Outlook-CRM-integraatio yhdistää tiimisi Outlook-sähköpostilaatikot CRM-järjestelmääsi, jolloin asiakassähköpostit eivät enää jää erillisiin saapuneet-kansioihin, vaan niistä tulee osa tietueita, joiden parissa tiimisi jo työskentelee. Yrityksille, jotka myyvät, tekevät tarjouksia ja palvelevat asiakkaita sähköpostitse, tämä muuttaa päivittäisen työn: keskustelut linkitetään oikeisiin kontakteihin, liideihin, kauppoihin ja tukipyyntöihin, kuka tahansa tiimistä näkee, mitä viimeksi sanottiin, eikä jatkotoimien hoitaminen enää riipu siitä, kuka viestin sattui vastaanottamaan. Tässä oppaassa kerrotaan, mikä Outlook-CRM-integraatio on, miksi sillä on merkitystä, miten Lua CRM käsittelee Microsoft Outlookia, miten valmistautua ennen yhdistämistä ja miten tuloksia mitataan. Se on kirjoitettu pienten yritysten omistajille sekä myynti- ja tukitiimeille, jotka käyttävät sähköpostiaan Outlookissa.
Keskeiset asiat
- Outlook-CRM-integraatio tuo sähköpostikeskustelut CRM:ään, jolloin tiimi työskentelee asiakastietueiden eikä hajallaan olevien henkilökohtaisten sähköpostilaatikoiden parissa.
- Lua CRM:ssä Microsoft Outlook on osa Postilaatikot-integraatioita, jotka yhdistävät sähköpostintarjoajat sähköpostien lähettämistä ja vastaanottamista, keskustelujen synkronointia sekä viestien automaattista linkittämistä kontakteihin, liideihin, kauppoihin ja tukipyyntöihin varten.
- Lua CRM:n avulla voit yhdistää Outlook-tilisi lähettääksesi ja vastaanottaaksesi sähköposteja, synkronoidaksesi keskusteluja ja liittääksesi viestit automaattisesti kontakteihin, liideihin, kauppoihin ja tukipyyntöihin.
- Tärkeimmät edut ovat jaettu asiakashistoria, vähempi kopiointi ja edelleenlähetys, nopeammat vastaukset ja selkeä vastuu jokaisesta keskustelusta.
- Ennen yhdistämistä päätä, mitkä postilaatikot otetaan mukaan, siisti kontaktisi, sovi vastuista ja testaa mallisähköpostilla.
Mikä on Outlook-CRM-integraatio?
Outlook-CRM-integraatio linkittää Outlook-sähköpostitilin CRM:ääsi niin, että lähettämäsi ja vastaanottamasi sähköpostit synkronoidaan ja yhdistetään oikeisiin asiakastietueisiin. Ilman integraatiota sähköpostit jäävät kunkin henkilön saapuneet-kansioon, ja jonkun on lähetettävä ne edelleen, kopioitava keskeiset tiedot CRM:ään tai muistettava kuka sanoi mitäkin. Integraation avulla keskustelut synkronoidaan CRM:ään, jossa ne linkitetään kontaktiin, liidiin, kauppaan tai tukipyyntöön.
Ajatus on yksinkertainen: Outlook pysyy tuttuna paikkana, jossa tiimisi kirjoittaa ja lukee sähköposteja, ja CRM:stä tulee paikka, jossa jokainen keskustelu yhdistetään asiakkaaseen ja seuraavaan askeleeseen.
Miksi yhdistää Outlook CRM:ään
Yksi jaettu historia asiakasta kohden
Kun sähköpostit linkitetään kontakteihin, liideihin, kauppoihin ja tukipyyntöihin, kuka tahansa tietueen avaava näkee keskustelun aiempien muistiinpanojen, puheluiden ja pyyntöjen vieressä.
Vähemmän kopiointia ja edelleenlähetystä
Sähköpostitekstin liittäminen muistiinpanoihin tai viestiketjujen edelleenlähettäminen vie aikaa ja unohtuu helposti. Keskustelujen synkronointi tarkoittaa, että tietue pysyy ajan tasalla ilman tuota ylimääräistä manuaalista vaihetta.
Nopeammat ja johdonmukaisemmat vastaukset
Sähköpostia lähettävät asiakkaat odottavat yleensä vastausta ajoissa. Kun viestit näkyvät CRM:ssä ja ne on yhdistetty vastuuhenkilöön, vastaukset ja seurantatehtävät voidaan hoitaa normaalin prosessisi mukaisesti sen sijaan, että ne olisivat riippuvaisia yhden henkilön saapuneet-kansiosta.
Selkeämpi konteksti myynnille ja asiakastuelle
Hinnoittelua koskeva sähköposti kuuluu kaupan yhteyteen, ja ongelmaa koskeva sähköposti kuuluu tukipyyntöön. Kun viestit liitetään oikeaan tietueeseen, myynti näkee koko neuvotteluhistorian ja asiakastuki koko ongelman taustan.
Sähköposti vain Outlookissa vastaan Outlook yhdistettynä CRM:ään
| Osa-alue | Sähköposti vain Outlookissa | Outlook yhdistettynä CRM:ään |
|---|---|---|
| Missä keskustelut sijaitsevat | Yksittäisissä saapuneet-kansioissa ja kansioissa | Synkronoituna ja linkitettynä CRM-tietueisiin |
| Asiakaskonteksti | Erillään kaupoista, tukipyynnöistä ja muistiinpanoista | Yhdistettynä kontakteihin, liideihin, kauppoihin ja tukipyyntöihin |
| Tiimin näkyvyys | Vain vastaanottaja näkee viestiketjun | Tiimi näkee keskustelun suoraan tietueelta |
| Vastuunsiirrot | Ketjut lähetetään edelleen manuaalisesti | Historia on jo valmiina asiakastietueella |
| Jatkotoimet | Riippuu henkilökohtaisista merkinnöistä ja muistista | Voi muodostaa tehtäviä ja muistutuksia CRM:ään |
Miten Microsoft Outlook toimii Lua CRM:ssä
Lua CRM:n integraatiosivulla Microsoft Outlook on listattu Postilaatikot-kategoriassa sähköpostin lähettämisen ja synkronoinnin alle. Tämä kategoria yhdistää sähköpostintarjoajat sähköpostien lähettämistä ja vastaanottamista, keskustelujen synkronointia sekä viestien automaattista linkittämistä kontakteihin, liideihin, kauppoihin ja tukipyyntöihin Lua CRM:ssä. Erityisesti Outlookin osalta yhdistät Outlook-tilisi lähettääksesi ja vastaanottaaksesi sähköposteja, synkronoidaksesi keskusteluja ja liittääksesi viestit automaattisesti kontakteihin, liideihin, kauppoihin ja tukipyyntöihin. Gmail on listattu samassa kategoriassa.
Kun keskustelut ovat Lua CRM:ssä, tiimisi voi työskennellä niiden parissa asiakastietueiden, kauppojen, tukipyyntöjen, tehtävien ja automaation ohella. Itse yhteyden määrittämiseksi noudata Microsoft Outlookille Lua CRM:ssä näytettyjä ohjeita tai pyydä apua Lua CRM -tiimiltä. Jos tarvitsemaasi työkalua ei vielä ole listattu, integraatiosivulla on myös Pyydä integraatiota -vaihtoehto.
Miten määrittää Outlook-CRM-integraatio
Tekninen yhdistäminen on vain osa työtä. Hyvät tulokset riippuvat puhtaista kontaktitiedoista ja selkeistä sopimuksista siitä, kuka omistaa mitkäkin keskustelut. Nämä vaiheet auttavat:
- Päätä, mitkä postilaatikot yhdistetään. Listaa Outlook-tilit, jotka käsittelevät asiakassähköposteja nykyisin, kuten myyjien henkilökohtaiset postilaatikot, jaettu info-osoite tai asiakastuen osoite, ja päätä, minkä niistä tulisi olla osa CRM:ää.
- Sovi, mikä kuuluu CRM:ään. Asiakas- ja prospektikeskustelut kuuluvat yleensä; sisäiset viestiketjut, uutiskirjeet ja henkilökohtaiset viestit puolestaan eivät.
- Siisti yhteystietosi. Viestit linkitetään tietueisiin, joten tarkat sähköpostiosoitteet ovat tärkeitä. Yhdistä kaksoiskappaleet, korjaa kirjoitusvirheet ja varmista, että tärkeimmillä asiakkailla on oikeat osoitteet ennen yhdistämistä.
- Sovi vastuut. Päätä, kuka vastaa kustakin keskustelutyypistä (kuten uusista yhteydenotoista, aktiivisista kaupoista ja tukipyynnöistä), ja mitä tapahtuu vastuuhenkilön ollessa poissa.
- Yhdistä Microsoft Outlook. Seuraa Lua CRM:n sovelluksen sisäisiä ohjeita tai ota yhteyttä Lua CRM -tiimiin, jotta Outlook-tilisi voi lähettää ja vastaanottaa sähköposteja sekä synkronoida keskustelut Lua CRM:n kanssa.
- Testaa testisähköpostilla. Lähetä sähköposti hallitsemastasi testiosoitteesta, vastaa siihen ja tarkista, että keskustelu näkyy oikean kontaktin, liidin, kaupan tai tukipyynnön tiedoissa.
- Määritä seurantasäännöt. Sovi, kuinka nopeasti sähköposteihin tulee vastata ja mitä tehtäviä tai muistutuksia tärkeiden viestien jälkeen luodaan.
- Tarkista tilanne kahden viikon kuluttua. Etsi vääriin tietueisiin linkitettyjä viestejä, vastaamattomia keskusteluja ja kaksoiskappaleina olevia kontakteja, ja tee tarvittavat korjaukset yhteystietoihin tai tiimin sopimuksiin.
Parhaat käytännöt Outlookin ja CRM:n sähköpostityönkulkuihin
Pidä vain yksi tietue asiakasta kohden
Jos sama henkilö on CRM:ssä kahteen kertaan, hänen sähköpostinsa saattavat jakautua eri tietueisiin. Säännöllinen kaksoiskappaleiden siivoaminen pitää kunkin keskusteluhistorian yhdessä paikassa.
Kirjoita sähköposteja, joita koko tiimi voi lukea
Kun keskustelut näkyvät jaetuissa tietueissa, selkeät aiherivit ja ammattimainen sävy auttavat kollegoita pääsemään nopeasti kärryille tilanteesta. Kokoelmamme ammattimaisia sähköpostiesimerkkejä on hyödyllinen lähtökohta.
Yhdistä sähköposti asiakaspolkuun
Sähköpostit ovat kosketuspisteitä koko asiakassuhteen ajan aina ensimmäisestä yhteydenotosta sopimuksen uusimiseen. Oppaamme asiakkaan elinkaaren hallintaan näyttää, kuinka näitä kosketuspisteitä hyödynnetään kussakin vaiheessa.
Sulje silmukka
Jokaisen asiakassähköpostin tulisi johtaa selkeään lopputulokseen: vastaukseen, varattuun puheluun, päivitettyyn kauppaan tai ratkaistuun tukipyyntöön. Artikkelimme liidien hallinnasta selittää, kuinka uusia yhteydenottoja karsitaan ja kasvatetaan, ja opas CRM-automaatioon näyttää, kuinka seurantatehtäviä luodaan ilman manuaalista työtä.
Havainnollistava esimerkki: pieni toimisto, joka lopettaa sähköpostiketjujen hukkaamisen
Kuvittele pieni suunnittelutoimisto, jossa kukin asiakasvastaava hoitaa asiakkaita omasta Outlook-postilaatikostaan. Kun yksi vastaavista lähti lomalle, asiakkaan hyväksyntäsähköposti jäi lukematta. Toimisto päätti, mitkä postilaatikot yhdistetään, siivosi asiakaskontaktinsa, sopi uusien yhteydenottojen ja aktiivisten projektien vastuut, yhdisti Outlookin CRM:ään ja testasi toimintaa testisähköpostilla. Keskustelut näkyivät nyt asiakastietueissa kauppojen ja muistiinpanojen rinnalla, joten kuka tahansa asiakkuutta tuuraava näki tuoreimman viestinvaihdon. Tämä on hypoteettinen esimerkki työnkulun havainnollistamiseksi, ei mitattu asiakastarina.
Seurattavat mittarit
Aika ensimmäiseen vastaukseen
Keskimääräinen aika asiakkaan sähköpostin saapumisesta tiimisi ensimmäiseen vastaukseen.
Vastaamattomat keskustelut
Niiden asiakassähköpostien määrä, joihin ei ole vielä vastattu tai joille ei ole määritetty seuraavaa vaihetta kunkin työpäivän päätteeksi.
Sähköpostien konversioaste kaupoiksi
Uudet sähköpostiyhteydenotot, jotka johtivat kauppaan, varaukseen tai myyntiin ÷ kaikki uudet sähköpostiyhteydenotot.
Oikein linkitetyt viestit
Tee pistokoe otokselle viimeaikaisista sähköposteista kuukausittain ja tarkista, kuinka moni linkittyi oikeaan tietueeseen. Matala osuus viittaa kontaktien kaksoiskappaleisiin tai vanhentuneisiin sähköpostiosoitteisiin.
