Outlook CRM интеграциясы командаңыздың Outlook пошта жәшіктерін CRM жүйеңізбен байланыстырады, осылайша клиенттердің хаттары бөлек кіріс жәшіктерінде қалып қоймай, командаңыз жұмыс істеп жатқан жазбалардың бір бөлігіне айналады. Электрондық пошта арқылы сауда жасайтын, баға ұсынатын және клиенттерге қолдау көрсететін кәсіпорындар үшін бұл күнделікті жұмысты өзгертеді: хат-хабарлар қажетті контактілермен, лидтермен, мәмілелермен және тикеттермен байланыстырылады, командадағы кез келген адам соңғы рет не айтылғанын көре алады, ал кейінгі әрекеттер енді хабарламаның кімге түскеніне тәуелді болмайды. Бұл нұсқаулықта Outlook CRM интеграциясының не екені, оның неліктен маңызды екені, Lua CRM-нің Microsoft Outlook-пен қалай жұмыс істейтіні, қосылуға дейін қалай дайындалу керек екені және нәтижелерді қалай бағалауға болатыны түсіндіріледі. Ол шағын бизнес иелеріне және поштасын Outlook-те жүргізетін сату мен қолдау көрсету командаларына арналған.
Негізгі қорытындылар
- Outlook CRM интеграциясы электрондық пошта хат-хабарларын CRM-ге енгізеді, осылайша команда әркімнің жеке кіріс жәшіктеріне шашырамай, клиенттердің жазбаларымен жұмыс істейді.
- Lua CRM-де Microsoft Outlook «Пошта жәшіктері» (Mailboxes) интеграцияларының бөлігі болып табылады, ол электрондық хаттарды жіберу және қабылдау, хат-хабарларды синхрондау және хабарламаларды контактілермен, лидтермен, мәмілелермен және тикеттермен автоматты түрде байланыстыру үшін пошта провайдерлерін қосады.
- Lua CRM электрондық хаттарды жіберу және қабылдау, хат-хабарларды синхрондау және хабарламаларды контактілермен, лидтермен, мәмілелермен және тикеттермен автоматты түрде байланыстыру үшін Outlook аккаунтыңызды қосуға мүмкіндік береді.
- Негізгі артықшылықтары — клиенттер тарихының ортақтығы, көшіру мен қайта бағыттаудың азаюы, жылдамырақ жауаптар және әрбір хат-хабар бойынша нақты жауапкершілік.
- Қосылмас бұрын қай пошта жәшіктерін қосу керектігін шешіңіз, контактілеріңізді реттеңіз, жауапкершілікті анықтаңыз және тесттік хатпен сынап көріңіз.
Outlook CRM интеграциясы дегеніміз не?
Outlook CRM интеграциясы жіберетін және қабылдайтын электрондық хаттар синхрондалып, қажетті клиент жазбаларымен байланысуы үшін Outlook пошта аккаунтын CRM жүйеңізбен байланыстырады. Интеграция болмаса, хаттар әр қызметкердің кіріс жәшігінде қалады және біреу оларды қайта бағыттауға, негізгі мәліметтерді CRM-ге көшіріп қоюға немесе кімнің не айтқанын есте сақтауға мәжбүр болады. Интеграция болған кезде сөйлесулер CRM-ге синхрондалып, контактіге, лидке, мәмілеге немесе тикетке байланыстырылады.
Мұның мәні қарапайым: Outlook командаңыз электрондық хаттарды жазатын және оқитын үйреншікті құрал болып қала береді, ал CRM әрбір сөйлесу клиентпен және келесі қадаммен байланысатын орталыққа айналады.
Неліктен Outlook-ті CRM жүйесіне қосу керек
Әр клиент бойынша бір ортақ тарих
Электрондық хаттар контактілерге, лидтерге, мәмілелерге және тикеттерге байланыстырылған кезде, жазбаны ашқан кез келген адам хат-хабарды бұрынғы жазбалардың, қоңыраулар мен сұраныстардың жанынан көреді.
Көшіру мен қайта бағыттаудың азаюы
Хат мәтінін жазбаларға көшіріп қою немесе хаттар тізбегін қайта бағыттау уақытты алады және оны ұмытып кету оңай. Хат-хабарларды синхрондау жазбаның қосымша қолмен істелетін қадамдарсыз үнемі жаңартылып отыруын білдіреді.
Жылдамырақ әрі жүйелі жауаптар
Электрондық пошта арқылы жазатын клиенттер әдетте уақытылы жауап күтеді. Хабарламалар CRM-де көрініп, жауапты маманға бекітілген кезде, жауап беру мен кейінгі тапсырмалар бір адамның пошта жәшігіне байланып қалмай, қалыпты жұмыс процесі арқылы орындалады.
Сату және қолдау көрсету бойынша айқынырақ контекст
Баға туралы хат мәмілеге, ал туындаған мәселе туралы хат тикетке тиесілі. Хабарламалар қажетті жазбаға сәйкестендірілгенде, сату бөлімі келіссөздердің толық барысын, ал қолдау көрсету бөлімі мәселені толығымен көреді.
Тек Outlook поштасы және CRM-ге қосылған Outlook: салыстыру
| Аспектісі | Тек Outlook поштасы | CRM-ге қосылған Outlook |
|---|---|---|
| Хат-хабарлар қайда сақталады | Жеке кіріс жәшіктері мен қалталарда | Синхрондалған және CRM жазбаларымен байланыстырылған |
| Клиент контексі | Мәмілелерден, тикеттерден және жазбалардан бөлек | Контактілермен, лидтермен, мәмілелермен және тикеттермен байланысты |
| Командаға көрінуі | Хаттар тізбегін тек алушы ғана көреді | Команда хат-хабарды жазба ішінен көреді |
| Жұмысты тапсыру/өткізу | Хаттар қолмен қайта бағытталады | Тарих клиент жазбасында дайын тұрады |
| Кейінгі әрекеттер (Follow-up) | Жеке белгілер мен есте сақтауға сүйенеді | CRM-де тапсырмалар мен еске салғыштарға айнала алады |
Lua CRM-де Microsoft Outlook қалай жұмыс істейді
Lua CRM интеграциялар бетінде Microsoft Outlook электрондық хаттарды жіберу және синхрондау бойынша «Mailboxes» санатында көрсетілген. Бұл санат электрондық хаттарды жіберу және қабылдау, хат-хабарларды синхрондау және хабарламаларды Lua CRM-дегі контактілермен, лидтермен, мәмілелермен және тикеттермен автоматты түрде байланыстыру үшін пошта провайдерлерін қосады. Нақты Outlook үшін электрондық хаттарды жіберу және қабылдау, сөйлесулерді синхрондау және хабарламаларды контактілермен, лидтермен, мәмілелермен және тикеттермен автоматты түрде сәйкестендіру үшін Outlook аккаунтыңызды қосасыз. Gmail де осы санатта орналасқан.
Хат-хабарлар Lua CRM-ге түскен соң, командаңыз олармен клиенттердің жазбаларымен, мәмілелермен, тикеттермен, тапсырмалармен және автоматтандырумен қатар жұмыс істей алады. Байланысты баптау үшін Lua CRM ішіндегі Microsoft Outlook үшін көрсетілген нұсқауларды орындаңыз немесе Lua CRM командасынан көмек сұраңыз. Егер сізге қажет құрал әлі тізімде болмаса, интеграциялар бетінде сондай-ақ «Request Integration» опциясы бар.
Outlook CRM интеграциясын қалай баптау керек
Техникалық қосылу — жұмыстың бір бөлігі ғана. Жақсы нәтижелер таза контакт деректеріне және қай сөйлесулерге кім жауапты екендігі туралы нақты келісімдерге байланысты. Мына қадамдар көмектеседі:
- Қай пошта жәшіктерін қосу керектігін анықтаңыз. Бүгінгі таңда клиенттердің хаттарымен жұмыс істейтін Outlook аккаунттарының тізімін жасаңыз (мысалы, сату бөлімінің жеке жәшіктері, ортақ info мекенжайы немесе қолдау көрсету мекенжайы) және олардың қайсысы CRM бөлігі болуы керектігін шешіңіз.
- CRM-ге не кіретінін келісіп алыңыз. Клиенттермен және әлеуетті сатып алушылармен хат-хабарлар әдетте CRM-ге кіреді; ал ішкі хат алмасулар, жаңалықтар таратылымдары және жеке хабарламалар әдетте кірмейді.
- Контактілеріңізді ретке келтіріңіз. Хабарламалар жазбаларға байланыстырылады, сондықтан нақты email мекенжайлары маңызды. Қосылу алдында қайталанатын контактілерді біріктіріңіз, қателерді түзетіңіз және негізгі клиенттердің мекенжайлары дұрыс екеніне көз жеткізіңіз.
- Жауапкершілікті анықтаңыз. Сөйлесулердің әр түріне (мысалы, жаңа сұраныстар, белсенді мәмілелер және қолдау көрсету өтініштері) кім жауапты екенін және жауапты тұлға болмаған жағдайда не істеу керектігін келісіп алыңыз.
- Microsoft Outlook-ты қосыңыз. Outlook аккаунтыңыз электрондық хаттарды жіберіп, қабылдай алуы және сөйлесулерді Lua CRM-мен синхрондай алуы үшін Lua CRM ішіндегі нұсқауларды орындаңыз немесе Lua CRM командасына хабарласыңыз.
- Тестілік хатпен тексеріңіз. Өзіңіз басқаратын тестілік мекенжайдан хат жіберіңіз, оған жауап беріңіз және сөйлесудің тиісті контактіде, лидте, мәміледе немесе өтініште пайда болғанын тексеріңіз.
- Кейінгі әрекеттер (follow-up) ережелерін белгілеңіз. Электрондық хаттарға қаншалықты жылдам жауап беру керектігін және маңызды хабарламалардан кейін қандай тапсырмалар немесе еске салғыштар жасалуы тиіс екенін келісіңіз.
- Екі аптадан кейін нәтижесін тексеріңіз. Қате жазбаға тіркелген хабарламаларды, жауапсыз қалған сөйлесулерді және қайталанатын контактілерді тексеріп, содан кейін контакт деректерін немесе командалық келісімдерді реттеңіз.
Outlook және CRM email жұмыс процестеріне арналған озық тәжірибелер
Әр клиент үшін бір ғана жазба сақтаңыз
Егер бір адам CRM-де екі рет тіркелген болса, оның электрондық хаттары жазбалар бойынша бөлініп кетуі мүмкін. Қайталанатын жазбаларды үнемі тазалап отыру сөйлесулердің барлық тарихын бір жерде сақтауға көмектеседі.
Бүкіл команда оқи алатындай хаттар жазыңыз
Сөйлесулер ортақ жазбаларда көрінетін болғандықтан, тақырыптың нақтылығы мен кәсіби мәнер әріптестеріңізге сөйлесу барысын тез түсінуге көмектеседі. Біздің кәсіби email мысалдары жинағы бастау үшін пайдалы құрал болады.
Email хаттарын клиент жолымен (customer journey) байланыстырыңыз
Электрондық хаттар — алғашқы сұраныстан бастап келісімшартты ұзартуға дейінгі өзара байланыстың әр кезеңіндегі байланыс нүктелері болып табылады. Біздің клиенттің өмірлік циклін басқару туралы нұсқаулығымыз осы байланыс нүктелерін әр кезеңде қалай пайдалану керектігін көрсетеді.
Процесті соңына дейін жеткізіңіз
Клиенттен келген әрбір хат нақты нәтижемен аяқталуы керек: жауап, жоспарланған қоңырау, жаңартылған мәміле немесе шешілген өтініш. Біздің лидтерді басқару туралы мақаламыз жаңа сұраныстарды қалай саралау және өңдеу керектігін түсіндіреді, ал CRM автоматизациясы қолмен бақылаусыз-ақ кейінгі тапсырмаларды қалай жасау керектігін көрсетеді.
Көрнекі мысал: электрондық хаттар тізбегін жоғалтуды тоқтатқан шағын агенттік
Әрбір аккаунт-менеджер клиенттермен өз Outlook поштасы арқылы жұмыс істейтін шағын дизайн агенттігін елестетіңіз. Менеджерлердің бірі демалысқа шыққанда, клиенттің мақұлдау туралы хаты оқылмай қалып қойды. Агенттік қай пошта жәшіктерін қосу керектігін анықтады, клиенттік контактілерді ретке келтірді, жаңа сұраныстар мен белсенді жобаларға кім жауапты екенін келісті, Outlook-ты CRM жүйесіне қосты және тестілік хатпен сынап көрді. Енді сөйлесулер клиент жазбаларында мәмілелер мен жазбалардың қасында пайда болып, клиентпен жұмысты уақытша қабылдаған кез келген қызметкер соңғы хат-хабарларды көре алатын болды. Бұл нақты кейс емес, жұмыс процесін көрсетуге арналған гипотетикалық мысал.
Қадағалауға арналған көрсеткіштер
Алғашқы жауап беру уақыты
Клиенттен хат келген сәттен бастап сіздің командаңыздың бірінші жауабына дейінгі орташа уақыт.
Жауапсыз қалған сөйлесулер
Әр күннің соңында әлі жауап берілмеген немесе келесі қадамы белгіленбеген клиент хаттарының саны.
Email-ден мәмілеге өту көрсеткіші
Мәмілеге, брондауға немесе сатуға әкелген жаңа email сұраныстар ÷ барлық жаңа email сұраныстар.
Дұрыс байланыстырылған хабарламалар
Ай сайын соңғы хаттардың ішінен іріктеп тексеру жүргізіп, қаншасының тиісті жазбаға байланыстырылғанын бақылаңыз. Төмен көрсеткіш қайталанатын контактілер немесе ескірген email мекенжайлары бар екенін көрсетеді.
