Gmail CRM -integraatio: Yhdistä jokainen sähköposti yhteystietoihin, liideihin, kauppoihin ja tukipyyntöihin

Gmail CRM -integraatio yhdistää tiimisi jo käyttämät Gmail-tilit CRM-järjestelmääsi, jolloin asiakassähköpostit tulevat osaksi jaettuja asiakastietoja sen sijaan, että ne jäisivät lukituiksi yksittäisiin saapuneet-kansioihin. Pienyrityksille, jotka vastaavat tiedusteluihin, lähettävät tarjouksia ja hoitavat asiakastukea sähköpostitse, tämä tarkoittaa, että jokainen keskustelu asettuu oikean kontaktin, liidin, kaupan tai tukipyynnön yhteyteen, ja kuka tahansa tiimistä voi jatkaa viestiketjua pyytämättä edelleenlähetyksiä. Tässä oppaassa kerrotaan, mikä Gmail CRM -integraatio on, mitä ongelmia se ratkaisee, miten Gmail toimii Lua CRM:ssä, miten valmistelet tiimisi ja tietosi sekä miten tuloksia mitataan. Se on kirjoitettu yritysomistajille, myyntitiimeille ja tukitiimeille, joiden sähköpostiliikenne pyörii Gmailissa.

Keskeiset opit

• Gmail CRM -integraatio synkronoi sähköpostikeskustelut CRM:ään, jolloin asiakashistoria on koko tiimin jaettavissa henkilökohtaisiin postilaatikoihin hautautumisen sijaan.
• Lua CRM:ssä Gmail on yksi Mailboxes-integraatioista, joka on listattu sähköpostin lähettämisen ja synkronoinnin alle Microsoft Outlookin viereen.
• Lua CRM:n avulla voit yhdistää Gmail-tilisi sähköpostien lähettämistä ja vastaanottamista, keskustelujen synkronointia sekä viestien automaattista liittämistä kontakteihin, liideihin, kauppoihin ja tukipyyntöihin varten.
• Suurimpia hyötyjä ovat vähentyneet kadonneet viestiketjut, helpommat vastuiden siirrot, nopeammat vastaukset sekä selkeä konteksti myynnille ja asiakastuelle.
• Valmistaudu valitsemalla yhdistettävät Gmail-tilit, siistimällä yhteystiedot, sopimalla vastuuhenkilöistä ja testaamalla toimintaa esimerkkisähköpostilla.

Mikä on Gmail CRM -integraatio?

Gmail CRM -integraatio on yhteys Gmail-tilin ja CRM:n välillä, joka pitää sähköpostikeskustelut ajan tasalla asiakastietojen kanssa. Lähettämäsi ja vastaanottamasi viestit tuodaan CRM:ään ja linkitetään niihin kuuluviin henkilöihin ja mahdollisuuksiin. Gmail pysyy tuttuna ja vaivattomana paikkana lukea ja kirjoittaa sähköpostia, kun taas CRM:stä tulee jaettu paikka, jossa jokainen keskustelu yhdistyy asiakkaaseen, myyntimahdollisuuteen tai tukipyyntöön.

Ilman tätä yhteyttä tärkeät sähköpostit elävät vain vastaanottajansa saapuneet-kansiossa. Kollegat joutuvat pyytämään viestien edelleenlähetystä, yksityiskohtia kopioidaan muistiinpanoihin käsin ja seuranta riippuu tähdistä, tunnisteista sekä henkilökohtaisesta muistista.

Ongelmat, jotka Gmail CRM -integraatio ratkaisee

Kadonneet viestiketjut poissaolojen aikana

Kun myyjä on lomalla tai kiireinen muiden töiden parissa, asiakkaiden sähköpostit saattavat odottaa hänen Gmailissaan huomaamatta. Jos keskustelut synkronoidaan jaettuihin tietoihin, kollega näkee heti, mitä asiakas on kysynyt, ja voi vastata.

Manuaalinen kopiointi CRM:ään

Sähköpostitekstin kopioiminen muistiinpanoihin tai edelleenlähetettyjen viestien liittäminen vie aikaa, ja kiireisenä päivänä se jää helposti tekemättä. Keskustelujen synkronointi pitää tiedot ajan tasalla ilman tätä ylimääräistä työvaihetta.

Puuttuva konteksti myynnissä ja asiakastuessa

Kysymys hinnoittelusta kuuluu kaupalle ja reklamaatio tukipyynnölle. Kun viestit liitetään oikeaan tietueeseen, myynti näkee koko neuvotteluhistorian ja tuki koko ongelman laajuuden – ei vain pelkkää viimeisintä viestiä.

Epäselvät vastuualueet

Jaetut sähköpostilaatikot ja kopio-ketjut (CC) johtavat usein tilanteeseen, jossa jokainen olettaa jonkun muun vastaavan. Kun jokainen keskustelu on sidottu tietueeseen, jolla on omistaja, on selvempää, kenen vastuulla vastaaminen on.

Gmail yksinään verrattuna CRM:ään yhdistettyyn Gmailiin

Miten Gmail toimii Lua CRM:ssä

Lua CRM:n integraatiosivulla Gmail on listattu Mailboxes-kategoriassa sähköpostin lähettämisen ja synkronoinnin alle. Mailboxes-kategoria yhdistää sähköpostipalveluntarjoajat sähköpostien lähettämistä ja vastaanottamista, keskustelujen synkronoimista sekä viestien automaattista linkittämistä varten kontakteihin, liideihin, kauppoihin ja tukipyyntöihin Lua CRM:ssä. Gmailin osalta yhdistät Gmail-tilisi lähettääksesi ja vastaanottaaksesi sähköposteja, synkronoidaksesi keskusteluja ja liittääksesi viestit automaattisesti kontakteihin, liideihin, kauppoihin ja tukipyyntöihin. Microsoft Outlook löytyy samasta kategoriasta, joten molempia palveluita käyttävät tiimit voivat yhdistää kunkin työntekijän käyttämän palveluntarjoajan.

Muut Google-työkalut löytyvät samalta sivulta muista kategorioista. Google Kalenteri on listattu Calendars-kohdassa, ja se tarjoaa tapaamisten kaksisuuntaisen synkronoinnin Lua CRM:n ja Google Kalenterin välillä mukaan lukien automaattiset päivitykset ja peruutukset. Google Forms on listattu Forms-kohdassa lomakevastausten tuomiseksi Lua CRM:ään. Yhdistääksesi itse Gmailin noudata Lua CRM:ssä näkyviä ohjeita tai pyydä apua Lua CRM -tiimiltä. Jos tarvitsemaasi työkalua ei löydy listalta, käytä integraatiosivulla olevaa Request Integration -vaihtoehtoa.

Miten Gmail CRM -integraatio otetaan käyttöön

Yhteyden luominen vie vain osan työstä. Siisti data ja selkeät tiimisopimukset ratkaisevat, tuovatko synkronoidut sähköpostit todellista hyötyä. Käy läpi seuraavat vaiheet:

1. Kartoita asiakasrajapinnassa toimivat Gmail-tilit. Listaa Gmail-tilit, jotka käsittelevät asiakassähköposteja nykyään – kuten myyjien henkilökohtaiset tilit, yleinen info-osoite ja asiakastuen osoite – ja päätä, mitkä niistä yhdistetään.
2. Määritä, mikä lasketaan asiakaskeskusteluksi. Tiedustelut, tarjoukset, tilaukset ja tukipyynnöt kuuluvat yleensä CRM:ään. Sisäiset keskustelut, uutiskirjeet ja henkilökohtaiset viestit eivät yleensä kuulu sinne.
3. Siisti yhteystietojen sähköpostiosoitteet. Koska viestit linkitetään tietueisiin, oikeat osoitteet ovat tärkeitä. Yhdistä päällekkäiset yhteystiedot, korjaa kirjoitusvirheet ja lisää tärkeimmiltä asiakkailtasi puuttuvat osoitteet.
4. Sovi vastuista ja sijaisuuksista. Päätä, kuka vastaa uusista tiedusteluista, aktiivisista kaupoista ja tukikeskusteluista, ja kuka tuuraa vastaavan henkilön ollessa poissa.
5. Yhdistä Gmail. Seuraa Lua CRM:n tuotekohtaisia Gmail-ohjeita tai ota yhteyttä Lua CRM -tiimiin, jotta Gmail-tilisi voi lähettää ja vastaanottaa sähköposteja sekä synkronoida keskustelut Lua CRM:n kanssa.
6. Tee testikeskustelu. Lähetä sähköpostia yhdistettyyn tiliin hallitsemastasi osoitteesta, vastaa siihen ja varmista, että keskustelu näkyy odotetulla yhteystiedolla, liidillä, kaupalla tai tukipyynnöllä.
7. Määritä vastaus- ja seurantasäännöt. Sovi tavoitevastausajoista sekä siitä, mitä tehtäviä tai muistutuksia tärkeiden sähköpostien, kuten tarjouspyynnön tai reklamaation, jälkeen tulisi luoda.
8. Tarkista tulokset kahden viikon kuluttua. Etsi väärään tietueeseen linkitettyjä sähköposteja, vastaamattomia viestiketjuja ja kaksoiskappaleita yhteystiedoissa. Korjaa sitten tiedot tai hienosäädä sovittuja toimintatapoja.

Parhaat käytännöt Gmailin ja CRM:n sähköpostityönkulkuihin

Pidä yksi yhteystieto asiakasta kohden

Kaksoiskappaleet hajottavat keskusteluhistorian useisiin tietueisiin. Lyhyt kuukausittainen siivous pitää kunkin asiakkaan sähköpostit samassa paikassa.

Kirjoita koko tiimiä ajatellen

Kun keskustelut ovat jaetuilla tietueilla, selkeät aiherivit ja ammattimainen sävy auttavat kollegoita hahmottamaan viestiketjun nopeasti. Ammattimaiset sähköpostiesimerkkimme ovat hyödyllinen apuväline.

Muuta jokainen sähköposti selkeäksi seuraavaksi askeleeksi

Jokaisen asiakassähköpostin tulisi johtaa konkreettiseen tulokseen: vastaukseen, varattuun puheluun, päivitettyyn kauppaan tai ratkaistuun tukipyyntöön. Oppaamme liidien hallintaan ja CRM-automaatioon selittävät, miten uudet tiedustelut kvalifioidaan ja seurantatehtävät luodaan.

Näe sähköposti osana asiakaspolkua

Sähköpostit merkitsevät hetkiä asiakassuhteen eri vaiheissa aina ensimmäisestä yhteydenotosta uusimiseen. Artikkelimme asiakkaan elinkaaren hallinnasta näyttää, kuinka hyödyntää näitä hetkiä kussakin vaiheessa.

Havainnollistava esimerkki: pieni verkkokauppa, joka jakaa yhden saapuneiden viestien historian

Kuvittele pieni verkkokauppa, jossa omistaja ja kaksi avustajaa vastaavat kukin asiakkaille omilta Gmail-tileiltään. Viivästyneitä tilauksia koskeviin kysymyksiin vastattiin toisinaan kahdesti ja toisinaan ei lainkaan. Tiimi valitsi yhdistettävät tilit, yhdisti päällekkäiset asiakaskontaktit, sopi kuka vastaa tilauskysymyksistä ja tukiasioista, yhdisti Gmailin CRM:ään ja testasi toimintaa testisähköpostilla. Keskustelut näkyivät nyt asiakastietueissa, joten kuka tahansa pyyntöön tarttuikaan, näki aiemmat viestit heti. Tämä on hypoteettinen esimerkki työnkulun havainnollistamiseksi, ei mitattu asiakastarina.

Seurattavat mittarit

Ensimmäisen vastauksen aika

Keskimääräinen aika asiakkaan sähköpostin saapumisesta tiimisi ensimmäiseen vastaukseen.

Avoimet keskustelut työpäivän päätteeksi

Asiakassähköpostien määrä, joihin ei ole vastattu tai joille ei ole suunniteltu seuraavaa toimenpidettä kunkin työpäivän päättyessä.

Sähköpostitiedustelujen konversio

Uudet sähköpostitiedustelut, joista tuli kauppa, varaus tai myynti ÷ kaikki uudet sähköpostitiedustelut.

Linkityksen tarkkuus

Tarkista kuukausittain otos viimeaikaisista sähköposteista ja laske, kuinka moni linkitettiin oikeaan tietueeseen. Matala osuus viittaa yleensä päällekkäisiin yhteystietoihin tai vanhentuneisiin osoitteisiin.

Usein kysytyt kysymykset

Yhteenveto

Gmail CRM -integraatio muuttaa yksittäiset sähköpostilaatikot jaetuksi asiakashistoriaksi, jonka pohjalta koko tiimisi voi toimia. Lua CRM:n avulla voit yhdistää Gmail-tilisi lähettämään ja vastaanottamaan sähköposteja, synkronoimaan keskusteluja ja liittämään viestit yhteystietoihin, liideihin, kauppoihin ja tukipyyntöihin. Valitse yhdistettävät tilit, siisti yhteystietosi, sovi vastuista, testaa esimerkkisähköpostilla ja määritä selkeät seurantakäytännöt. Jos keräät tiedusteluja myös verkkolomakkeilla, Google Forms CRM -integraatio-oppaamme näyttää, kuinka tuot myös ne CRM:ään.