Google Calendar CRM ինտեգրում. հանդիպումների երկկողմանի սինխրոնացում՝ առանց կրկնակի ամրագրումների

Google Calendar-ի և CRM-ի ինտեգրումը համաժամեցնում է Ձեր CRM-ի հանդիպումները և Ձեր թիմի Google օրացույցների միջոցառումները, որպեսզի որևէ մեկը հաճախորդին չամրագրի արդեն զբաղված ժամի համար: Երբ հաճախորդների հետ հանդիպումները, խորհրդատվությունները և այցելությունները պլանավորվում են մեկ վայրում և արտացոլվում մյուսում, Ձեր թիմը դադարում է ձեռքով պատճենել միջոցառումները, վիճել, թե ում օրացույցն է ճիշտ, և ներողություն խնդրել կրկնակի ամրագրումների համար: Այս ուղեցույցը նախատեսված է փոքր բիզնեսի սեփականատերերի, վաճառքի և սպասարկման թիմերի համար, ովքեր իրենց օրը պլանավորում են Google Calendar-ում և կառավարում են հաճախորդներին Lua CRM-ում:

Հիմնական եզրակացությունները

• Google Calendar-ի և CRM-ի ինտեգրումը կապում է CRM-ի հանդիպումները Ձեր թիմի կողմից արդեն օգտագործվող Google օրացույցների հետ:
• Lua CRM-ում Google Calendar-ը ներառված է «Օրացույցներ» (Calendars) կատեգորիայում՝ հանդիպումների երկկողմանի համաժամեցմամբ, ներառյալ ավտոմատ թարմացումները և չեղարկումները:
• «Օրացույցներ» կատեգորիան նախատեսված է ժամանակացույցերը թարմ պահելու և կրկնակի ամրագրումները կանխելու համար:
• Մաքուր օրացույցները, հստակ պատասխանատվությունը և ամրագրման պարզ կանոնները նույնքան կարևոր են, որքան բուն ինտեգրումը:
• Հետևեք կրկնակի ամրագրումներին, չներկայանալու դեպքերին, հանդիպումից գործարքի փոխակերպմանը և հանդիպումներից հետո հետագա քայլերի կատարմանը:

Ի՞նչ է Google Calendar-ի և CRM-ի ինտեգրումը:

Google Calendar-ի և CRM-ի ինտեգրումը կապ է հաճախորդների հետ հարաբերությունների կառավարման համակարգի և Google Calendar-ի միջև, որը հանդիպումները համաժամեցված է պահում երկու հարթակներում: CRM-ում պլանավորված հանդիպումները հայտնվում են Google Calendar-ում, իսկ փոփոխություններն արտացոլվում են երկու կողմերում, այնպես որ Ձեր թիմի՝ հեռախոսով տեսած ժամանակացույցը համապատասխանում է CRM-ում հաճախորդներին, լիդերին և գործարքներին կցված հանդիպումներին:

Նպատակը պարզ է՝ մեկ ժամանակացույց, երկու դիտման եղանակ: Ձեր թիմը շարունակում է օգտագործել իրեն ծանոթ օրացույցը, մինչդեռ ղեկավարներն ու գործընկերները տեսնում են հաճախորդների հետ հանդիպումները CRM-ում՝ փոխհարաբերությունների ողջ պատմության կողքին:

Խնդիրներ, որոնք լուծում է Google Calendar-ի և CRM-ի ինտեգրումը

Կրկնակի ամրագրումներ

Երբ հանդիպումները CRM-ում մուտքագրվում են ընդունարանի աշխատակցի կողմից, իսկ Google Calendar-ում՝ վաճառքի մասնագետի կամ փորձագետի կողմից, երկու ժամանակացույցերը սկսում են տարբերվել: Վաղ թե ուշ երկու հաճախորդ ամրագրվում են նույն ժամի համար:

Միջոցառումների ձեռքով պատճենում

Առանց համաժամեցման որևէ մեկը պետք է յուրաքանչյուր հանդիպում մեկ գործիքից ձեռքով վերամուտքագրի մյուսի մեջ: Դա ժամանակ է խլում, և յուրաքանչյուր պատճենում սխալ ամսաթվի, ժամի կամ անվան ռիսկ է պարունակում:

Փոփոխություններ և չեղարկումներ, որոնք այդպես էլ տեղ չեն հասնում

Հաճախորդը հեռախոսով տեղափոխում է հանդիպումը, և փոփոխությունը պահպանվում է միայն մեկ վայրում: Մասնագետը շարունակում է մեկնել հին հանդիպման վայր, կամ էլ չեղարկումից հետո տվյալ ժամը մնում է զբաղված:

Հանդիպումներ առանց հաճախորդի կոնտեքստի

Անձնական օրացույցում նշված հանդիպումը թիմի մյուս անդամներին չի հայտնում, թե ով է հաճախորդը, ինչ է քննարկվել կամ որ գործարքին է այն վերաբերում: Երբ հանդիպումները պահպանվում են նաև CRM-ում, պատմությունը մնում է հաճախորդի պրոֆիլում:

Առանձին օրացույցներ ընդդեմ CRM-ին միացված Google Calendar-ի

Ինչպես է Google Calendar-ն աշխատում Lua CRM-ում

Lua CRM-ի ինտեգրումների էջում Google Calendar-ը նշված է «Օրացույցներ» (Calendars) կատեգորիայում՝ Google Calendar-ի երկկողմանի համաժամեցման ներքո: «Օրացույցներ» կատեգորիան համաժամեցնում է Lua CRM-ի և Ձեր օրացույցի միջև եղած հանդիպումները՝ ժամանակացույցերը թարմ պահելու և կրկնակի ամրագրումները կանխելու համար: Հատկապես Google Calendar-ի համար էջը նկարագրում է հանդիպումների համաժամեցումը Lua CRM-ի և Google Calendar-ի միջև՝ ավտոմատ թարմացումներով և չեղարկումներով:

Microsoft Outlook-ը ներառված է նույն կատեգորիայում Outlook օրացույցի համաժամեցմամբ, որը համաժամեցված է պահում Outlook օրացույցները և Lua CRM-ի հանդիպումները՝ կրկնակի ամրագրումները կանխելու համար: Երկու գործիքներով էլ աշխատող թիմերը կարող են միացնել այն օրացույցը, որից իրականում օգտվում է յուրաքանչյուր աշխատակից: Էլփոստը կառավարվում է առանձին. Gmail-ը նշված է «Փոստարկղեր» (Mailboxes) բաժնում, և մեր Gmail-ի և CRM-ի ինտեգրման ուղեցույցը մանրամասնում է այդ կողմը: Google Calendar-ը միացնելու համար հետևեք Lua CRM-ում Google Calendar-ի համար ցուցադրված հրահանգներին կամ օգնության համար դիմեք Lua CRM-ի թիմին: Եթե Ձեզ անհրաժեշտ գործիքը ցանկում չկա, օգտագործեք ինտեգրումների էջի «Հարցնել ինտեգրում» (Request Integration) տարբերակը:

Ինչպես կարգավորել Google Calendar-ի և CRM-ի ինտեգրումը

Միացումը կատարվող աշխատանքի միայն մի մասն է: Կարգավորված օրացույցները և թիմային հստակ պայմանավորվածություններն են որոշում, թե արդյոք համաժամեցումն իրականում կօգնի: Անցեք հետևյալ քայլերով.

1. Կազմեք հաճախորդների հետ հանդիպողների ցուցակը: Գրանցեք բոլոր այն անձանց, ում հաճախորդների հետ հանդիպումները պետք է արտացոլվեն Lua CRM-ում, օրինակ՝ վաճառքի մասնագետները, խորհրդատուները, փորձագետները կամ դաշտային աշխատակիցները, և նշեք, թե նրանցից յուրաքանչյուրը որ Google օրացույցն է օգտագործում:
2. Որոշեք, թե ինչն է համարվում հաճախորդի հետ հանդիպում: Խորհրդատվությունները, դեմո-ները, տեղում այցելությունները և սպասարկման հանդիպումները սովորաբար պետք է լինեն CRM-ում: Ներքին ժողովները և անձնական միջոցառումները սովորաբար տեղ չունեն այնտեղ:
3. Կարգի բերեք գոյություն ունեցող օրացույցները: Մինչև միացնելը հեռացրեք հին թեստային միջոցառումները, ուղղեք կրկնվող այն միջոցառումները, որոնք այլևս տեղի չեն ունենում, և համոզվեք, որ աշխատանքային ժամերը իրատեսական են:
4. Համաձայնեցրեք, թե որտեղ են ամրագրվում հանդիպումները։ Որոշեք՝ նոր հանդիպումներն ավելացնում է ադմինիստրատորը, վաճառքի մասնագետը, թե՞ հաճախորդների հետ աշխատող մասնագետը, և որ գործիքի միջոցով, որպեսզի բոլորը հետևեն նույն սկզբունքին։
5. Միացրեք Google Calendar-ը։ Հետևեք Lua CRM-ում Google Calendar-ի համար նախատեսված ներծրագրային հրահանգներին կամ կապ հաստատեք Lua CRM-ի թիմի հետ, որպեսզի հանդիպումները համաժամեցվեն Lua CRM-ի և Google Calendar-ի միջև։
6. Փորձարկեք թեստային հանդիպման միջոցով։ Ստեղծեք փորձնական հանդիպում, փոխեք դրա ժամը, ապա չեղարկեք այն և համոզվեք, որ յուրաքանչյուր փոփոխություն երկու կողմերում էլ ճիշտ է արտացոլվում։
7. Սահմանեք հանդիպումներից հետո հետագա քայլերի կանոններ։ Համաձայնեցրեք, որ յուրաքանչյուր հանդիպում հաճախորդի հետ ավարտվի նշումով և հաջորդ քայլով, ինչպիսիք են գնառաջարկը, առաջադրանքը կամ հաջորդ ամրագրումը։
8. Ստուգեք արդյունքները երկու շաբաթ անց։ Ուշադրություն դարձրեք այն հանդիպումներին, որոնք պատշաճ կերպով չեն համաժամեցվել, կրկնօրինակ միջոցառումներին և առանց նշումների մնացած հանդիպումներին, ապա շտկեք աշխատանքային սովորությունը կամ տվյալները։

Google Calendar-ի և CRM-ի ժամանակացույցի կառավարման լավագույն փորձը

Օգտագործեք հանդիպումների հստակ վերնագրեր

Նշեք հաճախորդի կամ ընկերության անունը և նպատակը, օրինակ՝ «Դեմո. Green Leaf Bakery»: Հստակ վերնագրերն օգնում են գործընկերներին մեկ հայացքով հասկանալ հագեցած օրվա գրաֆիկը։

Հնարավորության դեպքում ամրագրեք մեկ տեղից

Երկկողմանի համաժամեցումը մշակում է փոփոխությունները երկու կողմերում էլ, սակայն մեկ ընդհանուր ամրագրման սկզբունքը նվազեցնում է շփոթությունը, թե ով ինչ է պլանավորել։

Առանձնացրեք անձնական և աշխատանքային իրադարձությունները

Անձնական իրադարձությունների համար օգտագործեք առանձին օրացույց կամ հստակ պիտակներ, որպեսզի թիմի հետ կիսվեն միայն անհրաժեշտ հանդիպումները։

Յուրաքանչյուր հանդիպում ավարտեք հաջորդ քայլով

Հանդիպումն արժեքավոր է միայն այն դեպքում, եթե դրանից հետո որևէ գործողություն է հաջորդում։ Մեր ուղեցույցը՝ ծառայությունների ոլորտի թիմերի համար առաջադրանքների կառավարման լավագույն փորձի մասին, ցույց է տալիս, թե ինչպես հանդիպման արդյունքները վերածել կոնկրետ առաջադրանքների, իսկ CRM ավտոմատացումը բացատրում է, թե ինչպես նվազեցնել մեխանիկական հետագա գործողությունները։

Պատկերավոր օրինակ. փոքր խորհրդատվական ընկերություն, որը կանխում է կրկնակի ամրագրումները

Պատկերացրեք երեք հոգուց բաղկացած խորհրդատվական ընկերություն, որտեղ գրասենյակի մենեջերն ամրագրում էր հաճախորդների զանգերը CRM-ում, մինչդեռ յուրաքանչյուր խորհրդատու հանդիպումներ էր ընդունում նաև անմիջապես Google Calendar-ում։ Մեկ ամսվա ընթացքում երկու անգամ հաճախորդը միացավ զանգին, որը համընկել էր մեկ այլ հանդիպման հետ։ Թիմը միացրեց Google Calendar-ը CRM-ին, պայմանավորվեց, որ հաճախորդների հանդիպումներն ամրագրում է գրասենյակի մենեջերը, անձնական իրադարձություններն առանձնացրեց անձնական օրացույցներում և փորձարկեց ամրագրումը, փոփոխությունը և չեղարկումը։ Դրանից հետո յուրաքանչյուր խորհրդատու իր հեռախոսում տեսնում էր նույն ժամանակացույցը, ինչ գրասենյակի մենեջերը CRM-ում, և յուրաքանչյուր զանգ ավարտվում էր նշումով և հաջորդ քայլով։ Սա ենթադրական օրինակ է՝ աշխատանքային գործընթացը ցույց տալու համար, ոչ թե չափելի դեպքի ուսումնասիրություն։

Հետևելու համար անհրաժեշտ ցուցանիշներ

Կրկնակի ամրագրումներ

Հանդիպումների համընկնումների քանակը մեկ ամսվա ընթացքում։ Համաժամեցումից հետո այս ցուցանիշը պետք է ձգտի զրոյի։

Չներկայանալու մակարդակ (No-show rate)

Հանդիպումներ, որոնք հաճախորդը բաց է թողել առանց նախազգուշացման ÷ հաճախորդների բոլոր պլանավորված հանդիպումները։

Հանդիպումից գործարքի փոխակերպում (Conversion rate)

Առաջին հանդիպումներ կամ խորհրդատվություններ, որոնք հանգեցրել են գործարքի, ամրագրման կամ վաճառքի ÷ տվյալ ժամանակահատվածի բոլոր առաջին հանդիպումները։

Հետագա քայլերի կատարում

Հաճախորդների հանդիպումներ, որոնք ունեն գրանցված նշում և հաջորդ քայլ ÷ հաճախորդների բոլոր ավարտված հանդիպումները։

Հաճախ տրվող հարցեր

Ամփոփում

Google Calendar-ի և CRM-ի ինտեգրումը ձեր թիմին տրամադրում է մեկ հուսալի ժամանակացույց՝ երկու իրարամերժ գրաֆիկների փոխարեն։ Lua CRM-ի միջոցով կարող եք համաժամեցնել հանդիպումները Lua CRM-ի և Google Calendar-ի միջև երկու ուղղություններով՝ ավտոմատ թարմացումներով և չեղարկումներով, որպեսզի գրաֆիկները միշտ թարմ մնան և կանխվեն կրկնակի ամրագրումները։ Հստակեցրեք, թե ով է հանդիպում հաճախորդներին, կարգի բերեք օրացույցները, պայմանավորվեք, թե որտեղ են ամրագրվում հանդիպումները, փորձարկեք ամրագրումը, փոփոխությունը և չեղարկումը, և յուրաքանչյուր հանդիպում ավարտեք հաջորդ քայլով։ Եթե հաճախորդները հանդիպումներ են հայցում առցանց ձևաթղթերի միջոցով, մեր Google Forms CRM ինտեգրման ուղեցույցը ցույց է տալիս, թե ինչպես այդ հարցումները նույնպես ներմուծել CRM։