یکپارچه‌سازی جیمیل با CRM: اتصال تمام ایمیل‌ها به مخاطبین، سرنخ‌ها، معاملات و تیکت‌ها

یکپارچه‌سازی Gmail و CRM، حساب‌های Gmail فعلی تیم شما را به CRM متصل می‌کند تا ایمیل‌های مشتریان به جای حبس ماندن در صندوق‌های ورودی شخصی، به بخشی از سوابق اشتراکی مشتریان تبدیل شوند. برای کسب‌وکارهای کوچکی که به پرسش‌ها پاسخ می‌دهند، پیش‌فاکتور ارسال می‌کنند و پشتیبانی را از طریق ایمیل انجام می‌دهند، این بدان معناست که هر مکالمه می‌تواند در کنار مخاطب، سرنخ، معامله یا تیکت مربوطه قرار بگیرد و هر فردی در تیم می‌تواند بدون نیاز به فوروارد کردن ایمیل‌ها، رشته مکالمه را دنبال کند. این راهنما توضیح می‌دهد که یکپارچه‌سازی Gmail با CRM چیست، چه مشکلاتی را حل می‌کند، Gmail چگونه در Lua CRM کار می‌کند، چگونه تیم و داده‌های خود را آماده کنید و چگونه نتایج را ارزیابی نمایید. این راهنما برای صاحبان کسب‌وکار، تیم‌های فروش و تیم‌های پشتیبانی که ایمیل‌های خود را در Gmail مدیریت می‌کنند، نوشته شده است.

نکات کلیدی

• یکپارچه‌سازی Gmail با CRM مکالمات ایمیلی را با CRM همگام‌سازی می‌کند، بنابراین تاریخچه مشتریان به جای نگهداری در صندوق‌های ورودی شخصی، با کل تیم به اشتراک گذاشته می‌شود.
• در Lua CRM، جیمیل (Gmail) یکی از یکپارچه‌سازی‌های بخش Mailboxes است که در زیرمجموعه ارسال و همگام‌سازی ایمیل، در کنار Microsoft Outlook قرار دارد.
• نرم‌افزار Lua CRM به شما امکان می‌دهد حساب Gmail خود را برای ارسال و دریافت ایمیل، همگام‌سازی مکالمات و اتصال خودکار پیام‌ها به مخاطبین، سرنخ‌ها، معاملات و تیکت‌ها متصل کنید.
• بزرگ‌ترین دستاوردها عبارتند از: از دست نرفتن مکالمات، انتقال آسان‌تر وظایف، پاسخ‌دهی سریع‌تر و بستر و زمینه شفاف برای فروش و پشتیبانی.
• با مشخص کردن حساب‌های Gmail موردنظر برای اتصال، پاک‌سازی مخاطبین، توافق بر سر مالکیت وظایف و تست با یک ایمیل نمونه آماده شوید.

یکپارچه‌سازی Gmail با CRM چیست؟

یکپارچه‌سازی Gmail با CRM، اتصالی میان حساب Gmail و نرم‌افزار CRM است که مکالمات ایمیلی را با سوابق مشتریان همگام نگه می‌دارد. پیام‌هایی که ارسال و دریافت می‌کنید وارد CRM شده و به افراد و فرصت‌های مربوط به خود متصل می‌شوند. Gmail همچنان محیطی می‌ماند که بسیاری از افراد برای خواندن و نوشتن ایمیل در آن احساس راحتی می‌کنند، در حالی که CRM به بستری مشترک تبدیل می‌شود که در آن هر گفتگو به یک مشتری، فرصت فروش یا درخواست پشتیبانی پیوند خورده است.

بدون این اتصال، ایمیل‌های مهم تنها در صندوق ورودی فرد دریافت‌کننده باقی می‌مانند. همکاران مدام درخواست فوروارد کردن ایمیل‌ها را دارند، جزئیات به صورت دستی در یادداشت‌ها کپی می‌شوند و پیگیری‌ها وابسته به ستاره‌ها، برچسب‌ها و حافظه شخصی افراد خواهد بود.

مشکلاتی که یکپارچه‌سازی Gmail با CRM حل می‌کند

از دست رفتن رشته مکالمات هنگام نبود همکاران

زمانی که کارشناس فروش در مرخصی است یا سرش با کارهای دیگر شلوغ است، ایمیل‌های مشتریان در حساب Gmail او بی‌پاسخ و نادیده باقی می‌مانند. اگر مکالمات با سوابق اشتراکی همگام‌سازی شوند، همکار دیگر می‌تواند درخواست مشتری را ببیند و پاسخ دهد.

کپی کردن دستی اطلاعات در CRM

کپی کردن متن ایمیل در یادداشت‌ها یا ضمیمه کردن پیام‌های فورواردشده زمان‌بر است و در روزهای شلوغ کاری معمولاً انجام نمی‌شود. همگام‌سازی مکالمات باعث می‌شود بدون نیاز به این مرحله اضافی، سوابق به‌روز بمانند.

نبود پیشینه و زمینه مشخص در فروش و پشتیبانی

سؤال درباره قیمت‌گذاری مربوط به یک معامله است و یک شکایت به یک تیکت تعلق دارد. هنگامی که پیام‌ها به پرونده و سابقه درست متصل شوند، تیم فروش کل مذاکره را می‌بیند و تیم پشتیبانی کل ماجرا را متوجه می‌شود، نه فقط آخرین پیام ارسالی را.

نامشخص بودن مسئول پیگیری

صندوق‌های ورودی اشتراکی و زنجیره‌های ایمیل CC معمولاً باعث می‌شوند هرکس تصور کند فرد دیگری پاسخ خواهد داد. وقتی هر مکالمه به پرونده‌ای با یک مسئول مشخص پیوند بخورد، کاملاً شفاف است که چه کسی باید پاسخ دهد.

Gmail به تنهایی در برابر Gmail متصل به CRM

Gmail چگونه در Lua CRM کار می‌کند

صفحه یکپارچه‌سازی‌های Lua CRM جیمیل (Gmail) را در دسته Mailboxes و ذیل ارسال و همگام‌سازی ایمیل فهرست کرده است. دسته Mailboxes ارائه‌دهندگان ایمیل را برای ارسال و دریافت ایمیل، همگام‌سازی مکالمات و اتصال خودکار پیام‌ها به مخاطبین، سرنخ‌ها، معاملات و تیکت‌ها در Lua CRM متصل می‌کند. برای Gmail، حساب جیمیل خود را متصل می‌کنید تا ایمیل ارسال و دریافت نمایید، مکالمات را همگام کنید و پیام‌ها را به‌طور خودکار به مخاطبین، سرنخ‌ها، معاملات و تیکت‌ها مرتبط سازید. Microsoft Outlook نیز در همین دسته قرار دارد، بنابراین تیم‌هایی که از هر دو ارائه‌دهنده استفاده می‌کنند، می‌توانند هر سرویسی را که کارمندان با آن کار می‌کنند متصل کنند.

سایر ابزارهای گوگل در دسته‌بندی‌های دیگر همین صفحه نمایش داده شده‌اند. تقویم گوگل (Google Calendar) با همگام‌سازی دوطرفه قرارها بین Lua CRM و Google Calendar شامل به‌روزرسانی‌ها و لغوهای خودکار در بخش Calendars قرار دارد، و Google Forms نیز برای وارد کردن اطلاعات فرم‌ها به Lua CRM در بخش Forms فهرست شده است. برای اتصال خودِ Gmail، دستورالعمل‌های نمایش‌داده‌شده برای Gmail در Lua CRM را دنبال کنید یا از تیم Lua CRM راهنمایی بخواهید. اگر ابزار مورد نظر شما فهرست نشده است، از گزینه Request Integration در صفحه یکپارچه‌سازی‌ها استفاده کنید.

چگونه یکپارچه‌سازی Gmail و CRM را راه‌اندازی کنیم

برقراری اتصال تنها بخشی از کار است. داده‌های مرتب و توافقات تیمی ساده مشخص می‌کنند که آیا ایمیل‌های همگام‌سازی‌شده واقعاً مفید خواهند بود یا خیر. این مراحل را دنبال کنید:

1. حساب‌های Gmail در ارتباط با مشتریان را مشخص کنید. حساب‌های Gmail را که امروزه با مشتریان در ارتباطند فهرست کنید؛ مانند حساب‌های کارشناسان فروش، آدرس عمومی info و آدرس پشتیبانی، و تصمیم بگیرید کدام‌یک باید متصل شوند.
2. مشخص کنید چه مواردی مکالمه با مشتری محسوب می‌شوند. استعلام‌ها، پیش‌فاکتورها، سفارش‌ها و درخواست‌های پشتیبانی معمولاً به CRM تعلق دارند. بحث‌های داخلی، خبرنامه‌ها و پیام‌های شخصی معمولاً در این دسته قرار نمی‌گیرند.
3. آدرس‌های ایمیل مخاطبان را پاک‌سازی کنید. از آنجا که پیام‌ها به پرونده‌ها متصل می‌شوند، صحت آدرس‌ها اهمیت زیادی دارد. مخاطبان تکراری را ادغام کنید، غلط‌های املایی را تصحیح نمایید و آدرس‌های جاافتاده مهم‌ترین مشتریانتان را اضافه کنید.
4. در مورد مسئولیت‌ها و جانشین توافق کنید. مشخص کنید مسئول استعلام‌های جدید، معاملات فعال و مکالمات پشتیبانی چه کسی است، و در صورت غیاب فرد مسئول، چه کسی وظایف او را پوشش می‌دهد.
5. Gmail را متصل کنید. دستورالعمل‌های درون‌برنامه‌ای مربوط به Gmail را در Lua CRM دنبال کنید، یا با تیم Lua CRM تماس بگیرید تا حساب Gmail شما بتواند ایمیل ارسال و دریافت کند و مکالمات را با Lua CRM همگام‌سازی نماید.
6. یک مکالمه آزمایشی انجام دهید. از آدرسی که در اختیار دارید به حساب متصل‌شده ایمیل بزنید، به آن پاسخ دهید و مطمئن شوید که مکالمه در مخاطب، سرنخ (Lead)، معامله یا تیکت مربوطه نمایش داده می‌شود.
7. قوانین پاسخگویی و پیگیری را تعیین کنید. درباره زمان هدف برای پاسخگویی و وظایف یا یادآورهایی که باید پس از ایمیل‌های مهم (مانند درخواست پیش‌فاکتور یا شکایت) ایجاد شوند، به توافق برسید.
8. نتایج را پس از دو هفته بررسی کنید. ایمیل‌های متصل‌شده به پرونده‌های اشتباه، رشته پیام‌های بدون پاسخ و مخاطبان تکراری را بررسی کرده و سپس داده‌ها را اصلاح کنید یا توافقات تیمی را تغییر دهید.

بهترین شیوه‌ها برای جریان‌های کاری ایمیل Gmail و CRM

برای هر مشتری تنها یک مخاطب ثبت کنید

مخاطبان تکراری تاریخچه مکالمات را بین پرونده‌های مختلف پراکنده می‌کنند. یک پاک‌سازی ماهانه و کوتاه، ایمیل‌های هر مشتری را در یک‌جا نگه می‌دارد.

برای کل تیم بنویسید

هنگامی که مکالمات در پرونده‌های مشترک قرار می‌گیرند، عنوان‌های واضح و لحن حرفه‌ای به همکاران کمک می‌کند تا موضوع ایمیل‌ها را به‌سرعت درک کنند. نمونه‌های ایمیل حرفه‌ای ما مرجع مفیدی در این زمینه هستند.

هر ایمیل را به یک اقدام بعدی مشخص تبدیل کنید

هر ایمیل از سمت مشتری باید به یک نتیجه ختم شود: یک پاسخ، یک تماس رزروشده، یک معامله به‌روزشده یا یک تیکت برطرف‌شده. راهنماهای ما درباره مدیریت سرنخ و اتوماسیون CRM نحوه اعتبارسنجی استعلام‌های جدید و ایجاد وظایف پیگیری را توضیح می‌دهند.

ایمیل را به عنوان بخشی از سفر مشتری ببینید

ایمیل‌ها نشان‌دهنده نقاط عطف در طول این ارتباط هستند؛ از اولین استعلام گرفته تا تمدید قرارداد. مقاله ما درباره مدیریت چرخه عمر مشتری نحوه استفاده از این لحظات را در هر مرحله نشان می‌دهد.

یک مثال ملموس: فروشگاه اینترنتی کوچکی که تاریخچه یک اینباکس مشترک را به اشتراک می‌گذارد

یک فروشگاه اینترنتی کوچک را تصور کنید که در آن، مالک و دو دستیار هر کدام از طریق حساب‌های Gmail اختصاصی خود به مشتریان پاسخ می‌دهند. به سؤالات مربوط به سفارش‌های با تأخیر گاهی دو بار و گاهی اصلاً پاسخ داده نمی‌شد. تیم مشخص کرد کدام حساب‌ها متصل شوند، مخاطبان تکراری مشتریان را ادغام کرد، توافق کرد که چه کسی مسئول سؤالات سفارشات و مسائل پشتیبانی باشد، Gmail را به CRM متصل کرد و با یک ایمیل نمونه آن را آزمایش نمود. اکنون مکالمات در پرونده مشتریان ظاهر می‌شد، بنابراین هر کس درخواستی را پیگیری می‌کرد، ابتدا می‌توانست پیام‌های قبلی را مشاهده کند. این یک مثال فرضی برای نشان دادن جریان کاری است و یک مطالعه موردی سنجیده‌شده نیست.

معیارهایی که باید پیگیری شوند

زمان اولین پاسخ

میانگین زمان بین رسیدن ایمیل مشتری و ارسال اولین پاسخ از سوی تیم شما.

مکالمات باز در پایان روز

تعداد ایمیل‌های مشتریان بدون پاسخ یا بدون اقدام بعدیِ برنامه‌ریزی‌شده در پایان هر روز کاری.

نرخ تبدیل استعلام‌های ایمیلی

استعلام‌های ایمیلی جدیدی که به معامله، رزرو یا فروش تبدیل شده‌اند ÷ کل استعلام‌های ایمیلی جدید.

دقت در اتصال پرونده‌ها

هر ماه، نمونه‌ای از ایمیل‌های اخیر را بررسی کنید و بشمارید چند مورد به پرونده درست متصل شده‌اند. درصد پایین معمولاً نشان‌دهنده مخاطبان تکراری یا آدرس‌های قدیمی است.

سؤالات متداول

نتیجه‌گیری

یکپارچه‌سازی Gmail با CRM، اینباکس‌های شخصی و مجزا را به یک تاریخچه مشترک از مشتری تبدیل می‌کند که تمام اعضای تیم می‌توانند بر اساس آن اقدام کنند. با Lua CRM، می‌توانید حساب Gmail خود را متصل کنید تا به ارسال و دریافت ایمیل، همگام‌سازی مکالمات و متصل کردن پیام‌ها به مخاطبان، سرنخ‌ها، معاملات و تیکت‌ها بپردازید. حساب‌های مورد نظر را برای اتصال انتخاب کنید، مخاطبان خود را پاک‌سازی نمایید، در مورد مسئولیت‌ها به توافق برسید، سیستم را با یک ایمیل آزمایشی بررسی کنید و قوانین پیگیری مشخصی تعیین نمایید. اگر استعلام‌ها را از طریق فرم‌های آنلاین نیز جمع‌آوری می‌کنید، راهنمای یکپارچه‌سازی CRM با فرم‌های گوگل (Google Forms) نشان می‌دهد که چگونه آن‌ها را نیز وارد CRM کنید.

یک فاکتورساز رایگان در مرورگر خود آماده کنید. نیازی به حساب کاربری نیست و پیش‌نویس روی این دستگاه باقی می‌ماند.