A Microsoft Forms CRM integráció összekapcsolja a csapata által a Microsoft 365-ben már használt űrlapokat a CRM-mel, így minden beérkező válasz az ügyféladatbázis részévé válik ahelyett, hogy csupán egy újabb sor lenne egy válaszlistában vagy egy exportált táblázatban, amelyet valakinek manuálisan kell átmásolnia. Azon vállalkozások számára, amelyek a Microsoft Forms-ot kapcsolatfelvételi megkeresésekre, árajánlatkérésekre, regisztrációkra, visszajelzésekre vagy szolgáltatási igényekre használják, ez megváltoztatja a napi munkát: az új válaszok a megfelelő rekordokhoz kerülnek, a csapat látja, hogy ki mit kért, az utánkövetés pedig nem függ attól, hogy valaki megnyitja-e a válaszok fület. Ez az útmutató bemutatja, mi az a Microsoft Forms CRM integráció, miért fontos, hogyan kezeli a Lua CRM a Microsoft Forms-ot, hogyan tervezheti meg űrlapjait és feldolgozási szabályait a csatlakoztatás előtt, valamint hogyan mérheti a működés eredményességét. Kisvállalkozások vezetőinek, valamint Microsoft 365-tel dolgozó értékesítési, marketing- és ügyfélszolgálati csapatainak szól.
Főbb tanulságok
- A Microsoft Forms CRM integráció beemeli az űrlapválaszokat a CRM-be, így a csapat válaszlisták helyett közvetlenül az ügyfélrekordokból dolgozhat.
- A Lua CRM-ben a Microsoft Forms az Űrlap-integrációk (Forms) kategória része, amely összekapcsolja az űrlapszolgáltatókat, hogy a beérkező beküldésekből automatikusan hozzon létre vagy frissítsen kapcsolatokat, leadeket vagy hibajegyeket (ticketeket).
- A Lua CRM lehetővé teszi a Microsoft Forms válaszok szinkronizálását a Lua CRM-be, valamint a beküldések feldolgozási módjának szabályozását.
- A fő előnyök a kevesebb kézi másolás, a gyorsabb utánkövetés, a kevesebb elgépelés és a minden új válaszhoz tartozó egyértelmű felelős.
- A csatlakoztatás előtt készítsen listát űrlapjairól, fogalmazzon meg világos kérdéseket, döntse el, hogy az egyes űrlapoknak mit kell létrehozniuk, és tesztelje a folyamatot egy valós válasszal.
Mi az a Microsoft Forms CRM integráció?
A Microsoft Forms CRM integráció összeköti a Microsoft Forms-ban létrehozott űrlapot a CRM-mel, így a válaszok rekordok létrehozására vagy frissítésére szolgálnak a CRM-ben. Integráció nélkül a válaszok általában a Microsoft Forms-ban vagy egy exportált fájlban maradnak, és valakinek el kell olvasnia őket, el kell döntenie, mit jelentenek, majd be kell gépelnie az adatokat a CRM-be. Integrációval a válaszok közvetlenül a CRM-be áramlanak, ahol kapcsolattá, leaddé vagy hibajeggyé válhatnak, illetve meglévőket frissíthetnek.
Az elgondolás egyszerű: az űrlap megmarad az ügyfelek, partnerek és kollégák számára megszokott információmegosztási felületnek, a CRM pedig az a hely lesz, ahol a csapata intézkedik az adatok alapján.
Miért érdemes összekapcsolni a Microsoft Forms-ot a CRM-mel?
Nincs többé kézi válaszmásolás
A nevek, e-mailek és kérések kimásolása a válaszlistákból időt vesz igénybe, és gépelési hibákhoz vezethet. Ha a válaszok automatikusan szinkronizálódnak a CRM-be, a csapat ezt az időt az ügyfelekkel való érdemi kommunikációra fordíthatja.
Minden űrlap a megfelelő munkafolyamathoz vezet
Egy kapcsolatfelvételi űrlap, egy árajánlatkérő űrlap és egy ügyfélszolgálati űrlap eltérő kezelést igényel. Ha előre meghatározza, hogy az egyes űrlapok beküldései hogyan kerüljenek feldolgozásra – például leadként vagy hibajegyként –, minden válasz rögtön a megfelelő helyen indul el.
Gyorsabb utánkövetés
Az űrlapokat kitöltő személyek általában gyors választ várnak. Amikor a válaszok megjelennek a CRM-ben, kioszthatók felelősöknek, és a szokásos feladatokon és emlékeztetőkön keresztül azonnal utánkövethetők ahelyett, hogy arra várnának, mikor ellenőrzi valaki az űrlapot.
Ügyfelenként egyetlen előzménytörténet
Amikor egy válasz egy meglévő kapcsolatot frissít ahelyett, hogy külön másolatot hozna létre, a csapata a legújabb megkeresést a korábbi beszélgetések, ügyletek és feljegyzések mellett látja egy helyen.
Önmagukban álló Microsoft Forms válaszok a CRM-hez kapcsolt Microsoft Forms-szal szemben
| Terület | Válaszok kizárólag a Microsoft Forms-ban | CRM-hez kapcsolt Microsoft Forms |
|---|---|---|
| Hol találhatók a válaszok | Válaszok nézetben vagy exportált táblázatban | CRM-rekordokban, például kapcsolatokban, leadekben vagy hibajegyekben |
| Adatrögzítés | Manuálisan átmásolva más eszközökbe | A válaszok közvetlenül szinkronizálódnak a CRM-be |
| Feldolgozás | Mindenki maga dönti el, mit kezd egy válasszal | Előre meghatározott szabályok a beküldések feldolgozására |
| Ügyfélkontextus | Elkülönül a korábbi beszélgetésektől | Összekapcsolódik az ügyfél CRM-beli előzményeivel |
| Utánkövetés | Attól függ, hogy valaki ellenőrzi-e az űrlapot | Ügyletekhez, feladatokhoz és emlékeztetőkhöz vezethet a CRM-ben |
Hogyan működik a Microsoft Forms a Lua CRM-ben
A Lua CRM integrációs oldalán a Microsoft Forms az Űrlapok (Forms) kategóriában található. Ez a kategória űrlapszolgáltatókat kapcsol össze, hogy a beérkező beküldésekből automatikusan hozzon létre vagy frissítsen kapcsolatokat, leadeket vagy hibajegyeket. Kifejezetten a Microsoft Forms esetében a Lua CRM lehetővé teszi a Microsoft Forms válaszok szinkronizálását a Lua CRM-be, valamint a beküldések feldolgozásának szabályozását. A Google Forms ugyanebben a kategóriában szerepel; ha csapata azt is használja, tekintse meg a Google Forms CRM integráció útmutatónkat.
Miután a válaszok elkezdenek beérkezni a Lua CRM-be, csapata a rendszer többi részével együtt kezelheti őket: ügyfélrekordokkal, ügyletekkel, feladatokkal és automatizációkkal. Magának a kapcsolatnak a beállításához kövesse a Microsoft Forms-hoz a Lua CRM-ben megjelenő utasításokat, vagy kérjen segítséget a Lua CRM csapatától.
Hogyan tervezze meg a Microsoft Forms CRM integrációt
A technikai összekapcsolás csupán a munka egy része. A jó eredmények a jól megtervezett űrlapokon és azokon az egyértelmű döntéseken múlnak, hogy mivé alakuljon az egyes válaszok tartalma. Az alábbi lépések segítenek ebben:
- Készítsen listát a használt űrlapokról. Írjon össze minden olyan Microsoft Form-ot, amely jelenleg ügyfélinformációkat gyűjt – például kapcsolatfelvételi, árajánlatkérő, regisztrációs, visszajelzési vagy hibajelentő űrlapokat –, valamint azt, hogy jelenleg ki tekinti át a válaszokat.
- Fogalmazzon meg világos kérdéseket. Egyetlen szabadszöveges mező helyett használjon külön kérdéseket a keresztnévre, vezetéknévre, e-mail-címre és telefonszámra, és jelölje meg kötelezőként a szükséges mezőket. A tiszta, következetes válaszokkal sokkal könnyebb dolgozni a CRM-ben.
- Döntse el, hogyan dolgozzák fel az egyes űrlapokat. Határozza meg, hogy egy űrlap beküldése új kapcsolatot, leadet vagy hibajegyet hozzon-e létre, vagy egy meglévőt frissítsen. Például egy árajánlatkérés lehet lead, míg egy szervizprobléma lehet hibajegy.
- Párosítsa a kérdéseket a CRM-adatokkal. Készítsen egy egyszerű kétoszlopos listát: bal oldalon az űrlap kérdéseivel, jobb oldalon a hozzájuk kapcsolódó CRM-adatokkal. Döntse el, mi történjen azokkal a válaszokkal, amelyeknek nincs egyértelmű helyük.
- Kapcsolja össze a Microsoft Forms szolgáltatást. Kövesse a Lua CRM-en belüli útmutatót, vagy lépjen kapcsolatba a Lua CRM csapatával, hogy a válaszok szinkronizálódjanak a Lua CRM-be, és a tervezett módon kerüljenek feldolgozásra.
- Tesztelje valós válasszal. Töltse ki maga az űrlapot, ellenőrizze, hogy a várt rekord megjelenik-e a megfelelő adatokkal, és tesztelje, mi történik, ha ugyanazt az e-mail-címet küldik be újra.
- Rendeljen hozzá felelőst az utánkövetéshez. Döntse el, ki kezeli az egyes űrlapokról érkező új válaszokat, milyen gyorsan kell válaszolniuk, és milyen feladatokat vagy emlékeztetőket kell létrehozni.
- Két hét után tekintse át az eredményeket. Ellenőrizze a hiányzó adatokat, a duplikációkat és a lassú válaszokat, majd szükség szerint módosítsa az űrlap kérdéseit vagy a feldolgozási szabályokat.
Bevált gyakorlatok a Microsoft Forms és a CRM munkafolyamatokhoz
Használjon feleletválasztós kérdéseket, ahol csak lehetséges
Használjon feleletválasztós vagy legördülő kérdéseket az olyan adatokhoz, mint a szolgáltatás típusa, a helyszín vagy a költségkeret. A következetes válaszokat később könnyebb szűrni és szegmentálni. Az ügyfélszegmentálásról szóló útmutatónk bemutatja, hogyan használhatja fel ezeket az adatokat.
Válassza külön a belső és az ügyféloldali űrlapokat
Sok csapat belső felmérésekhez és tesztekhez is használja a Microsoft Forms-ot. Határozza meg egyértelműen, hogy mely űrlapok gyűjtenek ügyféladatokat a CRM számára, és melyek maradjanak azon kívül.
Kérjen egyértelmű hozzájárulást
Ha hírleveleket vagy ajánlatokat tervez küldeni, adjon hozzá egyértelmű hozzájárulást kérő mezőt, és rögzítse a választ, hogy a marketingkommunikáció pontosan kövesse, mihez járult hozzá az adott személy.
Zárja le a folyamatot
Minden válasznak egyértelmű eredménnyel kell zárulnia: egy válasszal, egy lefoglalt megbeszéléssel, egy megoldott kéréssel vagy egy minősített leaddel. A leadkezelésről szóló cikkünk elmagyarázza, hogyan minősítheti és gondozhatja az új megkereséseket, a CRM automatizálásról szóló cikkünk pedig bemutatja, hogyan hozhat létre utánkövetési feladatokat manuális utánajárás nélkül.
Szemléltető példa: egy tanácsadó cég, amely megszünteti az árajánlatkérések elvesztését
Képzeljen el egy kis tanácsadó céget, amely Microsoft 365-öt használ, és weboldalán egy Microsoft Forms űrlapot alkalmaz az árajánlatkérésekhez. A válaszokat hetente csak néhányszor ellenőrizték, így néhány érdeklődő napokig várt a visszajelzésre. A cég összeírta az űrlapjait, eldöntötte, hogy az ajánlatkérésekből leadek, a szervizkérdésekből pedig hibajegyek legyenek, összekapcsolta a Microsoft Forms-ot a CRM-rendszerével, és az új leadeket egy emlékeztetővel ellátva egy kijelölt ügyfélmenedzserhez rendelte. A megkeresések innentől kezdve a korábbi beszélgetések mellett jelentek meg a CRM-ben, és a csapat egyetlen közös listából dolgozott. Ez egy elméleti példa a munkafolyamat bemutatására, nem pedig egy mért esettanulmány.
Nyomon követendő mérőszámok
Első válaszig eltelt idő
Az űrlap beküldése és a csapata első válasza között eltelt átlagos idő.
Kezeletlen válaszok
Az űrlapokból érkező új rekordok száma, amelyeknek a nap végén még nincs felelősük vagy meghatározott következő lépésük.
Válasz–üzlet konverziós arány
Üzlethez, időpontfoglaláshoz vagy értékesítéshez vezető űrlapválaszok ÷ összes űrlapválasz.
Duplikált és hiányos rekordok
Manuális tisztítást igénylő, űrlapokból származó rekordok ÷ összes űrlapokból létrehozott rekord. A magas arány nem egyértelmű kérdésekre vagy feldolgozási szabályokra utal.
