A Google Forms CRM-integráció összekapcsolja a megkeresések, regisztrációk és kérelmek gyűjtésére már használt űrlapokat a CRM-mel, így minden beküldés az ügyféladatok részévé válik ahelyett, hogy csak egy újabb sor lenne egy válasz-táblázatban, amelyet valakinek kézzel kell átmásolnia. Azoknak a vállalkozásoknak, amelyek a Google Forms-ot használják kapcsolatfelvételi kérésekre, árajánlatkérésekre, eseményregisztrációkra vagy szolgáltatási igényekre, ez megváltoztatja a mindennapi munkát: az új beküldések a megfelelő rekordokba kerülnek, a csapat látja, hogy ki mit kért, és az utánkövetés nem azon múlik, hogy valaki ellenőrzi-e a válaszok lapot. Ez az útmutató elmagyarázza, mi az a Google Forms CRM-integráció, miért fontos, hogyan kezeli a Lua CRM a Google Forms-ot, hogyan tervezze meg az űrlapokat és a mező-hozzárendeléseket a csatlakoztatás előtt, valamint hogyan mérheti fel, hogy működik-e. Ez a cikk kisvállalkozások tulajdonosainak, valamint értékesítési, marketing- és ügyfélszolgálati csapatainak készült.
Főbb tanulságok
- A Google Forms CRM-integráció beviszi az űrlapbeküldéseket a CRM-be, így a csapat válasz-táblázatok helyett közvetlenül az ügyfélrekordokból dolgozhat.
- A Lua CRM-ben a Google Forms az Űrlapintegrációk része, amely összekapcsolja az űrlapszolgáltatókat, hogy a beérkező űrlapbeküldésekből automatikusan hozzon létre vagy frissítsen kontaktokat, leadeket vagy jegyeket.
- A Lua CRM lehetővé teszi a Google Forms-beküldések importálását és a mezők leképezését a CRM-rekordokhoz.
- A fő előnyök a kevesebb kézi másolás, a gyorsabb utánkövetés, a kevesebb elgépelési hiba és az új kérések egyértelmű felelőse.
- A csatlakoztatás előtt tervezze meg az űrlapmezőket, döntse el, hogy az egyes űrlapok milyen rekordtípust hozzanak létre, képezze le a mezőket, és tesztelje egy valós beküldéssel.
Mi az a Google Forms CRM-integráció?
A Google Forms CRM-integráció összekapcsolja a Google Űrlapokat a CRM-rendszerrel, így az űrlapon keresztül beküldött válaszok rekordok létrehozására vagy frissítésére szolgálnak a CRM-ben. Integráció nélkül a válaszok általában a Google Forms-ban vagy egy csatolt táblázatban maradnak, és valakinek el kell olvasnia őket, el kell döntenie, mit jelentenek, és be kell gépelnie az adatokat a CRM-be. Integrációval minden válasz megfeleltethető a CRM-rekord egy-egy mezőjének, mint például a kontakt neve, e-mail-címe vagy telefonszáma, illetve a kérés leírása.
Az elv egyszerű: az űrlap megmarad a megszokott, egyszerű módnak az emberek számára a kapcsolatfelvételre, a CRM pedig az a hely lesz, ahol a csapata intézkedik az elküldött adatok alapján.
Miért érdemes összekapcsolni a Google Forms-ot a CRM-mel?
Nincs több kézi válaszmásolás
A nevek, e-mailek és kérések kimásolása egy válasz-táblázatból időigényes, és elgépelési hibákhoz vezethet. Amikor a beküldések importálásra kerülnek és leképeződnek a CRM-mezőkre, a csapat ezt az időt inkább a leendő ügyfelekkel való beszélgetésre fordíthatja.
Az új kérések a megfelelő helyre kerülnek
Egy kapcsolatfelvételi űrlap, egy árajánlatkérő űrlap és egy támogatási űrlap különböző jelentéssel bír. Ha előre eldönti, hogy az egyes űrlapok kontaktot, leadet vagy hibajegyet hozzanak létre, minden beküldés azonnal a megfelelő munkafolyamatban indulhat el.
Gyorsabb utánkövetés
Azok, akik kitöltenek egy űrlapot, általában választ várnak. Amikor a beküldések megjelennek a CRM-ben, hozzárendelhetők a megfelelő személyhez, és a szokásos feladatokon és emlékeztetőkön keresztül követhetők nyomon, ahelyett, hogy meg kellene várni, míg valaki megnyitja az űrlap válaszait.
Egyetlen előzmény ügyfelenként
Amikor egy beküldés frissít egy meglévő kontaktot ahelyett, hogy külön másolatot hozna létre, a csapata a legfrissebb kérést a korábbi beszélgetések, ügyletek és jegyzetek mellett látja.
Önálló Google Forms-válaszok versus CRM-hez csatlakoztatott Google Forms
| Terület | Válaszok csak a Google Forms-ban | CRM-hez csatlakoztatott Google Forms |
|---|---|---|
| Hol találhatók a beküldések | A Válaszok lapon vagy egy csatolt táblázatban | CRM-rekordokban, például kontaktokban, leadekben vagy jegyekben |
| Adatbevitel | Kézzel másolva más eszközökbe | Űrlapmezők leképezve a CRM-mezőkre |
| Felelős | Gyakran tisztázatlan, ki kezeli az egyes válaszokat | A rekordok hozzárendelhetők a csapat tagjaihoz |
| Ügyfélkontextus | Elkülönül a korábbi beszélgetésektől | Összekapcsolódik az ügyfélelőzményekkel a CRM-ben |
| Utánkövetés | Azon múlik, hogy valaki ellenőrzi-e a táblázatot | Ügyletekhez, feladatokhoz és emlékeztetőkhöz vezethet a CRM-ben |
Hogyan működik a Google Forms a Lua CRM-ben
A Lua CRM integrációs oldalán a Google Forms az Űrlapok kategóriában található. Ez a kategória összekapcsolja az űrlapszolgáltatókat, hogy automatikusan hozzon létre vagy frissítsen kontaktokat, leadeket vagy jegyeket a bejövő űrlapbeküldésekből. Kifejezetten a Google Forms esetében a Lua CRM lehetővé teszi a Google Forms-beküldések importálását a Lua CRM-be, és a mezők leképezését a CRM-rekordokhoz. A Microsoft Forms ugyanebben a kategóriában szerepel, így azok a csapatok, amelyek mindkét szolgáltatót használják, azonos módon tervezhetik meg űrlapjaikat.
Amint a beküldések elkezdenek beérkezni a Lua CRM-be, csapata a rendszer többi részével együtt kezelheti őket: ügyfélrekordokkal, ügyletekkel, feladatokkal és automatizációval. Magának a kapcsolatnak a beállításához kövesse a Lua CRM-ben a Google Forms-ra vonatkozó utasításokat, vagy kérjen segítséget a Lua CRM csapatától.
Hogyan tervezze meg a Google Forms CRM-integrációt
A technikai összekapcsolás csak egy része a munkának. A jó eredmények a jól megtervezett űrlapokon és az egyértelmű döntéseken múlnak azzal kapcsolatban, hogy mivé kell válnia az egyes beküldéseknek. Az alábbi lépések segítenek:
- Sorolja fel a használt űrlapokat. Írjon össze minden olyan Google Űrlapot, amely jelenleg ügyféladatokat gyűjt – például kapcsolatfelvételi, árajánlatkérő, regisztrációs vagy ügyfélszolgálati űrlapokat –, valamint azt, hogy ki olvassa most a válaszokat.
- Tervezzen egyértelmű űrlapmezőket. Egyetlen szabad szöveges mező helyett használjon külön kérdéseket a keresztnévre, vezetéknévre, e-mail-címre és telefonszámra, és jelölje kötelezőként a szükséges mezőket. A tiszta, egységes válaszokat sokkal könnyebb leképezni.
- Határozza meg a rekordtípust az egyes űrlapokhoz. Döntse el, hogy egy űrlap új kapcsolatot, érdeklődőt (leadet) vagy hibajegyet (ticketet) hozzon-e létre vagy frissítsen. Például egy árajánlatkérés lehet érdeklődő, míg egy szervizprobléma lehet hibajegy.
- Rendelje hozzá az űrlapmezőket a CRM-mezőkhöz. Készítsen egy egyszerű, kétoszlopos listát: az űrlapkérdések a bal oldalon, a megfelelő CRM-mezők a jobb oldalon szerepeljenek. Döntse el, mi történjen azokkal a válaszokkal, amelyekhez nincs egyértelmű mező – például adja hozzá őket egy leíráshoz.
- Csatlakoztassa a Google Forms szolgáltatást. Kövesse a Lua CRM-en belüli útmutatást, vagy vegye fel a kapcsolatot a Lua CRM csapatával, hogy a beküldött válaszok importálásra és a CRM-rekordokhoz rendelésre kerüljenek.
- Tesztelje egy valós beküldéssel. Töltse ki az űrlapot saját maga, ellenőrizze, hogy a várt rekord a megfelelő értékekkel jelenik-e meg, és tesztelje, mi történik, ha ugyanazt az e-mail-címet újra beküldi.
- Rendeljen hozzá felelőst és teendőket. Határozza meg, ki kezeli az egyes űrlapokról érkező új beküldéseket, milyen gyorsan kell válaszolniuk, és milyen feladatokat vagy emlékeztetőket kell létrehozni.
- Vizsgálja felül két hét után. Ellenőrizze a hiányzó mezőket, a duplikációkat és a lassú válaszokat, majd módosítsa az űrlapkérdéseket vagy a mező-hozzárendeléseket.
Bevált gyakorlatok az űrlap–CRM munkafolyamatokhoz
Tartsa röviden az űrlapokat
Csak azt kérdezze meg, amire a csapatának szüksége van a következő lépés megtételéhez. Minden felesleges kérdés csökkenti annak esélyét, hogy a látogatók végigkitöltik az űrlapot.
Használjon egységes válaszformátumokat
Ahol lehetséges, használjon feleletválasztós vagy legördülő kérdéseket az olyan adatokhoz, mint a szolgáltatás típusa, a helyszín vagy a költségkeret. Az egységes válaszokat később könnyebb leképezni, szűrni és szegmentálni. Az ügyfélszegmentációról szóló útmutatónk bemutatja, hogyan használhatja fel ezeket az adatokat.
Kérjen egyértelmű hozzájárulást
Ha hírleveleket vagy ajánlatokat tervez küldeni, adjon hozzá egyértelmű hozzájárulási kérdést, és rögzítse a választ, hogy a marketingtevékenység megfeleljen annak, amihez az egyes személyek hozzájárultak.
Zárja le a folyamatot
Minden beküldésnek egyértelmű eredménnyel kell zárulnia: egy válasszal, egy lefoglalt hívással, egy megoldott kéréssel vagy egy minősített érdeklődővel. A lead menedzsmentről szóló cikkünk elmagyarázza, hogyan minősítheti és gondozhatja az új megkereséseket.
Automatizálja a rutinszerű következő lépéseket
Használja a CRM-munkafolyamatokat, hogy emlékeztetőket vagy követő feladatokat hozzon létre az új rekordokhoz, így senkinek sem kell fejben tartania az ellenőrzést. Egy jó CRM automatizálási beállítás leveszi a kézi teendők nagy részét a válláról.
Szemléltető példa: egy képzési központ, amely többé nem veszít el jelentkezőket
Képzeljen el egy kis képzési központot, amely Google Forms-űrlapot használ a tanfolyami érdeklődésekhez. A válaszok egy táblázatba kerültek, amelyet az adminisztrátor hetente néhányszor ellenőrzött, így egyesek napokig vártak a válaszra, vagy soha nem kaptak visszajelzést. A központ megtervezte a mezőit, úgy döntött, hogy minden megkeresésből érdeklődő (lead) legyen, hozzárendelte az űrlapkérdéseket a CRM-mezőkhöz, és az új leadeket egy koordinátorhoz osztotta be követési emlékeztetővel. Az érdeklődések most már közvetlenül a korábbi beszélgetések mellett jelentek meg a CRM-ben, és a koordinátor egyetlen listából dolgozott. Ez egy fiktív példa a munkafolyamat bemutatására, nem pedig egy mért esettanulmány.
Követendő mérőszámok
Első válaszig eltelt idő
Az űrlap beküldése és a csapata első válasza között eltelt átlagos idő.
Feldolgozatlan beküldések
Az űrlapokból érkező azon új rekordok száma, amelyeknek a nap végén még nincs felelőse vagy meghatározott következő lépése.
Beküldésből üzletté válási arány
Üzlethez, foglaláshoz vagy értékesítéshez vezető űrlapbeküldések ÷ összes űrlapbeküldés.
Duplikált és hiányos rekordok
Kézi tisztítást igénylő, űrlapokból származó rekordok ÷ űrlapokból létrehozott összes rekord. A magas arány nem egyértelmű kérdésekre vagy pontatlan mező-összerendelésre utal.
