Microsoft Forms CRM ինտեգրում. Ձևաթղթերի պատասխանները վերածեք կոնտակտների, լիդերի և հայտերի

Microsoft Forms CRM ինտեգրումը միացնում է ձեր թիմի կողմից Microsoft 365-ում արդեն ստեղծված ձևերը ձեր CRM-ին, այնպես որ յուրաքանչյուր պատասխան դառնում է ձեր հաճախորդների տվյալների մաս՝ արդյունքների դիտման էջի ևս մեկ տողի կամ արտահանված աղյուսակի փոխարեն, որը որևէ մեկը պետք է ձեռքով պատճենի: Այն բիզնեսների համար, որոնք օգտագործում են Microsoft Forms-ը կոնտակտային հարցումների, գնառաջարկի հարցումների, գրանցումների, հետադարձ կապի կամ սպասարկման հարցումների համար, սա փոխում է առօրյա աշխատանքը. նոր պատասխանները հասնում են ճիշտ գրառումներին, թիմը տեսնում է, թե ով ինչ է խնդրել, իսկ հետագա աշխատանքը կախված չէ պատասխանների ներդիրը որևէ մեկի բացելուց: Այս ուղեցույցը բացատրում է, թե ինչ է Microsoft Forms CRM ինտեգրումը, ինչու է այն կարևոր, ինչպես է Lua CRM-ն աշխատում Microsoft Forms-ի հետ, ինչպես պլանավորել ձեր ձևերը և մշակման կանոնները նախքան դրանք միացնելը, և ինչպես չափել, թե արդյոք այն աշխատում է: Այն գրված է Microsoft 365-ում աշխատող փոքր բիզնեսների սեփականատերերի, վաճառքի, մարքեթինգի և աջակցման թիմերի համար:

Հիմնական եզրակացությունները

• Microsoft Forms CRM ինտեգրումը ձևերի պատասխանները տեղափոխում է CRM, այնպես որ թիմն աշխատում է հաճախորդների գրառումների, այլ ոչ թե պատասխանների ցուցակների հետ:
• Lua CRM-ում Microsoft Forms-ը Forms ինտեգրումների մի մասն է, որոնք միացնում են ձևերի մատակարարներին՝ մուտքային ձևերի լրացումներից կոնտակտներ, լիդեր կամ տոմսեր ավտոմատ կերպով ստեղծելու կամ թարմացնելու համար:
• Lua CRM-ը թույլ է տալիս համաժամեցնել Microsoft Forms-ի պատասխանները Lua CRM-ի հետ և վերահսկել, թե ինչպես են մշակվում լրացված ձևերը:
• Հիմնական առավելություններն են ձեռքով պատճենման կրճատումը, ավելի արագ հետագա արձագանքումը, մուտքագրման սխալների նվազումը և յուրաքանչյուր նոր պատասխանի հստակ պատասխանատվությունը:
• Միացնելուց առաջ կազմեք ձեր ձևերի ցանկը, ձևակերպեք հստակ հարցեր, որոշեք, թե ինչ պետք է ստեղծի յուրաքանչյուր ձև, և փորձարկեք իրական պատասխանով:

Ի՞նչ է Microsoft Forms CRM ինտեգրումը:

Microsoft Forms CRM ինտեգրումը Microsoft Forms-ում ստեղծված ձևը կապում է ձեր CRM-ի հետ, որպեսզի պատասխաններն օգտագործվեն CRM-ում գրառումներ ստեղծելու կամ թարմացնելու համար: Առանց ինտեգրման պատասխանները սովորաբար մնում են Microsoft Forms-ում կամ արտահանված ֆայլում, և ինչ-որ մեկը պետք է կարդա դրանք, որոշի, թե ինչ են նշանակում, և մանրամասները մուտքագրի CRM: Ինտեգրման դեպքում պատասխանները հոսում են CRM, որտեղ դրանք կարող են դառնալ կամ թարմացնել կոնտակտ, լիդ կամ տոմս:

Գաղափարը պարզ է. ձևը մնում է ծանոթ միջոց հաճախորդների, գործընկերների և աշխատակիցների համար ձեզ տեղեկատվություն ուղարկելու համար, իսկ CRM-ը դառնում է այն վայրը, որտեղ ձեր թիմը գործում է դրա հիման վրա:

Ինչո՞ւ միացնել Microsoft Forms-ը ձեր CRM-ին

Այլևս կարիք չկա պատասխանները ձեռքով պատճենելու

Պատասխանների ցուցակից անունները, էլ. փոստի հասցեները և հարցումները պատճենելը ժամանակ է պահանջում և հանգեցնում է տպագրական սխալների: Երբ պատասխանները համաժամեցվում են CRM-ի հետ, թիմը կարող է այդ ժամանակն անցկացնել մարդկանց հետ շփվելու վրա:

Յուրաքանչյուր ձև տանում է դեպի ճիշտ աշխատանքային գործընթաց

Կոնտակտային ձևը, գնառաջարկի հարցման ձևը և սպասարկման հարցման ձևը տարբեր նշանակություն ունեն: Նախապես որոշելը, թե ինչպես պետք է մշակվեն յուրաքանչյուր ձևի լրացումները, օրինակ՝ որպես լիդ կամ տոմս, նշանակում է, որ յուրաքանչյուր պատասխան սկսվում է ճիշտ տեղից:

Ավելի արագ արձագանքում

Մարդիկ, ովքեր լրացնում են ձևը, սովորաբար ակնկալում են պատասխան: Երբ պատասխանները հայտնվում են CRM-ում, դրանք կարող են նշանակվել և հետագայում մշակվել ձեր սովորական առաջադրանքների և հիշեցումների միջոցով՝ փոխանակ սպասելու, մինչև որևէ մեկը ստուգի ձևը:

Մեկ պատմություն յուրաքանչյուր հաճախորդի համար

Երբ պատասխանը թարմացնում է առկա կոնտակտը՝ առանձին կրկնօրինակ ստեղծելու փոխարեն, ձեր թիմը տեսնում է վերջին հարցումը նախորդ խոսակցությունների, գործարքների և նշումների կողքին:

Microsoft Forms-ի պատասխաններն առանձին՝ ընդդեմ CRM-ին միացված Microsoft Forms-ի

Ինչպես է Microsoft Forms-ն աշխատում Lua CRM-ում

Lua CRM-ի ինտեգրումների էջում Microsoft Forms-ը նշված է Forms կատեգորիայում: Այդ կատեգորիան միացնում է ձևերի մատակարարներին՝ մուտքային ձևերի լրացումներից կոնտակտներ, լիդեր կամ տոմսեր ավտոմատ կերպով ստեղծելու կամ թարմացնելու համար: Մասնավորապես Microsoft Forms-ի համար Lua CRM-ը թույլ է տալիս համաժամեցնել Microsoft Forms-ի պատասխանները Lua CRM-ի հետ և վերահսկել, թե ինչպես են մշակվում լրացված ձևերը: Google Forms-ը նշված է նույն կատեգորիայում. եթե ձեր թիմը նույնպես օգտագործում է այն, տեսեք մեր Google Forms CRM ինտեգրման ուղեցույցը:

Երբ պատասխանները մուտք են գործում Lua CRM, ձեր թիմը կարող է աշխատել դրանց հետ համակարգի մնացած մասի հետ միասին՝ հաճախորդների գրառումներ, գործարքներ, առաջադրանքներ և ավտոմատացում: Ինքնին կապը կարգավորելու համար հետևեք Lua CRM-ում Microsoft Forms-ի համար ցուցադրված հրահանգներին կամ օգնության համար դիմեք Lua CRM-ի թիմին:

Ինչպես պլանավորել ձեր Microsoft Forms CRM ինտեգրումը

Տեխնիկական միացումն աշխատանքի միայն մի մասն է: Լավ արդյունքները կախված են լավ մշակված ձևերից և հստակ որոշումներից, թե ինչ պետք է դառնա յուրաքանչյուր պատասխան: Այս քայլերն օգնում են.

1. Կազմեք ձեր օգտագործած ձևերի ցանկը: Գրի առեք յուրաքանչյուր Microsoft Form, որն այսօր հավաքում է հաճախորդների տեղեկությունները, օրինակ՝ կոնտակտային, գնառաջարկի, գրանցման, հետադարձ կապի կամ սպասարկման հարցման ձևերը, և թե ով է ներկայումս կարդում պատասխանները:
2. Ձևակերպեք հստակ հարցեր։ Ազատ տեքստային մեկ դաշտի փոխարեն օգտագործեք առանձին հարցեր անվան, ազգանվան, էլփոստի և հեռախոսահամարի համար, ինչպես նաև անհրաժեշտ հարցերը նշեք որպես պարտադիր։ Մաքուր, համակարգված պատասխանների հետ CRM-ում աշխատելը շատ ավելի հեշտ է։
3. Որոշեք, թե ինչպես պետք է մշակվի յուրաքանչյուր ձևանմուշ։ Համաձայնեցրեք՝ արդյոք ձևանմուշի լրացումները պետք է ստեղծեն կամ թարմացնեն կոնտակտ, լիդ, թե տոմս (ticket)։ Օրինակ՝ գնառաջարկի հարցումը կարող է լինել լիդ, մինչդեռ ծառայության հետ կապված խնդիրը՝ տոմս։
4. Համապատասխանեցրեք հարցերը CRM-ի տեղեկատվության հետ։ Կազմեք պարզ երկսյունակ ցուցակ․ ձախ կողմում՝ ձևանմուշի յուրաքանչյուր հարցը, աջ կողմում՝ CRM-ի համապատասխան տեղեկատվությունը։ Որոշեք, թե ինչ պետք է արվի այն պատասխանների հետ, որոնք չունեն ակնհայտ տեղաբաշխում։
5. Միացրեք Microsoft Forms-ը։ Հետևեք Lua CRM-ի ներծրագրային հրահանգներին կամ կապ հաստատեք Lua CRM-ի թիմի հետ, որպեսզի պատասխանները համաժամեցվեն Lua CRM-ի հետ և մշակվեն ձեր նախատեսած եղանակով։
6. Փորձարկեք իրական պատասխանով։ Ինքներդ լրացրեք ձևանմուշը, ստուգեք, որ ակնկալվող գրառումը հայտնվի ճիշտ մանրամասներով, և փորձարկեք, թե ինչ է տեղի ունենում, երբ նույն էլփոստը կրկին է ուղարկվում։
7. Նշանակեք պատասխանատուներ հետագա քայլերի համար։ Որոշեք, թե ով է մշակում յուրաքանչյուր ձևանմուշից ստացված նոր պատասխանները, որքան արագ պետք է պատասխանեն և ինչ առաջադրանքներ կամ հիշեցումներ պետք է ստեղծվեն։
8. Վերանայեք երկու շաբաթ անց։ Ստուգեք բացակայող տվյալները, կրկնօրինակները և ուշացած պատասխանները, ապա ճշգրտեք ձևանմուշի հարցերը կամ մշակման կանոնները։

Լավագույն փորձը Microsoft Forms-ի և CRM աշխատանքային հոսքերի համար

Հնարավորության դեպքում օգտագործեք ընտրովի հարցեր

Օգտագործեք ընտրովի կամ բացվող (dropdown) ցանկով հարցեր այնպիսի դաշտերի համար, ինչպիսիք են ծառայության տեսակը, գտնվելու վայրը կամ բյուջեի միջակայքը։ Համակարգված պատասխանները հետագայում ավելի հեշտ է զտել և սեգմենտավորել։ Մեր հաճախորդների սեգմենտավորման ուղեցույցը ցույց է տալիս, թե ինչպես օգտագործել այդ տվյալները։

Տարանջատեք ներքին և հաճախորդների ձևանմուշները

Շատ թիմեր Microsoft Forms-ն օգտագործում են նաև ներքին հարցումների և թեստերի համար։ Հստակ տարանջատեք, թե որ ձևանմուշներն են հավաքում հաճախորդների տվյալները CRM-ի համար, և որոնք պետք է մնան դրանից դուրս։

Հստակորեն հարցրեք համաձայնությունը

Եթե նախատեսում եք ուղարկել տեղեկագրեր (newsletters) կամ առաջարկներ, ավելացրեք համաձայնության հստակ հարց և գրանցեք պատասխանը, որպեսզի մարքեթինգը համապատասխանի յուրաքանչյուր անձի տված համաձայնությանը։

Ամբողջացրեք գործընթացը

Յուրաքանչյուր պատասխան պետք է ավարտվի հստակ արդյունքով՝ պատասխան նամակով, նշանակված զանգով, լուծված հարցումով կամ որակավորված լիդով։ Մեր հոդվածը լիդերի կառավարման մասին բացատրում է, թե ինչպես որակավորել և զարգացնել նոր հարցումները, իսկ CRM ավտոմատացումը ցույց է տալիս, թե ինչպես ստեղծել հետագա քայլերի առաջադրանքներ՝ առանց ձեռքով վերահսկելու անհրաժեշտության։

Պատկերավոր օրինակ․ խորհրդատվական ընկերություն, որն այլևս չի կորցնում գնառաջարկի հարցումները

Պատկերացրեք մի փոքր խորհրդատվական ընկերություն, որն աշխատում է Microsoft 365-ում և իր կայքում գնառաջարկների հարցումների համար օգտագործում է Microsoft Forms: Պատասխանները ստուգվում էին շաբաթական մի քանի անգամ, և որոշ պոտենցիալ հաճախորդներ օրերով սպասում էին պատասխանի։ Ընկերությունը գույքագրեց իր ձևանմուշները, որոշեց, որ գնառաջարկի հարցումները պետք է դառնան լիդեր, իսկ սպասարկման հարցերը՝ տոմսեր, միացրեց Microsoft Forms-ը իր CRM-ին և նոր լիդերը կցեց մեկ հաշվի կառավարչի (account manager)՝ հետագա քայլերի հիշեցումով։ Հարցումներն այժմ CRM-ում հայտնվում էին նախկին խոսակցությունների կողքին, և թիմն աշխատում էր մեկ միասնական ցուցակից։ Սա հիպոթետիկ օրինակ է՝ աշխատանքային հոսքը ցույց տալու համար, ոչ թե չափելի դեպքի ուսումնասիրություն (case study)։

Հետևելու ենթակա մետրիկաներ

Առաջին պատասխանի ժամանակը

Ձևանմուշի լրացման և ձեր թիմի առաջին պատասխանի միջև ընկած միջին ժամանակահատվածը։

Չմշակված պատասխաններ

Ձևանմուշներից ստացված նոր գրառումների քանակը, որոնք յուրաքանչյուր օրվա վերջում դեռ չունեն պատասխանատու կամ հաջորդ քայլ։

Պատասխանից գործարքի փոխակերպման մակարդակ (Response-to-deal rate)

Ձևանմուշի պատասխաններ, որոնք հանգեցրել են գործարքի, ամրագրման կամ վաճառքի ÷ ձևանմուշի բոլոր պատասխանները։

Կրկնօրինակ և թերի գրառումներ

Ձևանմուշներից ստացված գրառումներ, որոնք պահանջել են ձեռքով մաքրում ÷ ձևանմուշներից ստեղծված բոլոր գրառումները։ Բարձր մասնաբաժինը վկայում է ոչ հստակ հարցերի կամ մշակման կանոնների մասին։

Հաճախակի տրվող հարցեր

Ամփոփում

Microsoft Forms-ի և CRM-ի ինտեգրումը պատասխանների ցուցակները վերածում է գրառումների, որոնց հիման վրա ձեր թիմը կարող է գործել։ Lua CRM-ի միջոցով Microsoft Forms-ի պատասխանները կարող են համաժամեցվել CRM-ի հետ և մշակվել ձեր ընտրած եղանակով՝ որպես Forms ինտեգրումների մաս, որոնք ստեղծում կամ թարմացնում են կոնտակտներ, լիդեր կամ տոմսեր։ Նախագծեք ձեր հարցերը, որոշեք, թե ինչ պետք է ստեղծի յուրաքանչյուր ձևանմուշ, ուշադիր փորձարկեք և նշանակեք հստակ հետագա քայլեր։ Եթե դեռ տեղափոխում եք հաճախորդների տվյալները աղյուսակներից, մեր Excel-ից CRM միգրացիայի ուղեցույցը կարող է օգնել։