Շատ ծառայություններ մատուցող բիզնեսներում տեղեկատվության պակաս չկա: Փաստաթղթերը գոյություն ունեն, հաղորդագրություններն ուղարկվել են, և որոշումները կայացվել են որոշակի ժամանակահատվածում: Սակայն, երբ ինչ-որ մեկին արագ պատասխան է պետք, ճիշտ տեղեկատվություն գտնելը զարմանալիորեն դժվար է դառնում:
Այս խնդիրն ինքնին հազվադեպ է հրատապ թվում: Այն դրսևորվում է փոքր ուշացումներով, կրկնվող հարցերով և ավելորդ քաշքշուկով: Սակայն ժամանակի ընթացքում այն աննկատ դանդաղեցնում է աշխատանքի կատարումը և մեծացնում թիմերի դժգոհությունը:
Տեղեկատվությունը ցրված է չափազանց շատ վայրերում
Ծառայություններ մատուցող թիմերը հաճախ տեղեկատվությունը պահում են բազմաթիվ վայրերում: Որոշ մանրամասներ գտնվում են փաստաթղթերում, մյուսները՝ զրուցարանների հաղորդագրություններում, էլեկտրոնային նամակներում կամ աղյուսակներում: Նախագծի նշումները կարող են առանձնացված լինել հաճախորդների պատմությունից, մինչդեռ որոշումները թաղված են խոսակցությունների մեջ:
Նույնիսկ երբ տեխնիկապես ամեն ինչ պահպանված է, չկա միասնական վայր, որտեղ մարդիկ գիտեն, թե որտեղից սկսել փնտրել:
Այս մասնատվածությունը ստիպում է աշխատակիցներին փնտրել, հարցնել և ընդհատել ուրիշներին՝ իրենց աշխատանքն առաջ տանելու փոխարեն:
Որոնումը փոխարինում է գործողությանը
Երբ տեղեկատվությունը դժվար է գտնել, մարդիկ ժամանակ են ծախսում պատասխաններ փնտրելու վրա՝ առաջադրանքներ կատարելու փոխարեն:
Նրանք թերթում են հաղորդագրությունները, բացում հին ֆայլերը և գործընկերներին տալիս հարցեր, որոնց պատասխաններն արդեն տրվել են: Յուրաքանչյուր ընդհատում փոքր է թվում, բայց միասին դրանք ստեղծում են կենտրոնացման մշտական կորուստ:
Գինը ոչ միայն ժամանակն է, այլև աշխատանքի թափը:
Գիտելիքը մարդկանց գլխում է
Շատ ծառայություններ մատուցող բիզնեսներում կարևորագույն գիտելիքը ոչ ֆորմալ է: Փորձառու աշխատակիցները հիշում են, թե ինչպես են արվում գործերը, մինչդեռ թիմի նոր անդամները ապավինում են նրանց ուղղորդմանը:
Սա աշխատում է այնքան ժամանակ, քանի դեռ ինչ-որ մեկը անհասանելի չէ, չի հեռանում ընկերությունից կամ չի գերծանրաբեռնվում: Այդ պահին տեղեկատվական բացերը տեսանելի են դառնում:
Երբ գիտելիքը հստակ չի փոխանցվում, թիմերը կախված են դառնում անհատներից, այլ ոչ թե համակարգերից:
Անհասկանալի տեղեկատվությունը ստեղծում է անհետևողական աշխատանք
Երբ մարդիկ չեն կարողանում գտնել հստակ հրահանգներ կամ համատեքստ, նրանք ենթադրություններ են անում:
Թիմի տարբեր անդամներ նույն խնդիրը լուծում են տարբեր ձևերով, ինչը հանգեցնում է անհետևողական արդյունքների: Հաճախորդները նկատում են այս անհետևողականությունը, նույնիսկ եթե ներքին պատճառը տեսանելի չէ:
Հետևողականությունը պահանջում է նույն տեղեկատվությանը ընդհանուր հասանելիություն:
Փաստաթղթավորումն առանց կառուցվածքի միևնույն է ձախողվում է
Պարզապես փաստաթղթեր ստեղծելը բավարար չէ: Շատ բիզնեսներ ունեն ֆայլերով լի թղթապանակներ, որոնք հազվադեպ են բացվում:
Առանց կառուցվածքի, անվանման կանոնների և հստակ պատասխանատվության, փաստաթղթավորումը դառնում է ևս մեկ վայր, որտեղ տեղեկատվությունը թաքնվում է՝ օգնելու փոխարեն:
Օգտակար գիտելիքը պետք է հեշտ լինի գտնել, հասկանալ և թարմացնել:
Հստակությունը բարելավում է արագությունն ու վստահությունը
Երբ տեղեկատվությունը հեշտ է գտնել, թիմերն ավելի արագ են շարժվում: Ավելի քիչ հարցեր են տրվում, ավելի քիչ սխալներ են արվում, և որոշումներն ավելի մեծ վստահությամբ են կայացվում:
Մարդիկ վստահում են իրավիճակի իրենց ընկալմանը՝ իրենց կասկածի տակ դնելու փոխարեն:
Այս հստակությունը նվազեցնում է սթրեսը և բնականոն կերպով բարելավում համագործակցությունը:
Եզրակացություն
Տեղեկատվությունը, որը գոյություն ունի, բայց հնարավոր չէ գտնել, գրեթե նույնքան վնասակար է, որքան այն տեղեկատվությունը, որն ընդհանրապես գոյություն չունի:
Ծառայություններ մատուցող բիզնեսները, որոնք ներդրումներ են կատարում տեսանելիության, կառուցվածքի և ընդհանուր գիտելիքի մեջ, նվազեցնում են խոչընդոտները ամենօրյա գործունեության ընթացքում: Երբ թիմերը կարողանում են արագ գտնել այն, ինչ իրենց անհրաժեշտ է, աշխատանքն ավելի սահուն է ընթանում, և արդյունքները բարելավվում են առանց լրացուցիչ ջանքերի:
