.webp)
Μια ενσωμάτωση Gmail CRM συνδέει τους λογαριασμούς Gmail που χρησιμοποιεί ήδη η ομάδα σας με το CRM σας, ώστε τα email των πελατών να αποτελούν μέρος των κοινόχρηστων αρχείων πελατών αντί να παραμένουν κλειδωμένα σε μεμονωμένα εισερχόμενα. Για μικρές επιχειρήσεις που απαντούν σε ερωτήματα, στέλνουν προσφορές και διαχειρίζονται την υποστήριξη μέσω email, αυτό σημαίνει ότι κάθε συνομιλία μπορεί να βρίσκεται δίπλα στη σωστή επαφή, lead, deal ή ticket, και οποιοσδήποτε στην ομάδα μπορεί να συνεχίσει ένα νήμα συζήτησης χωρίς να ζητά προωθήσεις. Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι είναι μια ενσωμάτωση Gmail CRM, ποια προβλήματα επιλύει, πώς λειτουργεί το Gmail στο Lua CRM, πώς να προετοιμάσετε την ομάδα και τα δεδομένα σας και πώς να μετρήσετε τα αποτελέσματα. Απευθύνεται σε ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, ομάδες πωλήσεων και ομάδες υποστήριξης που διαχειρίζονται το email τους στο Gmail.
Βασικά συμπεράσματα
- Μια ενσωμάτωση Gmail CRM συγχρονίζει τις συνομιλίες email στο CRM, έτσι ώστε το ιστορικό πελατών να είναι κοινόχρηστο για την ομάδα αντί να διατηρείται σε προσωπικά εισερχόμενα.
- Στο Lua CRM, το Gmail είναι μία από τις ενσωματώσεις Γραμματοκιβωτίων (Mailboxes), και αναφέρεται στην αποστολή και τον συγχρονισμό email δίπλα στο Microsoft Outlook.
- Το Lua CRM σας επιτρέπει να συνδέσετε τον λογαριασμό σας Gmail για να στέλνετε και να λαμβάνετε email, να συγχρονίζετε συνομιλίες και να συσχετίζετε αυτόματα μηνύματα με επαφές, leads, deals και tickets.
- Τα μεγαλύτερα οφέλη είναι λιγότερα χαμένα νήματα συνομιλιών, ευκολότερες μεταβιβάσεις καθηκόντων, ταχύτερες απαντήσεις και ξεκάθαρο πλαίσιο για τις πωλήσεις και την υποστήριξη.
- Προετοιμαστείτε επιλέγοντας ποιους λογαριασμούς Gmail θα συνδέσετε, εκκαθαρίζοντας τις επαφές, συμφωνώντας σχετικά με την ανάθεση ευθύνης και κάνοντας δοκιμές με ένα ενδεικτικό email.
Τι είναι η ενσωμάτωση Gmail CRM;
Μια ενσωμάτωση Gmail CRM είναι μια σύνδεση μεταξύ ενός λογαριασμού Gmail και ενός CRM που διατηρεί τις συνομιλίες email συγχρονισμένες με τα αρχεία πελατών. Τα μηνύματα που στέλνετε και λαμβάνετε μεταφέρονται στο CRM και συνδέονται με τα άτομα και τις ευκαιρίες στις οποίες ανήκουν. Το Gmail παραμένει ο χώρος όπου πολλοί αισθάνονται άνετα να διαβάζουν και να γράφουν email, ενώ το CRM γίνεται ο κοινόχρηστος χώρος όπου κάθε συνομιλία συνδέεται με έναν πελάτη, μια ευκαιρία πώλησης ή ένα αίτημα υποστήριξης.
Χωρίς αυτή τη σύνδεση, τα σημαντικά email παραμένουν μόνο στα εισερχόμενα εκείνου που τα έλαβε. Οι συνάδελφοι ζητούν προωθήσεις, οι λεπτομέρειες αντιγράφονται χειροκίνητα σε σημειώσεις και η παρακολούθηση εξαρτάται από αστέρια, ετικέτες και την προσωπική μνήμη.
Προβλήματα που επιλύει μια ενσωμάτωση Gmail CRM
Χαμένα νήματα συνομιλιών όταν κάποιος απουσιάζει
Όταν ένας πωλητής βρίσκεται σε άδεια ή είναι απασχολημένος με άλλες εργασίες, τα email πελατών στο Gmail του μπορεί να μείνουν απαρατήρητα. Εάν οι συνομιλίες συγχρονίζονται σε κοινόχρηστα αρχεία, ένας συνάδελφος μπορεί να δει τι ζήτησε ο πελάτης και να απαντήσει.
Χειροκίνητη αντιγραφή στο CRM
Η αντιγραφή κειμένου email σε σημειώσεις ή η επισύναψη προωθημένων μηνυμάτων απαιτεί χρόνο, και σε μια φορτωμένη μέρα απλώς παραλείπεται. Ο συγχρονισμός συνομιλιών διατηρεί τα αρχεία ενημερωμένα χωρίς αυτό το επιπλέον βήμα.
Έλλειψη πλαισίου στις πωλήσεις και την υποστήριξη
Μια ερώτηση σχετικά με την τιμολόγηση ανήκει σε ένα deal και ένα παράπονο ανήκει σε ένα ticket. Όταν τα μηνύματα συσχετίζονται με το σωστό αρχείο, οι πωλήσεις βλέπουν ολόκληρη τη διαπραγμάτευση και η υποστήριξη βλέπει το πλήρες ζήτημα, όχι μόνο το πιο πρόσφατο μήνυμα.
Ασαφής ανάθεση ευθύνης
Τα κοινόχρηστα εισερχόμενα και οι αλυσίδες κοινοποίησης (CC) συχνά αφήνουν όλους με την εντύπωση ότι κάποιος άλλος θα απαντήσει. Όταν κάθε συνομιλία συνδέεται με ένα αρχείο που έχει έναν υπεύθυνο, είναι πιο σαφές ποιος πρέπει να απαντήσει.
Το Gmail αυτόνομα σε σύγκριση με το Gmail συνδεδεμένο σε ένα CRM
| Τομέας | Το Gmail αυτόνομα | Το Gmail συνδεδεμένο σε ένα CRM |
|---|---|---|
| Πού βρίσκεται το ιστορικό | Στα εισερχόμενα, τις ετικέτες και τα αστέρια του κάθε ατόμου | Συγχρονισμένες συνομιλίες σε κοινόχρηστα αρχεία πελατών |
| Σύνδεση με πωλήσεις και υποστήριξη | Καμία, εκτός εάν κάποιος αντιγράψει τις λεπτομέρειες χειροκίνητα | Συσχετισμός με επαφές, leads, deals και tickets |
| Πρόσβαση ομάδας | Μόνο οι παραλήπτες μπορούν να διαβάσουν το νήμα | Η ομάδα βλέπει τη συνομιλία στην καρτέλα |
| Κάλυψη για συναδέλφους | Απαιτεί προώθηση ή πρόσβαση στα εισερχόμενα | Το ιστορικό βρίσκεται ήδη στην καρτέλα του πελάτη |
| Επόμενα βήματα | Προσωπικές υπενθυμίσεις και μνήμη | Μπορεί να συνοδεύεται από εργασίες και υπενθυμίσεις στο CRM |
Πώς λειτουργεί το Gmail στο Lua CRM
Η σελίδα ενσωματώσεων του Lua CRM περιλαμβάνει το Gmail στην κατηγορία Mailboxes στην ενότητα αποστολής και συγχρονισμού email. Η κατηγορία Mailboxes συνδέει παρόχους email για αποστολή και λήψη email, συγχρονισμό συνομιλιών και αυτόματη σύνδεση μηνυμάτων με επαφές, leads, deals και tickets στο Lua CRM. Για το Gmail, συνδέετε τον λογαριασμό σας Gmail για να στέλνετε και να λαμβάνετε email, να συγχρονίζετε συνομιλίες και να συσχετίζετε αυτόματα μηνύματα με επαφές, leads, deals και tickets. Το Microsoft Outlook αναφέρεται στην ίδια κατηγορία, οπότε οι ομάδες που χρησιμοποιούν και τους δύο παρόχους μπορούν να συνδέσουν αυτόν στον οποίο εργάζεται το κάθε άτομο.
Άλλα εργαλεία της Google εμφανίζονται σε άλλες κατηγορίες στην ίδια σελίδα. Το Google Calendar περιλαμβάνεται στην ενότητα Calendars με αμφίδρομο συγχρονισμό ραντεβού μεταξύ του Lua CRM και του Google Calendar, συμπεριλαμβανομένων αυτόματων ενημερώσεων και ακυρώσεων, και το Google Forms περιλαμβάνεται στην ενότητα Forms για την εισαγωγή υποβολών φορμών στο Lua CRM. Για να συνδέσετε το ίδιο το Gmail, ακολουθήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται για το Gmail στο Lua CRM ή ζητήστε βοήθεια από την ομάδα του Lua CRM. Εάν ένα εργαλείο που χρειάζεστε δεν περιλαμβάνεται στη λίστα, χρησιμοποιήστε την επιλογή Request Integration στη σελίδα ενσωματώσεων.
Πώς να ρυθμίσετε την ενσωμάτωση Gmail CRM
Η σύνδεση αποτελεί μόνο ένα μέρος της προσπάθειας. Τα καθαρά δεδομένα και οι σαφείς συμφωνίες της ομάδας καθορίζουν εάν τα συγχρονισμένα email θα βοηθήσουν πραγματικά. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
- Χαρτογραφήστε τους λογαριασμούς Gmail που έρχονται σε επαφή με πελάτες. Καταγράψτε τους λογαριασμούς Gmail που διαχειρίζονται τα email πελατών σήμερα, όπως μεμονωμένους λογαριασμούς πωλήσεων, μια γενική διεύθυνση πληροφοριών και μια διεύθυνση υποστήριξης, και αποφασίστε ποιοι πρέπει να συνδεθούν.
- Αποφασίστε τι λογίζεται ως συνομιλία με πελάτη. Τα ερωτήματα, οι προσφορές, οι παραγγελίες και τα αιτήματα υποστήριξης συνήθως ανήκουν στο CRM. Οι εσωτερικές συζητήσεις, τα ενημερωτικά δελτία (newsletters) και τα προσωπικά μηνύματα συνήθως όχι.
- Εκκαθαρίστε τις διευθύνσεις email των επαφών σας. Επειδή τα μηνύματα συνδέονται με εγγραφές, οι σωστές διευθύνσεις έχουν σημασία. Συγχωνεύστε διπλότυπες επαφές, διορθώστε τυπογραφικά λάθη και προσθέστε διευθύνσεις που λείπουν για τους πιο σημαντικούς πελάτες σας.
- Συμφωνήστε σχετικά με την ανάθεση και την αναπλήρωση. Αποφασίστε ποιος είναι υπεύθυνος για τα νέα ερωτήματα, τις ενεργές συμφωνίες και τις συνομιλίες υποστήριξης, καθώς και ποιος αναπληρώνει όταν ο υπεύθυνος απουσιάζει.
- Συνδέστε το Gmail. Ακολουθήστε τις οδηγίες εντός της εφαρμογής για το Gmail στο Lua CRM ή επικοινωνήστε με την ομάδα του Lua CRM, ώστε ο λογαριασμός σας Gmail να μπορεί να στέλνει και να λαμβάνει email και να συγχρονίζει τις συνομιλίες με το Lua CRM.
- Πραγματοποιήστε μια δοκιμαστική συνομιλία. Στείλτε email στον συνδεδεμένο λογαριασμό από μια διεύθυνση που ελέγχετε, απαντήστε σε αυτό και επιβεβαιώστε ότι η συνομιλία εμφανίζεται στην αναμενόμενη επαφή, υποψήφιο πελάτη (lead), συμφωνία (deal) ή αίτημα υποστήριξης (ticket).
- Ορίστε κανόνες απάντησης και παρακολούθησης (follow-up). Συμφωνήστε σε στόχους χρόνου απόκρισης και στο ποιες εργασίες ή υπενθυμίσεις πρέπει να ακολουθούν τα σημαντικά email, όπως ένα αίτημα προσφοράς ή ένα παράπονο.
- Ελέγξτε τα αποτελέσματα μετά από δύο εβδομάδες. Αναζητήστε email συνδεδεμένα με λάθος εγγραφή, νήματα συνομιλιών χωρίς απάντηση και διπλότυπες επαφές, και στη συνέχεια διορθώστε τα δεδομένα ή προσαρμόστε τις διαδικασίες σας.
Βέλτιστες πρακτικές για ροές εργασίας email μεταξύ Gmail και CRM
Διατηρήστε μία επαφή ανά πελάτη
Τα διπλότυπα διασπούν το ιστορικό συνομιλιών σε πολλαπλές εγγραφές. Μια σύντομη μηνιαία εκκαθάριση διατηρεί τα email του κάθε πελάτη συγκεντρωμένα.
Γράψτε με γνώμονα όλη την ομάδα
Μόλις οι συνομιλίες εμφανιστούν σε κοινόχρηστες εγγραφές, τα σαφή θέματα και ο επαγγελματικός τόνος βοηθούν τους συναδέλφους να κατανοήσουν γρήγορα ένα νήμα συζήτησης. Τα παραδείγματα επαγγελματικών email μας αποτελούν χρήσιμο οδηγό.
Μετατρέψτε κάθε email σε ένα σαφές επόμενο βήμα
Κάθε email πελάτη θα πρέπει να καταλήγει σε ένα αποτέλεσμα: μια απάντηση, μια προγραμματισμένη κλήση, μια ενημερωμένη συμφωνία ή ένα επιλυμένο αίτημα. Οι οδηγοί μας για τη διαχείριση υποψηφίων πελατών και τον αυτοματισμό CRM εξηγούν πώς να αξιολογείτε νέα ερωτήματα και να δημιουργείτε εργασίες παρακολούθησης.
Δείτε το email ως μέρος της διαδρομής του πελάτη
Τα email σηματοδοτούν σημαντικές στιγμές σε όλη τη διάρκεια της σχέσης, από το πρώτο ερώτημα μέχρι την ανανέωση. Το άρθρο μας για τη διαχείριση του κύκλου ζωής πελατών παρουσιάζει πώς να αξιοποιείτε αυτές τις στιγμές σε κάθε στάδιο.
Ενδεικτικό παράδειγμα: ένα μικρό ηλεκτρονικό κατάστημα που μοιράζεται ένα κοινό ιστορικό εισερχομένων
Φανταστείτε ένα μικρό ηλεκτρονικό κατάστημα όπου ο ιδιοκτήτης και δύο βοηθοί απαντούν στους πελάτες ο καθένας από τον δικό του λογαριασμό Gmail. Ερωτήσεις σχετικά με καθυστερημένες παραγγελίες απαντώνταν μερικές φορές δύο φορές και μερικές φορές καθόλου. Η ομάδα επέλεξε ποιους λογαριασμούς θα συνδέσει, συγχώνευσε τις διπλότυπες επαφές πελατών, συμφώνησε ποιος αναλαμβάνει τις ερωτήσεις παραγγελιών και τα θέματα υποστήριξης, συνέδεσε το Gmail με το CRM και έκανε δοκιμή με ένα δοκιμαστικό email. Οι συνομιλίες πλέον εμφανίζονταν στις καρτέλες των πελατών, ώστε όποιος αναλάμβανε ένα αίτημα να μπορεί να δει πρώτα τα προηγούμενα μηνύματα. Αυτό είναι ένα υποθετικό παράδειγμα για να δείξει τη ροή εργασίας, όχι μια μετρημένη μελέτη περίπτωσης.
Δείκτες μέτρησης προς παρακολούθηση
Χρόνος πρώτης απάντησης
Ο μέσος χρόνος μεταξύ της άφιξης ενός email από πελάτη και της πρώτης απάντησης από την ομάδα σας.
Ανοιχτές συνομιλίες στο τέλος της ημέρας
Ο αριθμός των email πελατών χωρίς απάντηση ή προγραμματισμένο επόμενο βήμα στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας.
Μετατροπή ερωτημάτων μέσω email
Νέα ερωτήματα μέσω email που μετατράπηκαν σε συμφωνία, κράτηση ή πώληση ÷ σύνολο νέων ερωτημάτων μέσω email.
Ακρίβεια συσχέτισης
Κάθε μήνα, ελέγξτε ένα δείγμα πρόσφατων email και μετρήστε πόσα συνδέθηκαν με τη σωστή εγγραφή. Ένα χαμηλό ποσοστό συνήθως υποδεικνύει διπλότυπες επαφές ή παρωχημένες διευθύνσεις.
