ربط Viva مع CRM: تسجيل المكالمات، التسجيلات الصوتية والنقر للاتصال في Lua CRM

الربط بين Viva و CRM كيوصل Viva Virtual PBX مع Lua CRM باش يتسجلو المكالمات الصادرة والواردة، وتكون التسجيلات متوفرة ويقدر الفريق ديالك يبدا المكالمات بنقرة وحدة (click-to-call) مباشرة من الـ CRM. بالنسبة لعدد كبير من المقاولات الصغرى، الهاتف كيبقى هو البلاصة فين كيدوزو أهم المحادثات: استفسارات جديدة، تغييرات فالحجوزات، شكايات، وصفقات قربات تسد. ملي هاد المكالمات ما كتخلي حتى أثر فالـ CRM، المديرين ما كيقدروا يشوفو والو من داكشي اللي تقال، الزملاء كيعاودو نفس الأسئلة، والمتابعات كتنسى. هاد الدليل موجه لفرق المبيعات، الدعم، والاستقبال اللي كيستعملو Viva Virtual PBX للمكالمات المهنية وكيجيريو الكليان فـ Lua CRM.

أهم الخلاصات

• الربط بين Viva و CRM كيربط المكالمات على Viva Virtual PBX مع خدمة الكليان اللي كديرها ديجا فـ Lua CRM.
• فصفحة عمليات الربط (integrations) فـ Lua CRM، كاين Viva مدرج فقسم التيليفونيا (Telephony) بالنسبة للمكالمات الواردة والصادرة.
• على حساب ديك الصفحة، الربط مع Viva كيسجل المكالمات الواردة والصادرة، كيعطي إمكانية الوصول للتسجيلات، وكيسمح بالاتصال بنقرة وحدة من Lua CRM.
• عادات واضحة فالمكالمات، بحال كتابة الملاحظات وتحديد الخطوات الجاية من بعد كل مكالمة مهمة، هي اللي كتحدد شحال غتستافد من هاد الربط.
• تتبع متابعة المكالمات اللي دازت، وقت الاستجابة، نسبة تحويل المكالمات لصفقات، وإتمام المتابعات من بعد المكالمات.

شنو هو الربط بين Viva و CRM؟

الربط بين Viva و CRM هو صلة وصل بين Viva Virtual PBX و Lua CRM، السيستيم فين كتسير جهات الاتصال، العملاء المحتملين (leads)، الصفقات، والمهام. Viva Virtual PBX (بالأرمينية: Վիրտուալ ԱՀԿ VIVA) هو سنطرال هاتفي افتراضي سحابي موجه للشركات اللي فيها بين 3 حتى لـ 50 موظف. يقدر يستعمل أرقام متعددة القنوات، يطلق رسالة ترحيب صوتية، يوجه كل مكالمة لموظف مسالي، يسجل المحادثات، يبين إحصائيات المكالمات لكل موظف، ويصيفط إشعارات المكالمات الفائتة عبر الإيميل أولا التيليغرام. الموظفين يقدرو يستعملو تطبيق التيليفون باش يشوفو سجل المكالمات، يتصنتو للتسجيلات ويبدلو الإعدادات، ويقدرو يربطو شرائح SIM المهنية ديال Viva باش تبان مكالمات الهاتف فالسجل والإحصائيات ويتعاود الاتصال برقم الشركة. الهدف هو ما يبقاوش المكالمات معزولين فواحد العالم بوحدهم. فعوض ما تكتب تفاصيل المكالمة فأوراق لاصقة أولا تعاود تكتبهم من بعد، الفريق ديالك كيخدم نيشان من الـ CRM وكيشوف المكالمات كجزء متكامل من العلاقة مع الكليان.

كيتم وصف قسم التيليفونيا فـ Lua CRM بأنه كيربط مزودي خدمات التيليفون باش يسجل المكالمات، يحفظ تسجيلات المحادثات، ويفعل الاتصال بنقرة وحدة فـ Lua CRM. Viva هو واحد من هاد المزودين المدرجين فهاد القسم. كتقول Viva بلي السنطرال الافتراضي ديالها كيتكامل مع أكبر أنظمة الـ CRM فأرمينيا ودول رابطة الدول المستقلة (CIS)، وكتقدم هاد الربط مع الـ CRM كخدمة إضافية. وكتنشر التفاصيل مع تعريفات Virtual PBX ديالها وكتوفر تجربة مجانية للمنتوج.

المشاكل اللي كيعاون الربط بين Viva و CRM فالحل ديالها

مكالمات ما كتخلي حتى أثر

الكليان كيشرح الاحتياجات ديالو فالتلفون، والتفاصيل كتبقى غير فبال الشخص اللي هضر معاه. وملي كيهز زميل آخر المكالمة الموالية، الكليان كيضطر يعاود كولشي من اللول.

كتابة النماري والتركيب اليدوي

الموظفين كيقلبو على النمرة فالـ CRM، كيكتبوها فالتلفون، ومن بعد كيرجعو باش يكتبو الملاحظات. هادشي ثقيل وساهل تغلط فتركيب النمرة.

مكالمات ضائعة ما كيعاودش يتصل بها حد

ملي المكالمات الواردة ما كتكونش باينة للفريق، مكالمة دازت من عميل محتمل جديد تقدر تنسى بكل سهولة، وهاد العميل كيمشي يعيط للمنافس فعوضك.

ما كايناش طريقة باش ترجع تشوف شنو تقال

ملي كيوقع شي خلاف على الثمن، التاريخ، أولا شي وعد، ما كيكون عندك والو ترجع ليه باش تأكد. التسجيلات كتعاون المديرين يراجعو المكالمات، يدربو الأعضاء الجداد فالفريق، ويحلو أي سوء تفاهم.

نظام التيليفون بوحدو مقارنة مع Viva مربوط بـ Lua CRM

كيفاش كيخدم Viva مع Lua CRM

كتعرض صفحة عمليات الربط فـ Lua CRM خيار Viva فقسم التيليفونيا تحت "المكالمات الواردة والصادرة". وكتوصف الصفحة الربط مع Viva كوسيلة لتسجيل المكالمات الواردة والصادرة، والوصول للتسجيلات، وتفعيل الاتصال بنقرة وحدة من Lua CRM. هاد الميزات فـ Lua CRM كتخدم مع المكالمات اللي كيدير ليها المعالجة Viva Virtual PBX ديجا، بما فيها رسائل الترحيب، وتوزيع الاتصالات على الموظف المتفرغ، والتسجيلات.

كاين حتى Ucom مدرج فنفس قسم التيليفونيا مع سجلات المكالمات والتسجيلات، وموصوف بأنه كايربط تلقائياً سجل المكالمات والتسجيلات بجهات الاتصال والأنشطة فالـ CRM. يلا كانت شركتك كتستعمل مزود هاتف آخر، صفحة عمليات الربط كتوفر خيار "طلب ربط جديد" (Request Integration). باش تربط Viva Virtual PBX، تبع التعليمات اللي كتبان لـ Viva فـ Lua CRM أولا تواصل مع فريق Lua CRM باش يعاونوك. المكالمات الهاتفية غالباً كتكون مرافقة للإيميل والرسائل، داكشي علاش تقدر تبغي تقرا الدلائل ديالنا بخصوص الربط بين Gmail و CRM و الربط بين WhatsApp Business و CRM.

كيفاش تفعل الربط بين Viva و CRM ديالك

الربط التقني كيبقى غير جزء واحد. التحضير المزيان وقواعد بسيطة للفريق هما اللي كيديرو الفرق بين سجل مكالمات حتى واحد ما كيقراه، وأداة كتعاونك تبيع وتقدم خدمة أحسن. تبع هاد الخطوات:

1. حدد شكون كيتكلف بالمكالمات. قيّد شكون هما البياعة، وكلاء الدعم، وموظفي الاستقبال اللي كيديرو وكيستقبلو مكالمات الكليان، وأشنو هي الأرقام ولا الخطوط ديال Viva Virtual PBX اللي كيستعملوها.
2. نقّي جهات الاتصال ديالك. تأكد باللي نمر التيليفون فـ Lua CRM كاملين ومكتوبين بفورما موحدة، ودمج جهات الاتصال المعاودة، باش يسهل ربط المكالمات مع الكليان المناسب.
3. قرر كيفاش غادي تستعمل التسجيلات. تفاهمو على شكون عندو الحق يتصنت للتسجيلات ولأي غرض، بحال مراقبة الجودة، التدريب، ولا حل النزاعات. علّم المتصلين باللي المكالمة كتسجل وتبع قواعد الخصوصية والموافقة اللي كتنطبق على النشاط ديالك.
4. ربط Viva Virtual PBX. تبع التعليمات اللي كاينة لـ Viva داخل Lua CRM، ولا تواصل مع فريق Lua CRM، باش يتم تسجيل المكالمات وتولي قادر تخدم بخاصية click-to-call مباشرة من Lua CRM.
5. جرّب ببعض المكالمات. دير مكالمة صادرة بـ click-to-call، واستقبل مكالمة تجريبية واردة وتأكد باللي المكالمات والتسجيلات كيبانو فالبلاصة اللي كتوقعها.
6. حدد قاعدة للمكالمات الفائتة. قرر شكون اللي كيعاود يعيط فالمكالمات الفائتة وفأي مدة، مثلاً خلال ساعة ديال الخدمة بالنسبة للطلبات الجديدة.
7. سد أي مكالمة مهمة بخطوة موالية. زيد ملاحظة قصيرة ومهمة، بحال تصيفط devis، تاخد موعد، ولا تعاود تعيط فنهار محدد.
8. راجع من بعد سيمانتين. شوف المكالمات الفائتة اللي ما تعاودش الاتصال بها، المكالمات اللي بلا ملاحظات، وجهات الاتصال اللي عندها نمر غالطين، ومن بعد صلح البيانات ولا طريقة الخدمة.

أحسن الممارسات للمكالمات وCRM

عيط من الـ CRM وقتما كان ممكن

الاستعمال ديال click-to-call من البطاقة ديال الكليان كيعني انك كتشوف السجل قبل ما يجاوب الكليان، وكتفادى الغلط فتركيب النمرة.

كتب ملاحظات قصيرة ومفيدة

جوج ولا تلاتة ديال السطورة كافيين: شنو كان باغي الكليان، على شنو تفاهمتو، وشنو غادي يوقع من بعد. الملاحظات المزيانة كتسهل المكالمة الموالية على أي واحد فالفريق.

استعمل التسجيلات للتدريب، ماشي غير للنزاعات

التصنت لبعض المكالمات كل سيمانة مع أعضاء الفريق الجداد كيتعتبر من أسرع الطرق باش تحسن كيفاش الفريق كيتعامل مع الأسئلة والاعتراضات.

حول المكالمات لمهام

إلى سالات المكالمة بـ "غادي نصيفط لك التفاصيل"، كريي المهمة فالبلاصة. الدليل ديالنا حول إدارة العملاء المحتملين كيشرح كيفاش تحافظ على استمرارية المتابعة، ودليل أتمتة CRM كيوضح كيفاش تنقص من التذكيرات اليدوية.

مثال توضيحي: مقاولة خدمات صغيرة ما بقاتش كتضيع العملاء المحتملين عبر التيليفون

تخيل مقاولة صغيرة للخدمات المنزلية فيها جوج منسقين كيجاوبو على التيليفون وتلاتة ديال التقنيين كيعاودو يعيطو للكليان من الميدان. المكالمات كانت كدار من ليستات شخصية، المكالمات الفائتة ما كيتنتبهوش ليها حتى كيفوت الوقت، وحتى واحد ما كان كيقدر يتأكد من الثمن اللي تعطى فالـ devis. الفريق ربط Viva Virtual PBX مع Lua CRM، نقاو نمر التيليفون، تفاهمو بلي المكالمات الفائتة ديال الطلبات الجديدة كيتعاود الاتصال بها فأقل من ساعة، وبداو كيستعملو click-to-call من بطاقات الكليان. من بعد كل مكالمة مهمة، المنسق كيزيد ملاحظة قصيرة وخطوة موالية. وملي كليان شكك من بعد فـ devis، قدر المدير يرجع للتسجيل ديال المكالمة ويتأكد. هادا مثال افتراضي لتوضيح مسار العمل، ماشي دراسة حالة حقيقية بالنتائج.

المؤشرات اللي خاصك تبعها

نسبة استرجاع المكالمات الفائتة

المكالمات الفائتة اللي تعاود الاتصال بها فالوقت المحدد ÷ مجموع المكالمات الفائتة فهاديك الفترة.

وقت الاستجابة للطلبات الجديدة

الوقت المتوسط من أول مكالمة ولا مكالمة فائتة من عند كليان محتمل جديد حتى لأول هضرة مع الفريق ديالك.

التحويل من مكالمة إلى صفقة

العملاء المحتملين اللي كان أول تواصل معاهم مكالمة هاتفية ورجعو كليان ÷ كاع العملاء المحتملين اللي اتصلو أول مرة بالتيليفون.

إتمام المتابعة

المكالمات المهمة اللي تسجلات فيها ملاحظة وخطوة موالية ÷ كاع المكالمات المهمة ديال الكليان. المقال ديالنا على مؤشرات أداء CRM كيشرح كيفاش تتبع بحال هاد الأرقام.

الأسئلة الشائعة

خلاصة

الربط بين Viva و CRM كيجيب المكالمات من Viva Virtual PBX لنفس البلاصة اللي فيها باقي الخدمة ديال الكليان ديالك. مع Lua CRM، تقدر تسجل المكالمات الواردة والصادرة، توصل للتسجيلات، وتستعمل خاصية النقر للاتصال (click-to-call)، باش المكالمات ما تبقاش تضيع فذاكرة كل واحد بوحدو. قاد نمر التيليفون، تفاهمو على قواعد التسجيل والمكالمات الفايتة، جرب شوية ديال المكالمات، وسالي كل محادثة مهمة بملاحظة والخطوة الموالية. باش تدمج المواعيد المبرمجة فنفس مسار الخدمة، قرا الدليل ديالنا على الربط بين Google Calendar و CRM.