Google Calendari CRM integratsioon: kahesuunaline kohtumiste sünkroonimine ilma topeltbroneeringuteta

Google Calendari ja CRM-i integratsioon hoiab sinu CRM-i kohtumised ja meeskonna Google'i kalendrite sündmused sünkroonis, et keegi ei broneeriks klienti juba hõivatud ajale. Kui kliendikohtumised, konsultatsioonid ja külastused planeeritakse ühes kohas ning need kuvatakse teises, ei pea meeskond sündmusi käsitsi kopeerima, vaidlema selle üle, kelle kalender on õige, ega topeltbroneeringute pärast vabandama. See juhend on mõeldud väikeettevõtete omanikele, müügimeeskondadele ja teenindusmeeskondadele, kes planeerivad oma päeva Google Calendaris ja haldavad kliente Lua CRM-is.

Peamised järeldused

• Google Calendari ja CRM-i integratsioon ühendab CRM-i kohtumised Google'i kalendritega, mida sinu meeskond juba kasutab.
• Lua CRM-is on Google Calendar välja toodud kategoorias Kalendrid koos kohtumiste kahesuunalise sünkroonimisega, sealhulgas automaatsete uuenduste ja tühistamistega.
• Kalendrite kategooria on loodud ajakavade ajakohasena hoidmiseks ja topeltbroneeringute vältimiseks.
• Puhtad kalendrid, selge vastutus ja lihtsad broneerimisreeglid on sama olulised kui ühendus ise.
• Jälgi topeltbroneeringuid, mitteilmumisi, kohtumiste tehinguteks konverteerimist ja koosolekute järgsete tegevuste lõpuleviimist.

Mis on Google Calendari ja CRM-i integratsioon?

Google Calendari ja CRM-i integratsioon on ühendus sinu kliendisuhete halduse süsteemi ja Google Calendari vahel, mis hoiab kohtumised nende kahe vahel sünkroonis. CRM-is planeeritud kohtumised ilmuvad Google Calendaris ning muudatused kajastuvad mõlemal poolel, tagades, et meeskonna telefonis nähtav ajakava vastab CRM-is klientide, müügivihjete ja tehingutega seotud kohtumistele.

Eesmärk on lihtne: üks ajakava, kaks vaadet. Sinu meeskond saab jätkata tuttava kalendri kasutamist, samal ajal kui juhid ja kolleegid näevad kliendikohtumisi CRM-is kõrvuti ülejäänud suhtlusajalooga.

Probleemid, mida Google Calendari ja CRM-i integratsioon lahendab

Topeltbroneeringud

Kui administraator sisestab kohtumised CRM-i ja müügiinimene või spetsialist Google Calendari, hakkavad need kaks ajakava lahknema. Varem või hiljem broneeritakse kaks klienti samale ajale.

Sündmuste käsitsi kopeerimine

Ilma sünkroonimiseta peab keegi iga kohtumise ühest tööriistast teise ümber tippima. See võtab aega ning iga kopeerimine suurendab vale kuupäeva, kellaaja või nime riski.

Muudatused ja tühistamised, mis ei jõua kohale

Klient muudab kohtumise aega telefoni teel ning muudatus salvestatakse vaid ühte kohta. Spetsialist sõidab ikkagi vanale kohtumisele või jääb ajavahemik pärast tühistamist blokeerituks.

Kohtumised ilma kliendikontekstita

Koosolek isiklikus kalendris ei ütle ülejäänud meeskonnale, kes on klient, mida arutati või millise tehinguga see seotud on. Kui kohtumised asuvad ka CRM-is, säilib ajalugu koos kliendiga.

Eraldiseisvad kalendrid versus CRM-iga ühendatud Google Calendar

Kuidas Google Calendar Lua CRM-is töötab

Lua CRM-i integratsioonide lehel on Google Calendar loetletud kategoorias Kalendrid kahesuunalise Google Calendari sünkroonimise all. Kategooria Kalendrid sünkroonib kohtumisi Lua CRM-i ja sinu kalendri vahel, et hoida ajakavad ajakohased ja vältida topeltbroneeringuid. Google Calendari puhul kirjeldab leht kohtumiste sünkroonimist Lua CRM-i ja Google Calendari vahel koos automaatsete uuenduste ja tühistamistega.

Microsoft Outlook on loetletud samas kategoorias koos Outlooki kalendri sünkroonimisega, mis hoiab Outlooki kalendrid ja Lua CRM-i kohtumised sünkroonis, et vältida topeltbroneeringuid. Meeskonnad, kes töötavad mõlema tööriistaga, saavad ühendada kalendri, mida iga inimene tegelikult kasutab. E-posti käsitletakse eraldi: Gmail on toodud postkastide all ja meie Gmaili ja CRM-i integratsiooni juhend katab seda teemat. Google Calendari ühendamiseks järgi Lua CRM-is Google Calendari juures kuvatavaid juhiseid või võta abi saamiseks ühendust Lua CRM-i meeskonnaga. Kui vajalikku tööriista pole nimekirjas, kasuta integratsioonide lehel valikut „Request Integration“.

Kuidas seadistada Google Calendari ja CRM-i integratsiooni

Ühenduse loomine on vaid osa tööst. Korras kalendrid ja lihtsad meeskonnakokkulepped määravad, kas sünkroonimisest on ka tegelikult kasu. Läbi järgmised sammud:

1. Määra kindlaks, kes klientidega kohtub. Pane kirja iga inimene, kelle kliendikohtumised peaksid Lua CRM-is kajastuma – näiteks müügiesindajad, konsultandid, spetsialistid või välitöötajad –, ning millist Google'i kalendrit igaüks neist kasutab.
2. Otsusta, mis kvalifitseerub kliendikohtumisena. Konsultatsioonid, demod, objektikülastused ja teeninduskohtumised kuuluvad tavaliselt CRM-i. Sisekoosolekud ja isiklikud sündmused reeglina mitte.
3. Korrasta olemasolevad kalendrid. Enne ühendamist eemalda vanad testsündmused, paranda korduvad sündmused, mida enam ei toimu, ning veendu, et tööajad on realistlikud.
4. Leppige kokku, kus kohtumisi broneeritakse. Otsustage, kas uusi kohtumisi loob administraator, müügiesindaja või kliendispetsialist ning millises tööriistas, et kõik järgiksid samu harjumusi.
5. Ühendage Google Calendar. Järgige Lua CRM-is kuvatavaid Google Calendari seadistusjuhiseid või võtke ühendust Lua CRM-i tiimiga, et kohtumised sünkroonitaks Lua CRM-i ja Google Calendari vahel.
6. Testige näidiskohtumisega. Looge testkohtumine, muutke selle kellaaega ja seejärel tühistage see ning veenduge, et iga muudatus kajastub mõlemal pool ootuspäraselt.
7. Määrake reeglid kohtumiste järgsete tegevuste jaoks. Leppige kokku, et iga kliendikohtumine lõpeb märkme ja järgmise sammuga, näiteks hinnapakkumise, ülesande või uue broneeringuga.
8. Kontrollige tulemusi kahe nädala pärast. Otsige kohtumisi, mis ei sünkrooninud ootuspäraselt, topeltbroneeringuid ja märkmeteta kohtumisi ning korrigeerige seejärel harjumusi või andmeid.

Parimad praktikad Google Calendari ja CRM-i ajaplaneerimiseks

Kasutage selgeid kohtumiste pealkirju

Lisage kliendi või ettevõtte nimi ning eesmärk, näiteks "Esitlus: Green Leaf Bakery". Selged pealkirjad aitavad kolleegidel kiirel päeval hetkega orienteeruda.

Broneerige võimalusel ühest kohast

Kahesuunaline sünkroonimine haldab muudatusi mõlemal poolel, kuid ühtne kokkulepitud broneerimistava vähendab segadust selle osas, kes mida plaanis.

Hoidke isiklikud ja kliendisündmused lahus

Kasutage eraviisiliste sündmuste jaoks eraldi kalendrit või selgeid silte, et meeskonnaga jagataks ainult asjakohaseid kohtumisi.

Lõpetage iga kohtumine järgmise sammuga

Kohtumine on väärtuslik vaid siis, kui sellele järgneb tegevus. Meie juhend ülesannete haldamise parimate praktikate kohta teenindusmeeskondadele näitab, kuidas muuta kohtumiste tulemused vastutajaga ülesanneteks, ning CRM-i automatiseerimine selgitab, kuidas vähendada manuaalset järeltegevust.

Näitlik näide: väike konsultatsioonifirma, mis teeb lõpu topeltbroneeringutele

Kujutage ette kolmeliikmelist konsultatsioonifirmat, kus büroojuht broneeris kliendikõnesid CRM-is, samal ajal kui iga konsultant võttis kohtumisi vastu otse Google Calendaris. Kahel korral kuus juhtus, et klient saabus kõnele, mis kattus teise kohtumisega. Meeskond ühendas Google Calendari CRM-iga, leppis kokku, et kliendikohtumisi broneerib büroojuht, eraldas isiklikud sündmused privaatsetesse kalendritesse ning katsetas broneerimist, muutmist ja tühistamist. Pärast seda nägi iga konsultant oma telefonis sama graafikut, mida büroojuht nägi CRM-is, ning iga kõne lõppes märkme ja järgmise sammuga. See on hüpoteetiline näide töövoo selgitamiseks, mitte mõõdetud juhtumiuuring.

Mõõdikud, mida jälgida

Topeltbroneeringud

Kohtumiste kattuvuste arv kuus. Pärast sünkroonimist peaks see liikuma nulli poole.

Mitteilmumiste määr (no-show rate)

Kohtumised, kuhu klient ilma etteteatamata tulemata jättis ÷ kõik planeeritud kliendikohtumised.

Kohtumise tehinguks muutumise määr (konversioon)

Esimesed kohtumised või konsultatsioonid, mis viisid tehingu, broneeringu või müügini ÷ kõik perioodi esmakohtumised.

Järeltegevuste täitmine

Kliendikohtumised, millel on registreeritud märge ja järgmine samm ÷ kõik toimunud kliendikohtumised.

Korduma kippuvad küsimused

Kokkuvõte

Google Calendari ja CRM-i integratsioon annab teie meeskonnale kahe konkureeriva graafiku asemel ühe usaldusväärse ajakava. Lua CRM-iga saate sünkroonida kohtumisi Lua CRM-i ja Google Calendari vahel mõlemas suunas koos automaatsete uuenduste ja tühistamistega, et hoida ajakavad ajakohasena ning vältida topeltbroneeringuid. Kaardistage, kes klientidega kohtub, korrastage kalendrid, leppige kokku kohtumiste broneerimise koht, testige broneeringut, muutmist ja tühistamist ning lõpetage iga kohtumine järgmise sammuga. Kui kliendid soovivad kohtumisi veebivormide kaudu, näitab meie Google Formsi ja CRM-i integreerimise juhend, kuidas tuua ka need päringud sujuvalt CRM-i.