Integracija Google Forms-a s CRM-om povezuje obrasce koje već koristite za prikupljanje upita, prijava i zahtjeva s vašim CRM-om, tako da svaka prijava postaje dio vaših podataka o kupcima umjesto još jednog retka u tablici s odgovorima koji netko mora ručno kopirati. Za tvrtke koje koriste Google Forms za kontaktne upite, zahtjeve za ponudu, prijave na događaje ili servisne zahtjeve, ovo mijenja svakodnevni rad: nove prijave stižu do pravih zapisa, tim vidi tko je što zatražio, a praćenje ne ovisi o tome hoće li netko provjeriti karticu s odgovorima. Ovaj vodič objašnjava što je integracija Google Forms-a s CRM-om, zašto je važna, kako Lua CRM upravlja Google Forms-om, kako planirati obrasce i mapiranje polja prije povezivanja te kako izmjeriti funkcionira li sve kako treba. Napisan je za vlasnike te prodajne, marketinške i timove za podršku u malim tvrtkama.
Ključne stavke
- Integracija Google Forms-a s CRM-om unosi prijave putem obrazaca u CRM, pa tim radi izravno iz zapisa o kupcima umjesto iz proračunskih tablica s odgovorima.
- U Lua CRM-u, Google Forms je dio integracija obrazaca koje povezuju pružatelje obrazaca kako bi se automatski kreirali ili ažurirali kontakti, potencijalni klijenti ili tiketi iz pristiglih prijava.
- Lua CRM omogućuje vam uvoz prijava iz Google Forms-a i mapiranje polja na CRM zapise.
- Glavne prednosti su manje ručnog kopiranja, brže praćenje, manje tipfelera i jasno vlasništvo nad svakim novim zahtjevom.
- Prije povezivanja isplanirajte polja obrasca, odlučite koju vrstu zapisa svaki obrazac treba stvoriti, mapirajte polja i testirajte sa stvarnom prijavom.
Što je integracija Google Forms-a s CRM-om?
Integracija Google Forms-a s CRM-om povezuje Google Form s vašim CRM-om tako da se odgovori poslani putem obrasca koriste za stvaranje ili ažuriranje zapisa u CRM-u. Bez integracije, odgovori obično ostaju u Google Forms-u ili u povezanoj tablici, pa ih netko mora pročitati, odrediti što znače i ručno unijeti detalje u CRM. Uz integraciju, svaki se odgovor povezuje s poljem u CRM zapisu, kao što je ime kontakta, e-pošta ili telefonski broj ili opis zahtjeva.
Ideja je jednostavna: obrazac ostaje jednostavan i poznat način na koji vas ljudi mogu kontaktirati, a CRM postaje mjesto gdje vaš tim poduzima korake na temelju onoga što su poslali.
Zašto povezati Google Forms s CRM-om
Nema više ručnog kopiranja odgovora
Kopiranje imena, adresa e-pošte i zahtjeva iz tablice s odgovorima oduzima vrijeme i stvara tipfelere. Kada se prijave uvezu i mapiraju u CRM polja, tim to vrijeme može iskoristiti za razgovor s ljudima.
Novi zahtjevi stižu na pravo mjesto
Kontaktni obrazac, obrazac za zahtjev za ponudu i obrazac za korisničku podršku imaju različite svrhe. Odluka unaprijed treba li svaki obrazac stvoriti kontakt, potencijalnog klijenta ili tiket znači da svaka prijava započinje u pravom radnom tijeku.
Brže praćenje upita
Ljudi koji ispune obrazac obično očekuju odgovor. Kada se prijave pojave u CRM-u, mogu se dodijeliti i pratiti kroz vaše uobičajene zadatke i podsjetnike, umjesto da se čeka da netko otvori odgovore na obrascu.
Jedinstvena povijest za svakog kupca
Kada prijava ažurira postojeći kontakt umjesto stvaranja zasebne kopije, vaš tim vidi najnoviji zahtjev uz prethodne razgovore, poslove i bilješke.
Samo odgovori u Google Forms-u u usporedbi s Google Forms-om povezanim s CRM-om
| Područje | Odgovori samo u Google Forms-u | Google Forms povezan s CRM-om |
|---|---|---|
| Gdje se nalaze prijave | Kartica s odgovorima ili povezana proračunska tablica | CRM zapisi poput kontakata, potencijalnih klijenata ili tiketa |
| Unos podataka | Ručno se kopira u druge alate | Polja obrasca mapirana na CRM polja |
| Vlasništvo i odgovornost | Često nije jasno tko rješava pojedini odgovor | Zapisi se mogu dodijeliti članu tima |
| Kontekst kupca | Odvojen od ranijih razgovora | Povezan s poviješću kupca u CRM-u |
| Praćenje upita | Ovisi o tome hoće li netko provjeriti tablicu | Može pokrenuti poslove, zadatke i podsjetnike u CRM-u |
Kako Google Forms radi u Lua CRM-u
Na stranici s integracijama za Lua CRM, Google Forms je naveden u kategoriji Obrasci (Forms). Ta kategorija povezuje pružatelje obrazaca kako bi se automatski kreirali ili ažurirali kontakti, potencijalni klijenti ili tiketi iz dolaznih prijava putem obrazaca. Konkretno za Google Forms, Lua CRM omogućuje uvoz prijava iz Google Forms-a u Lua CRM i mapiranje polja na CRM zapise. Microsoft Forms nalazi se u istoj kategoriji, pa timovi koji koriste oba pružatelja mogu planirati svoje obrasce na isti način.
Jednom kada prijave počnu pristizati u Lua CRM, vaš tim može raditi s njima zajedno s ostatkom sustava: zapisima o kupcima, poslovima, zadacima i automatizacijom. Da biste postavili samu vezu, slijedite upute prikazane za Google Forms u Lua CRM-u ili zatražite pomoć od Lua CRM tima.
Kako isplanirati integraciju Google Forms-a s CRM-om
Tehničko povezivanje samo je dio posla. Dobri rezultati ovise o dobro osmišljenim obrascima i jasnim odlukama o tome što bi svaka prijava trebala postati. Ovi koraci pomažu:
- Popišite obrasce koje koristite. Zapišite svaki Google Form koji danas prikuplja podatke o kupcima, kao što su obrasci za kontakt, ponude, registracije ili zahtjeve za podršku, te tko trenutno čita te odgovore.
- Dizajnirajte jasna polja obrasca. Koristite zasebna pitanja za ime, prezime, e-poštu i telefon umjesto jednog polja za slobodan unos teksta, a polja koja su vam potrebna označite kao obavezna. Čiste i dosljedne odgovore puno je lakše mapirati.
- Odredite vrstu zapisa za svaki obrazac. Dogovorite se treba li obrazac stvoriti ili ažurirati kontakt, lead ili tiket. Na primjer, zahtjev za ponudom može biti lead, dok problem s uslugom može biti tiket.
- Mapirajte polja obrasca u CRM polja. Napravite jednostavan popis s dva stupca: svako pitanje iz obrasca s lijeve strane, a odgovarajuće CRM polje s desne. Odlučite što se događa s odgovorima koji nemaju očito polje, na primjer dodavanjem u opis.
- Povežite Google Forms. Slijedite upute unutar Lua CRM platforme ili kontaktirajte tim Lua CRM-a kako bi se podneseni obrasci uvezli i mapirali u CRM zapise.
- Testirajte sa stvarnom prijavom. Sami ispunite obrazac, provjerite pojavljuje li se očekivani zapis s točnim vrijednostima i testirajte što se događa kada se ponovno pošalje ista e-adresa.
- Dodijelite praćenje. Odlučite tko obrađuje nove prijave iz svakog obrasca, koliko brzo treba odgovoriti i koje zadatke ili podsjetnike treba stvoriti.
- Pregledajte nakon dva tjedna. Provjerite ima li polja koja nedostaju, duplikata i sporih odgovora, a zatim prilagodite pitanja u obrascu ili mapiranje.
Najbolje prakse za radne procese između obrazaca i CRM-a
Obrasci neka budu kratki
Pitajte samo ono što vašem timu treba za poduzimanje sljedećeg koraka. Svako dodatno pitanje može smanjiti vjerojatnost da će korisnici dovršiti obrazac.
Koristite dosljedne formate odgovora
Gdje god je moguće, koristite pitanja s višestrukim izborom ili padajuće izbornike za stavke poput vrste usluge, lokacije ili raspona proračuna. Dosljedne odgovore lakše je mapirati, filtrirati i kasnije segmentirati. Naš vodič za segmentaciju korisnika pokazuje kako iskoristiti te podatke.
Jasno zatražite privolu
Ako planirate slati biltene ili ponude, dodajte jasno pitanje za privolu i zabilježite odgovor kako bi marketing poštovao ono na što je svaka osoba pristala.
Zatvorite krug
Svaka prijava trebala bi završiti jasnim ishodom: odgovorom, rezerviranim pozivom, riješenim zahtjevom ili kvalificiranim leadom. Naš članak o upravljanju leadovima objašnjava kako kvalificirati i njegovati nove upite.
Automatizirajte rutinske sljedeće korake
Iskoristite radne procese u CRM-u za stvaranje zadataka praćenja ili podsjetnika za nove zapise, tako da nitko ne mora pamtiti da ih provjeri. Dobro postavljena CRM automatizacija uklanja velik dio ručnog rada i praćenja.
Ilustrativni primjer: edukacijski centar koji više ne gubi prijave
Zamislite mali edukacijski centar koji koristi Google Form za upite o tečajevima. Odgovori su stizali u proračunsku tablicu koju je administrator provjeravao nekoliko puta tjedno, pa su neki ljudi danima čekali odgovor ili ga uopće nisu dobili. Centar je isplanirao svoja polja, odlučio da svaki upit treba postati lead, mapirao pitanja iz obrasca u CRM polja i dodijelio nove leadove jednom koordinatoru uz podsjetnik za praćenje. Upiti su se sada pojavljivali u CRM-u uz ranije razgovore, a koordinator je radio s jednog popisa. Ovo je hipotetski primjer koji prikazuje radni proces, a ne mjerena studija slučaja.
Metrike za praćenje
Vrijeme do prvog odgovora
Prosječno vrijeme između slanja obrasca i prvog odgovora vašeg tima.
Neobrađene prijave
Broj novih zapisa iz obrazaca koji na kraju svakog dana još uvijek nemaju dodijeljenog vlasnika ili sljedeći korak.
Stopa konverzije prijave u posao
Prijave putem obrasca koje su dovele do posla, rezervacije ili prodaje ÷ ukupni broj prijava putem obrasca.
Duplicirani i nepotpuni zapisi
Zapisi iz obrazaca koji su zahtijevali ručno čišćenje ÷ svi zapisi stvoreni iz obrazaca. Visok udio ukazuje na nejasna pitanja ili mapiranje.
