Outlook CRM ինտեգրում. Համաժամեցրեք էլ. նամակները կոնտակտների, լիդերի, գործարքների և տիկետների հետ

Outlook CRM ինտեգրումը միացնում է ձեր թիմի Outlook էլփոստարկղերը ձեր CRM-ի հետ, այնպես որ հաճախորդների նամակներն այլևս չեն մնում առանձին մուտքային արկղերում և դառնում են այն գրառումների մասը, որոնցով արդեն աշխատում է ձեր թիմը: Էլփոստով վաճառք իրականացնող, գնառաջարկներ տրամադրող և հաճախորդներին սպասարկող բիզնեսների համար սա փոխում է ամենօրյա աշխատանքը. խոսակցությունները կապվում են համապատասխան կոնտակտների, լիդերի, գործարքների և տոմսերի հետ, թիմից ցանկացած մարդ կարող է տեսնել, թե ինչ է ասվել վերջին անգամ, իսկ հետագա կապը (follow-up) այլևս կախված չէ նրանից, թե ով է պատահաբար ստացել նամակը: Այս ուղեցույցը բացատրում է, թե ինչ է Outlook CRM ինտեգրումը, ինչու է այն կարևոր, ինչպես է Lua CRM-ն աշխատում Microsoft Outlook-ի հետ, ինչպես նախապատրաստվել նախքան միանալը և ինչպես գնահատել արդյունքները: Այն գրված է փոքր բիզնեսի սեփականատերերի, ինչպես նաև վաճառքի և աջակցման թիմերի համար, որոնք իրենց էլփոստն աշխատեցնում են Outlook-ում:

Հիմնական եզրակացությունները

• Outlook CRM ինտեգրումը էլփոստային խոսակցությունները բերում է CRM, այնպես որ թիմն աշխատում է հաճախորդների գրառումներից՝ ցրված անձնական մուտքային արկղերի փոխարեն:
• Lua CRM-ում Microsoft Outlook-ը Mailboxes (Էլփոստարկղեր) ինտեգրումների մի մասն է, որոնք միացնում են էլփոստի մատակարարներին՝ նամակներ ուղարկելու և ստանալու, խոսակցությունները սինքրոնացնելու և հաղորդագրություններն ավտոմատ կերպով կոնտակտներին, լիդերին, գործարքներին ու տոմսերին կապելու համար:
• Lua CRM-ը թույլ է տալիս միացնել ձեր Outlook հաշիվը՝ նամակներ ուղարկելու և ստանալու, խոսակցությունները սինքրոնացնելու և հաղորդագրություններն ավտոմատ կերպով կոնտակտների, լիդերի, գործարքների և տոմսերի հետ կապակցելու համար:
• Հիմնական առավելություններն են՝ հաճախորդների ընդհանուր պատմությունը, պատճենման և վերահասցեավորման կրճատումը, ավելի արագ պատասխանները և յուրաքանչյուր խոսակցության հստակ պատասխանատվությունը:
• Միանալուց առաջ որոշեք, թե որ էլփոստարկղերն են ներառվելու, մաքրեք ձեր կոնտակտները, համաձայնեցրեք պատասխանատուներին և փորձարկեք փորձնական նամակով:

Ի՞նչ է Outlook CRM ինտեգրումը:

Outlook CRM ինտեգրումը կապում է Outlook էլփոստի հաշիվը ձեր CRM-ի հետ, որպեսզի ձեր ուղարկած և ստացած նամակները սինքրոնացվեն և միացվեն հաճախորդի համապատասխան գրառումներին: Առանց ինտեգրման, նամակները մնում են յուրաքանչյուր մարդու մուտքային արկղում, և ինչ-որ մեկը ստիպված է լինում վերահասցեավորել դրանք, կարևոր մանրամասները պատճենել CRM-ում կամ հիշել, թե ով ինչ է ասել: Ինտեգրման դեպքում խոսակցությունները սինքրոնացվում են CRM-ում, որտեղ դրանք կապվում են կոնտակտի, լիդի, գործարքի կամ տոմսի հետ:

Գաղափարը պարզ է. Outlook-ը մնում է այն ծանոթ վայրը, որտեղ ձեր թիմը գրում և կարդում է նամակները, իսկ CRM-ը դառնում է այն վայրը, որտեղ յուրաքանչյուր խոսակցություն կապված է հաճախորդի և հաջորդ քայլի հետ:

Ինչու՞ միացնել Outlook-ը ձեր CRM-ին

Մեկ ընդհանուր պատմություն յուրաքանչյուր հաճախորդի համար

Երբ էլփոստերը կապված են կոնտակտների, լիդերի, գործարքների և տոմսերի հետ, յուրաքանչյուր ոք, ով բացում է գրառումը, տեսնում է խոսակցությունը նախորդ նշումների, զանգերի և հարցումների կողքին:

Ավելի քիչ պատճենում և վերահասցեավորում

Էլփոստի տեքստը նշումների մեջ տեղադրելը կամ նամակագրությունները վերահասցեավորելը ժամանակ է պահանջում, և դա հեշտ է մոռանալ: Խոսակցությունների սինքրոնացումը նշանակում է, որ գրառումը մնում է թարմացված՝ առանց այդ լրացուցիչ ձեռքով քայլի:

Ավելի արագ և հետևողական պատասխաններ

Էլփոստով դիմող հաճախորդները սովորաբար ակնկալում են ժամանակին պատասխան: Երբ հաղորդագրությունները տեսանելի են CRM-ում և կապված են պատասխանատուի հետ, պատասխանները և հետագա առաջադրանքները կարող են իրականացվել ձեր սովորական գործընթացով՝ մեկ անձի մուտքային արկղից կախված լինելու փոխարեն:

Վաճառքի և աջակցման ավելի հստակ կոնտեքստ

Գնագոյացման վերաբերյալ նամակը պատկանում է գործարքին, իսկ խնդրի վերաբերյալ նամակը՝ տոմսին: Երբ հաղորդագրությունները կապված են ճիշտ գրառման հետ, վաճառքի թիմը տեսնում է բանակցությունների ողջ ընթացքը, իսկ աջակցման թիմը՝ խնդրի ամբողջական պատկերը:

Էլփոստը միայն Outlook-ում ընդդեմ CRM-ին միացված Outlook-ի

Ինչպես է Microsoft Outlook-ն աշխատում Lua CRM-ում

Lua CRM ինտեգրումների էջում Microsoft Outlook-ը նշված է Mailboxes (Էլփոստարկղեր) կատեգորիայում՝ էլփոստի ուղարկման և սինքրոնացման բաժնում: Այդ կատեգորիան միացնում է էլփոստի մատակարարներին՝ Lua CRM-ում նամակներ ուղարկելու և ստանալու, խոսակցությունները սինքրոնացնելու և հաղորդագրություններն ավտոմատ կերպով կոնտակտներին, լիդերին, գործարքներին ու տոմսերին կապելու համար: Հատկապես Outlook-ի համար դուք միացնում եք ձեր Outlook հաշիվը՝ նամակներ ուղարկելու և ստանալու, խոսակցությունները սինքրոնացնելու և հաղորդագրություններն ավտոմատ կերպով կոնտակտների, լիդերի, գործարքների և տոմսերի հետ կապակցելու համար: Gmail-ը նույնպես նշված է նույն կատեգորիայում:

Երբ խոսակցությունները հայտնվում են Lua CRM-ում, ձեր թիմը կարող է աշխատել դրանց հետ հաճախորդների գրառումների, գործարքների, տոմսերի, առաջադրանքների և ավտոմատացման կողքին: Կապը կարգավորելու համար հետևեք Lua CRM-ում Microsoft Outlook-ի համար ցուցադրված հրահանգներին կամ օգնություն խնդրեք Lua CRM-ի թիմից: Եթե ձեզ անհրաժեշտ գործիքը դեռ նշված չէ ցանկում, ինտեգրումների էջում կա նաև Request Integration տարբերակը:

Ինչպես կարգավորել ձեր Outlook CRM ինտեգրումը

Տեխնիկական միացումը աշխատանքի միայն մի մասն է: Լավ արդյունքները կախված են կոնտակտների մաքուր տվյալներից և հստակ պայմանավորվածություններից, թե ով է պատասխանատու որ խոսակցությունների համար: Այս քայլերը կօգնեն.

1. Որոշեք, թե որ էլփոստարկղերը միացնել: Թվարկեք Outlook-ի այն հաշիվները, որոնք այսօր սպասարկում են հաճախորդների էլփոստը, ինչպիսիք են վաճառքի անձնական էլփոստարկղերը, ընդհանուր info հասցեն կամ աջակցման հասցեն, և որոշեք, թե դրանցից որոնք պետք է լինեն CRM-ի մաս:
2. Համաձայնեցրեք, թե ինչն է պատկանում CRM-ին: Հաճախորդների և պոտենցիալ հաճախորդների խոսակցությունները սովորաբար պատկանում են, իսկ ներքին նամակագրությունները, լրատուները (newsletters) և անձնական հաղորդագրությունները՝ ոչ:
3. Մաքրեք ձեր կոնտակտները: Հաղորդագրությունները կապված են գրառումների հետ, ուստի էլ․ փոստի ճշգրիտ հասցեները կարևոր են: Միավորեք կրկնօրինակները, շտկեք տպագրական սխալները և համոզվեք, որ առանցքային հաճախորդներն ունեն ճիշտ հասցեներ՝ նախքան միանալը:
4. Համաձայնեցրեք պատասխանատվությունը: Որոշեք, թե ով է պատասխանատու յուրաքանչյուր տեսակի խոսակցության համար, օրինակ՝ նոր հարցումների, ակտիվ գործարքների և աջակցության հարցումների, և ինչ պետք է տեղի ունենա, երբ պատասխանատուն բացակայում է:
5. Միացրեք Microsoft Outlook-ը: Հետևեք Lua CRM-ի ներծրագրային հրահանգներին կամ կապ հաստատեք Lua CRM-ի թիմի հետ, որպեսզի ձեր Outlook հաշիվը կարողանա ուղարկել ու ստանալ էլ․ նամակներ և սինխրոնացնել խոսակցությունները Lua CRM-ի հետ:
6. Թեստավորեք փորձնական նամակով: Ուղարկեք էլ․ նամակ ձեր կողմից վերահսկվող թեստային հասցեից, պատասխանեք դրան և ստուգեք, որ խոսակցությունը հայտնվի համապատասխան կոնտակտի, լիդի, գործարքի կամ տոմսի մեջ:
7. Սահմանեք հետագա գործողությունների կանոններ: Պայմանավորվեք, թե որքան արագ պետք է պատասխանել նամակներին, և ինչ առաջադրանքներ կամ հիշեցումներ պետք է ստեղծվեն կարևոր հաղորդագրություններից հետո:
8. Վերանայեք երկու շաբաթ անց: Փնտրեք սխալ գրառմանը կցված հաղորդագրություններ, անպատասխան խոսակցություններ և կրկնօրինակ կոնտակտներ, այնուհետև ճշգրտեք ձեր կոնտակտային տվյալները կամ թիմային պայմանավորվածությունները:

Outlook-ի և CRM-ի էլ․ փոստի աշխատանքային գործընթացների լավագույն փորձը

Պահպանեք մեկ գրառում յուրաքանչյուր հաճախորդի համար

Եթե նույն անձը երկու անգամ առկա է CRM-ում, նրա նամակները կարող են բաժանվել գրառումների միջև: Կրկնօրինակների կանոնավոր մաքրումը պահպանում է յուրաքանչյուր խոսակցության պատմությունը մեկ տեղում:

Գրեք նամակներ, որոնք ամբողջ թիմը կարող է կարդալ

Երբ խոսակցությունները տեսանելի են ընդհանուր գրառումներում, հստակ թեմաները և պրոֆեսիոնալ տոնայնությունը գործընկերներին օգնում են արագ շարունակել նամակագրությունը: Մեր պրոֆեսիոնալ էլ․ նամակների օրինակների հավաքածուն օգտակար մեկնարկային կետ է:

Կապեք էլ․ փոստը հաճախորդի ճանապարհի հետ

Էլ․ նամակները շփման կետեր են ողջ փոխհարաբերությունների ընթացքում՝ առաջին հարցումից մինչև երկարաձգում: Մեր հաճախորդի կյանքի ցիկլի կառավարման ուղեցույցը ցույց է տալիս, թե ինչպես օգտագործել այդ շփման կետերը յուրաքանչյուր փուլում:

Փակեք շղթան

Հաճախորդի յուրաքանչյուր էլ․ նամակ պետք է ավարտվի հստակ արդյունքով՝ պատասխան, ամրագրված զանգ, թարմացված գործարք կամ լուծված տոմս: Լիդերի կառավարման վերաբերյալ մեր հոդվածը բացատրում է, թե ինչպես որակավորել և զարգացնել նոր հարցումները, իսկ CRM ավտոմատացումը ցույց է տալիս, թե ինչպես ստեղծել հետագա առաջադրանքներ՝ առանց ձեռքով հիշեցումների:

Պատկերավոր օրինակ. փոքր գործակալություն, որն այլևս չի կորցնում էլ․ նամակագրությունները

Պատկերացրեք դիզայներական փոքր գործակալություն, որտեղ յուրաքանչյուր աքաունթ մենեջեր հաճախորդների հետ աշխատում է իր սեփական Outlook փոստարկղից: Երբ մենեջերներից մեկը գնաց արձակուրդ, հաճախորդի հաստատման նամակը մնաց չընթերցված: Գործակալությունը որոշեց, թե որ փոստարկղերը միացնել, մաքրեց իր հաճախորդների կոնտակտները, պայմանավորվեց, թե ով է պատասխանատու նոր հարցումների և ակտիվ նախագծերի համար, միացրեց Outlook-ը իր CRM-ին և փորձարկեց նմուշային նամակով: Խոսակցություններն այժմ հայտնվում էին հաճախորդների գրառումներում՝ գործարքների և նշումների կողքին, այնպես որ ցանկացած ոք, ով փոխարինում էր գործընկերոջը, կարող էր տեսնել վերջին նամակագրությունը: Սա հիպոթետիկ օրինակ է՝ աշխատանքային գործընթացը ցույց տալու համար, ոչ թե չափված քեյս-ստադի:

Հետևելու ենթակա մետրիկաներ

Առաջին պատասխանի ժամանակը

Հաճախորդի նամակի ստացման և ձեր թիմի առաջին պատասխանի միջև ընկած միջին ժամանակը:

Անպատասխան խոսակցություններ

Հաճախորդների նամակների քանակը, որոնք յուրաքանչյուր օրվա վերջում դեռևս չունեն պատասխան կամ հաջորդ քայլ:

Էլ․ նամակից գործարքի փոխակերպման գործակից

Էլ․ փոստի նոր հարցումներ, որոնք հանգեցրել են գործարքի, ամրագրման կամ վաճառքի ÷ բոլոր նոր էլ․ հարցումները:

Ճիշտ կապակցված հաղորդագրություններ

Ամեն ամիս ընտրանքային կարգով ստուգեք վերջին նամակների մի մասը և նշեք, թե քանիսն են կապակցվել ճիշտ գրառման հետ: Ցածր մասնաբաժինը մատնանշում է կրկնօրինակ կոնտակտներ կամ հնացած էլ․ հասցեներ:

Հաճախ տրվող հարցեր

Եզրակացություն

Outlook CRM ինտեգրացիան ցրված փոստարկղերը վերածում է հաճախորդների հետ շփման միասնական պատմության, որի հիման վրա ձեր թիմը կարող է գործել: Lua CRM-ի միջոցով դուք կարող եք միացնել ձեր Outlook հաշիվը՝ նամակներ ուղարկելու և ստանալու, խոսակցությունները սինխրոնացնելու և հաղորդագրությունները կոնտակտների, լիդերի, գործարքների և տոմսերի հետ կապակցելու համար: Որոշեք, թե որ փոստարկղերը ներառել, մաքրեք ձեր կոնտակտները, համաձայնեցրեք պատասխանատվությունը, մանրակրկիտ թեստավորեք և սահմանեք հստակ հետագա գործողությունների կանոններ: Եթե ձեր թիմը նաև հարցումներ է հավաքում առցանց ձևաթղթերի միջոցով, մեր Google Forms CRM ինտեգրացիայի ուղեցույցը ցույց է տալիս, թե ինչպես դրանք նույնպես ներբեռնել CRM: