Gmaili ja CRM-i integratsioon: seo iga e-kiri kontaktide, müügivihjete, tehingute ja piletitega

Gmaili ja CRM-i integratsioon ühendab teie meeskonna juba kasutusel olevad Gmaili kontod teie CRM-iga, muutes klientide e-kirjad ühiste kliendikirjete osaks, selle asemel et need jääksid üksikutesse postkastidesse luku taha. Väikeettevõtete jaoks, kes vastavad päringutele, saadavad pakkumisi ja tegelevad klienditoega e-posti teel, tähendab see, et iga vestlus asub õige kontakti, müügivihje, tehingu või pileti juures ning iga tiimiliige saab vestlust jätkata ilma edasisuunamist palumata. See juhend selgitab, mis on Gmaili ja CRM-i integratsioon, milliseid probleeme see lahendab, kuidas Gmail Lua CRM-is töötab, kuidas oma meeskonda ja andmeid ette valmistada ning kuidas tulemusi mõõta. See on kirjutatud ettevõtete omanikele, müügi- ja klienditoe tiimidele, kes haldavad oma e-posti Gmailis.

Peamised järeldused

• Gmaili ja CRM-i integratsioon sünkroonib e-kirjavahetuse CRM-i, tagades, et kliendiajalugu on kogu meeskonnale kättesaadav, mitte peidus isiklikes postkastides.
• Lua CRM-is on Gmail üks postkastide (Mailboxes) integratsioonidest, mis asub e-kirjade saatmise ja sünkroonimise jaotises Microsoft Outlooki kõrval.
• Lua CRM võimaldab teil ühendada oma Gmaili konto e-kirjade saatmiseks ja vastuvõtmiseks, vestluste sünkroonimiseks ning kirjade automaatseks sidumiseks kontaktide, müügivihjete, tehingute ja piletitega.
• Suurimad eelised on kaduma läinud vestluste vähenemine, sujuvam töö üleandmine, kiiremad vastused ja selge kontekst müügi- ning klienditoetöös.
• Valmistuge ette, valides ühendatavad Gmaili kontod, korrastades kontaktid, leppides kokku vastutustes ja tehes testi näidiskirjaga.

Mis on Gmaili ja CRM-i integratsioon?

Gmaili ja CRM-i integratsioon on ühendus Gmaili konto ja CRM-i vahel, mis hoiab e-kirjavahetuse sünkroonis kliendikirjetega. Teie saadetud ja vastuvõetud kirjad tuuakse CRM-i ning seotakse vastavate inimeste ja müügivõimalustega. Gmail jääb kohaks, kus paljudel on mugav kirju lugeda ja kirjutada, samal ajal kui CRM-ist saab ühine keskkond, kus iga vestlus on seotud kliendi, müügivõimaluse või klienditoe pöördumisega.

Ilma selle ühenduseta asuvad olulised e-kirjad vaid selle inimese postkastis, kes need vastu võttis. Kolleegid peavad paluma kirjade edasisaatmist, üksikasjad kopeeritakse märkmetesse käsitsi ning järeltegevused sõltuvad tärnidest, siltidest ja isiklikust mälust.

Probleemid, mida Gmaili ja CRM-i integratsioon lahendab

Kaotsiläinud vestlused, kui keegi on eemal

Kui müügiesindaja on puhkusel või hõivatud muude ülesannetega, võivad kliendi e-kirjad tema Gmailis jääda märkamatult ootama. Kui vestlused on sünkroonitud ühistele kirjetele, näeb kolleeg, mida klient küsis, ja saab vastata.

Käsitsi CRM-i kopeerimine

E-kirja teksti kopeerimine märkmetesse või edasisaadetud kirjade lisamine võtab aega ning kiirel päeval jääb see lihtsalt tegemata. Vestluste sünkroonimine hoiab kirjed ajakohasena ilma selle lisasammuta.

Puuduv kontekst müügis ja klienditoes

Hinnaküsimus kuulub tehingu juurde ja kaebus tugipileti juurde. Kui sõnumid on seotud õige kirjega, näeb müügitiim kogu läbirääkimiste kulgu ja klienditugi kogu probleemi olemust, mitte ainult viimast kirja.

Ebaselge vastutus

Ühised postkastid ja pikad koopia- (CC) ahelad tekitavad sageli olukorra, kus kõik eeldavad, et keegi teine vastab. Kui iga vestlus on seotud kindla vastutajaga kirjega, on selge, kes peab vastama.

Eraldiseisev Gmail võrrelduna CRM-iga ühendatud Gmailiga

Kuidas Gmail Lua CRM-is töötab

Lua CRM-i integratsioonide lehel on Gmail loetletud kategoorias Mailboxes e-posti saatmise ja sünkroonimise all. Kategooria Mailboxes ühendab e-posti teenusepakkujad e-kirjade saatmiseks ja vastuvõtmiseks, vestluste sünkroonimiseks ning kirjade automaatseks sidumiseks kontaktide, müügivihjete, tehingute ja piletitega Lua CRM-is. Gmaili puhul ühendate oma Gmaili konto e-kirjade saatmiseks ja vastuvõtmiseks, vestluste sünkroonimiseks ning kirjade automaatseks sidumiseks kontaktide, müügivihjete, tehingute ja piletitega. Microsoft Outlook on loetletud samas kategoorias, seega saavad mõlemat pakkujat kasutavad meeskonnad ühendada just selle, millega iga inimene töötab.

Teised Google'i tööriistad asuvad samal lehel teistes kategooriates. Google Calendar on loetletud kategoorias Calendars koos kohtumiste kahesuunalise sünkroonimisega Lua CRM-i ja Google Calendari vahel, sealhulgas automaatsed uuendused ja tühistamised, ning Google Forms on loetletud kategoorias Forms vormide vastuste importimiseks Lua CRM-i. Gmaili ühendamiseks järgige Lua CRM-is Gmaili kohta kuvatavaid juhiseid või küsige abi Lua CRM-i meeskonnalt. Kui vajalikku tööriista pole loendis, kasutage integratsioonide lehel valikut Request Integration.

Kuidas seadistada oma Gmaili ja CRM-i integratsiooni

Ühenduse loomine on vaid osa tööst. Korrastatud andmed ja lihtsad meeskondlikud kokkulepped määravad, kas sünkroonitud e-kirjadest on tegelikult kasu. Läbige järgmised sammud:

1. Kaardistage oma kliendisuhtluseks mõeldud Gmaili kontod. Pange kirja Gmaili kontod, mida täna klientidega suhtlemiseks kasutatakse – näiteks müügiesindajate personaalsed kontod, üldine infomeil ja klienditoe aadress – ning otsustage, millised neist tuleks ühendada.
2. Otsusta, mis kvalifitseerub kliendivestluseks. Päringud, hinnapakkumised, tellimused ja klienditoe pöördumised kuuluvad tavaliselt CRM-i. Sisesed arutelud, uudiskirjad ja isiklikud sõnumid tavaliselt mitte.
3. Korrasta kontaktide e-posti aadressid. Kuna sõnumid seotakse kirjetega, on korrektsed aadressid määrava tähtsusega. Liida duplikaatkontaktid, paranda kirjavead ja lisa puuduvad aadressid oma tähtsaimate klientide jaoks.
4. Lepi kokku vastutuses ja asendamises. Otsustage, kes vastutab uute päringute, aktiivsete tehingute ja klienditoe vestluste eest ning kes asendab vastutajat tema eemalviibimisel.
5. Ühenda Gmail. Järgi Gmaili tootesiseseid juhiseid Lua CRM-is või võta ühendust Lua CRM-i meeskonnaga, et sinu Gmaili konto saaks saata ja vastu võtta e-kirju ning sünkroonida vestlusi Lua CRM-iga.
6. Käivita testvestlus. Saada ühendatud kontole e-kiri aadressilt, mida ise haldad, vasta sellele ja veendu, et vestlus ilmub oodatud kontakti, müügivihje, tehingu või pileti alla.
7. Määra vastamise ja järeltegevuste reeglid. Lepi kokku sihtvastamisajad ning millised ülesanded või meeldetuletused peaksid järgnema olulistele e-kirjadele, näiteks hinnapäringule või kaebusele.
8. Kontrolli tulemusi kahe nädala pärast. Otsi vale kirje külge seotud e-kirju, vastuseta jäänud vestlusi ja duplikaatkontakte ning paranda andmed või kohanda kokkuleppeid.

Parimad tavad Gmaili ja CRM-i e-posti töövoogude jaoks

Hoia kliendi kohta ühte kontakti

Duplikaadid hajutavad vestlusajaloo eri kirjete vahel. Lühike igakuine korrastamine hoiab iga kliendi e-kirjad ühes kohas koos.

Kirjuta kogu meeskonda silmas pidades

Kui vestlused asuvad jagatud kirjetel, aitavad selged teemaread ja professionaalne toon kolleegidel vestluse sisust kiiresti aru saada. Meie professionaalsete e-kirjade näited on siinkohal suurepäraseks eeskujuks.

Muuda iga e-kiri selgeks järgmiseks sammuks

Igal kliendi e-kirjal peaks olema konkreetne tulemus: vastus, kokkulepitud kõne, uuendatud tehing või lahendatud pilet. Meie juhendid müügivihjete haldamise ja CRM-i automatiseerimise kohta selgitavad, kuidas kvalifitseerida uusi päringuid ja luua järeltegevuste ülesandeid.

Vaatle e-posti klienditeekonna osana

E-kirjad tähistavad olulisi verstaposte kogu kliendisuhte vältel alates esmasest päringust kuni lepingu pikendamiseni. Meie artikkel kliendi elutsükli haldamisest näitab, kuidas neid hetki igas etapis parimal viisil ära kasutada.

Näitlik olukord: väike e-pood, mis jagab ühist postkasti ajalugu

Kujuta ette väikest e-poodi, kus omanik ja kaks assistenti vastavad klientidele igaüks oma Gmaili kontolt. Viibinud tellimuste kohta käivatele küsimustele vastati mõnikord topelt ja mõnikord üldse mitte. Meeskond valis välja kontod, mida ühendada, liitis duplikaatkontaktid, leppis kokku tellimusküsimuste ja klienditoe teemade vastutajad, ühendas Gmaili CRM-iga ja katsetas süsteemi testkirjaga. Vestlused ilmusid nüüd kliendikirjete alla, tänu millele nägi iga päringuga tegelev töötaja esmalt varasemat suhtlust. Tegemist on hüpoteetilise näitega töövoo selgitamiseks, mitte mõõdetud juhtumiuuringuga.

Mõõdikud, mida jälgida

Esimese vastuse aeg

Keskmine aeg kliendi e-kirja saabumise ja sinu meeskonna esimese vastuse vahel.

Avatud vestlused tööpäeva lõpus

Kliendi e-kirjade arv, millel puudub tööpäeva lõpus vastus või plaanitud järgmine tegevus.

E-posti päringute konversioonimäär

Uued e-posti päringud, millest sai tehing, broneering või müük ÷ kõik uued e-posti päringud.

Seostamise täpsus

Kontrolli iga kuu hiljutiste e-kirjade valimit ja loenda, kui paljud olid seotud õige kirjega. Madal osakaal viitab tavaliselt duplikaatkontaktidele või aegunud aadressidele.

Korduma kippuvad küsimused

Kokkuvõte

Gmaili ja CRM-i integratsioon muudab eraldiseisvad postkastid ühiseks kliendiajalooks, mille põhjal saab tegutseda kogu meeskond. Lua CRM-iga saad ühendada oma Gmaili konto e-kirjade saatmiseks ja vastuvõtmiseks, vestluste sünkroonimiseks ning sõnumite seostamiseks kontaktide, müügivihjete, tehingute ja piletitega. Vali ühendatavad kontod, korrasta kontaktid, lepi kokku vastutusalades, testi süsteemi näidiskirjaga ja määra selged järeltegevuste reeglid. Kui kogud päringuid ka veebivormide kaudu, tutvustab meie Google Forms CRM-integratsiooni juhend, kuidas ka need sujuvalt CRM-i tuua.