Outlooki ja CRM-i liidestus ühendab teie meeskonna Outlooki postkastid teie CRM-iga, nii et klientide e-kirjad ei jää eraldiseisvatesse postkastidesse, vaid muutuvad osaks kirjetest, millega teie meeskond juba igapäevaselt töötab. Ettevõtetele, kes müüvad, teevad pakkumisi ja toetavad kliente e-posti teel, muudab see igapäevast tööd: vestlused seotakse õigete kontaktide, müügivihjete, tehingute ja piletitega, igaüks meeskonnast näeb viimati räägitut ning järeltegevused ei sõltu enam sellest, kes kirja juhuslikult kätte sai. See juhend selgitab, mis on Outlooki ja CRM-i liidestus, miks see on oluline, kuidas Lua CRM käsitleb Microsoft Outlooki, kuidas valmistuda enne ühendamist ning kuidas tulemusi mõõta. See on kirjutatud väikeettevõtete omanikele ning müügi- ja klienditoemeeskondadele, kes kasutavad e-posti haldamiseks Outlooki.
Peamised järeldused
- Outlooki ja CRM-i liidestus toob e-kirjavahetuse CRM-i, võimaldades meeskonnal töötada kliendikirjete, mitte laialipillutatud isiklike postkastide põhjal.
- Lua CRM-is kuulub Microsoft Outlook postkastide (Mailboxes) liidestuste hulka, mis ühendavad e-posti teenusepakkujad kirjade saatmiseks ja vastuvõtmiseks, vestluste sünkroonimiseks ning sõnumite automaatseks sidumiseks kontaktide, müügivihjete, tehingute ja piletitega.
- Lua CRM võimaldab ühendada teie Outlooki konto, et saata ja võtta vastu e-kirju, sünkroonida vestlusi ning siduda sõnumeid automaatselt kontaktide, müügivihjete, tehingute ja piletitega.
- Peamised eelised on ühine kliendiajalugu, vähem kopeerimist ja edastamist, kiiremad vastused ning selge vastutus iga vestluse eest.
- Enne ühendamist otsustage, millised postkastid kaasata, korrastage kontaktid, leppige kokku vastutus ja testige näidismeiliga.
Mis on Outlooki ja CRM-i liidestus?
Outlooki ja CRM-i liidestus seob Outlooki e-posti konto teie CRM-iga, nii et saadetud ja vastuvõetud e-kirjad sünkroonitakse ning seotakse õigete kliendikirjetega. Ilma liidestuseta jäävad e-kirjad iga inimese postkasti ning keegi peab neid edasi saatma, kopeerima olulisi detaile CRM-i või meeles pidama, kes mida ütles. Liidestuse abil sünkroonitakse vestlused CRM-i, kus need seotakse kontakti, müügivihje, tehingu või piletiga.
Põhimõte on lihtne: Outlook jääb tuttavaks kohaks, kus teie meeskond kirjutab ja loeb e-kirju, ning CRM muutub kohaks, kus iga vestlus on seotud kliendi ja järgmise sammuga.
Miks ühendada Outlook oma CRM-iga?
Ühine ajalugu iga kliendi kohta
Kui e-kirjad on seotud kontaktide, müügivihjete, tehingute ja piletitega, näeb igaüks, kes kirje avab, vestlust varasemate märkmete, kõnede ja päringute kõrval.
Vähem kopeerimist ja edastamist
E-kirja teksti märkmetesse kleepimine või kirjalõimede edasisaatmine võtab aega ja võib kergesti ununeda. Vestluste sünkroonimine tagab, et kirje püsib ajakohasena ilma selle täiendava käsitsi tehtava sammuta.
Kiiremad ja järjepidevamad vastused
E-kirja saatnud kliendid ootavad tavaliselt kiiret vastust. Kui sõnumid on CRM-is nähtavad ja seotud vastutajaga, saab vastuseid ja järeltegevusi hallata tavapärase protsessi kaudu, mitte sõltuda ühe inimese postkastist.
Selgem müügi- ja klienditoe kontekst
Hinnakujundust puudutav e-kiri kuulub tehingu juurde ning probleemi puudutav e-kiri pileti juurde. Kui sõnumid on seotud õige kirjega, näeb müügitiim läbirääkimiste tervikpilti ja klienditugi kogu probleemi olemust.
E-post ainult Outlookis võrreldes CRM-iga ühendatud Outlookiga
| Valdkond | E-post ainult Outlookis | CRM-iga ühendatud Outlook |
|---|---|---|
| Kus vestlused asuvad | Individuaalsetes postkastides ja kaustades | Sünkroonitud ja seotud CRM-i kirjetega |
| Kliendi kontekst | Eraldi tehingutest, piletitest ja märkmetest | Seotud kontaktide, müügivihjete, tehingute ja piletitega |
| Nähtavus meeskonnale | Ainult saaja näeb kirjavahetust | Meeskond näeb vestlust kirje juures |
| Töö üleandmine | Lõimed edastatakse käsitsi | Ajalugu on juba kliendikirjel olemas |
| Järeltegevus | Sõltub isiklikest märgistustest ja mälust | Võib luua CRM-is ülesandeid ja meeldetuletusi |
Kuidas Microsoft Outlook Lua CRM-is töötab
Lua CRM-i liidestuste lehel on Microsoft Outlook toodud postkastide (Mailboxes) kategoorias e-posti saatmise ja sünkroonimise all. See kategooria ühendab e-posti teenusepakkujad, et saata ja võtta vastu e-kirju, sünkroonida vestlusi ning siduda sõnumeid Lua CRM-is automaatselt kontaktide, müügivihjete, tehingute ja piletitega. Täpsemalt Outlooki puhul ühendate oma Outlooki konto, et saata ja võtta vastu e-kirju, sünkroonida vestlusi ning automaatselt siduda sõnumeid kontaktide, müügivihjete, tehingute ja piletitega. Samas kategoorias on välja toodud ka Gmail.
Kui vestlused on Lua CRM-is, saab teie meeskond nendega töötada koos kliendikirjete, tehingute, piletite, ülesannete ja automatiseerimisega. Ühenduse seadistamiseks järgige Lua CRM-is Microsoft Outlooki jaoks kuvatavaid juhiseid või pöörduge abi saamiseks Lua CRM-i meeskonna poole. Kui vajalikku tööriista pole veel nimekirjas, on liidestuste lehel saadaval ka võimalus „Request Integration“ (taotle liidestust).
Kuidas seadistada oma Outlooki ja CRM-i liidestust
Tehniline ühendamine on vaid osa tööst. Head tulemused sõltuvad puhastest kontaktandmetest ja selgetest kokkulepetest selle kohta, kes milliste vestluste eest vastutab. Abiks on järgmised sammud:
- Otsustage, millised postkastid ühendada. Pange kirja Outlooki kontod, mis praegu klientide e-kirju haldavad (näiteks isiklikud müügipostkastid, ühine info-aadress või klienditoe aadress), ja otsustage, millised neist peaksid olema CRM-i osa.
- Leppige kokku, mis kuulub CRM-i. Kliendi- ja potentsiaalsete klientide vestlused tavaliselt kuuluvad; asutusesisesed kirjavahetused, uudiskirjad ja isiklikud sõnumid tavaliselt mitte.
- Korrastage oma kontaktid. Sõnumid seotakse kirjetega, seega on täpsed e-posti aadressid olulised. Liitke duplikaadid, parandage trükivead ja veenduge enne ühendamist, et võtmeklientidel on õiged aadressid.
- Lepige kokku vastutuses. Otsustage, kes vastutab iga tüüpi vestluse eest (näiteks uued päringud, aktiivsed tehingud ja tugipäringud), ning mis peaks juhtuma, kui vastutaja on eemal.
- Ühendage Microsoft Outlook. Järgige Lua CRM-i rakendusesiseseid juhiseid või võtke ühendust Lua CRM-i meeskonnaga, et teie Outlooki konto saaks saata ja vastu võtta e-kirju ning sünkroonida vestlusi Lua CRM-iga.
- Testige proovisõnumiga. Saatke e-kiri testiaadressilt, mida te kontrollite, vastake sellele ja kontrollige, kas vestlus ilmub oodatud kontakti, müügivihje, tehingu või pileti juurde.
- Määrake järeltegevuste reeglid. Lepige kokku, kui kiiresti tuleks e-kirjadele vastata ja millised ülesanded või meeldetuletused tuleks luua pärast olulisi sõnumeid.
- Vaadake üle kahe nädala pärast. Otsige valede kirjetega seotud sõnumeid, vastamata vestlusi ja duplikaatkontakte, seejärel kohandage oma kontaktandmeid või meeskonna kokkuleppeid.
Parimad praktikad Outlooki ja CRM-i e-posti töövoogude jaoks
Hoidke kliendi kohta üks kirje
Kui sama isik eksisteerib CRM-is kaks korda, võivad tema e-kirjad jaguneda mitme kirje vahel. Regulaarne duplikaatide eemaldamine hoiab iga vestluse ajaloo ühes kohas.
Kirjutage e-kirju, mida kogu meeskond saab lugeda
Kui vestlused on ühistel kirjetel nähtavad, aitavad selged teemaread ja professionaalne toon kolleegidel vestluse kiiresti üle võtta. Meie professionaalsete e-kirjade näidete kogumik on hea lähtepunkt.
Siduge e-post klienditeekonnaga
E-kirjad on puutepunktid kogu kliendisuhte vältel alates esmasest päringust kuni pikendamiseni. Meie kliendi elutsükli haldamise juhend näitab, kuidas neid puutepunkte igas etapis kasutada.
Viige tegevused lõpule
Iga kliendi e-kiri peaks lõppema selge tulemusega: vastus, broneeritud kõne, uuendatud tehing või lahendatud pilet. Meie artikkel müügivihjete haldamisest selgitab, kuidas uusi päringuid kvalifitseerida ja edendada, ning CRM-i automatiseerimine näitab, kuidas luua järeltegevusi ilma käsitsi tagaajamiseta.
Illustreeriv näide: väike agentuur, mis ei kaota enam e-kirjavahetusi
Kujutage ette väikest disainiagentuuri, kus iga kliendihaldur suhtleb klientidega oma Outlooki postkastist. Kui üks haldur puhkusele läks, jäi kliendi heakskiidukiri lugemata. Agentuur otsustas, millised postkastid ühendada, korrastas oma kliendikontaktid, leppis kokku, kes vastutab uute päringute ja aktiivsete projektide eest, ühendas Outlooki oma CRM-iga ja testis süsteemi proovisõnumiga. Vestlused ilmusid nüüd kliendikirjetes tehingute ja märkmete kõrval, nii et igaüks, kes klienti asendas, nägi viimast kirjavahetust. See on hüpoteetiline näide töövoo illustreerimiseks, mitte mõõdetud juhtumiuuring.
Mõõdikud, mida jälgida
Esimese vastuse aeg
Keskmine aeg kliendi e-kirja saabumise ja teie meeskonna esimese vastuse vahel.
Vastamata vestlused
Kliendi e-kirjade arv, millel pole iga päeva lõpus endiselt vastust või järgmist sammu.
E-kirjadest tehinguteks konversioonimäär
Uued e-posti päringud, mis viisid tehingu, broneeringu või müügini ÷ kõik uued e-posti päringud.
Õigesti seotud sõnumid
Kontrollige igakuiselt valimit viimastest e-kirjadest ja märkige üles, kui paljud olid seotud õige kirjega. Madal osakaal viitab duplikaatkontaktidele või aegunud e-posti aadressidele.
