Google Forms CRM -integraatio yhdistää yhteydenottojen, rekisteröitymisten ja pyyntöjen keräämiseen jo käyttämäsi lomakkeet CRM-järjestelmääsi. Näin jokaisesta vastauksesta tulee osa asiakastietojasi sen sijaan, että se jäisi pelkäksi riviksi vastauslomakkeelle, josta jonkun täytyy kopioida se käsin. Yrityksille, jotka käyttävät Google Formsia yhteydenottopyyntöihin, tarjouspyyntöihin, tapahtumailmoittautumisiin tai tukipyyntöihin, tämä muuttaa päivittäistä työtä: uudet vastaukset päätyvät oikeisiin tietueisiin, tiimi näkee kuka pyysi ja mitä, eikä seuranta ole riippuvainen siitä, käykö joku tarkistamassa vastausvälilehteä. Tässä oppaassa selitetään, mitä Google Forms CRM -integraatio tarkoittaa, miksi sillä on merkitystä, miten Lua CRM käsittelee Google Formsia, miten suunnittelet lomakkeesi ja kenttävastaavuudet ennen niiden yhdistämistä sekä miten mittaat sen toimivuutta. Se on kirjoitettu pienten yritysten omistajille sekä myynti-, markkinointi- ja tukitiimeille.
Tärkeimmät opit
- Google Forms CRM -integraatio tuo lomakevastaukset suoraan CRM:ään, jolloin tiimi työskentelee asiakastietueiden eikä vastaustaulukoiden parissa.
- Lua CRM:ssä Google Forms kuuluu Forms-integraatioihin, jotka yhdistävät lomakepalvelut luodakseen tai päivittääkseen automaattisesti kontakteja, liidejä tai tukipyyntöjä saapuvista vastauksista.
- Lua CRM:n avulla voit tuoda Google Forms -vastaukset ja yhdistää kentät CRM-tietueisiin.
- Suurimmat hyödyt ovat manuaalisen kopioinnin väheneminen, nopeampi seuranta, vähemmän kirjoitusvirheitä ja selkeä vastuu jokaisesta uudesta pyynnöstä.
- Ennen yhdistämistä suunnittele lomakekentät, päätä minkä tietuetyypin kunkin lomakkeen tulisi luoda, määritä kenttävastaavuudet ja testaa oikealla vastauksella.
Mikä on Google Forms CRM -integraatio?
Google Forms CRM -integraatio yhdistää Google Forms -lomakkeen CRM-järjestelmääsi siten, että lomakkeen kautta lähetettyjä vastauksia käytetään tietueiden luomiseen tai päivittämiseen CRM:ssä. Ilman integraatiota vastaukset jäävät yleensä Google Formsiin tai siihen liitettyyn taulukkoon, josta jonkun on luettava ne, pääteltävä mitä ne tarkoittavat ja kirjoitettava tiedot CRM:ään. Integraation avulla jokainen vastaus yhdistetään vastaavaan kenttään CRM-tietueessa, kuten kontaktin nimeen, sähköpostiosoitteeseen tai puhelinnumeroon, tai pyynnön kuvaukseen.
Ajatus on yksinkertainen: lomake säilyy helppona ja tuttuna tapana ottaa yhteyttä, ja CRM toimii paikkana, jossa tiimisi reagoi vastaanotettuun tietoon.
Miksi yhdistää Google Forms CRM-järjestelmääsi
Ei enää vastausten käsin kopiointia
Nimien, sähköpostien ja pyyntöjen kopioiminen vastaustaulukosta vie aikaa ja aiheuttaa kirjoitusvirheitä. Kun vastaukset tuodaan ja kohdistetaan CRM-kenttiin, tiimi voi käyttää kyseisen ajan ihmisten kanssa keskustelemiseen.
Uudet pyynnöt päätyvät oikeaan paikkaan
Yhteydenottolomakkeella, tarjouspyyntölomakkeella ja tukipyyntölomakkeella on eri käyttötarkoitus. Päättämällä etukäteen, luoko kukin lomake kontaktin, liidin vai tukipyynnön, varmistat, että jokainen lähetys alkaa oikeasta työnkulusta.
Nopeampi seuranta
Lomakkeen täyttäneet odottavat yleensä vastausta. Kun vastaukset näkyvät CRM:ssä, ne voidaan osoittaa vastuuhenkilölle ja niitä voidaan seurata tavanomaisten tehtävien ja muistutusten avulla sen sijaan, että odotettaisiin jonkun avaavan lomakkeen vastaukset.
Yksi yhtenäinen asiakashistoria
Kun lomakelähetys päivittää olemassa olevan kontaktin erillisen kopion luomisen sijaan, tiimisi näkee tuoreimman pyynnön aiempien keskustelujen, kauppojen ja muistiinpanojen rinnalla.
Google Forms -vastaukset erillisenä vastaan Google Forms yhdistettynä CRM:ään
| Osa-alue | Vastaukset vain Google Formsissa | Google Forms yhdistettynä CRM:ään |
|---|---|---|
| Missä vastaukset sijaitsevat | Vastausvälilehdellä tai liitetyssä taulukossa | CRM-tietueissa, kuten kontakteissa, liideissä tai tukipyynnöissä |
| Tietojen syöttö | Kopioidaan käsin muihin työkaluihin | Lomakekentät kohdistettu CRM-kenttiin |
| Vastuu | Usein epäselvää, kuka käsittelee minkäkin vastauksen | Tietueet voidaan osoittaa suoraan tiimin jäsenelle |
| Asiakaskonteksti | Irrallaan aiemmista keskusteluista | Yhdistetty CRM:n asiakashistoriaan |
| Seuranta | Riippuu siitä, muistaako joku tarkistaa taulukon | Voi käynnistää kauppoja, tehtäviä ja muistutuksia CRM:ssä |
Miten Google Forms toimii Lua CRM:ssä
Lua CRM:n integraatiosivulla Google Forms löytyy Forms-kategoriasta. Tämä kategoria yhdistää lomaketyökalut luodakseen tai päivittääkseen automaattisesti kontakteja, liidejä tai tukipyyntöjä saapuvista lomakelähetyksistä. Erityisesti Google Formsin osalta Lua CRM antaa sinun tuoda Google Forms -vastaukset Lua CRM:ään ja kohdistaa kentät CRM-tietueisiin. Microsoft Forms löytyy samasta kategoriasta, joten molempia palveluita käyttävät tiimit voivat suunnitella lomakkeensa samalla tavalla.
Kun vastaukset saapuvat Lua CRM:ään, tiimisi voi käsitellä niitä saumattomasti järjestelmän muiden toimintojen rinnalla: asiakastietueiden, kauppojen, tehtävien ja automaatioiden parissa. Itse yhteyden määrittämiseksi seuraa Lua CRM:ssä Google Formsille näytettäviä ohjeita tai pyydä apua Lua CRM -tiimiltä.
Miten suunnitella Google Forms CRM -integraatio
Tekninen yhdistäminen on vain osa prosessia. Hyvät tulokset riippuvat selkeästi suunnitelluista lomakkeista ja täsmällisistä päätöksistä siitä, mitä kustakin lähetyksestä pitäisi muodostua. Nämä vaiheet auttavat:
- Listaa käyttämäsi lomakkeet. Kirjaa ylös jokainen Google Forms -lomake, jolla tällä hetkellä kerätään asiakastietoja (kuten yhteydenotto-, tarjous-, rekisteröitymis- tai tukipyyntölomakkeet) sekä kuka näkee vastaukset tällä hetkellä.
- Suunnittele selkeät lomakekentät. Käytä erillisiä kysymyksiä etunimelle, sukunimelle, sähköpostille ja puhelinnumerolle yhden vapaamuotoisen tekstikentän sijaan, ja merkitse tarvitsemasi kentät pakollisiksi. Selkeät ja johdonmukaiset vastaukset on huomattavasti helpompi kohdistaa.
Parhaat käytännöt lomakkeiden ja CRM:n työnkulkuihin
Pidä lomakkeet lyhyinä
Kysy vain asioita, joita tiimisi tarvitsee seuraavan askeleen ottamiseen. Jokainen ylimääräinen kysymys voi vähentää todennäköisyyttä, että lomake täytetään loppuun.
Käytä johdonmukaisia vastausmuotoja
Käytä mahdollisuuksien mukaan monivalinta- tai pudotusvalikkokysymyksiä esimerkiksi palvelutyypille, sijainnille tai budjettiluokalle. Johdonmukaisia vastauksia on helpompi kohdistaa, suodattaa ja segmentoida myöhemmin. Asiakassegmentointia käsittelevä oppaamme näyttää, miten näitä tietoja hyödynnetään.
Pyydä suostumus selkeästi
Jos aiot lähettää uutiskirjeitä tai tarjouksia, lisää selkeä suostumuskysymys ja tallenna vastaus, jotta markkinointi noudattaa kunkin henkilön antamaa lupaa.
Vie prosessi aina päätökseen
Jokaisen lomakelähetyksen tulisi johtaa selkeään lopputulokseen: vastaukseen, varattuun puheluun, ratkaistuun pyyntöön tai kvalifioituun liidiin. Artikkelimme liidien hallinnasta selittää, miten uusia yhteydenottoja kvalifioidaan ja vaalitaan.
Automatisoi rutiininomaiset seuraavat askeleet
Käytä CRM-työnkulkuja luodaksesi seurantatehtäviä tai -muistutuksia uusille tietueille, jotta kenenkään ei tarvitse muistaa tarkistaa niitä erikseen. Hyvä CRM-automaation määritys poistaa suuren osan manuaalisesta peräänkuuluttamisesta.
Havainnollistava esimerkki: koulutuskeskus, joka ei enää menetä ilmoittautumisia
Kuvittele pieni koulutuskeskus, joka käyttää Google Formsia kurssikyselyihin. Vastaukset päätyivät laskentataulukkoon, jonka ylläpitäjä tarkisti muutaman kerran viikossa, ja jotkut odottivat vastausta päiviä tai eivät saaneet vastausta lainkaan. Keskus suunnitteli kenttänsä, päätti että jokaisesta kyselystä tulisi liidi, määritti lomakekysymysten vastaavuudet CRM-kenttiin ja osoitti uudet liidit yhdelle koordinaattorille seurantamuistutuksen kera. Kyselyt näkyivät nyt CRM:ssä aiempien keskustelujen rinnalla, ja koordinaattori työskenteli yhden listan pohjalta. Tämä on hypoteettinen esimerkki työnkulun havainnollistamiseksi, ei mitattu tapaustutkimus.
Seurattavat mittarit
Ensimmäisen vastauksen viive
Keskimääräinen aika lomakkeen lähettämisen ja tiimisi ensimmäisen vastauksen välillä.
Käsittelemättömät lähetykset
Lomakkeista tulleiden uusien tietueiden määrä, joilla ei päivän päätteeksi ole vieläkään omistajaa tai seuraavaa vaihetta.
Lähetysten kauppaprosentti
Lomakelähetykset, jotka johtivat kauppaan, varaukseen tai myyntiin ÷ kaikki lomakelähetykset.
Kaksoiskappaleet ja puutteelliset tietueet
Lomakkeista tulleet tietueet, jotka vaativat manuaalista siistimistä ÷ kaikki lomakkeista luodut tietueet. Suuri osuus viittaa epäselviin kysymyksiin tai virheelliseen kenttien kohdistukseen.
