Outlook CRM integracija povezuje Outlook sandučiće vašeg tima s vašim CRM-om, tako da e-poruke klijenata prestaju boraviti u zasebnim pretincima i postaju dio zapisa unutar kojih vaš tim već radi. Za tvrtke koje prodaju, šalju ponude i pružaju podršku klijentima putem e-pošte, ovo mijenja svakodnevni rad: razgovori su povezani s pravim kontaktima, potencijalnim klijentima, prilikama i tiketima, svatko u timu može vidjeti što je zadnje rečeno, a naknadno praćenje više ne ovisi o tome tko je slučajno primio poruku. Ovaj vodič objašnjava što je Outlook CRM integracija, zašto je važna, kako Lua CRM upravlja s Microsoft Outlookom, kako se pripremiti prije povezivanja i kako mjeriti rezultate. Napisan je za vlasnike malih tvrtki te prodajne i timove za podršku koji svoju e-poštu vode u Outlooku.
Ključni zaključci
- Outlook CRM integracija donosi razgovore e-poštom u CRM, tako da tim radi izravno iz zapisa o klijentima umjesto iz raštrkanih osobnih pretinaca.
- U Lua CRM-u, Microsoft Outlook dio je integracija pretinaca e-pošte (Mailboxes), koje povezuju pružatelje usluga e-pošte za slanje i primanje e-poruka, sinkronizaciju razgovora i automatsko povezivanje poruka s kontaktima, potencijalnim klijentima, prilikama i tiketima.
- Lua CRM vam omogućuje povezivanje vašeg Outlook računa za slanje i primanje e-pošte, sinkronizaciju razgovora i automatsko povezivanje poruka s kontaktima, potencijalnim klijentima, prilikama i tiketima.
- Glavne prednosti su zajednička povijest komunikacije s klijentima, manje kopiranja i prosljeđivanja, brži odgovori i jasno vlasništvo nad svakim razgovorom.
- Prije povezivanja odlučite koje ćete sandučiće uključiti, uredite svoje kontakte, dogovorite vlasništvo i testirajte pomoću primjera e-poruke.
Što je Outlook CRM integracija?
Outlook CRM integracija povezuje Outlook račun e-pošte s vašim CRM-om kako bi poslane i primljene e-poruke bile sinkronizirane i povezane s odgovarajućim zapisima o klijentima. Bez integracije, e-poruke ostaju u pretincu svake pojedine osobe, pa ih netko mora prosljeđivati, kopirati ključne detalje u CRM ili pamtiti tko je što rekao. S integracijom se razgovori sinkroniziraju u CRM, gdje se povezuju s kontaktom, potencijalnim klijentom, prilikom ili tiketom.
Ideja je jednostavna: Outlook ostaje poznato mjesto gdje vaš tim piše i čita e-poštu, a CRM postaje mjesto gdje je svaki razgovor povezan s klijentom i sljedećim korakom.
Zašto povezati Outlook s CRM-om
Jedinstvena zajednička povijest po klijentu
Kada su e-poruke povezane s kontaktima, potencijalnim klijentima, prilikama i tiketima, svatko tko otvori zapis vidi razgovor pored ranijih bilješki, poziva i zahtjeva.
Manje kopiranja i prosljeđivanja
Lijepljenje teksta e-pošte u bilješke ili prosljeđivanje nizova poruka oduzima vrijeme i lako se zaboravi. Sinkronizacija razgovora znači da zapis ostaje ažuran bez tog dodatnog ručnog koraka.
Brži i dosljedniji odgovori
Klijenti koji šalju e-poštu obično očekuju pravovremeni odgovor. Kada su poruke vidljive u CRM-u i dodijeljene odgovornoj osobi, odgovori i zadaci praćenja mogu se rješavati kroz vaš uobičajeni proces umjesto da ovise o pretincu jedne osobe.
Jasniji prodajni i kontekst korisničke podrške
E-poruka o cijenama pripada prilici, a e-poruka o problemu pripada tiketu. Kada su poruke povezane s pravim zapisom, prodaja vidi cjelokupne pregovore, a podrška cijeli problem.
E-pošta samo u Outlooku u odnosu na Outlook povezan s CRM-om
| Područje | E-pošta samo u Outlooku | Outlook povezan s CRM-om |
|---|---|---|
| Gdje se nalaze razgovori | Pojedinačni pretinci i mape | Sinkronizirani i povezani s CRM zapisima |
| Kontekst klijenta | Odvojen od prilika, tiketa i bilješki | Povezan s kontaktima, potencijalnim klijentima, prilikama i tiketima |
| Vidljivost za tim | Samo primatelj vidi niz poruka | Tim vidi razgovor unutar zapisa |
| Primopredaja posla | Nizovi se prosljeđuju ručno | Povijest je već u zapisu o klijentu |
| Praćenje (follow-up) | Oslanja se na osobne oznake i pamćenje | Može generirati zadatke i podsjetnike u CRM-u |
Kako Microsoft Outlook funkcionira u Lua CRM-u
Na stranici za integracije Lua CRM-a, Microsoft Outlook je naveden u kategoriji Mailboxes pod slanjem i sinkronizacijom e-pošte. Ta kategorija povezuje pružatelje usluga e-pošte za slanje i primanje e-poruka, sinkronizaciju razgovora i automatsko povezivanje poruka s kontaktima, potencijalnim klijentima, prilikama i tiketima u Lua CRM-u. Konkretno za Outlook, povezujete svoj Outlook račun kako biste slali i primali e-poštu, sinkronizirali razgovore i automatski povezivali poruke s kontaktima, potencijalnim klijentima, prilikama i tiketima. Gmail se nalazi u istoj kategoriji.
Nakon što se razgovori nađu u Lua CRM-u, vaš tim može raditi s njima uz zapise o klijentima, prilike, tikete, zadatke i automatizaciju. Kako biste postavili samu vezu, slijedite upute prikazane za Microsoft Outlook u Lua CRM-u ili zatražite pomoć od Lua CRM tima. Ako alat koji vam je potreban još nije naveden, stranica s integracijama nudi i opciju Request Integration.
Kako postaviti svoju Outlook CRM integraciju
Tehničko povezivanje samo je dio posla. Dobri rezultati ovise o urednim podacima o kontaktima i jasnim dogovorima o tome tko je zadužen za koje razgovore. Ovi koraci pomažu:
- Odlučite koje ćete sandučiće povezati. Popišite Outlook račune koji danas upravljaju e-poštom klijenata, kao što su osobni prodajni pretinci, zajednička info adresa ili adresa podrške, te odlučite koji od njih trebaju biti dio CRM-a.
- Dogovorite što pripada u CRM. Razgovori s klijentima i potencijalnim klijentima obično pripadaju; interni nizovi, bilteni (newsletteri) i osobne poruke obično ne.
- Očistite svoje kontakte. Poruke su povezane sa zapisima, pa su točne adrese e-pošte iznimno važne. Spojite duplikate, ispravite tipfelere i provjerite imaju li ključni klijenti točne adrese prije nego što se povežete.
- Dogovorite odgovornost. Odlučite tko je zadužen za koju vrstu razgovora, na primjer za nove upite, aktivne poslove i zahtjeve za podršku, te što se treba dogoditi kada je odgovorna osoba odsutna.
- Povežite Microsoft Outlook. Slijedite upute unutar Lua CRM-a ili kontaktirajte Lua CRM tim kako bi vaš Outlook račun mogao slati i primati e-poštu te sinkronizirati razgovore s Lua CRM-om.
- Testirajte s primjernom e-porukom. Pošaljite e-poruku s testne adrese koju kontrolirate, odgovorite na nju i provjerite pojavljuje li se razgovor na željenom kontaktu, leadu, poslu ili tiketu.
- Postavite pravila praćenja. Dogovorite koliko brzo treba odgovoriti na e-poruke i koje zadatke ili podsjetnike treba stvoriti nakon važnih poruka.
- Pregledajte nakon dva tjedna. Potražite poruke povezane s pogrešnim zapisom, neodgovorene razgovore i duplicirane kontakte, a zatim prilagodite podatke o kontaktima ili timske dogovore.
Najbolje prakse za tijekove rada s e-poštom u Outlooku i CRM-u
Zadržite jedan zapis po klijentu
Ako ista osoba postoji dvaput u CRM-u, njezina e-pošta može biti podijeljena na više zapisa. Redovito čišćenje duplikata čuva cjelokupnu povijest razgovora na jednom mjestu.
Pišite e-poruke koje cijeli tim može razumjeti
Kada su razgovori vidljivi na zajedničkim zapisima, jasni predmeti poruka i profesionalan ton pomažu kolegama da brzo preuzmu nit razgovora. Naša zbirka primjera profesionalne e-pošte korisno je polazište.
Povežite e-poštu s korisničkim putovanjem
E-poruke su dodirne točke tijekom cijelog odnosa, od prvog upita do obnove suradnje. Naš vodič za upravljanje životnim ciklusom korisnika pokazuje kako koristiti te dodirne točke u svakoj fazi.
Zatvorite krug
Svaka e-poruka klijenta trebala bi završiti jasnim ishodom: odgovorom, dogovorenim pozivom, ažuriranim poslom ili riješenim tiketom. Naš članak o upravljanju leadovima objašnjava kako kvalificirati i njegovati nove upite, a CRM automatizacija pokazuje kako stvoriti zadatke praćenja bez ručnog podsjećanja.
Ilustrativan primjer: mala agencija koja više ne gubi niti e-pošte
Zamislite malu dizajnersku agenciju u kojoj svaki voditelj klijenata komunicira s klijentima iz vlastitog Outlook pretinca. Kada je jedan voditelj otišao na godišnji odmor, e-poruka s odobrenjem klijenta ostala je nepročitana. Agencija je odlučila koje pretince povezati, očistila kontakte klijenata, dogovorila tko je odgovoran za nove upite i aktivne projekte, povezala Outlook sa svojim CRM-om i testirala sve probnom e-porukom. Razgovori su se sada pojavljivali na zapisima klijenata uz poslove i bilješke, pa je svatko tko mijenja kolegu mogao vidjeti najnoviju komunikaciju. Ovo je hipotetski primjer koji prikazuje radni tijek, a ne studija slučaja temeljena na mjerenjima.
Metrike koje treba pratiti
Vrijeme do prvog odgovora
Prosječno vrijeme od trenutka kada e-poruka klijenta stigne do prvog odgovora vašeg tima.
Neodgovoreni razgovori
Broj e-poruka klijenata na koje još uvijek nema odgovora ili definiranog sljedećeg koraka na kraju svakog dana.
Stopa konverzije e-pošte u poslove
Novi upiti putem e-pošte koji su doveli do posla, rezervacije ili prodaje ÷ ukupni novi upiti putem e-pošte.
Ispravno povezane poruke
Nasumično provjerite uzorak nedavnih e-poruka svakog mjeseca i zabilježite koliko ih je povezano s pravim zapisom. Nizak udio ukazuje na duplicirane kontakte ili zastarjele adrese e-pošte.
