Outlook CRM интеграциясы командаңыздын Outlook почта кутуларын CRM системаңыз менен байланыштырат, ошондуктан кардарлардын каттары өзүнчө кутуларда калбастан, командаңыз иштеп жаткан жазуулардын бир бөлүгүнө айланат. Электрондук почта аркылуу сатуу, коммерциялык сунуштарды жөнөтүү жана кардарларды колдоо иштерин жүргүзгөн ишканалар үчүн бул күнүмдүк ишти өзгөртөт: баарлашуулар тиешелүү контакттарга, лиддерге, келишимдерге жана тикеттерге байланыштырылат, командадагы каалаган кызматкер акыркы сүйлөшүүнү көрө алат, ал эми кийинки байланыш катты ким алганына көз каранды болбой калат. Бул колдонмо Outlook CRM интеграциясы эмне экенин, ал эмне үчүн маанилүү экенин, Lua CRM платформасы Microsoft Outlook менен кантип иштээрин, туташуудан мурун кантип даярдануу керек экенин жана натыйжаларды кантип баалоону түшүндүрөт. Бул чакан бизнес ээлерине, ошондой эле почтасын Outlook аркылуу жүргүзгөн сатуу жана колдоо командаларына арналган.
Негизги тыянактар
- Outlook CRM интеграциясы электрондук кат алышууларды CRM'ге алып келет, ошондуктан команда чачыранды жеке почта кутуларынын ордуна кардарлардын бирдиктүү жазуулары менен иштейт.
- Lua CRM'де Microsoft Outlook "Почта кутулары" (Mailboxes) интеграцияларынын бир бөлүгү болуп саналат, алар электрондук каттарды жөнөтүү жана кабыл алуу, баарлашууларды синхрондоштуруу жана билдирүүлөрдү контакттарга, лиддерге, келишимдерге жана тикеттерге автоматтык түрдө байланыштыруу үчүн почта провайдерлерин бириктирет.
- Lua CRM сизге электрондук каттарды жөнөтүү жана кабыл алуу, баарлашууларды синхрондоштуруу жана билдирүүлөрдү контакттар, лиддер, келишимдер жана тикеттер менен автоматтык түрдө байланыштыруу үчүн Outlook аккаунтуңузду туташтырууга мүмкүндүк берет.
- Негизги артыкчылыктары: кардарлардын бирдиктүү тарыхы, көчүрүү жана кайра багыттоолордун азайышы, ылдамыраак жооптор жана ар бир баарлашуу үчүн так жоопкерчилик.
- Туташуудан мурун кайсы почта кутуларын кошуу керектигин аныктаңыз, контакттарыңызды иреттеп чыгыңыз, жоопкерчиликтерди макулдашыңыз жана тесттик кат менен сынап көрүңүз.
Outlook CRM интеграциясы деген эмне?
Outlook CRM интеграциясы жөнөтүлгөн жана кабыл алынган электрондук каттарды кардардын тиешелүү жазуулары менен синхрондоштуруу жана байланыштыруу үчүн Outlook электрондук почта аккаунтун CRM'иңизге туташтырат. Интеграция жок болгон учурда каттар ар бир кызматкердин жеке кутусунда калат да, аларды бирөө кайра багыттоого, негизги маалыматтарды CRM'ге кол менен көчүрүүгө же ким эмне дегенин эстеп калууга туура келет. Ал эми интеграция болгондо, сүйлөшүүлөр CRM'ге синхрондоштурулуп, контакт, лид, келишим же тикет менен байланыштырылат.
Негизги идея жөнөкөй: Outlook командаңыз кат жазып жана окуй турган көнүмүш жай бойдон калат, ал эми CRM ар бир баарлашуу кардар жана кийинки кадам менен байланышкан борборго айланат.
Эмне үчүн Outlook'ту CRM'ге туташтыруу керек
Ар бир кардар боюнча бирдиктүү тарых
Электрондук каттар контакттарга, лиддерге, келишимдерге жана тикеттерге байланыштырылганда, жазууну ачкан каалаган кызматкер мурунку жазуулардын, чалуулардын жана суроо-талаптардын жанынан кат алышууну көрө алат.
Көчүрүү жана кайра жөнөтүүнүн азайышы
Каттын текстин жазууларга көчүрүп чаптоо же каттарды кайра багыттоо убакытты алат жана аны унутуп калуу оңой. Баарлашууларды синхрондоштуруу жазуулардын кошумча кол күчүсүз эле дайыма актуалдуу болуп турушун камсыздайт.
Ылдамыраак жана ырааттуу жооптор
Электрондук почта аркылуу жазган кардарлар адатта өз убагында жооп күтүшөт. Билдирүүлөр CRM'де көрүнүп, жооптуу адамга бекитилгенде, жооптор жана кийинки тапшырмалар бир адамдын почта кутусуна көз каранды болбостон, кадимки иш процессиңиз аркылуу чечилет.
Сатуу жана колдоо контекстинин ачыктыгы
Баалар боюнча кат келишимге, ал эми көйгөйлөр тууралуу кат тикетке таандык. Билдирүүлөр тиешелүү жазуу менен байланышканда, сатуу бөлүмү сүйлөшүүлөрдүн толук жүрүшүн, ал эми колдоо бөлүмү маселенин толук чоо-жайын көрө алат.
Жөн гана Outlook аркылуу кат алышуу менен CRM'ге туташтырылган Outlook'ту салыштыруу
| Параметр | Жөн гана Outlook почтасы | CRM'ге туташтырылган Outlook |
|---|---|---|
| Баарлашуулар кайда сакталат | Жеке почта кутуларында жана папкаларда | CRM жазуулары менен синхрондоштурулган жана байланыштырылган |
| Кардар контексти | Келишимдерден, тикеттерден жана жазуулардан өзүнчө | Контакттар, лиддер, келишимдер жана тикеттер менен байланышкан |
| Командага көрүнүүсү | Катты алуучу гана кат алышууну көрөт | Команда баарлашууну жазуудан көрө алат |
| Ишти өткөрүп берүү | Каттар кол менен кайра жөнөтүлөт | Тарыхы кардардын жазуусунда бар |
| Кийинки аракеттер (Follow-up) | Жеке белгилерге жана эс тутумга таянат | CRM'де тапшырмаларга жана эстеткичтерге айланат |
Microsoft Outlook Lua CRM'де кантип иштейт
Lua CRM интеграциялар баракчасында Microsoft Outlook электрондук каттарды жөнөтүү жана синхрондоштуруу бөлүмүндөгү "Mailboxes" (Почта кутулары) категориясында көрсөтүлгөн. Бул категория электрондук каттарды жөнөтүү жана кабыл алуу, кат алышууларды синхрондоштуруу жана Lua CRM'деги контакттарга, лиддерге, келишимдерге жана тикеттерге билдирүүлөрдү автоматтык түрдө байланыштыруу үчүн почта провайдерлерин туташтырат. Атап айтканда, Outlook үчүн электрондук каттарды жөнөтүү жана кабыл алуу, баарлашууларды синхрондоштуруу жана билдирүүлөрдү контакттар, лиддер, келишимдер жана тикеттер менен автоматтык түрдө байланыштыруу максатында Outlook аккаунтуңузду туташтырасыз. Gmail да ушул эле категорияда көрсөтүлгөн.
Кат алышуулар Lua CRM'ге киргизилгенден кийин, командаңыз кардарлардын жазуулары, келишимдер, тикеттер, тапшырмалар жана автоматташтыруу менен биргеликте алар менен иштей алат. Байланышты орнотуу үчүн Lua CRM'деги Microsoft Outlook үчүн көрсөтүлгөн нускамаларды аткарыңыз же Lua CRM командасынан жардам сураңыз. Эгер сизге керектүү курал тизмеде жок болсо, интеграциялар баракчасында "Интеграцияны суроо" (Request Integration) опциясы да бар.
Outlook CRM интеграциясын кантип орнотуу керек
Техникалык туташуу — иштин бир гана бөлүгү. Жакшы натыйжалар таза байланыш дайындарынан жана кайсы баарлашуу үчүн ким жооптуу экени боюнча так макулдашуулардан көз каранды. Бул кадамдар жардам берет:
- Кайсы почта кутуларын туташтырууну чечиңиз. Бүгүнкү күндө кардарлардын каттарын иштеткен Outlook аккаунттарын тизмектеңиз (мисалы, жеке сатуу кутулары, жалпы маалыматтык дарек же колдоо кызматынын дареги) жана алардын кайсынысы CRM'дин бир бөлүгү болушу керектигин аныктаңыз.
- CRM'де эмне сакталышы керектигин макулдашыңыз. Кардарлар жана потенциалдуу кардарлар менен болгон баарлашуулар адатта CRM'ге кирет; ал эми ички кат алышуулар, маалыматтык таркатмалар жана жеке билдирүүлөр адатта кирбейт.
- Контакттарыңызды иретке келтириңиз. Билдирүүлөр жазуулар менен байланыштырылат, андыктан электрондук почта даректеринин тактыгы абдан маанилүү. Туташтыруудан мурун дубликаттарды бириктирип, каталарды оңдоп, негизги кардарлардын даректери туура экенине ынаныңыз.
- Жоопкерчиликтерди бөлүштүрүңүз. Сүйлөшүүлөрдүн ар бир түрүнө (мисалы, жаңы суроо-талаптар, активдүү бүтүмдөр жана колдоо өтүнүчтөрү) ким жооптуу болорун жана жооптуу кызматкер жумушта жок учурда эмне кылуу керектигин аныктап алыңыз.
- Microsoft Outlook'ту туташтырыңыз. Outlook аккаунтуңуз каттарды жөнөтүп жана кабыл алып, сүйлөшүүлөрдү Lua CRM менен шайкештештире алышы үчүн Lua CRM тутумундагы көрсөтмөлөрдү аткарыңыз же Lua CRM командасы менен байланышыңыз.
- Сыноо каты менен текшериңиз. Өзүңүз көзөмөлдөгөн сыноо даректен кат жөнөтүп, ага жооп бериңиз жана сүйлөшүү тиешелүү контактта, лидде, бүтүмдө же тикетте пайда болгонун текшериңиз.
- Кийинки кадамдардын (follow-up) эрежелерин белгилеңиз. Каттарга канчалык тез жооп берилиши керектигин жана маанилүү билдирүүлөрдөн кийин кандай милдеттер же эскертүүлөр түзүлүшү зарылдыгын макулдашып алыңыз.
- Эки жумадан кийин карап чыгыңыз. Туура эмес жазууга байланышкан билдирүүлөрдү, жоопсуз калган сүйлөшүүлөрдү жана дубликат контакттарды текшерип, контакт маалыматтарын же командалык эрежелерди оңдоп чыгыңыз.
Outlook жана CRM аркылуу электрондук почта менен иштөөнүн мыкты тажрыйбалары
Ар бир кардарга бирден гана жазуу жүргүзүңүз
Эгерде бир эле адам CRM тутумунда эки жолу катталган болсо, анын каттары ар башка жазууларга бөлүнүп калышы мүмкүн. Дубликаттарды үзгүлтүксүз тазалап туруу сүйлөшүүлөрдүн бардык тарыхын бир жерде сактоого мүмкүндүк берет.
Бүтүндөй команда окуй ала тургандай каттарды жазыңыз
Сүйлөшүүлөр жалпы жазууларда көрүнүп тургандыктан, түшүнүктүү темалар жана кесипкөй тон кесиптештерге теманы тез түшүнүп кетүүгө жардам берет. Биздин кесипкөй каттардын үлгүлөрү жыйнагыбыз жакшы башталыш боло алат.
Электрондук почтаны кардардын жолуна байланыштырыңыз
Каттар — бул алгачкы суроо-талаптан тартып кызматташтыкты узартууга чейинки бардык мамилелердин байланыш түйүндөрү. Биздин кардардын жашоо циклин башкаруу боюнча колдонмобуз бул түйүндөрдү ар бир этапта кантип колдонуу керектигин көрсөтөт.
Ар бир аракетти жыйынтыктаңыз
Кардардын ар бир каты так жыйынтык менен аякташы керек: жооп берүү, чалууну дайындоо, бүтүмдү жаңыртуу же тикетти чечүү. Биздин лиддерди башкаруу боюнча макалабыз жаңы суроо-талаптарды кантип квалификациялоону жана өнүктүрүүнү түшүндүрөт, ал эми CRM автоматташтыруусу кол менен эскертпестен эле кийинки аракеттердин милдеттерин кантип түзүүнү көрсөтөт.
Көрсөтмөлүү мисал: каттардын жиптерин жоготууну токтоткон чакан агенттик
Ар бир кардар менеджери кардарлар менен өзүнүн жеке Outlook кутучасы аркылуу иштеген чакан дизайн агенттигин элестетиңиз. Бир менеджер өргүүгө чыкканда, кардардын макулдук берген каты окулбай калган. Агенттик кайсы почта ящиктерин туташтырууну чечип, кардарларынын контакттарын иретке келтирип, жаңы суроо-талаптар менен активдүү долбоорлорго кимдер жооптуу экенин макулдашып, Outlook'ту өзүнүн CRM тутумуна туташтырып, сыноо каты менен текшерген. Эми сүйлөшүүлөр кардарлардын жазууларында бүтүмдөр жана эскертүүлөрдүн жанында көрүнүп калды, ошондуктан кардарды алмаштырган каалаган кызматкер акыркы жазышууларды көрө алган. Бул реалдуу кейс-стади эмес, иш процессин көрсөтүү үчүн ойдон чыгарылган мисал.
Көзөмөлдөөчү метрикалар
Биринчи жоопко чейинки убакыт
Кардардын каты келген учурдан тартып командаңыздын биринчи жообуна чейинки орточо убакыт.
Жоопсуз калган сүйлөшүүлөр
Ар бир күндүн аягында дагы эле жооп бериле элек же кийинки кадамы аныктала элек кардарлардын каттарынын саны.
Каттардын бүтүмгө айлануу көрсөткүчү
Бүтүмгө, брондоого же сатууга алып келген жаңы кат суроо-талаптары ÷ бардык жаңы кат суроо-талаптары.
Туура байланыштырылган билдирүүлөр
Ай сайын акыркы каттардын бир бөлүгүн тандап текшерип, канчасы туура жазууга байланышканын белгилеп туруңуз. Төмөн көрсөткүч дубликат контакттар же эскирген электрондук почта даректери бар экенин билдирет.
