Google Calendar CRM интеграциясы: Қос брондаусыз кездесулерді екіжақты синхрондау

Google Calendar CRM интеграциясы CRM жүйесіндегі кездесулер мен командаңыздың Google күнтізбелеріндегі жиналыстарды өзара үйлестіріп отырады, сондықтан ешкім бос емес уақытқа клиентті жазып қоймайды. Клиенттермен кездесулер, консультациялар мен барулар бір жерде жоспарланып, екіншісінде автоматты түрде пайда болғанда, командаңыз оқиғаларды қолмен көшіруді, кімнің күнтізбесі дұрыс екені туралы дауласуды және бір уақытқа қабаттасқан жазылулар үшін кешірім сұрауды доғарады. Бұл нұсқаулық күнін Google Calendar-да жоспарлайтын және клиенттерді Lua CRM-де басқаратын шағын бизнес иелеріне, сату және қызмет көрсету командаларына арналған.

Негізгі тұжырымдар

• Google Calendar CRM интеграциясы CRM-дегі кездесулерді командаңыз бұрыннан қолданып жүрген Google күнтізбелерімен байланыстырады.
• Lua CRM-де Google Calendar кездесулерді екі жақты синхрондау (автоматты түрде жаңартулар мен тоқтатуларды қоса) мүмкіндігімен «Күнтізбелер» санатында ұсынылған.
• «Күнтізбелер» санаты кестелерді үнемі өзекті етіп ұстауға және бір уақытқа қабаттасып жазылуды болдырмауға арналған.
• Таза күнтізбелер, нақты жауапкершілік және қарапайым брондау ережелері интеграцияның өзі сияқты маңызды.
• Қабаттасқан жазылуларды, келмегендерді, кездесудің мәмілеге айналу көрсеткішін және кездесуден кейінгі іс-қимылдардың орындалуын қадағалаңыз.

Google Calendar CRM интеграциясы дегеніміз не?

Google Calendar CRM интеграциясы — бұл тұтынушылармен қарым-қатынасты басқару жүйесі мен Google Calendar арасындағы байланыс, ол екеуінің арасында кездесулердің синхрондалуын қамтамасыз етеді. CRM-де жоспарланған кездесулер Google Calendar-да пайда болады және өзгерістер екі жақта да бірдей көрсетіледі, сондықтан командаңыз өз телефонында көретін кесте CRM-дегі клиенттерге, лидтерге және мәмілелерге бекітілген кездесулермен толық сәйкес келеді.

Мақсат қарапайым: бір кесте, екі көрініс. Командаңыз өзіне үйреншікті күнтізбені пайдалана береді, ал менеджерлер мен әріптестер клиенттермен кездесулерді CRM ішіндегі өзара қарым-қатынас тарихының қасында көре алады.

Google Calendar CRM интеграциясы шешетін мәселелер

Бір уақытқа қабаттасқан жазылулар

Кездесулерді CRM-ге әкімші (front desk), ал Google Calendar-ға сату менеджері немесе маман енгізген кезде, екі кесте сәйкес келмей қалады. Ерте ме, кеш пе, бір уақыт аралығына екі клиент жазылып қояды.

Оқиғаларды қолмен көшіру

Синхрондаусыз біреу әрбір кездесуді бір құралдан екіншісіне қолдан қайта енгізуге мәжбүр болады. Бұл уақытты алады, сонымен қатар әрбір көшіру кезінде күнді, уақытты немесе есімді қате жазу қаупі туындайды.

Ескерілмей қалатын өзгерістер мен бас тартулар

Клиент кездесу уақытын телефон арқылы ауыстырады, бірақ өзгеріс тек бір жерде ғана сақталады. Маман бұрынғы белгіленген уақыт бойынша барады немесе кездесуден бас тартылғаннан кейін де ол уақыт бос емес күйінде қалып қояды.

Клиент контекстінсіз өтетін кездесулер

Жеке күнтізбедегі кездесу команданың қалған мүшелеріне клиенттің кім екенін, не талқыланғанын немесе оның қай мәмілеге қатысты екенін көрсетпейді. Ал кездесулер CRM-де де көрсетілгенде, барлық тарих клиенттің карточкасында сақталады.

Бөлек күнтізбелер және CRM-ге қосылған Google Calendar салыстырмасы

Lua CRM-де Google Calendar қалай жұмыс істейді

Lua CRM интеграциялар бетінде Google Calendar «Күнтізбелер» санатында «Google Calendar-мен 2 жақты синхрондау» атауымен көрсетілген. «Күнтізбелер» санаты кестелерді өзекті етіп ұстау және қабаттасып жазылуды болдырмау үшін Lua CRM мен күнтізбеңіз арасында кездесулерді синхрондайды. Нақты Google Calendar бойынша бұл бетте Lua CRM мен Google Calendar арасында автоматты түрде жаңартулар мен бас тартулары бар кездесулерді синхрондау сипатталған.

Microsoft Outlook осы санатта «Outlook күнтізбесін синхрондау» қызметімен ұсынылған, ол да қабаттасып жазылудың алдын алу үшін Outlook күнтізбелері мен Lua CRM кездесулерін синхрондап отырады. Екі құралмен де жұмыс істейтін командалар әрбір қызметкердің нақты өзі қолданатын күнтізбесін қоса алады. Электрондық пошта бөлек қарастырылады: Gmail «Пошта жәшіктері» санатында орналасқан, ал біздің Gmail CRM интеграциясы нұсқаулығымыз осы бағытты қамтиды. Google Calendar-ды қосу үшін Lua CRM жүйесіндегі Google Calendar үшін көрсетілген нұсқауларды орындаңыз немесе көмек алу үшін Lua CRM қолдау тобына хабарласыңыз. Егер сізге қажет құрал тізімде болмаса, интеграциялар бетіндегі «Интеграция сұрау» (Request Integration) функциясын пайдаланыңыз.

Google Calendar CRM интеграциясын қалай баптауға болады

Қосылу — жұмыстың бір бөлігі ғана. Синхрондаудың шын мәнінде көмектесетінін таза күнтізбелер мен команда арасындағы қарапайым келісімдер шешеді. Мына қадамдарды орындаңыз:

1. Клиенттермен кім кездесетінін анықтаңыз. Клиенттермен кездесулері Lua CRM-де көрінуі тиіс әрбір адамды (мысалы, сату менеджерлері, консультанттар, мамандар немесе дала қызметкерлері) және олардың әрқайсысы қай Google күнтізбесін пайдаланатынын жазып алыңыз.
2. Клиенттік кездесуге ненің жататынын анықтаңыз. Консультациялар, демонстрациялар, нысанға барулар және сервистік кездесулер әдетте CRM-ге тиесілі. Ал ішкі жиналыстар мен жеке оқиғалар әдетте енгізілмейді.
3. Қолданыстағы күнтізбелерді ретке келтіріңіз. Қосу алдында ескі тесттік оқиғаларды жойыңыз, бұдан былай өткізілмейтін қайталанатын оқиғаларды түзетіңіз және жұмыс уақытының шынайы екенін тексеріңіз.
4. Кездесулер қай жерде брондалатынын келісіп алыңыз. Әркім бірдей әдетті ұстануы үшін, жаңа кездесулерді қабылдау бөлімі, сату жөніндегі маман немесе клиенттермен жұмыс істейтін маманның қайсысы және қай құралда жасайтынын анықтаңыз.
5. Google Calendar қосыңыз. Кездесулер Lua CRM және Google Calendar арасында синхрондалуы үшін, Lua CRM ішіндегі Google Calendar бойынша нұсқауларды орындаңыз немесе Lua CRM командасына хабарласыңыз.
6. Тестілік кездесумен тексеріп көріңіз. Сынақ кездесуін жасаңыз, оның уақытын өзгертіңіз, содан кейін оны тоқтатыңыз және әрбір өзгерістің екі жақта да күтілгендей көрінетініне көз жеткізіңіз.
7. Кездесулерден кейінгі кейінгі әрекеттер ережелерін белгілеңіз. Клиентпен өткен әрбір кездесу жазбамен және коммерциялық ұсыныс, тапсырма немесе келесі брондау сияқты келесі қадаммен аяқталуы керек екенін келісіңіз.
8. Нәтижелерді екі аптадан кейін тексеріңіз. Күтілгендей синхрондалмаған кездесулерді, қайталанатын оқиғаларды және жазбалары жоқ кездесулерді қарап шығыңыз, содан кейін әдетті немесе деректерді түзетіңіз.

Google Calendar және CRM арқылы кесте құрудың озық тәжірибелері

Кездесу атауларын түсінікті етіп жазыңыз

Клиенттің немесе компанияның атын және кездесудің мақсатын қосыңыз, мысалы: "Демо: Green Leaf Bakery". Түсінікті атаулар әріптестерге тығыз кестені бір қарағанда түсінуге көмектеседі.

Мүмкіндігінше бір жерден брондаңыз

Екі жақты синхрондау екі тараптағы өзгерістерді де өңдейді, дегенмен кездесулерді бірыңғай белгіленген орыннан жоспарлау кімнің нені белгілегені туралы шатасуды азайтады.

Жеке және клиенттік оқиғаларды бөлек ұстаңыз

Жеке іс-шаралар үшін бөлек күнтізбені немесе анық белгілерді пайдаланыңыз, сонда командаға тек қажетті кездесулер ғана көрінеді.

Әрбір кездесуді келесі қадаммен аяқтаңыз

Кездесу одан кейін нақты әрекет орындалған жағдайда ғана құнды болады. Біздің қызмет көрсету командаларына арналған тапсырмаларды басқарудың озық тәжірибелері бойынша нұсқаулығымыз кездесу нәтижелерін жауаптысы бар тапсырмаларға айналдыру жолын көрсетеді, ал CRM автоматтандыруы қолмен орындалатын кейінгі әрекеттерді қалай азайтуға болатынын түсіндіреді.

Көрнекі мысал: қос брондауды тоқтатқан шағын консалтингтік фирма

Үш адамнан тұратын консалтингтік фирманы елестетіп көріңіз: мұнда офис-менеджер клиенттермен қоңырауларды CRM жүйесінде жоспарлаған, ал әрбір кеңесші кездесулерді тікелей Google Calendar арқылы да қабылдаған. Бір айдың ішінде екі рет клиент басқа кездесумен қабаттасып қалған қоңырауға келді. Команда Google Calendar-ды CRM-мен байланыстырды, клиенттік кездесулерді офис-менеджер брондайды деп келісті, жеке оқиғаларды жеке күнтізбелерге бөлді және брондауды, өзгертуді және тоқтатуды сынақтан өткізді. Осыдан кейін әрбір кеңесші телефоннан офис-менеджер CRM жүйесінде көріп отырған кестені көрді және әрбір қоңырау жазбамен әрі келесі қадаммен аяқталып отырды. Бұл нақты зерттелген кейс емес, жұмыс процесін көрсетуге арналған гипотетикалық мысал ғана.

Қадағалауға арналған көрсеткіштер

Қос брондаулар

Айына кездесулердің қабаттасу саны. Синхрондаудан кейін бұл көрсеткіш нөлге ұмтылуы керек.

Келмеу үлесі

Клиент ескертусіз келмеген кездесулер саны ÷ жоспарланған барлық клиенттік кездесулер саны.

Кездесуден мәмілеге дейінгі конверсия

Мәмілеге, брондауға немесе сатылымға әкелген алғашқы кездесулер немесе кеңестер саны ÷ кезеңдегі барлық алғашқы кездесулер саны.

Кейінгі әрекеттердің орындалуы

Жазбасы және келесі қадамы тіркелген клиенттік кездесулер саны ÷ аяқталған барлық клиенттік кездесулер саны.

Жиі қойылатын сұрақтар

Қорытынды

Google Calendar CRM интеграциясы командаңызға бір-бірімен қайшы келетін екі кестенің орнына бір сенімді кестені береді. Lua CRM көмегімен кестелерді үнемі жаңартып отыру және қос брондаудың алдын алу үшін Lua CRM мен Google Calendar арасындағы кездесулерді автоматты жаңартулармен және тоқтатулармен екі бағытта синхрондай аласыз. Клиенттермен кім кездесетінін анықтаңыз, күнтізбелерді реттеңіз, кездесулер қай жерде брондалатынын келісіңіз, брондауды, өзгертуді және тоқтатуды тексеріп көріңіз және әрбір кездесуді келесі қадаммен аяқтаңыз. Егер клиенттер кездесулерге онлайн формалар арқылы өтініш білдірсе, біздің Google Forms CRM интеграциясы бойынша нұсқаулығымыз бұл сұраныстарды CRM жүйесіне де қалай жеткізуге болатынын көрсетеді.