بالمكالمات الفايتة

المكالمات الفايتة اللي تم معاودة الاتصال بيها في الوقت المحدد ÷ إجمالي المكالمات الفايتة في الفترة هذيكة.

وقت الاستجابة للطلبات الجديدة

الوقت المتوسط من أول مكالمة والا مكالمة فايتة من حريف محتمل جديد لين تصير أول محادثة مع فريقك.

نسبة تحويل المكالمات لصفقات

العملاء المحتملين اللي كان أول تواصل معاهم بالتيليفون وولاو حرفاء ÷ إجمالي العملاء المحتملين اللي اتصلوا بيك أول مرة بالتيليفون.

إتمام المتابعة

المكالمات المهمة اللي فيها ملاحظة مسجلة وخطوة موالية ÷ إجمالي مكالمات الحرفاء المهمة. المقال متاعنا على مؤشرات الأداء للـ CRM يفسر كيفاش تتبع أرقام كيما هذي.

الأسئلة الشائعة

خاتمة

الربط بين Viva والـ CRM يجمّع المكالمات من Viva Virtual PBX في نفس البلاصة مع باقي خدمة الحرفاء متاعك. مع Lua CRM، تنجّم تقيّد المكالمات الصادرة والواردة، توصل للتسجيلات وتستعمل خاصية النقر للاتصال (click-to-call)، باش هكّا المكالمات ما عادش تتنسى وما تقعدش مربوطة بذاكرة كل شخص. نظّف أرقام التليفونات متاعك، تفاهموا على قواعد التسجيل والمكالمات الفايتة، جرّب شوية مكالمات وكمّل كل محادثة مهمة بملاحظة وخطوة جاية. باش تدمج الاجتماعات المبرمجة في نفس مسار الخدمة، اقرا الدليل متاعنا حول ربط Google Calendar بالـ CRM.