Outlook CRM inteqrasiyası komandanızın Outlook poçt qutularını CRM-inizlə əlaqələndirir, beləliklə müştəri e-poçtları ayrı-ayrı gələnlər qutularında qalmır və komandanızın artıq üzərində işlədiyi qeydlərin bir hissəsinə çevrilir. E-poçt vasitəsilə satış edən, qiymət təklifi verən və müştərilərə dəstək göstərən bizneslər üçün bu, gündəlik işi dəyişir: danışıqlar düzgün kontaktlar, lead-lər, sövdələşmələr və tiketlərlə əlaqələndirilir, komandadakı hər kəs ən son nə deyildiyini görə bilir və növbəti addımlar artıq mesajı təsadüfən kimin almasından asılı olmur. Bu bələdçi Outlook CRM inteqrasiyasının nə olduğunu, nə üçün vacib olduğunu, Lua CRM-in Microsoft Outlook-u necə idarə etdiyini, qoşulmazdan əvvəl necə hazırlaşmalı olduğunuzu və nəticələri necə ölçəcəyinizi izah edir. Bu, e-poçtlarını Outlook-da idarə edən kiçik biznes sahibləri, eləcə də satış və dəstək komandaları üçün yazılmışdır.
Əsas məqamlar
- Outlook CRM inteqrasiyası e-poçt danışıqlarını CRM-ə gətirir, beləliklə komanda dağınıq şəxsi gələnlər qutuları əvəzinə müştəri qeydləri üzərindən işləyir.
- Lua CRM-də Microsoft Outlook e-poçt göndərmək və qəbul etmək, danışıqları sinxronlaşdırmaq və mesajları kontaktlar, lead-lər, sövdələşmələr və tiketlərlə avtomatik əlaqələndirmək üçün e-poçt təminatçılarını qoşan Poçt qutuları (Mailboxes) inteqrasiyalarının bir hissəsidir.
- Lua CRM sizə e-poçt göndərmək və qəbul etmək, danışıqları sinxronlaşdırmaq və mesajları kontaktlar, lead-lər, sövdələşmələr və tiketlərlə avtomatik əlaqələndirmək üçün Outlook hesabınızı qoşmağa imkan verir.
- Əsas üstünlüklər ortaq müştəri tarixçəsi, daha az kopyalama və yönləndirmə, daha sürətli cavablar və hər bir danışığın aydın sahibliyidir.
- Qoşulmazdan əvvəl hansı poçt qutularını daxil edəcəyinizə qərar verin, kontaktlarınızı təmizləyin, sahiblik barədə razılaşın və nümunə e-poçt ilə sınaqdan keçirin.
Outlook CRM inteqrasiyası nədir?
Outlook CRM inteqrasiyası Outlook e-poçt hesabını CRM-inizə bağlayır ki, göndərdiyiniz və qəbul etdiyiniz e-poçtlar sinxronlaşdırılsın və düzgün müştəri qeydləri ilə əlaqələndirilsin. İnteqrasiya olmadıqda, e-poçtlar hər kəsin şəxsi gələnlər qutusunda qalır və kimsə onları yönləndirməli, əsas təfərrüatları CRM-ə kopyalamalı və ya kimin nə dediyini yadda saxlamalı olur. İnteqrasiya ilə danışıqlar CRM-ə sinxronlaşdırılır və burada onlar kontakt, lead, sövdələşmə və ya tiketlə əlaqələndirilir.
İdeya sadədir: Outlook komandanızın e-poçt yazıb oxuduğu tanış məkan olaraq qalır, CRM isə hər bir danışığın müştəri və növbəti addımla əlaqələndirildiyi mərkəzə çevrilir.
Outlook-u CRM-inizə nə üçün qoşmalısınız
Hər müştəri üçün vahid ortaq tarixçə
E-poçtlar kontaktlar, lead-lər, sövdələşmələr və tiketlərlə əlaqələndirildikdə, qeydi açan hər kəs danışığı əvvəlki qeydlərin, zənglərin və müraciətlərin yanında görür.
Daha az kopyalama və yönləndirmə
E-poçt mətnini qeydlərə yapışdırmaq və ya yazışmaları yönləndirmək vaxt aparır və asanlıqla unudula bilər. Danışıqların sinxronlaşdırılması qeydin bu əlavə mexaniki addım olmadan daima aktual qalması deməkdir.
Daha sürətli və ardıcıl cavablar
E-poçt yazan müştərilər adətən vaxtında cavab gözləyirlər. Mesajlar CRM-də görünən və məsul şəxslə əlaqələndirilmiş olduqda, cavablar və izləmə tapşırıqları bir nəfərin gələnlər qutusundan asılı olmaq əvəzinə adi iş axınınız vasitəsilə idarə oluna bilər.
Daha aydın satış və dəstək konteksti
Qiymətlə bağlı e-poçt sövdələşməyə, problemlə bağlı e-poçt isə tiketə aiddir. Mesajlar düzgün qeydlə əlaqələndirildikdə, satış komandası bütün danışıq prosesini, dəstək komandası isə problemin tam mahiyyətini görür.
Yalnız Outlook-da e-poçt və CRM-ə qoşulmuş Outlook-un müqayisəsi
| Sahə | Yalnız Outlook-da e-poçt | CRM-ə qoşulmuş Outlook |
|---|---|---|
| Danışıqların saxlandığı yer | Fərdi gələnlər qutuları və qovluqlar | Sinxronlaşdırılır və CRM qeydləri ilə əlaqələndirilir |
| Müştəri konteksti | Sövdələşmələr, tiketlər və qeydlərdən ayrı | Kontaktlar, lead-lər, sövdələşmələr və tiketlərlə əlaqələndirilmiş |
| Komandanın görmə imkanı | Yazışmanı yalnız qəbul edən şəxs görür | Komanda danışığı qeyddə görür |
| Təhvil vermə | Yazışmalar əllə yönləndirilir | Tarixçə artıq müştəri qeydində mövcuddur |
| Növbəti addımlar | Şəxsi qeydlərə və yaddaşa əsaslanır | CRM-də tapşırıqlara və xatırlatmalara çevrilə bilər |
Microsoft Outlook Lua CRM-də necə işləyir
Lua CRM inteqrasiyalar səhifəsində Microsoft Outlook e-poçt göndərilməsi və sinxronizasiyası bölməsində Poçt qutuları (Mailboxes) kateqoriyasında verilmişdir. Bu kateqoriya Lua CRM-də e-poçt göndərmək və qəbul etmək, danışıqları sinxronlaşdırmaq və mesajları kontaktlar, lead-lər, sövdələşmələr və tiketlərlə avtomatik əlaqələndirmək üçün e-poçt təminatçılarını birləşdirir. Xüsusilə Outlook üçün, e-poçt göndərmək və qəbul etmək, danışıqları sinxronlaşdırmaq və mesajları kontaktlar, lead-lər, sövdələşmələr və tiketlərlə avtomatik əlaqələndirmək üçün Outlook hesabınızı qoşursunuz. Gmail də eyni kateqoriyada yer alır.
Danışıqlar Lua CRM-ə daxil olduqdan sonra komandanız onlarla müştəri qeydləri, sövdələşmələr, tiketlər, tapşırıqlar və avtomatlaşdırma ilə yanaşı işləyə bilər. Bağlantını qurmaq üçün Lua CRM-də Microsoft Outlook üçün göstərilən təlimatlara əməl edin və ya kömək üçün Lua CRM komandasına müraciət edin. Əgər ehtiyacınız olan alət hələ siyahıda yoxdursa, inteqrasiyalar səhifəsində İnteqrasiya sorğusu göndərmək (Request Integration) seçimi də var.
Outlook CRM inteqrasiyanızı necə qurmalı
Texniki bağlantı işin yalnız bir hissəsidir. Yaxşı nəticələr təmiz kontakt məlumatlarından və hansı danışıqların kimə aid olması barədə aydın razılaşmalardan asılıdır. Bu addımlar kömək edir:
- Hansı poçt qutularını qoşacağınıza qərar verin. Hazırda müştəri e-poçtlarını idarə edən Outlook hesablarını (məsələn, şəxsi satış poçt qutuları, ortaq info ünvanı və ya dəstək ünvanı) sadalayın və onlardan hansının CRM-in bir hissəsi olmalı olduğuna qərar verin.
- CRM-ə nəyin daxil olacağı barədə razılaşın. Müştərilər və potensial müştərilərlə olan danışıqlar adətən daxil edilir; daxili yazışmalar, bülletenlər və şəxsi mesajlar isə adətən daxil edilmir.
- Kontaktlarınızı təmizləyin. Mesajlar qeydlərlə əlaqələndirilir, buna görə də dəqiq e-poçt ünvanları vacibdir. Qoşulmazdan əvvəl təkrarlananları birləşdirin, orfoqrafik səhvləri düzəldin və əsas müştərilərin düzgün ünvanlara sahib olduğundan əmin olun.
- Məsuliyyət bölgüsünü razılaşdırın. Hər bir söhbət növünə kimin cavabdeh olduğunu müəyyənləşdirin — məsələn, yeni sorğular, aktiv sövdələşmələr və dəstək müraciətləri — və cavabdeh şəxs işdə olmadıqda nə ediləcəyinə qərar verin.
- Microsoft Outlook-u qoşun. Outlook hesabınızın e-poçt göndərib qəbul edə bilməsi və söhbətləri Lua CRM ilə sinxronlaşdırması üçün Lua CRM daxilindəki təlimatlara əməl edin və ya Lua CRM komandası ilə əlaqə saxlayın.
- Nümunə e-poçt ilə sınaqdan keçirin. Nəzarət etdiyiniz bir test ünvanından e-poçt göndərin, onu cavablandırın və söhbətin gözlənilən kontakt, lid, sövdələşmə və ya bilet üzərində göründüyünü yoxlayın.
- Növbəti addım qaydalarını təyin edin. E-poçtların nə qədər tez cavablandırılmalı olduğunu və vacib mesajlardan sonra hansı tapşırıq və ya xatırlatmaların yaradılacağını razılaşdırın.
- İki həftə sonra nəzərdən keçirin. Səhv qeydə bağlanmış mesajları, cavabsız söhbətləri və təkrarlanan kontaktları axtarın, sonra kontakt məlumatlarınızı və ya komanda razılaşmalarınızı tənzimləyin.
Outlook və CRM e-poçt iş axınları üçün ən yaxşı təcrübələr
Hər müştəri üçün yalnız bir qeyd saxlayın
Eyni şəxs CRM-də iki dəfə mövcuddursa, onların e-poçtları qeydlər arasında bölünə bilər. Təkrarların mütəmadi təmizlənməsi hər bir söhbət tarixçəsini vahid məkanda saxlayır.
Bütün komandanın oxuya biləcəyi e-poçtlar yazın
Söhbətlər paylaşılan qeydlərdə görünən olduqdan sonra aydın mövzu başlıqları və peşəkar üslub həmkarlarınıza mövzunu tez qavramağa kömək edir. Bizim peşəkar e-poçt nümunələri toplusu başlamaq üçün faydalı bir mənbədir.
E-poçtu müştəri səyahəti ilə əlaqələndirin
E-poçtlar ilk sorğudan yenilənməyə qədər bütün münasibətlər boyu təmas nöqtələridir. Müştəri həyat dövrünün idarə edilməsi üzrə bələdçimiz hər bir mərhələdə bu təmas nöqtələrindən necə istifadə olunacağını göstərir.
Dövrü tamamlayın
Hər bir müştəri e-poçtu aydın bir nəticə ilə bitməlidir: cavab, təyin edilmiş zəng, yenilənmiş sövdələşmə və ya həll olunmuş bilet. Lidlərin idarə edilməsi haqqında məqaləmiz yeni sorğuları necə qiymətləndirməyi və inkişaf etdirməyi izah edir, CRM avtomatlaşdırılması isə əl ilə izləmə aparmadan növbəti tapşırıqları necə yaratmağı göstərir.
Nümunəvi keys: e-poçt yazışmalarını itirməyə son qoyan kiçik agentlik
Hər bir müştəri menecerinin müştərilərlə öz Outlook gələnlər qutusundan işlədiyi kiçik bir dizayn agentliyi təsəvvür edin. Menecerlərdən biri məzuniyyətə getdikdə, müştərinin təsdiq e-poçtu oxunmamış qaldı. Agentlik hansı poçt qutularını qoşacağına qərar verdi, müştəri kontaktlarını təmizlədi, yeni sorğulara və aktiv layihələrə kimin cavabdeh olduğunu razılaşdırdı, Outlook-u CRM-ə qoşdu və nümunə e-poçtla sınaqdan keçirdi. Söhbətlər artıq müştəri qeydlərində sövdələşmələr və qeydlərin yanında görünürdü, beləliklə hesabı əvəz edən hər kəs son yazışmanı görə bilirdi. Bu, ölçülmüş bir keys deyil, iş axınını nümayiş etdirmək üçün hipotetik bir nümunədir.
İzlənilməli metriklər
İlk cavaba qədər keçən vaxt
Müştəri e-poçtunun daxil olması ilə komandanızın ilk cavabı arasındakı orta vaxt.
Cavabsız qalmış söhbətlər
Hər günün sonunda hələ də cavab verilməmiş və ya növbəti addımı təyin olunmamış müştəri e-poçtlarının sayı.
E-poçtdan sövdələşməyə dönüşüm dərəcəsi
Sövdələşməyə, rezervasiyaya və ya satışa gətirib çıxaran yeni e-poçt sorğuları ÷ bütün yeni e-poçt sorğuları.
Düzgün əlaqələndirilmiş mesajlar
Hər ay son e-poçtların bir nümunəsini yoxlayın və neçəsinin düzgün qeydə bağlandığını qeyd edin. Aşağı göstərici təkrarlanan kontaktlara və ya köhnəlmiş e-poçt ünvanlarına işarə edir.
