Viva CRM integratsioon: kõnede logimine, salvestised ja klõpsuga helistamine Lua CRM-is

Viva CRM integratsioon ühendab Viva Virtual PBX-i Lua CRM-iga, et sissetulevad ja väljaminevad kõned logitaks, salvestused oleksid kättesaadavad ning teie meeskond saaks alustada kõnesid otse CRM-ist ühe klõpsuga (click-to-call). Paljude väikeettevõtete jaoks toimuvad kõige olulisemad vestlused endiselt telefonitsi: uued päringud, broneeringute muudatused, kaebused ja peagi sulgemisele kuuluvad tehingud. Kui need kõned ei jäta CRM-i jälge, ei näe juhid räägitut, kolleegid kordavad samu küsimusi ja järeltegevused ununevad. See juhend on mõeldud müügi-, klienditoe- ja administraatorimeeskondadele, kes kasutavad töökõnedeks Viva Virtual PBX-i ja haldavad kliente Lua CRM-is.

Peamised järeldused

• Viva CRM integratsioon seob Viva Virtual PBX-i kõned klienditööga, mida te juba Lua CRM-is teete.
• Lua CRM-i integratsioonide lehel on Viva loetletud telefoniside kategoorias sissetulevate ja väljaminevate kõnede all.
• Selle lehe kohaselt logib Viva integratsioon sissetulevaid ja väljaminevaid kõnesid, annab juurdepääsu salvestustele ja võimaldab Lua CRM-ist ühe klõpsuga helistamist.
• Selged kõneharjumused, nagu märkmed ja järgmised sammud pärast iga olulist kõnet, määravad ära, kui palju väärtust te sellest integratsioonist saate.
• Jälgige vastamata kõnede järeltegevusi, reageerimisaega, kõnest tehinguni konversiooni ja järeltegevuste lõpuleviimist pärast kõnesid.

Mis on Viva CRM integratsioon?

Viva CRM integratsioon on ühendus Viva Virtual PBX-i ja Lua CRM-i vahel – süsteemi, kus haldate kontakte, müügivihjeid, tehinguid ja ülesandeid. Viva Virtual PBX (armeenia keeles: Վիրտուալ ԱՀԿ VIVA) on pilvepõhine virtuaalne telefonikeskjaam 3 kuni 50 töötajaga ettevõtetele. See võimaldab kasutada mitmekanalilisi numbreid, esitada tervitussõnumit, suunata kõnesid vabale töötajale, salvestada vestlusi, kuvada töötajapõhist kõnestatistikat ning saata vastamata kõnede teavitusi e-posti või Telegrami teel. Töötajad saavad kasutada ka mobiilirakendust kõneajaloo vaatamiseks, salvestuste kuulamiseks ja seadete muutmiseks ning ühendada Viva korporatiivseid SIM-kaarte, et mobiilikõned kajastuksid logides ja statistikas ning tagasihelistamisi saaks teha ettevõtte numbrilt. Eesmärk on lõpetada telefonikõnede käsitlemine eraldiseisva maailmana. Selle asemel et kirjutada kõnede detaile märkmepaberitele või neid hiljem ümber trükkida, töötab teie meeskond otse CRM-is ja näeb kõnesid kliendisuhte loomuliku osana.

Telefoniside kategooriat Lua CRM-is kirjeldatakse kui telefoniteenuse pakkujate ühendamist kõnede logimiseks, vestluste salvestamiseks ja Lua CRM-is ühe klõpsuga helistamise võimaldamiseks. Viva on üks selles kategoorias loetletud teenusepakkujatest. Viva sõnul integreerub virtuaalne telefonikeskjaam peamiste CRM-süsteemidega Armeenias ja SRÜ riikides ning pakub CRM-i integratsiooni lisateenusena. Täpsemad üksikasjad on avaldatud Virtual PBX tariifide juures ja tootele pakutakse ka tasuta prooviperioodi.

Probleemid, mida Viva CRM integratsioon aitab lahendada

Kõned, millest ei jää jälge

Klient selgitab oma soove telefoni teel ning üksikasjad jäävad vaid ühe inimese mällu. Kui järgmisele kõnele vastab kolleeg, peab klient kõike uuesti kordama.

Numbrite käsitsi valimine ja kopeerimine

Töötajad otsivad numbri CRM-ist välja, sisestavad selle telefoni ja lülituvad seejärel tagasi märkmete tegemiseks. See on aeglane ja lihtne on numbrit valesti valida.

Vastamata kõned, millele ei helistata kunagi tagasi

Kui sissetulevad kõned pole meeskonnale nähtavad, võib vastamata kõne uuelt müügivihjelt kergesti ununeda ning potentsiaalne klient pöördub hoopis konkurendi poole.

Puudub võimalus räägitut üle vaadata

Kui tekib lahkarvamus hinna, kuupäeva või antud lubaduse osas, pole kuskilt kontrollida. Salvestused aitavad juhtidel kõnesid üle vaadata, uusi meeskonnaliikmeid juhendada ja arusaamatusi lahendada.

Eraldiseisev telefonisüsteem võrreldes Lua CRM-iga ühendatud Vivaga

Kuidas Viva töötab koos Lua CRM-iga

Lua CRM-i integratsioonide lehel on Viva loetletud telefoniside kategoorias jaotises „Sissetulevad ja väljaminevad kõned“. Lehel kirjeldatakse Viva integratsiooni võimalusena logida sissetulevaid ja väljaminevaid kõnesid, pääseda ligi salvestustele ja helistada ühe klõpsuga Lua CRM-ist. Need funktsioonid Lua CRM-is töötavad koos kõnedega, mida Viva Virtual PBX juba haldab, sealhulgas tervitused, suunamine vabale töötajale ja salvestused.

Samas telefoniside kategoorias on kõnelogide ja -salvestustega loetletud ka Ucom, mille puhul märgitakse, et see seob kõneajaloo ja -salvestused automaatselt CRM-i kontaktide ja tegevustega. Kui teie ettevõte kasutab mõnda teist telefoniteenuse pakkujat, pakub integratsioonide leht valikut „Taotle integratsiooni“ (Request Integration). Viva Virtual PBX-i ühendamiseks järgige Lua CRM-is Viva kohta kuvatud juhiseid või võtke abi saamiseks ühendust Lua CRM-i meeskonnaga. Telefonikõned käivad sageli käsikäes e-posti ja sõnumsidega, seega võite tutvuda ka meie juhenditega Gmaili CRM integratsiooni ja WhatsApp Businessi CRM integratsiooni kohta.

Kuidas seadistada oma Viva CRM integratsioon

Tehniline ühendamine on vaid üks osa. Hea ettevalmistus ja lihtsad meeskonnareeglid teevad vahet kõnelogil, mida keegi ei loe, ja tööriistal, mis aitab paremini müüa ning teenindada. Järgige neid samme:

1. Pange kirja, kes kõnesid haldavad. Märkige üles, millised müügiesindajad, klienditoe töötajad ja administraatorid klientide kõnesid teevad ja vastu võtavad ning milliseid Viva Virtual PBX numbreid või liine nad kasutavad.
2. Korrastage oma kontaktid. Veenduge, et telefoninumbrid Lua CRM-is oleksid täielikud ja ühtses formaadis, ning liitke duplikaatkontaktid, et kõnesid oleks lihtsam õige kliendiga siduda.
3. Otsustage, kuidas salvestisi kasutate. Leppige kokku, kes võib salvestisi kuulata ja mis eesmärgil – näiteks kvaliteedikontrolliks, koolitusteks või vaidluste lahendamiseks. Teavitage helistajaid salvestamisest ning järgige teie ettevõttele kehtivaid privaatsus- ja nõusolekureegleid.
4. Ühendage Viva Virtual PBX. Järgige Lua CRM-is toodud Viva juhiseid või võtke ühendust Lua CRM-i meeskonnaga, et kõnesid saaks logida ja otse Lua CRM-ist helistamist (click-to-call) kasutada.
5. Testige paari kõnega. Tehke väljuv kõne nupuvajutusega helistamise (click-to-call) funktsiooni abil, võtke vastu sissetulev testkõne ja kontrollige, kas kõned ja salvestised ilmuvad sinna, kuhu ootasite.
6. Määrake vastamata kõnede reegel. Otsustage, kes vastamata kõnedele tagasi helistab ja kui kiiresti – näiteks uute päringute puhul ühe töötunni jooksul.
7. Lõpetage iga oluline kõne järgmise sammuga. Lisage lühike märge ja ülesanne, näiteks hinnapakkumise saatmine, kohtumise broneerimine või kindlal kuupäeval tagasihelistamine.
8. Vaadake tulemused kahe nädala pärast üle. Kontrollige vastamata kõnesid, millele ei helistatud tagasi, märkmeteta kõnesid ja valede numbritega kontakte ning korrigeerige seejärel andmeid või harjumusi.

Parimad tavad kõnede ja CRM-i jaoks

Helistage CRM-ist alati, kui võimalik

Nupuvajutusega helistamise (click-to-call) kasutamine kliendikaardilt tähendab, et näete ajalugu juba enne, kui klient vastab, vältides samal ajal valimisvigu.

Kirjutage lühikesi ja kasulikke märkmeid

Kahest või kolmest reast piisab: mida klient soovis, milles kokku lepiti ja mis saab edasi. Head märkmed teevad järgmise kõne lihtsamaks kõigile meeskonnaliikmetele.

Kasutage salvestisi juhendamiseks, mitte ainult vaidluste lahendamiseks

Paari kõne kuulamine igal nädalal koos uute meeskonnaliikmetega on üks kiiremaid viise, kuidas parandada meeskonna oskusi küsimustele vastamisel ja vastuväidete käsitlemisel.

Muutke kõned ülesanneteks

Kui kõne lõpeb lubadusega "Saadan teile üksikasjad", looge ülesanne kohe. Meie müügivihjete haldamise juhend selgitab, kuidas hoida järeltegevused töös, ja CRM-i automatiseerimise artikkel näitab, kuidas vähendada käsitsi saadetavaid meeldetuletusi.

Näitlik näide: väike teenindusettevõte, mis lõpetab telefonipäringute kaotamise

Kujutage ette väikest koduteenuste ettevõtet, kus kaks koordinaatorit vastavad telefonile ja kolm tehnikut helistavad klientidele tagasi otse objektilt. Kõnesid tehti isiklikest nimekirjadest, vastamata kõnesid märgati hilja ja keegi ei saanud kontrollida, millist hinda oli pakutud. Meeskond ühendas Viva Virtual PBX süsteemi Lua CRM-iga, korrastas telefoninumbrid, leppis kokku, et uute päringute vastamata kõnedele helistatakse tagasi tunni jooksul, ning hakkas helistama otse kliendikaartidelt. Pärast iga olulist kõnet lisas koordinaator lühikese märkme ja järgmise sammu. Kui klient hiljem pakkumise kahtluse alla seadis, sai juht kontrollida kõne salvestist. See on hüpoteetiline näide töökäigu illustreerimiseks, mitte mõõdetud juhtumiuuring.

Mõõdikud, mida jälgida

Vastamata kõnedele tagasihelistamise määr

Eesmärgipärase aja jooksul tagasi helistatud vastamata kõned ÷ kõik vastamata kõned perioodi jooksul.

Uutele päringutele vastamise aeg

Keskmine aeg uue müügivihje esimesest kõnest või vastamata kõnest esimese vestluseni teie meeskonnaga.

Kõnest tehinguni konversioon

Müügivihjed, kelle esimene kontakt oli telefonikõne ja kellest said kliendid ÷ kõik müügivihjed, kes võtsid esmalt ühendust telefoni teel.

Järeltegevuste lõpuleviimine

Olulised kõned koos salvestatud märkme ja järgmise sammuga ÷ kõik olulised kliendikõned. Meie artikkel CRM-i KPI-dest selgitab, kuidas selliseid näitajaid jälgida.

Korduma kippuvad küsimused

Kokkuvõte

Viva CRM-i integratsioon toob kõned Viva Virtual PBX-ist samasse kohta, kus toimub kogu ülejäänud klienditöö. Lua CRM-iga saate logida sissetulevaid ja väljaminevaid kõnesid, pääseda ligi salvestistele ning kasutada klõpsuga helistamist, et kõned ei kaoks enam üksikute töötajate mällu. Korrastage oma telefoninumbrid, leppige kokku salvestamise ja vastamata kõnede reeglid, testige mõnda kõnet ning lõpetage iga oluline vestlus märkme ja järgmise sammuga. Planeeritud kohtumiste toomiseks samasse töövoogu lugege meie Google Calendar CRM-i integratsiooni juhendit.