Integracija Microsoft Forms s CRM-om: Pretvorite odgovore iz obrazaca u kontakte, potencijalne klijente i tikete

Microsoft Forms CRM integracija povezuje obrasce koje vaš tim već izrađuje u sustavu Microsoft 365 s vašim CRM-om, tako da svaki odgovor postaje dio vaših podataka o kupcima umjesto još jednog retka u pregledu rezultata ili izvezenoj proračunskoj tablici koju netko mora ručno prepisivati. Za tvrtke koje koriste Microsoft Forms za upite za kontakt, zahtjeve za ponudom, prijave, povratne informacije ili servisne zahtjeve, ovo mijenja svakodnevni rad: novi odgovori dolaze do pravih zapisa, tim vidi tko je što tražio, a praćenje ne ovisi o tome hoće li netko otvoriti karticu s odgovorima. Ovaj vodič objašnjava što je Microsoft Forms CRM integracija, zašto je važna, kako Lua CRM upravlja Microsoft Forms obrascima, kako planirati obrasce i pravila obrade prije nego što ih povežete te kako mjeriti njezinu uspješnost. Napisan je za vlasnike te prodajne, marketinške i timove za podršku u malim tvrtkama koje rade u okruženju Microsoft 365.

Ključni zaključci

• Microsoft Forms CRM integracija uvodi odgovore iz obrazaca u CRM, pa tim radi izravno iz zapisa o kupcima, a ne s popisa odgovora.
• U sustavu Lua CRM, Microsoft Forms je dio integracija obrazaca (Forms), koje povezuju pružatelje obrazaca radi automatskog stvaranja ili ažuriranja kontakata, potencijalnih klijenata (leads) ili tiketa iz pristiglih prijava obrazaca.
• Lua CRM omogućuje vam sinkronizaciju odgovora iz sustava Microsoft Forms u Lua CRM i kontrolu načina na koji se prijave obrađuju.
• Glavne prednosti su manje ručnog prepisivanja, brže praćenje, manje tipfelera i jasno vlasništvo nad svakim novim odgovorom.
• Prije povezivanja popišite svoje obrasce, osmislite jasna pitanja, odlučite što bi svaki obrazac trebao stvoriti i testirajte s pravim odgovorom.

Što je Microsoft Forms CRM integracija?

Microsoft Forms CRM integracija povezuje obrazac izrađen u programu Microsoft Forms s vašim CRM-om kako bi se odgovori koristili za stvaranje ili ažuriranje zapisa u CRM-u. Bez integracije, odgovori obično ostaju u programu Microsoft Forms ili u izvezenoj datoteci, pa ih netko mora pročitati, odlučiti što znače i unijeti pojedinosti u CRM. S integracijom, odgovori se slijevaju u CRM, gdje mogu postati ili ažurirati kontakt, potencijalnog klijenta ili tiket.

Ideja je jednostavna: obrazac ostaje poznat način na koji vam kupci, partneri i kolege šalju informacije, a CRM postaje mjesto gdje vaš tim na temelju njih djeluje.

Zašto povezati Microsoft Forms sa svojim CRM-om

Nema više ručnog prepisivanja odgovora

Prepisivanje imena, adresa e-pošte i upita s popisa odgovora oduzima vrijeme i stvara tipfelere. Kada se odgovori sinkroniziraju u CRM, tim to vrijeme može iskoristiti za razgovor s ljudima.

Svaki obrazac vodi do pravog radnog procesa

Kontaktni obrazac, obrazac za zahtjev za ponudom i obrazac za zahtjev za uslugom imaju različita značenja. Odlučivanje unaprijed o tome kako bi se prijave iz svakog obrasca trebale obraditi, na primjer kao potencijalni klijent ili kao tiket, osigurava da svaki odgovor započne na pravom mjestu.

Brže praćenje i reakcija

Ljudi koji ispune obrazac obično očekuju odgovor. Kada se odgovori pojave u CRM-u, mogu se dodijeliti i pratiti kroz vaše uobičajene zadatke i podsjetnike, umjesto da se čeka dok netko ne provjeri obrazac.

Jedinstvena povijest po kupcu

Kada odgovor ažurira postojeći kontakt umjesto stvaranja zasebne kopije, vaš tim vidi najnoviji upit uz ranije razgovore, poslove i bilješke.

Usporedba: Microsoft Forms odgovori sami za sebe u odnosu na Microsoft Forms povezan s CRM-om

Kako Microsoft Forms funkcionira u sustavu Lua CRM

Na stranici integracija sustava Lua CRM, Microsoft Forms je naveden u kategoriji Forms (Obrasci). Ta kategorija povezuje pružatelje obrazaca radi automatskog stvaranja ili ažuriranja kontakata, potencijalnih klijenata ili tiketa iz pristiglih prijava obrazaca. Posebno za Microsoft Forms, Lua CRM omogućuje vam sinkronizaciju odgovora iz sustava Microsoft Forms u Lua CRM i kontrolu načina na koji se prijave obrađuju. Google Forms je naveden u istoj kategoriji; ako ga vaš tim također koristi, pogledajte naš vodič za Google Forms CRM integraciju.

Nakon što odgovori počnu stizati u Lua CRM, vaš tim može raditi s njima zajedno s ostatkom sustava: zapisima o kupcima, poslovima, zadacima i automatizacijom. Da biste postavili samu vezu, slijedite upute prikazane za Microsoft Forms unutar platforme Lua CRM ili se obratite Lua CRM timu za pomoć.

Kako isplanirati svoju Microsoft Forms CRM integraciju

Tehničko povezivanje samo je dio posla. Dobri rezultati ovise o dobro osmišljenim obrascima i jasnim odlukama o tome što bi svaki odgovor trebao postati. Ovi koraci pomažu:

1. Popišite obrasce koje koristite. Zapišite svaki Microsoft Form koji danas prikuplja podatke o kupcima, kao što su obrasci za kontakt, ponude, registracije, povratne informacije ili servisne zahtjeve, te tko trenutno čita te odgovore.
2. Osmislite jasna pitanja. Upotrijebite zasebna pitanja za ime, prezime, e-poštu i telefon umjesto jednog polja sa slobodnim tekstom, a pitanja koja su vam nužna označite kao obavezna. S urednim i dosljednim odgovorima puno je lakše raditi u CRM-u.
3. Odredite kako treba obraditi svaki obrazac. Dogovorite trebaju li prijave iz obrasca izraditi ili ažurirati kontakt, potencijalnog klijenta ili tiket. Na primjer, zahtjev za ponudom može biti potencijalni klijent, dok problem s uslugom može biti tiket.
4. Povežite pitanja s informacijama u CRM-u. Napravite jednostavan popis u dva stupca: svako pitanje iz obrasca s lijeve strane, a podatak u CRM-u na koji se odnosi s desne. Odlučite što bi se trebalo dogoditi s odgovorima koji nemaju očito mjesto.
5. Povežite Microsoft Forms. Slijedite upute unutar Lua CRM-a ili kontaktirajte tim Lua CRM-a kako bi se odgovori sinkronizirali u Lua CRM i obradili na planirani način.
6. Testirajte sa stvarnim odgovorom. Ispunite obrazac sami, provjerite pojavljuje li se očekivani zapis s točnim podacima i testirajte što se događa kada se ponovno pošalje ista adresa e-pošte.
7. Dodijelite praćenje. Odlučite tko obrađuje nove odgovore iz svakog obrasca, koliko brzo treba odgovoriti i koje zadatke ili podsjetnike treba izraditi.
8. Pregledajte nakon dva tjedna. Provjerite nedostaju li podaci, ima li duplikata i sporih odgovora, a zatim prilagodite pitanja u obrascu ili pravila obrade.

Najbolje prakse za Microsoft Forms i CRM tijekove rada

Koristite pitanja s višestrukim izborom gdje god je moguće

Upotrijebite pitanja s višestrukim izborom ili padajućim izbornikom za stavke kao što su vrsta usluge, lokacija ili raspon budžeta. Dosljedne odgovore kasnije je lakše filtrirati i segmentirati. Naš vodič za segmentaciju kupaca pokazuje kako iskoristiti te podatke.

Odvojite interne obrasce od obrazaca za klijente

Mnogi timovi koriste Microsoft Forms i za interne ankete i kvizove. Jasno odredite koji obrasci prikupljaju podatke o klijentima za CRM, a koji trebaju ostati izvan njega.

Jasno zatražite privolu

Ako planirate slati biltene ili ponude, dodajte jasno pitanje o privoli i zabilježite odgovor kako bi marketing poštovao ono na što je svaka osoba pristala.

Zatvorite krug

Svaki bi odgovor trebao završiti jasnim ishodom: odgovorom, rezerviranim pozivom, riješenim zahtjevom ili kvalificiranim potencijalnim klijentom. Naš članak o upravljanju potencijalnim klijentima objašnjava kako kvalificirati i njegovati nove upite, a CRM automatizacija pokazuje kako stvoriti zadatke praćenja bez ručnog podsjećanja.

Ilustrativni primjer: konzultantska tvrtka koja više ne gubi zahtjeve za ponudama

Zamislite malu konzultantsku tvrtku koja radi u sustavu Microsoft 365 i koristi Microsoft Form za zahtjeve za ponudama na svojoj web stranici. Odgovori su se provjeravali nekoliko puta tjedno, a neki su potencijalni klijenti danima čekali odgovor. Tvrtka je popisala svoje obrasce, odlučila da zahtjevi za ponudama trebaju postati potencijalni klijenti, a pitanja o uslugama tiketi, povezala Microsoft Forms sa svojim CRM-om i dodijelila nove potencijalne klijente jednom voditelju ključnih kupaca s podsjetnikom za praćenje. Zahtjevi su se sada pojavljivali u CRM-u uz prethodne razgovore, a tim je radio s jednog popisa. Ovo je hipotetski primjer koji prikazuje radni tijek, a ne mjerena studija slučaja.

Metrike koje treba pratiti

Vrijeme do prvog odgovora

Prosječno vrijeme između primitka odgovora na obrazac i prvog odgovora vašeg tima.

Neobrađeni odgovori

Broj novih zapisa iz obrazaca koji na kraju svakog dana još uvijek nemaju dodijeljenog vlasnika ili sljedeći korak.

Stopa odgovora pretvorenih u poslove

Odgovori na obrasce koji su doveli do posla, rezervacije ili prodaje ÷ ukupni odgovori na obrasce.

Duplicirani i nepotpuni zapisi

Zapisi iz obrazaca koji su zahtijevali ručno čišćenje ÷ svi zapisi stvoreni iz obrazaca. Visok udio ukazuje na nejasna pitanja ili pravila obrade.

Često postavljana pitanja

Zaključak

Integracija Microsoft Formsa i CRM-a pretvara popise odgovora u zapise na temelju kojih vaš tim može djelovati. Uz Lua CRM, odgovori iz Microsoft Formsa mogu se sinkronizirati u CRM i obraditi na način koji odaberete, kao dio integracija obrazaca koje stvaraju ili ažuriraju kontakte, potencijalne klijente ili tikete. Planirajte svoja pitanja, odlučite što bi svaki obrazac trebao stvoriti, pažljivo testirajte i dodijelite jasne zadatke za praćenje. Ako još uvijek premještate podatke o klijentima iz proračunskih tablica, naš vodič za migraciju s Excela na CRM može vam pomoći.