Bir Microsoft Forms CRM entegrasyonu, ekibinizin Microsoft 365'te halihazırda oluşturduğu formları CRM'inizle bağlar; böylece her yanıt, bir sonuç görünümündeki başka bir satır veya birinin elle kopyalamak zorunda olduğu dışa aktarılmış bir elektronik tablo yerine müşteri verilerinizin bir parçası haline gelir. İletişim talepleri, teklif istekleri, kayıtlar, geri bildirimler veya servis talepleri için Microsoft Forms kullanan işletmeler için bu durum günlük işleyişi değiştirir: Yeni yanıtlar doğru kayıtlara ulaşır, ekip kimin ne talep ettiğini görür ve takip süreci birinin yanıtlar sekmesini açmasına bağlı kalmaz. Bu rehber; Microsoft Forms CRM entegrasyonunun ne olduğunu, neden önemli olduğunu, Lua CRM'in Microsoft Forms'u nasıl ele aldığını, formları bağlamadan önce formlarınızı ve işleme kurallarınızı nasıl planlayacağınızı ve sistemin çalışıp çalışmadığını nasıl ölçeceğinizi açıklar. Microsoft 365 kullanan küçük işletmelerdeki işletme sahipleri ile satış, pazarlama ve destek ekipleri için hazırlanmıştır.
Öne çıkan noktalar
- Bir Microsoft Forms CRM entegrasyonu, form yanıtlarını CRM'e aktarır; böylece ekip yanıt listeleri yerine müşteri kayıtları üzerinden çalışır.
- Lua CRM'de Microsoft Forms, gelen form gönderimlerinden otomatik olarak kişiler, potansiyel müşteriler veya destek talepleri oluşturmak ya da güncellemek için form sağlayıcılarını bağlayan Form entegrasyonlarının bir parçasıdır.
- Lua CRM, Microsoft Forms yanıtlarını Lua CRM ile senkronize etmenize ve gönderimlerin nasıl işleneceğini kontrol etmenize olanak tanır.
- Temel faydaları arasında daha az manuel kopyalama, daha hızlı takip, daha az yazım hatası ve her yeni yanıt için net bir sorumluluk yer alır.
- Bağlantıyı kurmadan önce formlarınızı listeleyin, anlaşılır sorular tasarlayın, her bir formun ne oluşturacağına karar verin ve gerçek bir yanıtla test edin.
Microsoft Forms CRM entegrasyonu nedir?
Bir Microsoft Forms CRM entegrasyonu, Microsoft Forms'ta oluşturulmuş bir formu CRM'inize bağlar; böylece yanıtlar CRM'deki kayıtları oluşturmak veya güncellemek için kullanılır. Entegrasyon olmadan, yanıtlar genellikle Microsoft Forms'ta veya dışa aktarılan bir dosyada kalır ve birinin bunları okuması, ne anlama geldiğine karar vermesi ve detayları CRM'e girmesi gerekir. Entegrasyonla birlikte yanıtlar doğrudan CRM'e akar ve burada bir kişiye, potansiyel müşteriye veya destek talebine dönüşebilir ya da mevcut kayıtları güncelleyebilir.
Fikir basittir: Form, müşterilerin, iş ortaklarının ve çalışma arkadaşlarının size bilgi göndermesi için alışıldık yol olarak kalır; CRM ise ekibinizin bu bilgileri işleme aldığı yer haline gelir.
Microsoft Forms'u neden CRM'inize bağlamalısınız?
Yanıtları elle kopyalamaya son
İsimleri, e-postaları ve talepleri bir yanıt listesinden kopyalamak zaman alır ve yazım hatalarına yol açar. Yanıtlar CRM'e senkronize edildiğinde, ekip bu zamanı insanlarla iletişim kurmaya ayırabilir.
Her form doğru iş akışına yönlendirir
İletişim formu, teklif istek formu ve servis talebi formu farklı anlamlar taşır. Her bir formdan gelen gönderimlerin nasıl işleneceğine (örneğin potansiyel müşteri veya destek talebi olarak) önceden karar vermek, her yanıtın doğru yerden başlamasını sağlar.
Daha hızlı takip
Bir form dolduran kişiler genellikle bir yanıt bekler. Yanıtlar CRM'de göründüğünde, birinin formu kontrol etmesini beklemek yerine her zamanki görevleriniz ve hatırlatıcılarınız aracılığıyla atanabilir ve takip edilebilir.
Müşteri başına tek bir geçmiş
Bir yanıt, ayrı bir kopya oluşturmak yerine mevcut bir kişiyi güncellediğinde, ekibiniz en son talebi önceki görüşmelerin, fırsatların ve notların yanında görür.
Yalnızca Microsoft Forms yanıtları ile CRM'e bağlı Microsoft Forms karşılaştırması
| Alan | Yalnızca Microsoft Forms'taki yanıtlar | CRM'e bağlı Microsoft Forms |
|---|---|---|
| Yanıtların bulunduğu yer | Yanıtlar görünümü veya dışa aktarılmış bir elektronik tablo | Kişiler, potansiyel müşteriler veya destek talepleri gibi CRM kayıtları |
| Veri girişi | Diğer araçlara elle kopyalanır | Yanıtlar CRM ile senkronize edilir |
| İşleme | Her çalışan bir yanıtla ne yapacağına kendisi karar verir | Gönderimlerin nasıl işleneceğine dair belirlenmiş kurallar |
| Müşteri bağlamı | Önceki görüşmelerden bağımsız | CRM'deki müşteri geçmişine bağlı |
| Takip | Birinin formu kontrol etmesine bağlıdır | CRM'de fırsatlara, görevlere ve hatırlatıcılara dönüştürülebilir |
Lua CRM'de Microsoft Forms nasıl çalışır?
Lua CRM entegrasyonlar sayfasında Microsoft Forms, Formlar kategorisinde listelenmiştir. Bu kategori, gelen form gönderimlerinden otomatik olarak kişiler, potansiyel müşteriler veya destek talepleri oluşturmak veya güncellemek için form sağlayıcılarını bağlar. Özel olarak Microsoft Forms için Lua CRM, Microsoft Forms yanıtlarını Lua CRM'e senkronize etmenize ve gönderimlerin nasıl işleneceğini kontrol etmenize olanak tanır. Google Forms da aynı kategoride yer almaktadır; ekibiniz onu da kullanıyorsa Google Forms CRM entegrasyonu rehberimize göz atabilirsiniz.
Yanıtlar Lua CRM'e gelmeye başladığında ekibiniz sistemin geri kalanıyla birlikte çalışabilir: müşteri kayıtları, anlaşmalar, görevler ve otomasyon. Bağlantıyı kurmak için Lua CRM'de Microsoft Forms için gösterilen talimatları izleyin veya Lua CRM ekibinden yardım isteyin.
Microsoft Forms CRM entegrasyonunuzu nasıl planlarsınız?
Teknik bağlantı işin sadece bir parçasıdır. İyi sonuçlar almak, iyi tasarlanmış formlara ve her yanıtın neye dönüştürüleceğine dair net kararlara bağlıdır. Şu adımlar size yardımcı olacaktır:
- Kullandığınız formları listeleyin. Bugün müşteri bilgilerini toplayan iletişim, teklif, kayıt, geri bildirim veya servis talebi formları gibi her bir Microsoft Formu ve yanıtları şu anda kimin okuduğunu not edin.
- Net sorular tasarlayın. Tek bir serbest metin kutusu yerine ad, soyad, e-posta ve telefon için ayrı sorular kullanın ve ihtiyacınız olan soruları zorunlu olarak işaretleyin. Temiz ve tutarlı yanıtlarla CRM'de çalışmak çok daha kolaydır.
- Her formun nasıl işleneceğine karar verin. Bir formdan gelen yanıtların bir kişi, potansiyel müşteri veya destek talebi oluşturup oluşturmayacağını veya güncelleyip güncellemeyeceğini belirleyin. Örneğin, bir teklif talebi potansiyel müşteri olabilirken, bir servis sorunu bir destek talebi olabilir.
- Soruları CRM bilgileriyle eşleştirin. İki sütunlu basit bir liste yapın: solda her bir form sorusu, sağda ilişkili olduğu CRM bilgisi. Belirgin bir yeri olmayan yanıtlarla ne yapılacağına karar verin.
- Microsoft Forms'u bağlayın. Yanıtların Lua CRM ile senkronize edilmesi ve planladığınız şekilde işlenmesi için Lua CRM içindeki ürün yönergelerini izleyin veya Lua CRM ekibiyle iletişime geçin.
- Gerçek bir yanıtla test edin. Formu kendiniz doldurun, beklenen kaydın doğru ayrıntılarla görünüp görünmediğini kontrol edin ve aynı e-posta tekrar gönderildiğinde ne olduğunu test edin.
- Takip görevleri atayın. Her formdan gelen yeni yanıtlarla kimin ilgileneceğine, ne kadar hızlı yanıt vermeleri gerektiğine ve hangi görevlerin veya hatırlatıcıların oluşturulacağına karar verin.
- İki hafta sonra gözden geçirin. Eksik ayrıntıları, yinelenen kayıtları ve yavaş yanıtları kontrol edin, ardından form sorularını veya işleme kurallarını düzenleyin.
Microsoft Forms ve CRM iş akışları için en iyi uygulamalar
Mümkün olan yerlerde çoktan seçmeli sorular kullanın
Hizmet türü, konum veya bütçe aralığı gibi konular için çoktan seçmeli veya açılır menü soruları kullanın. Tutarlı yanıtları daha sonra filtrelemek ve segmente etmek daha kolaydır. Müşteri segmentasyonu rehberimiz bu verilerin nasıl kullanılacağını gösterir.
Dahili ve müşteri formlarını ayırın
Birçok ekip, Microsoft Forms'u şirket içi anketler ve testler için de kullanır. Hangi formların CRM için müşteri bilgilerini topladığını ve hangilerinin bunun dışında kalması gerektiğini net bir şekilde belirleyin.
Açıkça onay isteyin
Bültenler veya teklifler göndermeyi planlıyorsanız, net bir onay sorusu ekleyin ve yanıtı kaydedin; böylece pazarlama faaliyetleri her kişinin onayladığı kurallara uygun şekilde yürütülür.
Döngüyü tamamlayın
Her yanıt net bir sonuçla noktalanmalıdır: bir yanıt, planlanmış bir görüşme, çözüme kavuşturulmuş bir talep veya nitelikli bir potansiyel müşteri. Potansiyel müşteri yönetimi makalemiz yeni gelen taleplerin nasıl nitelendirileceğini ve geliştirileceğini açıklarken, CRM otomasyonu manuel takibe gerek kalmadan takip görevlerinin nasıl oluşturulacağını gösterir.
Örnek vaka: Teklif taleplerini kaybetmeyi bırakan bir danışmanlık firması
Microsoft 365 kullanan ve web sitesindeki teklif talepleri için Microsoft Forms'tan yararlanan küçük bir danışmanlık firması düşünün. Yanıtlar haftada birkaç kez kontrol ediliyordu ve bazı potansiyel müşteriler günlerce yanıt bekliyordu. Firma formlarını listeledi, teklif taleplerinin potansiyel müşterilere, servis sorularının ise destek taleplerine dönüştürülmesine karar verdi, Microsoft Forms'u CRM'ine bağladı ve yeni potansiyel müşterileri bir takip hatırlatıcısı ile bir müşteri temsilcisine atadı. Talepler artık CRM'de önceki görüşmelerin yanında görünüyordu ve ekip tek bir liste üzerinden çalışıyordu. Bu, iş akışını göstermek için hazırlanmış varsayımsal bir örnektir, ölçülmüş bir vaka çalışması değildir.
Takip edilecek metrikler
İlk yanıta kadar geçen süre
Bir form yanıtı ile ekibinizin verdiği ilk yanıt arasındaki ortalama süre.
İşlenmemiş yanıtlar
Her günün sonunda formlardan gelen ve hâlâ bir sorumlusu ya da sonraki adımı bulunmayan yeni kayıtların sayısı.
Yanıttan anlaşmaya dönüşüm oranı
Bir anlaşmaya, randevuya veya satışa dönüşen form yanıtları ÷ toplam form yanıtları.
Yinelenen ve eksik kayıtlar
Formlardan gelen ve manuel temizlik gerektiren kayıtlar ÷ formlardan oluşturulan tüm kayıtlar. Yüksek bir oran, belirsiz sorulara veya işleme kurallarına işaret eder.
