Η ενσωμάτωση του Microsoft Forms με το CRM συνδέει τις φόρμες που δημιουργεί ήδη η ομάδα σας στο Microsoft 365 με το CRM σας, ώστε κάθε απάντηση να γίνεται μέρος των δεδομένων πελατών σας αντί για άλλη μια γραμμή σε μια προβολή αποτελεσμάτων ή ένα εξαγόμενο υπολογιστικό φύλλο που κάποιος πρέπει να αντιγράψει χειροκίνητα. Για επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν το Microsoft Forms για αιτήματα επικοινωνίας, αιτήματα προσφορών, εγγραφές, σχόλια ή αιτήματα εξυπηρέτησης, αυτό αλλάζει την καθημερινή εργασία: οι νέες απαντήσεις φτάνουν στις σωστές εγγραφές, η ομάδα βλέπει ποιος ζήτησε τι και η περαιτέρω επικοινωνία δεν εξαρτάται από το αν κάποιος θα ανοίξει την καρτέλα των απαντήσεων. Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι είναι η ενσωμάτωση του Microsoft Forms με το CRM, γιατί είναι σημαντική, πώς διαχειρίζεται το Lua CRM το Microsoft Forms, πώς να σχεδιάσετε τις φόρμες και τους κανόνες επεξεργασίας πριν τις συνδέσετε και πώς να μετρήσετε εάν λειτουργεί αποτελεσματικά. Είναι γραμμένος για ιδιοκτήτες και ομάδες πωλήσεων, μάρκετινγκ και υποστήριξης σε μικρές επιχειρήσεις που εργάζονται στο Microsoft 365.
Βασικά συμπεράσματα
- Η ενσωμάτωση του Microsoft Forms με το CRM μεταφέρει τις απαντήσεις των φορμών στο CRM, ώστε η ομάδα να εργάζεται απευθείας από τις εγγραφές πελατών αντί για λίστες απαντήσεων.
- Στο Lua CRM, το Microsoft Forms αποτελεί μέρος των ενσωματώσεων Φορμών, οι οποίες συνδέουν παρόχους φορμών για την αυτόματη δημιουργία ή ενημέρωση επαφών, leads ή αιτημάτων υποστήριξης (tickets) από τις εισερχόμενες υποβολές.
- Το Lua CRM σας επιτρέπει να συγχρονίζετε τις απαντήσεις του Microsoft Forms στο Lua CRM και να ελέγχετε τον τρόπο επεξεργασίας των υποβολών.
- Τα κύρια οφέλη είναι η λιγότερη χειροκίνητη αντιγραφή, η ταχύτερη παρακολούθηση, τα λιγότερα τυπογραφικά λάθη και η σαφής ανάθεση ευθύνης για κάθε νέα απάντηση.
- Πριν από τη σύνδεση, καταγράψτε τις φόρμες σας, σχεδιάστε σαφείς ερωτήσεις, αποφασίστε τι θα πρέπει να δημιουργεί κάθε φόρμα και κάντε δοκιμή με μια πραγματική απάντηση.
Τι είναι η ενσωμάτωση του Microsoft Forms με το CRM;
Η ενσωμάτωση του Microsoft Forms με το CRM συνδέει μια φόρμα που δημιουργήθηκε στο Microsoft Forms με το CRM σας, έτσι ώστε οι απαντήσεις να χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία ή την ενημέρωση εγγραφών στο CRM. Χωρίς ενσωμάτωση, οι απαντήσεις συνήθως παραμένουν στο Microsoft Forms ή σε ένα εξαγόμενο αρχείο, και κάποιος πρέπει να τις διαβάσει, να αξιολογήσει το περιεχόμενό τους και να πληκτρολογήσει τα στοιχεία στο CRM. Με μια ενσωμάτωση, οι απαντήσεις ρέουν αυτόματα στο CRM, όπου μπορούν να γίνουν ή να ενημερώσουν μια επαφή, ένα lead ή ένα ticket.
Η ιδέα είναι απλή: η φόρμα παραμένει ο οικείος τρόπος με τον οποίο πελάτες, συνεργάτες και συνάδελφοι σας στέλνουν πληροφορίες, και το CRM γίνεται το μέρος όπου η ομάδα σας αναλαμβάνει δράση.
Γιατί να συνδέσετε το Microsoft Forms με το CRM σας
Τέλος στη χειροκίνητη αντιγραφή απαντήσεων
Η αντιγραφή ονομάτων, διευθύνσεων email και αιτημάτων από μια λίστα απαντήσεων απαιτεί χρόνο και οδηγεί σε λάθη πληκτρολόγησης. Όταν οι απαντήσεις συγχρονίζονται στο CRM, η ομάδα μπορεί να αφιερώσει αυτόν τον χρόνο μιλώντας με τους ενδιαφερόμενους.
Κάθε φόρμα οδηγεί στη σωστή ροή εργασίας
Μια φόρμα επικοινωνίας, μια φόρμα αιτήματος προσφοράς και μια φόρμα αιτήματος εξυπηρέτησης έχουν διαφορετικό νόημα. Η εκ των προτέρων απόφαση για το πώς θα υποβάλλονται σε επεξεργασία οι υποβολές από κάθε φόρμα, για παράδειγμα ως lead ή ως ticket, σημαίνει ότι κάθε απάντηση ξεκινά από το σωστό σημείο.
Ταχύτερο follow-up
Οι άνθρωποι που συμπληρώνουν μια φόρμα συνήθως αναμένουν μια απάντηση. Όταν οι απαντήσεις εμφανίζονται στο CRM, μπορούν να ανατεθούν και να παρακολουθηθούν μέσω των συνήθων εργασιών και υπενθυμίσεων, αντί να περιμένουν μέχρι κάποιος να ελέγξει τη φόρμα.
Ένα ενιαίο ιστορικό ανά πελάτη
Όταν μια απάντηση ενημερώνει μια υπάρχουσα επαφή αντί να δημιουργεί ένα ξεχωριστό αντίγραφο, η ομάδα σας βλέπει το πιο πρόσφατο αίτημα δίπλα σε προηγούμενες συνομιλίες, συμφωνίες και σημειώσεις.
Απαντήσεις μόνο στο Microsoft Forms σε σύγκριση με το Microsoft Forms συνδεδεμένο με CRM
| Τομέας | Απαντήσεις μόνο στο Microsoft Forms | Microsoft Forms συνδεδεμένο με CRM |
|---|---|---|
| Πού αποθηκεύονται οι απαντήσεις | Προβολή απαντήσεων ή εξαγόμενο υπολογιστικό φύλλο | Εγγραφές CRM όπως επαφές, leads ή tickets |
| Εισαγωγή δεδομένων | Χειροκίνητη αντιγραφή σε άλλα εργαλεία | Οι απαντήσεις συγχρονίζονται στο CRM |
| Επεξεργασία | Κάθε άτομο αποφασίζει ξεχωριστά τι θα κάνει με μια απάντηση | Συμφωνημένοι κανόνες για τον τρόπο επεξεργασίας των υποβολών |
| Πλαίσιο πελάτη | Απομονωμένο από προηγούμενες συνομιλίες | Συνδεδεμένο με το ιστορικό του πελάτη στο CRM |
| Follow-up | Βασίζεται στον χειροκίνητο έλεγχο της φόρμας από κάποιον | Μπορεί να οδηγήσει σε συμφωνίες, εργασίες και υπενθυμίσεις στο CRM |
Πώς λειτουργεί το Microsoft Forms στο Lua CRM
Στη σελίδα ενσωματώσεων του Lua CRM, το Microsoft Forms περιλαμβάνεται στην κατηγορία Φόρμες. Αυτή η κατηγορία συνδέει παρόχους φορμών για την αυτόματη δημιουργία ή ενημέρωση επαφών, leads ή tickets από τις εισερχόμενες υποβολές φορμών. Ειδικά για το Microsoft Forms, το Lua CRM σας επιτρέπει να συγχρονίζετε τις απαντήσεις του Microsoft Forms στο Lua CRM και να ελέγχετε τον τρόπο επεξεργασίας των υποβολών. Το Google Forms αναφέρεται στην ίδια κατηγορία· αν η ομάδα σας το χρησιμοποιεί επίσης, δείτε τον οδηγό μας για την ενσωμάτωση του Google Forms με το CRM.
Μόλις οι απαντήσεις αρχίσουν να εισέρχονται στο Lua CRM, η ομάδα σας μπορεί να εργαστεί με αυτές σε συνδυασμό με το υπόλοιπο σύστημα: εγγραφές πελατών, συμφωνίες, εργασίες και αυτοματισμούς. Για να ρυθμίσετε την ίδια τη σύνδεση, ακολουθήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται για το Microsoft Forms στο Lua CRM ή απευθυνθείτε στην ομάδα του Lua CRM για βοήθεια.
Πώς να σχεδιάσετε την ενσωμάτωση του Microsoft Forms με το CRM
Η τεχνική σύνδεση είναι μόνο ένα μέρος της δουλειάς. Τα καλά αποτελέσματα εξαρτώνται από σωστά σχεδιασμένες φόρμες και σαφείς αποφάσεις σχετικά με το τι πρέπει να δημιουργεί κάθε απάντηση. Τα παρακάτω βήματα βοηθούν:
- Καταγράψτε τις φόρμες που χρησιμοποιείτε. Καταγράψτε κάθε Microsoft Form που συλλέγει πληροφορίες πελατών σήμερα, όπως φόρμες επικοινωνίας, προσφοράς, εγγραφής, σχολίων ή αιτημάτων εξυπηρέτησης, καθώς και ποιος διαβάζει αυτή τη στιγμή τις απαντήσεις.
- Σχεδιάστε σαφείς ερωτήσεις. Χρησιμοποιήστε ξεχωριστές ερωτήσεις για το όνομα, το επώνυμο, το email και το τηλέφωνο αντί για ένα ενιαίο πλαίσιο ελεύθερου κειμένου, και ορίστε τις απαραίτητες ερωτήσεις ως υποχρεωτικές. Οι καθαρές και συνεπείς απαντήσεις είναι πολύ πιο εύχρηστες στο CRM.
- Αποφασίστε πώς θα υποβάλλεται σε επεξεργασία κάθε φόρμα. Συμφωνήστε εάν οι υποβολές από μια φόρμα πρέπει να δημιουργούν ή να ενημερώνουν μια επαφή, ένα lead ή ένα ticket. Για παράδειγμα, ένα αίτημα για προσφορά μπορεί να είναι lead, ενώ ένα πρόβλημα εξυπηρέτησης μπορεί να είναι ticket.
- Αντιστοιχίστε τις ερωτήσεις με πληροφορίες του CRM. Δημιουργήστε μια απλή λίστα δύο στηλών: κάθε ερώτηση της φόρμας στα αριστερά, οι σχετικές πληροφορίες του CRM στα δεξιά. Αποφασίστε τι θα γίνεται με τις απαντήσεις που δεν έχουν προφανή θέση.
- Συνδέστε το Microsoft Forms. Ακολουθήστε τις οδηγίες εντός της εφαρμογής στο Lua CRM ή επικοινωνήστε με την ομάδα του Lua CRM, ώστε οι απαντήσεις να συγχρονίζονται στο Lua CRM και να επεξεργάζονται όπως έχετε σχεδιάσει.
- Κάντε δοκιμή με μια πραγματική απάντηση. Συμπληρώστε τη φόρμα μόνοι σας, ελέγξτε ότι η αναμενόμενη εγγραφή εμφανίζεται με τα σωστά στοιχεία και δοκιμάστε τι συμβαίνει όταν υποβάλλεται ξανά το ίδιο email.
- Αναθέστε τη συνέχεια των ενεργειών (follow-up). Αποφασίστε ποιος χειρίζεται τις νέες απαντήσεις από κάθε φόρμα, πόσο γρήγορα πρέπει να απαντά και ποιες εργασίες ή υπενθυμίσεις πρέπει να δημιουργούνται.
- Επανεξετάστε μετά από δύο εβδομάδες. Ελέγξτε για ελλείποντα στοιχεία, διπλότυπα και καθυστερημένες απαντήσεις, και στη συνέχεια προσαρμόστε τις ερωτήσεις της φόρμας ή τους κανόνες επεξεργασίας.
Βέλτιστες πρακτικές για ροές εργασίας Microsoft Forms και CRM
Χρησιμοποιήστε ερωτήσεις επιλογής όπου είναι εφικτό
Χρησιμοποιήστε ερωτήσεις πολλαπλής επιλογής ή αναπτυσσόμενου μενού (dropdown) για στοιχεία όπως ο τύπος υπηρεσίας, η τοποθεσία ή το εύρος προϋπολογισμού. Οι συνεπείς απαντήσεις φιλτράρονται και τμηματοποιούνται ευκολότερα αργότερα. Ο οδηγός μας για την τμηματοποίηση πελατών δείχνει πώς να αξιοποιήσετε αυτά τα δεδομένα.
Διαχωρίστε τις εσωτερικές φόρμες από τις φόρμες πελατών
Πολλές ομάδες χρησιμοποιούν επίσης το Microsoft Forms για εσωτερικές έρευνες και κουίζ. Αποφασίστε ξεκάθαρα ποιες φόρμες συλλέγουν στοιχεία πελατών για το CRM και ποιες πρέπει να παραμείνουν εκτός αυτού.
Ζητήστε ρητή συγκατάθεση
Εάν σκοπεύετε να στέλνετε ενημερωτικά δελτία (newsletters) ή προσφορές, προσθέστε μια σαφή ερώτηση συγκατάθεσης και καταγράψτε την απάντηση, ώστε οι ενέργειες μάρκετινγκ να ακολουθούν αυτά στα οποία συμφώνησε το κάθε άτομο.
Ολοκληρώστε τον κύκλο ενεργειών
Κάθε απάντηση θα πρέπει να καταλήγει σε ένα σαφές αποτέλεσμα: μια απάντηση, μια προγραμματισμένη κλήση, ένα επιλυμένο αίτημα ή ένα αξιολογημένο lead. Το άρθρο μας για τη διαχείριση leads εξηγεί πώς να αξιολογείτε και να καλλιεργείτε νέα αιτήματα, και ο αυτοματισμός CRM δείχνει πώς να δημιουργείτε εργασίες παρακολούθησης χωρίς χειροκίνητη προσπάθεια.
Ενδεικτικό παράδειγμα: μια εταιρεία συμβούλων που σταματά να χάνει αιτήματα προσφορών
Φανταστείτε μια μικρή εταιρεία συμβούλων που εργάζεται στο Microsoft 365 και χρησιμοποιεί μια φόρμα του Microsoft Forms για αιτήματα προσφορών στον ιστότοπό της. Οι απαντήσεις ελέγχονταν μερικές φορές την εβδομάδα και ορισμένοι υποψήφιοι πελάτες περίμεναν μέρες για μια απάντηση. Η εταιρεία κατέγραψε τις φόρμες της, αποφάσισε ότι τα αιτήματα προσφορών πρέπει να γίνονται leads και τα ερωτήματα εξυπηρέτησης tickets, σύνδεσε το Microsoft Forms με το CRM της και ανέθεσε τα νέα leads σε έναν account manager με υπενθύμιση follow-up. Τα αιτήματα εμφανίζονταν πλέον στο CRM δίπλα σε προηγούμενες συνομιλίες και η ομάδα εργαζόταν από μία ενιαία λίστα. Αυτό είναι ένα υποθετικό παράδειγμα για να αναδείξει τη ροή εργασίας και όχι μια μετρημένη μελέτη περίπτωσης.
Μετρικές προς παρακολούθηση
Χρόνος πρώτης απάντησης
Ο μέσος χρόνος μεταξύ της υποβολής μιας φόρμας και της πρώτης απάντησης από την ομάδα σας.
Ανεπεξέργαστες απαντήσεις
Ο αριθμός των νέων εγγραφών από φόρμες που εξακολουθούν να μην έχουν υπεύθυνο ή επόμενο βήμα στο τέλος κάθε ημέρας.
Ποσοστό μετατροπής απαντήσεων σε συμφωνίες
Απαντήσεις φορμών που οδήγησαν σε συμφωνία, κράτηση ή πώληση ÷ σύνολο απαντήσεων φορμών.
Διπλότυπες και ελλιπείς εγγραφές
Εγγραφές από φόρμες που χρειάστηκαν χειροκίνητη εκκαθάριση ÷ σύνολο εγγραφών που δημιουργήθηκαν από φόρμες. Ένα υψηλό ποσοστό υποδεικνύει ασαφείς ερωτήσεις ή κανόνες επεξεργασίας.
