Integracija Google kalendara s CRM-om: Dvosmjerna sinkronizacija termina bez dvostrukih rezervacija

Integracija Google Calendara i CRM-a usklađuje sastanke u vašem CRM-u sa sastancima u Google kalendarima vašeg tima, tako da nitko ne može zakazati klijenta u već zauzetom terminu. Kada su sastanci s klijentima, konzultacije i posjeti zakazani na jednom mjestu i prikazuju se na drugom, vaš tim prestaje ručno prepisivati događaje, prestaje se prepirati oko toga čiji je kalendar točan i prestaje se ispričavati zbog dvostrukih rezervacija. Ovaj je vodič namijenjen vlasnicima malih tvrtki, prodajnim i servisnim timovima koji planiraju svoj dan u Google Calendaru i upravljaju klijentima u Lua CRM-u.

Ključne stavke

• Integracija Google Calendara i CRM-a povezuje sastanke u CRM-u s Google kalendarima koje vaš tim već koristi.
• U Lua CRM-u Google Calendar naveden je u kategoriji Calendars s dvosmjernom sinkronizacijom sastanaka, uključujući automatska ažuriranja i otkazivanja.
• Kategorija Calendars osmišljena je kako bi rasporedi uvijek bili ažurirani i kako bi se spriječilo dvostruko rezerviranje.
• Uredni kalendari, jasno vlasništvo i jednostavna pravila rezerviranja važni su jednako kao i samo povezivanje.
• Pratite dvostruke rezervacije, nedolaske klijenata, konverziju sastanaka u poslove i dovršetak naknadnih aktivnosti nakon sastanaka.

Što je integracija Google Calendara i CRM-a?

Integracija Google Calendara i CRM-a veza je između vašeg sustava za upravljanje odnosima s klijentima i Google Calendara koja održava sastanke sinkroniziranima između ta dva sustava. Sastanci planirani u CRM-u pojavljuju se u Google Calendaru, a promjene se odražavaju na obje strane, tako da raspored koji vaš tim vidi na svom telefonu odgovara sastancima povezanim s klijentima, potencijalnim klijentima i poslovima u CRM-u.

Cilj je jednostavan: jedan raspored, dva prikaza. Vaš tim nastavlja koristiti kalendar na koji je navikao, dok menadžeri i kolege vide sastanke s klijentima u CRM-u uz ostatak povijesti odnosa.

Problemi koje integracija Google Calendara i CRM-a rješava

Dvostruke rezervacije

Kada recepcija unosi sastanke u CRM, a prodavač ili stručnjak u Google Calendar, rasporedi se razilaze. Prije ili kasnije, dva klijenta bit će rezervirana u istom terminu.

Ručno prepisivanje događaja

Bez sinkronizacije, netko mora ručno prepisivati svaki sastanak iz jednog alata u drugi. To oduzima vrijeme, a svaki prepis predstavlja priliku za pogrešan datum, vrijeme ili ime.

Promjene i otkazivanja koja nikada ne stignu

Klijent telefonski pomakne sastanak, a promjena se spremi samo na jednom mjestu. Stručnjak i dalje odlazi na stari termin, ili termin ostaje blokiran nakon otkazivanja.

Sastanci bez konteksta klijenta

Sastanak u osobnom kalendaru ne govori ostatku tima tko je klijent, o čemu se razgovaralo niti kojem poslu pripada. Kada se sastanci nalaze i u CRM-u, povijest ostaje zabilježena uz klijenta.

Zasebni kalendari u odnosu na Google Calendar povezan s CRM-om

Kako Google Calendar funkcionira u Lua CRM-u

Stranica s integracijama Lua CRM-a navodi Google Calendar u kategoriji Calendars pod dvosmjernom sinkronizacijom (2-way Google Calendar sync). Kategorija Calendars sinkronizira sastanke između Lua CRM-a i vašeg kalendara kako bi rasporedi bili ažurni i kako bi se spriječilo dvostruko rezerviranje. Konkretno za Google Calendar, stranica opisuje sinkronizaciju sastanaka između Lua CRM-a i Google Calendara uz automatska ažuriranja i otkazivanja.

Microsoft Outlook naveden je u istoj kategoriji sa sinkronizacijom Outlook kalendara (Outlook calendar sync), koja održava Outlook kalendare i sastanke u Lua CRM-u sinkroniziranima radi sprječavanja dvostrukih rezervacija. Timovi koji rade u oba alata mogu povezati kalendar koji svaka osoba zapravo koristi. E-pošta se obrađuje zasebno: Gmail je naveden pod Mailboxes, a naš vodič za integraciju Gmaila i CRM-a pokriva taj dio. Da biste povezali sami Google Calendar, slijedite upute prikazane za Google Calendar u Lua CRM-u ili kontaktirajte tim Lua CRM-a za pomoć. Ako alat koji vam je potreban nije na popisu, upotrijebite opciju Request Integration na stranici s integracijama.

Kako postaviti integraciju Google Calendara i CRM-a

Povezivanje je samo dio posla. Uredni kalendari i jednostavni dogovori unutar tima određuju hoće li sinkronizacija uistinu pomoći. Prođite kroz ove korake:

1. Popišite tko se sastaje s klijentima. Zapišite svaku osobu čiji bi se sastanci s klijentima trebali pojavljivati u Lua CRM-u, kao što su prodavači, konzultanti, stručnjaci ili terensko osoblje, te koji Google kalendar svatko od njih koristi.
2. Odlučite što se smatra sastankom s klijentom. Konzultacije, demonstracije, posjeti lokaciji i servisni termini obično pripadaju u CRM. Interni sastanci i osobni događaji obično ne.
3. Uredite postojeće kalendare. Uklonite stare testne događaje, ispravite ponavljajuće događaje koji se više ne održavaju i provjerite je li radno vrijeme realno prije povezivanja.

Najbolje prakse za raspoređivanje u Google Calendaru i CRM-u

Koristite jasne naslove sastanaka

Uključite ime klijenta ili tvrtke i svrhu sastanka, poput "Demo: Pekarnica Zeleni list". Jasni naslovi pomažu kolegama da na prvi pogled razumiju raspored tijekom pretrpanog dana.

Zakazujte s jednog mjesta kad god je to moguće

Dvosmjerna sinkronizacija upravlja promjenama s obje strane, no jedinstvena, dogovorena navika zakazivanja smanjuje nedoumice oko toga tko je što zakazao.

Držite osobne i poslovne događaje odvojenima

Koristite zaseban kalendar ili jasne oznake za privatne događaje, kako bi se s timom dijelili samo odgovarajući sastanci.

Završite svaki sastanak sa sljedećim korakom

Sastanak je koristan samo ako se nakon njega nešto poduzme. Naš vodič za najbolje prakse upravljanja zadacima za uslužne timove pokazuje kako ishode sastanaka pretvoriti u dodijeljene zadatke, a CRM automatizacija objašnjava kako smanjiti ručno praćenje.

Ilustrativan primjer: mala konzultantska tvrtka koja prekida s dvostrukim zakazivanjem

Zamislite konzultantsku tvrtku od tri člana u kojoj je voditelj ureda zakazivao pozive s klijentima u CRM-u, dok je svaki konzultant također prihvaćao sastanke izravno u Google Calendaru. Dva puta u jednom mjesecu klijent je došao na poziv koji se preklopio s drugim sastankom. Tim je povezao Google Calendar s CRM-om, dogovorio da sastanke s klijentima zakazuje voditelj ureda, odvojio osobne događaje u privatne kalendare i testirao zakazivanje, promjenu i otkazivanje. Nakon toga, svaki je konzultant na svom telefonu vidio isti raspored koji je voditelj ureda vidio u CRM-u, a svaki je poziv završio bilješkom i sljedećim korakom. Ovo je hipotetski primjer koji prikazuje tijek rada, a ne izmjerena studija slučaja.

Metrike za praćenje

Dvostruka zakazivanja (preklapanja)

Broj preklapanja sastanaka mjesečno. Nakon sinkronizacije, ovaj bi se broj trebao približiti nuli.

Stopa nedolazaka (no-show rate)

Sastanci koje je klijent propustio bez najave ÷ svi zakazani sastanci s klijentima.

Konverzija sa sastanka u posao

Prvi sastanci ili konzultacije koji su doveli do posla, rezervacije ili prodaje ÷ svi prvi sastanci u tom razdoblju.

Dovršenost praćenja (follow-up completion)

Sastanci s klijentima koji imaju zabilježenu bilješku i sljedeći korak ÷ svi završeni sastanci s klijentima.

Često postavljana pitanja

Zaključak

Integracija Google Calendara i CRM-a vašem timu daje jedan pouzdan raspored umjesto dva konkurentna. Uz Lua CRM možete sinkronizirati sastanke između Lua CRM-a i Google Calendara u oba smjera, uz automatska ažuriranja i otkazivanja, kako bi rasporedi bili ažurni i kako bi se spriječilo dvostruko zakazivanje. Zabilježite tko se sastaje s klijentima, uredite kalendare, dogovorite gdje se sastanci zakazuju, testirajte zakazivanje, promjenu i otkazivanje te svaki sastanak zaključite sljedećim korakom. Ako klijenti traže sastanke putem internetskih obrazaca, naš vodič za integraciju Google Forms i CRM-a pokazuje kako te zahtjeve također unijeti u CRM.