Μια ενσωμάτωση του Google Forms με το CRM συνδέει τις φόρμες που χρησιμοποιείτε ήδη για τη συλλογή ερωτημάτων, εγγραφών και αιτημάτων με το CRM σας, ώστε κάθε υποβολή να γίνεται μέρος των δεδομένων πελατών σας αντί για άλλη μια γραμμή σε ένα υπολογιστικό φύλλο απαντήσεων που κάποιος πρέπει να αντιγράψει με το χέρι. Για τις επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν το Google Forms για αιτήματα επικοινωνίας, αιτήματα προσφορών, εγγραφές σε εκδηλώσεις ή αιτήματα υποστήριξης, αυτό αλλάζει την καθημερινή εργασία: οι νέες υποβολές φτάνουν στις σωστές εγγραφές, η ομάδα βλέπει ποιος ζήτησε τι και η παρακολούθηση (follow-up) δεν εξαρτάται πλέον από το αν κάποιος θα ελέγξει την καρτέλα απαντήσεων. Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι είναι η ενσωμάτωση του Google Forms με το CRM, γιατί είναι σημαντική, πώς διαχειρίζεται το Lua CRM το Google Forms, πώς να σχεδιάσετε τις φόρμες και την αντιστοίχιση πεδίων πριν τις συνδέσετε, καθώς και πώς να μετρήσετε εάν λειτουργεί αποτελεσματικά. Απευθύνεται σε ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και σε ομάδες πωλήσεων, μάρκετινγκ και υποστήριξης μικρών επιχειρήσεων.
Βασικά σημεία
- Μια ενσωμάτωση του Google Forms με το CRM μεταφέρει τις υποβολές φορμών στο CRM, ώστε η ομάδα να εργάζεται απευθείας από τις εγγραφές πελατών αντί για υπολογιστικά φύλλα απαντήσεων.
- Στο Lua CRM, το Google Forms ανήκει στις ενσωματώσεις Φορμών (Forms), οι οποίες συνδέουν παρόχους φορμών για την αυτόματη δημιουργία ή ενημέρωση επαφών, leads ή tickets από τις εισερχόμενες υποβολές.
- Το Lua CRM σας επιτρέπει να εισάγετε υποβολές από το Google Forms και να αντιστοιχίζετε πεδία σε εγγραφές του CRM.
- Τα κύρια οφέλη είναι η μείωση της χειροκίνητης αντιγραφής, η ταχύτερη παρακολούθηση, τα λιγότερα λάθη πληκτρολόγησης και ο σαφής καταμερισμός ευθύνης για κάθε νέο αίτημα.
- Πριν από τη σύνδεση, σχεδιάστε τα πεδία της φόρμας σας, αποφασίστε ποιον τύπο εγγραφής πρέπει να δημιουργεί κάθε φόρμα, αντιστοιχίστε τα πεδία και πραγματοποιήστε δοκιμή με μια πραγματική υποβολή.
Τι είναι η ενσωμάτωση του Google Forms με το CRM;
Μια ενσωμάτωση του Google Forms με το CRM συνδέει μια φόρμα Google Form με το CRM σας, έτσι ώστε οι απαντήσεις που υποβάλλονται μέσω της φόρμας να χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία ή την ενημέρωση εγγραφών στο CRM. Χωρίς ενσωμάτωση, οι απαντήσεις συνήθως παραμένουν στο Google Forms ή σε ένα συνδεδεμένο υπολογιστικό φύλλο, και κάποιος πρέπει να τις διαβάσει, να κατανοήσει τη σημασία τους και να πληκτρολογήσει τα στοιχεία στο CRM. Με μια ενσωμάτωση, κάθε απάντηση αντιστοιχίζεται σε ένα πεδίο μιας εγγραφής CRM, όπως το όνομα, το email ή ο αριθμός τηλεφώνου μιας επαφής ή η περιγραφή του αιτήματος.
Η ιδέα είναι απλή: η φόρμα παραμένει ο εύκολος, οικείος τρόπος επικοινωνίας των χρηστών μαζί σας και το CRM γίνεται το μέρος όπου η ομάδα σας αναλαμβάνει δράση με βάση όσα στάλθηκαν.
Γιατί να συνδέσετε το Google Forms με το CRM σας
Τέλος στη χειροκίνητη αντιγραφή απαντήσεων
Η αντιγραφή ονομάτων, διευθύνσεων email και αιτημάτων από ένα φύλλο απαντήσεων απαιτεί χρόνο και δημιουργεί τυπογραφικά λάθη. Όταν οι υποβολές εισάγονται και αντιστοιχίζονται αυτόματα σε πεδία του CRM, η ομάδα μπορεί να αφιερώσει αυτόν τον χρόνο συνομιλώντας απευθείας με τους πελάτες.
Τα νέα αιτήματα φτάνουν στο σωστό σημείο
Μια φόρμα επικοινωνίας, μια φόρμα αιτήματος προσφοράς και μια φόρμα αιτήματος υποστήριξης εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς. Αποφασίζοντας εκ των προτέρων εάν κάθε φόρμα πρέπει να δημιουργεί μια επαφή, ένα lead ή ένα ticket, κάθε υποβολή ξεκινά από τη σωστή ροή εργασίας.
Ταχύτερη παρακολούθηση (follow-up)
Τα άτομα που συμπληρώνουν μια φόρμα συνήθως περιμένουν μια άμεση απάντηση. Όταν οι υποβολές εμφανίζονται στο CRM, μπορούν να ανατεθούν και να αντιμετωπιστούν μέσω των συνηθισμένων εργασιών και υπενθυμίσεων, αντί να περιμένουν μέχρι κάποιος να ελέγξει τις απαντήσεις της φόρμας.
Ένα ενιαίο ιστορικό ανά πελάτη
Όταν μια υποβολή ενημερώνει μια υπάρχουσα επαφή αντί να δημιουργεί ένα ξεχωριστό διπλότυπο, η ομάδα σας βλέπει το πιο πρόσφατο αίτημα δίπλα σε προηγούμενες συνομιλίες, συμφωνίες (deals) και σημειώσεις.
Απαντήσεις μόνο στο Google Forms σε σύγκριση με το Google Forms συνδεδεμένο σε CRM
| Τομέας | Απαντήσεις μόνο στο Google Forms | Google Forms συνδεδεμένο σε CRM |
|---|---|---|
| Πού αποθηκεύονται οι υποβολές | Καρτέλα απαντήσεων ή συνδεδεμένο υπολογιστικό φύλλο | Εγγραφές CRM όπως επαφές, leads ή tickets |
| Καταχώριση δεδομένων | Χειροκίνητη αντιγραφή σε άλλα εργαλεία | Αντιστοίχιση πεδίων φόρμας σε πεδία CRM |
| Κατανομή ευθύνης | Συχνά ασαφές ποιος χειρίζεται κάθε απάντηση | Οι εγγραφές μπορούν να ανατεθούν σε μέλος της ομάδας |
| Πλαίσιο πελάτη | Απομονωμένο από προηγούμενες συνομιλίες | Συνδεδεμένο με το ιστορικό του πελάτη στο CRM |
| Παρακολούθηση (Follow-up) | Βασίζεται στον έλεγχο του φύλλου από κάποιον | Μπορεί να οδηγήσει σε deals, εργασίες και υπενθυμίσεις στο CRM |
Πώς λειτουργεί το Google Forms στο Lua CRM
Στη σελίδα ενσωματώσεων του Lua CRM, το Google Forms περιλαμβάνεται στην κατηγορία Φόρμες (Forms). Αυτή η κατηγορία συνδέει παρόχους φορμών για την αυτόματη δημιουργία ή ενημέρωση επαφών, leads ή tickets από τις εισερχόμενες υποβολές φορμών. Συγκεκριμένα για το Google Forms, το Lua CRM σας επιτρέπει να εισάγετε υποβολές από το Google Forms στο Lua CRM και να αντιστοιχίζετε πεδία σε εγγραφές CRM. Το Microsoft Forms περιλαμβάνεται στην ίδια κατηγορία, επομένως οι ομάδες που χρησιμοποιούν και τους δύο παρόχους μπορούν να σχεδιάσουν τις φόρμες τους με τον ίδιο τρόπο.
Μόλις αρχίσουν να εισέρχονται οι υποβολές στο Lua CRM, η ομάδα σας μπορεί να εργαστεί με αυτές σε συνδυασμό με το υπόλοιπο σύστημα: εγγραφές πελατών, συμφωνίες (deals), εργασίες και αυτοματισμούς. Για να ρυθμίσετε τη σύνδεση, ακολουθήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται για το Google Forms στο Lua CRM ή επικοινωνήστε με την ομάδα του Lua CRM για βοήθεια.
Πώς να σχεδιάσετε την ενσωμάτωση του Google Forms με το CRM
Η τεχνική σύνδεση είναι μόνο ένα μέρος της διαδικασίας. Τα καλά αποτελέσματα εξαρτώνται από καλοσχεδιασμένες φόρμες και σαφείς αποφάσεις σχετικά με το τι πρέπει να δημιουργεί κάθε υποβολή. Τα παρακάτω βήματα βοηθούν:
- Καταγράψτε τις φόρμες που χρησιμοποιείτε. Σημειώστε κάθε Google Form που συλλέγει πληροφορίες πελατών σήμερα, όπως φόρμες επικοινωνίας, προσφορών, εγγραφής ή αιτημάτων υποστήριξης, καθώς και ποιος διαβάζει αυτή τη στιγμή τις απαντήσεις.
- Σχεδιάστε σαφή πεδία φόρμας. Χρησιμοποιήστε ξεχωριστές ερωτήσεις για το όνομα, το επώνυμο, το email και το τηλέφωνο αντί για ένα ενιαίο πλαίσιο ελεύθερου κειμένου, και ορίστε τα απαραίτητα πεδία ως υποχρεωτικά. Οι καθαρές, δομημένες απαντήσεις είναι πολύ πιο εύκολο να αντιστοιχιστούν.
- Αποφασίστε τον τύπο εγγραφής για κάθε φόρμα. Συμφωνήστε εάν μια φόρμα πρέπει να δημιουργεί ή να ενημερώνει μια επαφή, ένα lead ή ένα ticket. Για παράδειγμα, ένα αίτημα προσφοράς μπορεί να είναι lead, ενώ ένα πρόβλημα εξυπηρέτησης μπορεί να είναι ticket.
- Αντιστοιχίστε τα πεδία της φόρμας με τα πεδία του CRM. Δημιουργήστε μια απλή λίστα δύο στηλών: κάθε ερώτηση της φόρμας στα αριστερά, το αντίστοιχο πεδίο CRM στα δεξιά. Αποφασίστε τι θα συμβεί με απαντήσεις που δεν έχουν προφανές αντίστοιχο πεδίο, για παράδειγμα προσθέτοντάς τες σε μια περιγραφή.
- Συνδέστε το Google Forms. Ακολουθήστε τις οδηγίες εντός της εφαρμογής στο Lua CRM ή επικοινωνήστε με την ομάδα του Lua CRM, ώστε οι υποβολές να εισάγονται και να αντιστοιχίζονται σε εγγραφές του CRM.
- Δοκιμάστε με μια πραγματική υποβολή. Συμπληρώστε τη φόρμα μόνοι σας, ελέγξτε ότι εμφανίζεται η αναμενόμενη εγγραφή με τις σωστές τιμές και ελέγξτε τι συμβαίνει όταν υποβάλλεται ξανά το ίδιο email.
- Αναθέστε τη συνέχεια των ενεργειών (follow-up). Αποφασίστε ποιος θα διαχειρίζεται τις νέες υποβολές από κάθε φόρμα, πόσο γρήγορα θα πρέπει να απαντά και ποιες εργασίες ή υπενθυμίσεις θα πρέπει να δημιουργούνται.
- Κάντε ανασκόπηση μετά από δύο εβδομάδες. Ελέγξτε για πεδία που λείπουν, διπλότυπες εγγραφές και καθυστερημένες απαντήσεις, και στη συνέχεια προσαρμόστε τις ερωτήσεις της φόρμας ή την αντιστοίχιση.
Βέλτιστες πρακτικές για ροές εργασίας από φόρμα σε CRM
Διατηρήστε τις φόρμες σύντομες
Ζητήστε μόνο ό,τι χρειάζεται η ομάδα σας για να κάνει το επόμενο βήμα. Κάθε επιπλέον ερώτηση μπορεί να μειώσει την πιθανότητα οι χρήστες να ολοκληρώσουν τη φόρμα.
Χρησιμοποιήστε συνεπείς μορφές απαντήσεων
Όπου είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε ερωτήσεις πολλαπλής επιλογής ή αναπτυσσόμενα μενού για στοιχεία όπως ο τύπος υπηρεσίας, η τοποθεσία ή το εύρος προϋπολογισμού. Οι συνεπείς απαντήσεις είναι ευκολότερο να αντιστοιχιστούν, να φιλτραριστούν και να ομαδοποιηθούν αργότερα. Ο οδηγός μας για την κατηγοριοποίηση πελατών δείχνει πώς να αξιοποιήσετε αυτά τα δεδομένα.
Ζητήστε συγκατάθεση με σαφήνεια
Εάν σκοπεύετε να στείλετε ενημερωτικά δελτία ή προσφορές, προσθέστε μια σαφή ερώτηση συγκατάθεσης και καταγράψτε την απάντηση, ώστε οι ενέργειες μάρκετινγκ να ακολουθούν όσα συμφώνησε το κάθε άτομο.
Ολοκληρώστε τον κύκλο επικοινωνίας
Κάθε υποβολή θα πρέπει να καταλήγει σε ένα σαφές αποτέλεσμα: μια απάντηση, μια προγραμματισμένη κλήση, ένα επιλυμένο αίτημα ή ένα αξιολογημένο lead. Το άρθρο μας σχετικά με τη διαχείριση leads εξηγεί πώς να αξιολογείτε και να καλλιεργείτε νέα αιτήματα.
Αυτοματοποιήστε τα επόμενα βήματα ρουτίνας
Χρησιμοποιήστε τις ροές εργασίας του CRM σας για να δημιουργήσετε εργασίες παρακολούθησης ή υπενθυμίσεις για νέες εγγραφές, ώστε κανείς να μην χρειάζεται να θυμάται να ελέγξει. Μια καλή ρύθμιση αυτοματισμού CRM απαλλάσσει από μεγάλο μέρος της μη αυτόματης παρακολούθησης.
Ενδεικτικό παράδειγμα: ένα εκπαιδευτικό κέντρο που σταματά να χάνει εγγραφές
Φανταστείτε ένα μικρό εκπαιδευτικό κέντρο που χρησιμοποιεί ένα Google Form για ερωτήματα σχετικά με μαθήματα. Οι απαντήσεις κατέληγαν σε ένα υπολογιστικό φύλλο το οποίο ο διαχειριστής έλεγχε μερικές φορές την εβδομάδα, με αποτέλεσμα ορισμένοι ενδιαφερόμενοι να περιμένουν μέρες για μια απάντηση ή να μην λαμβάνουν ποτέ νέα. Το κέντρο σχεδίασε τα πεδία του, αποφάσισε ότι κάθε ερώτημα θα πρέπει να γίνεται lead, αντιστοίχισε τις ερωτήσεις της φόρμας με πεδία του CRM και ανέθεσε τα νέα leads σε έναν συντονιστή με υπενθύμιση παρακολούθησης. Τα ερωτήματα εμφανίζονταν πλέον στο CRM δίπλα σε προηγούμενες συνομιλίες και ο συντονιστής εργαζόταν από μία ενιαία λίστα. Πρόκειται για ένα υποθετικό παράδειγμα που παρουσιάζει τη ροή εργασίας και όχι για μια μετρημένη μελέτη περίπτωσης.
Μετρικές προς παρακολούθηση
Χρόνος μέχρι την πρώτη απάντηση
Ο μέσος χρόνος μεταξύ της υποβολής μιας φόρμας και της πρώτης απάντησης από την ομάδα σας.
Μη διεκπεραιωμένες υποβολές
Ο αριθμός των νέων εγγραφών από φόρμες που εξακολουθούν να μην έχουν υπεύθυνο ή επόμενο βήμα στο τέλος κάθε ημέρας.
Ποσοστό υποβολών σε συμφωνίες
Υποβολές φορμών που οδήγησαν σε συμφωνία, κράτηση ή πώληση ÷ σύνολο υποβολών φορμών.
Διπλότυπες και ελλιπείς εγγραφές
Εγγραφές από φόρμες που χρειάστηκαν μη αυτόματη εκκαθάριση ÷ σύνολο εγγραφών που δημιουργήθηκαν από φόρμες. Ένα υψηλό ποσοστό υποδεικνύει ασαφείς ερωτήσεις ή λανθασμένη αντιστοίχιση.
