Інтеграція Microsoft Forms та CRM об'єднує форми, які ваша команда вже створює в Microsoft 365, з вашою CRM-системою, завдяки чому кожна відповідь стає частиною даних про клієнтів, а не черговим рядком на вкладці результатів чи в експортованій електронній таблиці, яку доводиться копіювати вручну. Для компаній, які використовують Microsoft Forms для запитів на зворотний зв'язок, запитів цін, реєстрацій, відгуків або сервісних звернень, це змінює щоденну роботу: нові відповіді потрапляють до потрібних записів, команда бачить, хто і про що запитував, а подальша комунікація не залежить від того, чи відкрив хтось вкладку відповідей. У цьому посібнику пояснюється, що таке інтеграція Microsoft Forms із CRM, чому вона важлива, як Lua CRM працює з Microsoft Forms, як спланувати форми та правила обробки перед їх підключенням, а також як оцінити її ефективність. Він створений для власників бізнесу, а також команд продажу, маркетингу та підтримки в малого бізнесу, які працюють у Microsoft 365.
Ключові висновки
- Інтеграція Microsoft Forms та CRM передає відповіді з форм у CRM, тому команда працює з картками клієнтів, а не зі списками відповідей.
- У Lua CRM Microsoft Forms є частиною категорії інтеграцій форм (Forms), які підключають провайдерів форм для автоматичного створення або оновлення контактів, лідів чи тікетів із вхідних заявок.
- Lua CRM дозволяє синхронізувати відповіді Microsoft Forms із Lua CRM і керувати тим, як обробляються надіслані заявки.
- Головні переваги — менше ручного копіювання, швидша подальша комунікація, менше помилок введення та чітке закріплення відповідального за кожну нову відповідь.
- Перед підключенням складіть перелік форм, сформулюйте чіткі запитання, вирішіть, які сутності повинна створювати кожна форма, і протестуйте роботу на реальній відповіді.
Що таке інтеграція Microsoft Forms та CRM?
Інтеграція Microsoft Forms із CRM зв'язує форму, створену в Microsoft Forms, із вашою CRM, завдяки чому отримані відповіді використовуються для створення або оновлення записів у CRM. Без інтеграції відповіді зазвичай залишаються в Microsoft Forms або в експортованому файлі, і комусь доводиться їх читати, вирішувати, що з ними робити, та вручну вводити деталі в CRM. Завдяки інтеграції відповіді автоматично надходять у CRM, де вони можуть створювати або оновлювати контакт, лід чи тікет.
Ідея проста: форма залишається звичним інструментом для клієнтів, партнерів і колег, щоб надіслати вам інформацію, а CRM стає місцем, де ваша команда працює з нею.
Навіщо підключати Microsoft Forms до CRM
Більше жодного копіювання відповідей вручну
Копіювання імен, адрес електронної пошти та запитів зі списку відповідей забирає час і призводить до помилок під час введення. Коли відповіді синхронізуються із CRM, команда може присвятити цей час спілкуванню з людьми.
Кожна форма запускає потрібний робочий процес
Форма контакту, запит на розрахунок вартості та форма сервісного звернення мають різне призначення. Попереднє визначення того, як мають оброблятися заявки з кожної форми (наприклад, як лід чи як тікет), гарантує, що кожна відповідь потрапить у потрібний процес.
Швидша подальша комунікація
Люди, які заповнюють форму, зазвичай очікують на швидку відповідь. Коли запити з'являються в CRM, їх можна одразу призначити відповідальним і опрацьовувати за допомогою звичних завдань і нагадувань, не чекаючи, поки хтось перевірить саму форму.
Єдина історія кожного клієнта
Коли відповідь оновлює наявний контакт замість створення дубліката, ваша команда бачить останній запит поруч із попередніми розмовами, угодами та примітками.
Відповіді лише в Microsoft Forms проти Microsoft Forms, підключеного до CRM
| Критерій | Відповіді лише в Microsoft Forms | Microsoft Forms, підключений до CRM |
|---|---|---|
| Де зберігаються відповіді | Вкладка відповідей або експортована таблиця | Записи в CRM, такі як контакти, ліди або тікети |
| Введення даних | Копіюються вручну в інші інструменти | Відповіді автоматично синхронізуються із CRM |
| Обробка | Кожен працівник самостійно вирішує, що робити з відповіддю | Узгоджені правила обробки надісланих заявок |
| Контекст клієнта | Відокремлений від попередніх взаємодій | Пов'язаний з історією клієнта в CRM |
| Подальша дія (Follow-up) | Залежить від того, чи перевірить хтось форму | Може створювати угоди, завдання та нагадування в CRM |
Як працює Microsoft Forms у Lua CRM
На сторінці інтеграцій Lua CRM Microsoft Forms представлений у категорії «Форми» (Forms). Ця категорія дозволяє підключати провайдерів форм для автоматичного створення або оновлення контактів, лідів чи тікетів із вхідних заявок. Зокрема для Microsoft Forms Lua CRM дозволяє синхронізувати отримані відповіді з Lua CRM і контролювати спосіб їх обробки. У цій самій категорії також є Google Forms; якщо ваша команда теж користується цим сервісом, перегляньте наш посібник з інтеграції Google Forms із CRM.
Щойно відповіді почнуть надходити до Lua CRM, ваша команда зможе працювати з ними разом з рештою системи: картками клієнтів, угодами, завданнями та автоматизацією. Щоб налаштувати саме підключення, дотримуйтесь інструкцій для Microsoft Forms у Lua CRM або зверніться по допомогу до команди Lua CRM.
Як спланувати інтеграцію Microsoft Forms та CRM
Технічне налаштування — це лише частина справи. Успішний результат залежить від грамотно розроблених форм і чіткого розуміння того, у що має перетворюватися кожна відповідь. У цьому допоможуть такі кроки:
- Складіть перелік використовуваних форм. Зафіксуйте кожну форму Microsoft Forms, яка зараз збирає дані клієнтів (наприклад, форми контактів, запитів вартості, реєстрацій, відгуків або сервісних запитів), а також зазначте, хто наразі переглядає ці відповіді.
- Створюйте чіткі запитання. Використовуйте окремі поля для імені, прізвища, електронної пошти та номера телефону замість одного поля для вільного тексту й позначайте обов’язкові запитання. З коректними та узгодженими відповідями набагато легше працювати в CRM.
- Визначте спосіб обробки кожної форми. Узгодьте, чи мають відповіді з форми створювати або оновлювати контакт, лід або тікет. Наприклад, запит на розрахунок вартості може бути лідом, тоді як сервісна проблема — тікетом.
- Зіставте запитання з полями в CRM. Складіть простий список із двох колонок: кожне запитання форми ліворуч, а відповідні дані в CRM — праворуч. Вирішіть, що робити з відповідями, які не мають очевидного місця збереження.
- Підключіть Microsoft Forms. Дотримуйтесь інструкцій усередині Lua CRM або зв’яжіться з командою Lua CRM, щоб відповіді синхронізувалися з Lua CRM і оброблялися за запланованим сценарієм.
- Протестуйте на реальній відповіді. Заповніть форму самостійно, перевірте, чи з’являється потрібний запис із правильними даними, і перевірте, що станеться, якщо ту саму електронну адресу надіслати повторно.
- Призначте відповідальних за подальші дії. Визначте, хто опрацьовуватиме нові відповіді з кожної форми, наскільки швидко слід відповідати та які завдання або нагадування мають створюватися.
- Зробіть огляд через два тижні. Перевірте наявність відсутніх даних, дублікатів і затримок із відповідями, після чого скоригуйте запитання форми або правила обробки.
Найкращі практики для робочих процесів із Microsoft Forms і CRM
Використовуйте запитання з варіантами вибору, де це можливо
Використовуйте запитання з вибором варіантів або випадаючим списком для таких параметрів, як тип послуги, локація чи діапазон бюджету. Узгоджені відповіді легше фільтрувати та сегментувати надалі. Наш посібник із сегментації клієнтів демонструє, як використовувати ці дані.
Розділяйте внутрішні форми та форми для клієнтів
Багато команд також використовують Microsoft Forms для внутрішніх опитувань і тестів. Чітко визначте, які форми збирають інформацію про клієнтів для CRM, а які повинні залишатися поза її межами.
Чітко запитуйте згоду
Якщо ви плануєте надсилати інформаційні розсилки або спеціальні пропозиції, додайте чітке запитання про згоду та фіксуйте відповідь, щоб маркетинг відповідав тому, на що погодилася кожна людина.
Завершуйте цикл обробки
Кожна відповідь повинна мати чіткий результат: відповідь клієнту, запланований дзвінок, вирішений запит або кваліфікований лід. Наша стаття про управління лідами пояснює, як кваліфікувати та розвивати нові запити, а матеріал про автоматизацію CRM показує, як створювати завдання для подальших дій без ручного контролю.
Наочний приклад: консалтингова компанія, яка більше не втрачає запити на розрахунок вартості
Уявіть невелику консалтингову компанію, яка працює в Microsoft 365 і використовує форму Microsoft Forms для запитів на комерційну пропозицію на своєму вебсайті. Відповіді перевірялися лише кілька разів на тиждень, і деякі потенційні клієнти чекали на відповідь цілими днями. Компанія впорядкувала свої форми, вирішила, що запити на комерційну пропозицію мають ставати лідами, а сервісні запитання — тікетами, підключила Microsoft Forms до своєї CRM і призначила нові ліди одному акаунт-менеджеру з нагадуванням про подальші дії. Тепер запити з’являлися в CRM поруч із попередніми бесідами, і команда працювала з єдиним списком. Це гіпотетичний приклад для демонстрації робочого процесу, а не статистичне практичне дослідження.
Метрики для відстеження
Час до першої відповіді
Середній час між заповненням форми та першою відповіддю вашої команди.
Необроблені відповіді
Кількість нових записів із форм, які наприкінці кожного дня все ще не мають відповідального чи запланованого наступного кроку.
Конверсія відповідей в угоди
Відповіді з форм, що привели до угоди, бронювання або продажу ÷ усі відповіді з форм.
Дублікати та неповні записи
Записи з форм, які потребували очищення вручну ÷ усі записи, створені з форм. Висока частка свідчить про незрозумілі запитання або правила обробки.
