Outlook-ის CRM ინტეგრაცია: ელფოსტის სინქრონიზაცია კონტაქტებთან, ლიდებთან, გარიგებებთან და ტიკეტებთან

Outlook CRM ინტეგრაცია აკავშირებს თქვენი გუნდის Outlook-ის საფოსტო ყუთებს თქვენს CRM-თან, ასე რომ კლიენტების ელწერილები აღარ ინახება ცალკეულ შემოსულებში და ხდება იმ ჩანაწერების ნაწილი, რომლებზეც თქვენი გუნდი უკვე მუშაობს. ბიზნესებისთვის, რომლებიც ყიდიან, აგზავნიან შეთავაზებებს და მხარს უჭერენ მომხმარებლებს ელფოსტით, ეს ცვლის ყოველდღიურ მუშაობას: მიმოწერები უკავშირდება შესაბამის კონტაქტებს, ლიდებს, გარიგებებსა და თიქეთებს, გუნდში ნებისმიერს შეუძლია ნახოს, რა ითქვა ბოლოს, და შემდგომი კომუნიკაცია აღარ არის დამოკიდებული იმაზე, თუ ვინ მიიღო შეტყობინება. ეს გზამკვლევი განმარტავს, რა არის Outlook CRM ინტეგრაცია, რატომ არის ის მნიშვნელოვანი, როგორ მუშაობს Lua CRM Microsoft Outlook-თან, როგორ მოემზადოთ დაკავშირებამდე და როგორ შეაფასოთ შედეგები. ის დაწერილია მცირე ბიზნესის მფლობელებისთვის და გაყიდვებისა და მხარდაჭერის გუნდებისთვის, რომლებიც ელფოსტას Outlook-ში მართავენ.

მთავარი დასკვნები

• Outlook CRM ინტეგრაციას შემოაქვს ელფოსტის მიმოწერები CRM-ში, რათა გუნდმა იმუშაოს მომხმარებლის ჩანაწერებიდან გაფანტული პირადი საფოსტო ყუთების ნაცვლად.
• Lua CRM-ში Microsoft Outlook არის Mailboxes ინტეგრაციების ნაწილი, რომელიც აკავშირებს ელფოსტის პროვაიდერებს ელწერილების გასაგზავნად და მისაღებად, მიმოწერების სინქრონიზაციისა და შეტყობინებების ავტომატურად დასაკავშირებლად კონტაქტებთან, ლიდებთან, გარიგებებსა და თიქეთებთან.
• Lua CRM გაძლევთ საშუალებას დააკავშიროთ თქვენი Outlook-ის ანგარიში ელწერილების გასაგზავნად და მისაღებად, მიმოწერების სინქრონიზაციისა და შეტყობინებების ავტომატურად დასაკავშირებლად კონტაქტებთან, ლიდებთან, გარიგებებსა და თიქეთებთან.
• მთავარი უპირატესობებია მომხმარებელთან ურთიერთობის საერთო ისტორია, ნაკლები კოპირება და გადამისამართება, უფრო სწრაფი პასუხები და თითოეულ მიმოწერაზე მკაფიო პასუხისმგებლობა.
• დაკავშირებამდე გადაწყვიტეთ, რომელი საფოსტო ყუთები ჩართოთ, მოაწესრიგეთ თქვენი კონტაქტები, შეთანხმდით პასუხისმგებლობებზე და გამოსცადეთ სატესტო ელწერილით.

რა არის Outlook CRM ინტეგრაცია?

Outlook CRM ინტეგრაცია აკავშირებს Outlook-ის ელფოსტის ანგარიშს თქვენს CRM-თან, რათა თქვენ მიერ გაგზავნილი და მიღებული ელწერილები დასინქრონდეს და დაუკავშირდეს მომხმარებლის შესაბამის ჩანაწერებს. ინტეგრაციის გარეშე, ელწერილები რჩება თითოეული ადამიანის შემოსულებში და ვინმეს უწევს მათი გადამისამართება, ძირითადი დეტალების კოპირება CRM-ში ან დამახსოვრება, თუ ვინ რა თქვა. ინტეგრაციის შემთხვევაში, მიმოწერები სინქრონიზდება CRM-ში, სადაც ისინი უკავშირდება კონტაქტს, ლიდს, გარიგებას ან თიქეთს.

იდეა მარტივია: Outlook რჩება ნაცნობ ადგილად, სადაც თქვენი გუნდი წერს და კითხულობს ელფოსტას, ხოლო CRM ხდება სივრცე, სადაც თითოეული მიმოწერა დაკავშირებულია მომხმარებელთან და შემდეგ ნაბიჯთან.

რატომ უნდა დააკავშიროთ Outlook თქვენს CRM-თან

მომხმარებლის ერთიანი საერთო ისტორია

როდესაც ელწერილები დაკავშირებულია კონტაქტებთან, ლიდებთან, გარიგებებსა და თიქეთებთან, ნებისმიერი, ვინც ჩანაწერს გახსნის, ხედავს მიმოწერას წინა ჩანაწერების, ზარებისა და მოთხოვნების გვერდით.

ნაკლები კოპირება და გადამისამართება

ელწერილის ტექსტის ჩანაწერებში ჩასმა ან მიმოწერის გადამისამართება დროს მოითხოვს და მარტივია მისი დავიწყება. მიმოწერების სინქრონიზაცია ნიშნავს, რომ ჩანაწერი განახლებული რჩება ამ ზედმეტი მექანიკური ნაბიჯის გარეშე.

უფრო სწრაფი და თანმიმდევრული პასუხები

მომხმარებლები, რომლებიც ელფოსტით გიკავშირდებიან, ჩვეულებრივ ელიან დროულ პასუხს. როდესაც შეტყობინებები ხილულია CRM-ში და დაკავშირებულია პასუხისმგებელ პირთან, პასუხები და შემდგომი დავალებები შეიძლება შესრულდეს თქვენი ჩვეული პროცესით, ნაცვლად იმისა, რომ დამოკიდებული იყოს ერთი ადამიანის საფოსტო ყუთზე.

გაყიდვებისა და მხარდაჭერის უფრო მკაფიო კონტექსტი

ფასებთან დაკავშირებული ელწერილი ეკუთვნის გარიგებას, ხოლო პრობლემასთან დაკავშირებული წერილი — თიქეთს. როდესაც შეტყობინებები დაკავშირებულია სწორ ჩანაწერთან, გაყიდვების გუნდი ხედავს მოლაპარაკებების სრულ სურათს, ხოლო მხარდაჭერის გუნდი — პრობლემის სრულ არსს.

მხოლოდ ელფოსტა Outlook-ში CRM-თან დაკავშირებული Outlook-ის წინააღმდეგ

როგორ მუშაობს Microsoft Outlook Lua CRM-ში

Lua CRM-ის ინტეგრაციების გვერდზე Microsoft Outlook მოცემულია Mailboxes (საფოსტო ყუთების) კატეგორიაში, ელფოსტის გაგზავნისა და სინქრონიზაციის განყოფილებაში. ეს კატეგორია აკავშირებს ელფოსტის პროვაიდერებს ელწერილების გასაგზავნად და მისაღებად, მიმოწერების სინქრონიზაციისა და შეტყობინებების ავტომატურად დასაკავშირებლად კონტაქტებთან, ლიდებთან, გარიგებებსა და თიქეთებთან Lua CRM-ში. კონკრეტულად Outlook-ისთვის, თქვენ აკავშირებთ თქვენს Outlook-ის ანგარიშს ელწერილების გასაგზავნად და მისაღებად, მიმოწერების სინქრონიზაციისა და შეტყობინებების ავტომატურად ასოცირებისთვის კონტაქტებთან, ლიდებთან, გარიგებებსა და თიქეთებთან. ამავე კატეგორიაშია წარმოდგენილი Gmail-იც.

როგორც კი მიმოწერები Lua CRM-ში მოხვდება, თქვენს გუნდს შეუძლია იმუშაოს მათთან მომხმარებლის ჩანაწერების, გარიგებების, თიქეთების, დავალებებისა და ავტომატიზაციის პარალელურად. უშუალოდ კავშირის დასაყენებლად, მიჰყევით Microsoft Outlook-ისთვის Lua CRM-ში მოცემულ ინსტრუქციებს ან დახმარებისთვის მიმართეთ Lua CRM-ის გუნდს. თუ თქვენთვის საჭირო ხელსაწყო ჯერ არ არის სიაში, ინტეგრაციების გვერდს ასევე აქვს ოფცია „Request Integration“ (ინტეგრაციის მოთხოვნა).

როგორ გამართოთ თქვენი Outlook CRM ინტეგრაცია

ტექნიკური დაკავშირება სამუშაოს მხოლოდ ნაწილია. კარგი შედეგები დამოკიდებულია მოწესრიგებულ საკონტაქტო მონაცემებსა და მკაფიო შეთანხმებებზე იმის შესახებ, თუ ვინ არის პასუხისმგებელი კონკრეტულ მიმოწერებზე. შემდეგი ნაბიჯები დაგეხმარებათ:

1. გადაწყვიტეთ, რომელი საფოსტო ყუთები დააკავშიროთ. ჩამოთვალეთ Outlook-ის ანგარიშები, რომლებიც დღეს მომხმარებელთა ელფოსტას ამუშავებს — მაგალითად, გაყიდვების პირადი საფოსტო ყუთები, საერთო info მისამართი ან მხარდაჭერის მისამართი — და გადაწყვიტეთ, რომელი მათგანი უნდა გახდეს CRM-ის ნაწილი.
2. შეთანხმდით, რა ეკუთვნის CRM-ს. მომხმარებლებთან და პოტენციურ კლიენტებთან მიმოწერები ჩვეულებრივ ეკუთვნის; შიდა მიმოწერები, საინფორმაციო ბიულეტენები და პირადი შეტყობინებები — ჩვეულებრივ არა.
3. მოაწესრიგეთ თქვენი კონტაქტები. შეტყობინებები უკავშირდება ჩანაწერებს, ამიტომ ელფოსტის ზუსტ მისამართებს გადამწყვეტი მნიშვნელობა აქვს. დაკავშირებამდე გააერთიანეთ დუბლიკატები, გაასწორეთ შეცდომები და დარწმუნდით, რომ მთავარ მომხმარებლებს სწორი მისამართები აქვთ მითითებული.
4. შეათანხმეთ პასუხისმგებლობები. გადაწყვიტეთ, ვინ იქნება პასუხისმგებელი თითოეული ტიპის კომუნიკაციაზე — მაგალითად, ახალ მოთხოვნებზე, აქტიურ გარიგებებსა და მხარდაჭერის ბილეთებზე — და რა უნდა მოხდეს მაშინ, როდესაც პასუხისმგებელი პირი ადგილზე არ არის.
5. დააკავშირეთ Microsoft Outlook. მიჰყევით სისტემაში არსებულ ინსტრუქციებს Lua CRM-ში ან დაუკავშირდით Lua CRM-ის გუნდს, რათა თქვენმა Outlook-ის ანგარიშმა შეძლოს ელწერილების გაგზავნა და მიღება, ასევე მიმოწერების სინქრონიზაცია Lua CRM-თან.
6. შეამოწმეთ სატესტო ელფოსტით. გაგზავნეთ წერილი თქვენს კონტროლქვეშ არსებული სატესტო მისამართიდან, უპასუხეთ მას და დარწმუნდით, რომ მიმოწერა გამოჩნდება შესაბამის კონტაქტზე, ლიდზე, გარიგებასა თუ ბილეთზე.
7. დააწესეთ შემდგომი რეაგირების წესები. შეათანხმეთ, რამდენად სწრაფად უნდა გაეცეს პასუხი წერილებს და რომელი ამოცანები ან შეხსენებები უნდა შეიქმნას მნიშვნელოვანი შეტყობინებების შემდეგ.
8. გადახედეთ შედეგებს ორი კვირის შემდეგ. მოიძიეთ არასწორ ჩანაწერზე მიბმული შეტყობინებები, უპასუხო მიმოწერები და დუბლირებული კონტაქტები, შემდეგ კი შეიტანეთ შესაბამისი ცვლილებები საკონტაქტო მონაცემებსა თუ გუნდის შეთანხმებებში.

საუკეთესო პრაქტიკა Outlook-ისა და CRM-ის ელფოსტის სამუშაო პროცესებისთვის

შეინარჩუნეთ ერთი ჩანაწერი თითოეულ მომხმარებელზე

თუ ერთი და იგივე პირი CRM-ში ორჯერ ფიქსირდება, მისი ელწერილები შესაძლოა სხვადასხვა ჩანაწერზე გაიფანტოს. დუბლიკატების რეგულარული გასუფთავება უზრუნველყოფს მიმოწერის სრული ისტორიის ერთ ადგილზე შენახვას.

დაწერეთ ელწერილები ისე, რომ მთელი გუნდისთვის გასაგები იყოს

როდესაც მიმოწერები საერთო ჩანაწერებში ხდება ხელმისაწვდომი, მკაფიო სათაურები და პროფესიონალური ტონი კოლეგებს ეხმარება სწრაფად გაერკვნენ საქმის ვითარებაში. ჩვენი პროფესიონალური ელწერილების ნიმუშების კოლექცია ამისთვის შესანიშნავი ამოსავალი წერტილია.

დააკავშირეთ ელფოსტა მომხმარებლის ციკლთან

ელწერილები წარმოადგენს ურთიერთქმედების წერტილებს თანამშრომლობის მთელი პერიოდის განმავლობაში — პირველი მოთხოვნიდან ხელშეკრულების განახლებამდე. ჩვენი გზამკვლევი მომხმარებლის სასიცოცხლო ციკლის მართვის შესახებ გიჩვენებთ, თუ როგორ გამოიყენოთ ეს წერტილები თითოეულ ეტაპზე.

მიიყვანეთ საქმე ლოგიკურ დასასრულამდე

მომხმარებლის ყოველი ელწერილი უნდა დასრულდეს მკაფიო შედეგით: პასუხით, დანიშნული ზარით, განახლებული გარიგებით ან გადაჭრილი ბილეთით. ჩვენი სტატია ლიდების მართვის შესახებ განმარტავს, თუ როგორ უნდა შეფასდეს და განვითარდეს ახალი მოთხოვნები, ხოლო CRM ავტომატიზაცია გვიჩვენებს, თუ როგორ შევქმნათ შემდგომი ამოცანები ხელით ჩარევის გარეშე.

საილუსტრაციო მაგალითი: მცირე სააგენტო, რომელმაც შეწყვიტა ელფოსტის მიმოწერების დაკარგვა

წარმოიდგინეთ მცირე დიზაინ-სააგენტო, სადაც თითოეული ექაუნთ-მენეჯერი კლიენტებთან ურთიერთობას საკუთარი Outlook-ის შემოსული წერილებიდან მართავს. როდესაც ერთი მენეჯერი შვებულებაში გავიდა, კლიენტის დასტურის წერილი წაუკითხავი დარჩა. სააგენტომ გადაწყვიტა, თუ რომელი საფოსტო ყუთები დაეკავშირებინა, მოაწესრიგა კლიენტების კონტაქტები, შეათანხმა, ვინ იქნებოდა პასუხისმგებელი ახალ მოთხოვნებსა და აქტიურ პროექტებზე, დააკავშირა Outlook-ი საკუთარ CRM-თან და შეამოწმა სატესტო წერილით. მიმოწერები უკვე კლიენტის ჩანაწერებში გამოჩნდა გარიგებებისა და შენიშვნების გვერდით, რის გამოც ნებისმიერ თანამშრომელს, რომელიც კოლეგას ანაცვლებდა, შეეძლო ბოლო მიმოწერა ენახა. ეს არის ჰიპოთეტური მაგალითი სამუშაო პროცესის საჩვენებლად და არა რეალური ქეისი.

მეტრიკები მონიტორინგისთვის

პირველ პასუხამდე დრო

საშუალო დრო მომხმარებლის ელწერილის შემოსვლიდან თქვენი გუნდის მიერ პირველი პასუხის გაცემამდე.

უპასუხო მიმოწერები

მომხმარებელთა იმ ელწერილების რაოდენობა დღის ბოლოს, რომლებზეც ჯერ არ არის გაცემული პასუხი ან არ არის განსაზღვრული შემდგომი ნაბიჯი.

ელფოსტიდან გარიგებამდე კონვერსია

ელფოსტით შემოსული ახალი მოთხოვნები, რომლებმაც მიგვიყვანა გარიგებამდე, ჯავშნამდე ან გაყიდვამდე ÷ ელფოსტით შემოსული ახალი მოთხოვნების საერთო რაოდენობაზე.

სწორად დაკავშირებული შეტყობინებები

ყოველთვიურად შემთხვევითი შერჩევით გადაამოწმეთ ბოლოდროინდელი წერილები და აღნიშნეთ, რამდენი მათგანი იყო დაკავშირებული სწორ ჩანაწერთან. დაბალი მაჩვენებელი მიუთითებს დუბლირებულ კონტაქტებზე ან მოძველებულ ელფოსტის მისამართებზე.

ხშირად დასმული კითხვები

დასკვნა

Outlook-ის CRM ინტეგრაცია გაფანტულ შემოსულ წერილებს აქცევს მომხმარებელთან ურთიერთობის ერთიან ისტორიად, რომელზეც თქვენს გუნდს შეუძლია ეფექტურად იმოქმედოს. Lua CRM-ის საშუალებით შეგიძლიათ დააკავშიროთ თქვენი Outlook-ის ანგარიში წერილების გასაგზავნად და მისაღებად, მიმოწერების სინქრონიზაციისთვის და შეტყობინებების კონტაქტებთან, ლიდებთან, გარიგებებთან და ბილეთებთან დასაკავშირებლად. გადაწყვიტეთ, რომელი საფოსტო ყუთები ჩართოთ, მოაწესრიგეთ კონტაქტები, შეათანხმეთ პასუხისმგებლობები, საგულდაგულოდ შეამოწმეთ და დააწესეთ მკაფიო წესები შემდგომი რეაგირებისთვის. თუ თქვენი გუნდი ასევე აგროვებს მოთხოვნებს ონლაინ ფორმების საშუალებით, ჩვენი Google Forms CRM ინტეგრაციის გზამკვლევი გიჩვენებთ, თუ როგორ გადმოიტანოთ ისინიც CRM-ში.