Gmail CRM integracija: Povežite svaki e-mail s kontaktima, potencijalnim klijentima, prodajnim prilikama i tiketima

Integracija Gmaila i CRM-a povezuje Gmail račune koje vaš tim već koristi s vašim CRM-om, tako da e-poruke klijenata postaju dio zajedničkih zapisa o klijentima umjesto da ostanu zaključane u pojedinačnim pristiglim pretincima. Za male tvrtke koje odgovaraju na upite, šalju ponude i pružaju podršku putem e-pošte, to znači da se svaki razgovor može nalaziti uz odgovarajući kontakt, potencijalnog klijenta (lead), prodajnu priliku ili tiket, a bilo tko iz tima može nastaviti komunikaciju bez traženja prosljeđivanja poruka. Ovaj vodič objašnjava što je integracija Gmaila i CRM-a, koje probleme rješava, kako Gmail radi u Lua CRM-u, kako pripremiti svoj tim i podatke te kako mjeriti rezultate. Namijenjen je vlasnicima tvrtki, prodajnim timovima i timovima za podršku koji svoju e-poštu vode putem Gmaila.

Ključni zaključci

• Integracija Gmaila i CRM-a sinkronizira razgovore putem e-pošte u CRM, tako da povijest komunikacije s klijentima dijeli cijeli tim umjesto da ostane u osobnim pretincima.
• U Lua CRM-u Gmail je jedna od integracija unutar kategorije Mailboxes, navedena pod slanjem i sinkronizacijom e-pošte pokraj Microsoft Outlooka.
• Lua CRM vam omogućuje povezivanje vašeg Gmail računa za slanje i primanje e-pošte, sinkronizaciju razgovora i automatsko povezivanje poruka s kontaktima, leadovima, prodajnim prilikama i tiketima.
• Najveće prednosti su manje izgubljenih razgovora, lakši prijenos posla, brži odgovori i jasan kontekst za prodaju i podršku.
• Pripremite se odabirom Gmail računa koje želite povezati, čišćenjem kontakata, dogovorom o odgovornostima i testiranjem putem probne e-poruke.

Što je integracija Gmaila i CRM-a?

Integracija Gmaila i CRM-a predstavlja vezu između Gmail računa i CRM-a koja održava razgovore putem e-pošte sinkroniziranima sa zapisima o klijentima. Poruke koje šaljete i primate unose se u CRM i povezuju s odgovarajućim osobama i prodajnim prilikama. Gmail ostaje mjesto gdje je mnogima najudobnije čitati i pisati e-poštu, dok CRM postaje zajedničko mjesto gdje je svaki razgovor povezan s klijentom, prodajnom prilikom ili zahtjevom za podršku.

Bez ove veze važne e-poruke ostaju samo u pretincu osobe koja ih je primila. Kolege traže prosljeđivanje, detalji se ručno prepisuju u bilješke, a praćenje ovisi o zvjezdicama, oznakama i osobnom pamćenju.

Problemi koje rješava integracija Gmaila i CRM-a

Izgubljeni razgovori kada je netko odsutan

Kada je prodajni predstavnik na godišnjem odmoru ili zauzet drugim poslom, e-poruke klijenata u njegovom Gmailu mogu ostati neprimijećene. Ako su razgovori sinkronizirani sa zajedničkim zapisima, kolega može vidjeti što je klijent pitao i odgovoriti.

Ručno kopiranje u CRM

Kopiranje teksta e-pošte u bilješke ili prilaganje proslijeđenih poruka oduzima vrijeme, a tijekom napornog dana to se jednostavno zaboravi napraviti. Sinkronizacija razgovora održava zapise ažurnima bez tog dodatnog koraka.

Nedostatak konteksta u prodaji i podršci

Pitanje o cijenama pripada prodajnoj prilici, a pritužba tiketu za podršku. Kada su poruke povezane s odgovarajućim zapisom, prodaja vidi cjelokupne pregovore, a podrška cijeli problem, a ne samo najnoviju poruku.

Nejasna odgovornost

Zajednički pretinci i dugački CC lanci često dovode do toga da svi pretpostavljaju da će netko drugi odgovoriti. Kada je svaki razgovor vezan uz zapis s definiranim vlasnikom, puno je jasnije tko treba odgovoriti.

Samostalni Gmail u usporedbi s Gmailom povezanim s CRM-om

Kako Gmail funkcionira u Lua CRM-u

Stranica s integracijama za Lua CRM navodi Gmail u kategoriji Mailboxes pod slanjem i sinkronizacijom e-pošte. Kategorija Mailboxes povezuje pružatelje usluga e-pošte za slanje i primanje poruka, sinkronizaciju razgovora i automatsko povezivanje poruka s kontaktima, leadovima, prodajnim prilikama i tiketima u Lua CRM-u. Za Gmail povezujete svoj Gmail račun kako biste slali i primali e-poštu, sinkronizirali razgovore i automatski pridruživali poruke kontaktima, leadovima, prodajnim prilikama i tiketima. Microsoft Outlook naveden je u istoj kategoriji, tako da timovi koji koriste oba pružatelja usluga mogu povezati onaj u kojem svaka osoba radi.

Ostali Googleovi alati nalaze se u drugim kategorijama na istoj stranici. Google Calendar je naveden pod Calendars s dvosmjernom sinkronizacijom sastanaka između Lua CRM-a i Google Calendara, uključujući automatska ažuriranja i otkazivanja, a Google Forms je naveden pod Forms za uvoz ispunjenih obrazaca u Lua CRM. Kako biste povezali sam Gmail, slijedite upute prikazane za Gmail u Lua CRM-u ili zatražite pomoć od tima Lua CRM-a. Ako alat koji vam je potreban nije na popisu, upotrijebite opciju Request Integration na stranici s integracijama.

Kako postaviti integraciju Gmaila i CRM-a

Samo tehničko povezivanje zahtijeva tek manji dio truda. Čisti podaci i jednostavni dogovori unutar tima određuju hoće li sinkronizirane e-poruke doista pomoći. Prođite kroz sljedeće korake:

1. Mapirajte svoje Gmail račune namijenjene komunikaciji s klijentima. Popišite Gmail račune putem kojih danas komunicirate s klijentima, kao što su pojedinačni prodajni računi, opća adresa za informacije i adresa podrške, te odlučite koje od njih treba povezati.
2. Odlučite što se smatra razgovorom s kupcem. Upiti, ponude, narudžbe i zahtjevi za podršku obično pripadaju u CRM. Interni razgovori, bilteni i osobne poruke obično ne pripadaju.
3. Uredite adrese e-pošte kontakata. Budući da su poruke povezane sa zapisima, točne adrese su važne. Spojite duple kontakte, ispravite tipfelere i dodajte adrese koje nedostaju za vaše najvažnije kupce.
4. Dogovorite odgovornost i zamjene. Odlučite tko je zadužen za nove upite, aktivne poslove i razgovore za podršku, te tko preuzima odgovornost kada je zadužena osoba odsutna.
5. Povežite Gmail. Slijedite upute unutar proizvoda za Gmail u Lua CRM-u ili kontaktirajte Lua CRM tim kako bi vaš Gmail račun mogao slati i primati e-poštu te sinkronizirati razgovore s Lua CRM-om.
6. Pokrenite testni razgovor. Pošaljite e-poruku na povezani račun s adrese kojom upravljate, odgovorite na nju i provjerite pojavljuje li se razgovor na očekivanom kontaktu, leadu, poslu ili tiketu.
7. Postavite pravila za odgovore i praćenje. Dogovorite ciljana vremena odgovora i zadatke ili podsjetnike koji bi trebali uslijediti nakon važnih e-poruka, poput zahtjeva za ponudom ili prigovora.
8. Provjerite rezultate nakon dva tjedna. Potražite e-poruke povezane s pogrešnim zapisom, niti razgovora bez odgovora i duple kontakte, a zatim ispravite podatke ili prilagodite svoje dogovore.

Najbolje prakse za radne procese e-pošte s Gmailom i CRM-om

Zadržite jedan kontakt po kupcu

Duplikati razdvajaju povijest razgovora na više zapisa. Kratko mjesečno čišćenje drži e-poruke svakog kupca na jednom mjestu.

Pišite za cijeli tim

Kada se razgovori nalaze na dijeljenim zapisima, jasni naslovi i profesionalan ton pomažu kolegama da brzo razumiju nit razgovora. Naši primjeri profesionalne e-pošte koristan su izvor za to.

Pretvorite svaku e-poruku u jasan sljedeći korak

Svaka e-pošta kupca trebala bi završiti ishodom: odgovorom, zakazanim pozivom, ažuriranim poslom ili riješenim tiketom. Naši vodiči za upravljanje leadovima i CRM automatizaciju objašnjavaju kako kvalificirati nove upite i stvoriti zadatke za praćenje.

Gledajte na e-poštu kao dio korisničkog putovanja

E-poruke označavaju važne trenutke kroz cijeli odnos, od prvog upita do obnove ugovora. Naš članak o upravljanju životnim ciklusom kupaca pokazuje kako iskoristiti te trenutke u svakoj fazi.

Ilustrativni primjer: mala internetska trgovina koja dijeli zajedničku povijest pristigle pošte

Zamislite malu internetsku trgovinu u kojoj vlasnik i dva asistenta odgovaraju kupcima sa svojih zasebnih Gmail računa. Na pitanja o kašnjenju narudžbi ponekad se odgovaralo dvaput, a ponekad uopće ne. Tim je odabrao koje račune povezati, spojio duple kontakte kupaca, dogovorio tko preuzima pitanja o narudžbama i probleme s podrškom, povezao Gmail s CRM-om i testirao rad putem probne e-poruke. Razgovori su se sada pojavljivali na zapisima kupaca, tako da je svatko tko bi preuzeo zahtjev mogao prvo vidjeti ranije poruke. Ovo je hipotetski primjer koji prikazuje radni proces, a ne mjerena studija slučaja.

Metrike za praćenje

Vrijeme do prvog odgovora

Prosječno vrijeme između pristizanja e-pošte kupca i prvog odgovora vašeg tima.

Otvoreni razgovori na kraju dana

Broj e-poruka kupaca bez odgovora ili planiranog sljedećeg koraka na kraju svakog radnog dana.

Konverzija upita putem e-pošte

Novi upiti putem e-pošte koji su postali posao, rezervacija ili prodaja ÷ svi novi upiti putem e-pošte.

Točnost povezivanja

Svakog mjeseca provjerite uzorak nedavnih e-poruka i izbrojite koliko ih je bilo povezano s točnim zapisom. Nizak udio obično upućuje na duple kontakte ili zastarjele adrese.

Često postavljana pitanja

Zaključak

Integracija Gmaila i CRM-a pretvara pojedinačne sandučiće pristigle pošte u zajedničku povijest kupaca na temelju koje cijeli vaš tim može djelovati. Uz Lua CRM možete povezati svoj Gmail račun za slanje i primanje e-pošte, sinkronizaciju razgovora i povezivanje poruka s kontaktima, leadovima, poslovima i tiketima. Odaberite račune koje želite povezati, uredite svoje kontakte, dogovorite odgovornosti, testirajte s probnom e-porukom i postavite jasna pravila za praćenje. Ako također prikupljate upite putem internetskih obrazaca, naš vodič za integraciju Google Forms i CRM-a pokazuje kako i njih možete uvesti u CRM.