Microsoft Forms -CRM-integraatio yhdistää tiimisi Microsoft 365:ssä luomat lomakkeet CRM-järjestelmääsi. Näin jokaisesta vastauksesta tulee osa asiakastietojasi sen sijaan, että se jäisi vain uudeksi riviksi vastausnäkymään tai vietyyn taulukkolaskentatiedostoon, josta jonkun täytyy kopioida se käsin. Yrityksille, jotka käyttävät Microsoft Formsia yhteydenotto-, tarjous-, ilmoittautumis-, palaute- tai palvelupyyntöihin, tämä muuttaa päivittäistä työtä: uudet vastaukset ohjautuvat suoraan oikeisiin tietueisiin, tiimi näkee kuka kysyi mitäkin, eikä jatkotoimenpiteiden tekeminen ole kiinni siitä, muistaako joku avata vastausvälilehden. Tässä oppaassa kerrotaan, mikä Microsoft Forms -CRM-integraatio on, miksi se on tärkeä, miten Lua CRM käsittelee Microsoft Formsia, miten lomakkeet ja käsittelysäännöt kannattaa suunnitella ennen yhdistämistä ja miten sen toimivuutta mitataan. Opas on suunnattu Microsoft 365 -ympäristössä toimivien pienten yritysten omistajille sekä myynti-, markkinointi- ja asiakastukitiimeille.
Keskeiset opit
- Microsoft Forms -CRM-integraatio tuo lomakevastaukset CRM:ään, jolloin tiimi työskentelee suoraan asiakastietueiden eikä erillisten vastauslistojen pohjalta.
- Lua CRM:ssä Microsoft Forms on osa Lomakeintegraatioita, jotka yhdistävät lomakepalvelut luodakseen tai päivittääkseen kontakteja, liidejä tai tukipyyntöjä automaattisesti saapuvista lomakelähetyksistä.
- Lua CRM mahdollistaa Microsoft Forms -vastausten synkronoinnin Lua CRM:ään sekä lähetysten käsittelytapojen hallinnan.
- Tärkeimmät hyödyt ovat manuaalisen kopioinnin väheneminen, nopeampi reagointi, vähemmän kirjoitusvirheitä ja selkeä vastuuhenkilö jokaiselle uudelle vastaukselle.
- Ennen yhdistämistä listaa lomakkeesi, suunnittele selkeät kysymykset, päätä mitä minkäkin lomakkeen tulisi luoda ja testaa toiminta oikealla vastauksella.
Mikä on Microsoft Forms -CRM-integraatio?
Microsoft Forms -CRM-integraatio yhdistää Microsoft Formsilla luodun lomakkeen CRM-järjestelmääsi siten, että vastauksia käytetään tietueiden luomiseen tai päivittämiseen CRM:ssä. Ilman integraatiota vastaukset jäävät yleensä Microsoft Formsiin tai vietyyn tiedostoon, jolloin jonkun täytyy lukea ne, päättää mitä niille tehdään ja syöttää tiedot käsin CRM:ään. Integraation avulla vastaukset siirtyvät CRM:ään, jossa ne voivat luoda tai päivittää kontaktin, liidin tai tukipyynnön.
Idea on yksinkertainen: lomake säilyy tuttuna tapana, jolla asiakkaat, kumppanit ja kollegat lähettävät tietoa, ja CRM:stä tulee paikka, jossa tiimisi ryhtyy toimiin sen pohjalta.
Miksi yhdistää Microsoft Forms CRM-järjestelmään
Ei enää vastausten manuaalista kopiointia
Nimien, sähköpostiosoitteiden ja pyyntöjen kopioiminen vastauslistasta vie aikaa ja aiheuttaa kirjoitusvirheitä. Kun vastaukset synkronoidaan CRM:ään, tiimi voi käyttää tämän ajan asiakkaiden kanssa keskustelemiseen.
Jokainen lomake ohjaa oikeaan työnkulkuun
Yhteydenottolomake, tarjouspyyntölomake ja palvelupyyntölomake tarkoittavat eri asioita. Kun päätät etukäteen, miten kunkin lomakkeen lähetykset käsitellään – esimerkiksi liidinä tai tukipyyntönä – jokainen vastaus ohjautuu heti oikeaan paikkaan.
Nopeampi reagointi
Lomakkeen täyttäneet ihmiset odottavat yleensä vastausta. Kun vastaukset näkyvät suoraan CRM:ssä, ne voidaan osoittaa vastuuhenkilölle ja niitä voidaan seurata tavanomaisten tehtävien ja muistutusten kautta sen sijaan, että odotettaisiin jonkun käyvän tarkistamassa lomakkeen.
Yhtenäinen asiakashistoria
Kun vastaus päivittää olemassa olevan kontaktin erillisen kaksoiskappaleen luomisen sijaan, tiimisi näkee uusimman pyynnön aiempien keskustelujen, kauppojen ja muistiinpanojen rinnalla.
Vastaukset pelkässä Microsoft Formsissa verrattuna CRM:ään yhdistettyyn Microsoft Formsiin
| Osa-alue | Vastaukset vain Microsoft Formsissa | Microsoft Forms yhdistettynä CRM:ään |
|---|---|---|
| Missä vastaukset sijaitsevat | Vastausnäkymässä tai viedyssä taulukkolaskentatiedostossa | CRM-tietueissa, kuten kontakteissa, liideissä tai tukipyynnöissä |
| Tiedonsyöttö | Kopioidaan käsin muihin työkaluihin | Vastaukset synkronoidaan suoraan CRM:ään |
| Käsittely | Jokainen päättää itse, mitä vastaukselle tehdään | Sovitut säännöt lähetysten käsittelylle |
| Asiakaskonteksti | Irrallaan aiemmista keskusteluista | Linkitetty asiakashistoriaan CRM:ssä |
| Jatkotoimenpiteet | Riippuvainen siitä, että joku tarkistaa lomakkeen | Voi luoda kauppoja, tehtäviä ja muistutuksia CRM:ään |
Miten Microsoft Forms toimii Lua CRM:ssä
Lua CRM:n integraatiosivulla Microsoft Forms on listattu Lomakkeet-kategoriassa. Kyseinen kategoria yhdistää lomakepalvelut luodakseen tai päivittääkseen kontakteja, liidejä tai tukipyyntöjä automaattisesti saapuvista lomakelähetyksistä. Erityisesti Microsoft Formsin osalta Lua CRM mahdollistaa Microsoft Forms -vastausten synkronoinnin Lua CRM:ään sekä lähetysten käsittelytapojen hallinnan. Google Forms löytyy samasta kategoriasta; jos tiimisi käyttää myös sitä, tutustu Google Forms -CRM-integraatio -oppaaseemme.
Kun vastaukset siirtyvät Lua CRM:ään, tiimisi voi käsitellä niitä yhdessä muun järjestelmän kanssa: asiakastietueiden, kauppojen, tehtävien ja automaatioiden parissa. Itse yhteyden muodostamiseksi seuraa Lua CRM:ssä Microsoft Formsille näytettyjä ohjeita tai pyydä apua Lua CRM:n tiimiltä.
Miten suunnitella Microsoft Forms -CRM-integraatio
Tekninen yhdistäminen on vain osa työtä. Hyvät tulokset riippuvat hyvin suunnitelluista lomakkeista ja selkeistä päätöksistä siitä, mitä kustakin vastauksesta tulisi muodostua. Nämä vaiheet auttavat:
- Listaa käyttämäsi lomakkeet. Kirjaa ylös jokainen Microsoft Forms -lomake, joka kerää asiakastietoja tällä hetkellä – kuten yhteydenotto-, tarjous-, ilmoittautumis-, palaute- tai palvelupyyntölomakkeet – sekä se, kuka vastauksia tällä hetkellä lukee.
- Suunnittele selkeät kysymykset. Käytä erillisiä kenttiä etunimelle, sukunimelle, sähköpostille ja puhelinnumerolle yhden vapaatekstikentän sijaan ja merkitse tarvittavat kysymykset pakollisiksi. Siistit ja yhdenmukaiset vastaukset tekevät CRM-työskentelystä paljon helpompaa.
- Päätä, miten kukin lomake käsitellään. Sovi, luodaanko tai päivitetäänkö lomakkeen lähetysten perusteella kontakti, liidi vai tukipyyntö. Esimerkiksi tarjouspyyntö voi olla liidi, kun taas palveluongelma voi olla tukipyyntö.
- Yhdistä kysymykset CRM-tietoihin. Tee yksinkertainen kaksisarakkeinen lista: kukin lomakekysymys vasemmalle ja sitä vastaava CRM-tieto oikealle. Päätä, mitä tehdään vastauksille, joille ei ole ilmeistä paikkaa.
- Yhdistä Microsoft Forms. Seuraa Lua CRM:n sisäisiä ohjeita tai ota yhteyttä Lua CRM -tiimiin, jotta vastaukset synkronoidaan Lua CRM:ään ja käsitellään suunnittelemallasi tavalla.
- Testaa oikealla vastauksella. Täytä lomake itse, varmista, että odotettu tietue ilmestyy oikeilla tiedoilla, ja testaa, mitä tapahtuu, kun sama sähköpostiosoite lähetetään uudelleen.
- Määritä seuranta. Päätä, kuka käsittelee kunkin lomakkeen uudet vastaukset, kuinka nopeasti niihin tulisi vastata ja mitä tehtäviä tai muistutuksia tulisi luoda.
- Tarkastele tilannetta kahden viikon kuluttua. Tarkista puuttuvat tiedot, kaksoiskappaleet ja hitaat vastaukset, ja säädä sen jälkeen lomakkeen kysymyksiä tai käsittelysääntöjä.
Parhaat käytännöt Microsoft Formsin ja CRM-työnkulkujen käyttöön
Käytä monivalintakysymyksiä aina kun mahdollista
Käytä monivalinta- tai pudotusvalikkokysymyksiä esimerkiksi palvelutyypille, sijainnille tai budjettiluokalle. Yhdenmukaisia vastauksia on helpompi suodattaa ja segmentoida myöhemmin. Asiakassegmentointia käsittelevä oppaamme näyttää, miten näitä tietoja hyödynnetään.
Pidä sisäiset ja asiakaslomakkeet erillään
Monet tiimit käyttävät Microsoft Formsia myös sisäisiin kyselyihin ja tietovisoihin. Määrittele selkeästi, mitkä lomakkeet keräävät asiakastietoja CRM:ään ja mitkä tulisi pitää sen ulkopuolella.
Pyydä suostumus selkeästi
Jos aiot lähettää uutiskirjeitä tai tarjouksia, lisää selkeä suostumuskysymys ja tallenna vastaus, jotta markkinointi noudattaa kunkin henkilön antamaa suostumusta.
Vie asiat aina päätökseen asti
Jokaisen vastauksen tulisi johtaa selkeään lopputulokseen: vastaukseen, varattuun puheluun, ratkaistuun pyyntöön tai kvalifioituun liidiin. Artikkelimme liidien hallinnasta selittää, miten uusia yhteydenottoja kvalifioidaan ja hoivataan, ja CRM-automaatio näyttää, kuinka seurantatehtäviä luodaan ilman manuaalista työtä.
Havainnollistava esimerkki: konsulttiyritys, joka ei enää kadota tarjouspyyntöjä
Kuvittele pieni konsulttiyritys, joka käyttää Microsoft 365 -ympäristöä ja hyödyntää verkkosivustollaan Microsoft Forms -lomaketta tarjouspyyntöihin. Vastaukset tarkistettiin muutaman kerran viikossa, ja jotkut prospektit odottivat vastausta päiviä. Yritys kartoitti lomakkeensa, päätti, että tarjouspyynnöistä tehdään liidejä ja palvelukysymyksistä tukipyyntöjä, yhdisti Microsoft Formsin CRM-järjestelmäänsä ja osoitti uudet liidit yhdelle asiakasvastaavalle seurantamuistutuksen kera. Pyynnöt näkyivät nyt CRM:ssä aiempien keskustelujen rinnalla, ja tiimi työskenteli yhden ja saman listan pohjalta. Tämä on hypoteettinen esimerkki työnkulun havainnollistamiseksi, ei mitattu asiakastapaus.
Seurattavat mittarit
Aika ensimmäiseen vastaukseen
Keskimääräinen aika lomakevastauksen ja tiimisi ensimmäisen vastauksen välillä.
Käsittelemättömät vastaukset
Lomakkeista syntyneiden uusien tietueiden määrä, joilla ei ole vastuuhenkilöä tai seuraavaa toimenpidettä kunkin päivän päätteeksi.
Vastauksista kaupoiksi -konversio
Kauppaan, varaukseen tai myyntiin johtaneet lomakevastaukset ÷ kaikki lomakevastaukset.
Kaksoiskappaleet ja puutteelliset tietueet
Lomakkeista luodut tietueet, jotka vaativat manuaalista siivousta ÷ kaikki lomakkeista luodut tietueet. Korkea osuus viittaa epäselviin kysymyksiin tai käsittelysääntöihin.
