في العديد من الشركات الخدمية، المعلومات ما تكون مفقودة. المستندات موجودة، والرسائل تم إرسالها، والقرارات اتُخذت في وقت ما. لكن يوم يحتاج شخص لإجابة سريعة، يصير العثور على المعلومة الصحيحة صعب بشكل غير متوقع.
هالمشكلة نادراً ما تبين إنها مستعجلة بحد ذاتها. تظهر في شكل تأخيرات بسيطة، وأسئلة متكررة، ونقاشات مالها داعي. لكن مع مرور الوقت، تبطّئ التنفيذ بهدوء وتزيد من الإحباط بين فرق العمل.
المعلومات موزعة في أماكن وايد
فرق الخدمات غالباً ما تخزن المعلومات في أماكن متعددة. بعض التفاصيل تكون في المستندات، وبعضها في رسايل الشات، أو الإيميلات، أو جداول البيانات. ملاحظات المشروع يمكن تكون منفصلة عن سجل العميل، بينما القرارات تكون مدفونة وسط المحادثات.
حتى لو كل شي محفوظ تقنياً، ما فيه مكان واحد الكل يعرف إنه لازم يدور فيه أول شي.
هذا التشتت يجبر الموظفين على البحث والسؤال ومقاطعة الآخرين بدال ما يكملون شغلهم.
البحث يحل محل الإنجاز
يوم تكون المعلومة صعبة المنال، يقضي الموظفون وقتهم في البحث عن إجابات بدال ما ينفذون مهامهم.
يقعدون يفرون في الرسايل، ويفتحون ملفات قديمة، ويسألون زملاءهم أسئلة تمت الإجابة عليها من قبل. كل مقاطعة تبين إنها بسيطة، لكنها مع بعض تسبب استنزاف مستمر للتركيز.
التكلفة ما تكون في الوقت بس، لكن في الزخم بعد.
المعرفة محصورة في عقول الأشخاص
في العديد من الشركات الخدمية، المعرفة الأساسية تكون غير رسمية. الموظفون اللي عندهم خبرة يتذكرون طريقة إنجاز الشغل، بينما يعتمد أعضاء الفريق الجدد عليهم عشان التوجيه.
هالشي يمشي تمام لين ما يكون شخص مب موجود، أو يترك الشركة، أو يصير عليه ضغط شغل كبير. في هالحالة، تبتدي فجوات المعلومات تظهر.
يوم ما تتم مشاركة المعرفة بوضوح، تصير الفرق معتمدة على الأفراد بدال الأنظمة.
المعلومات غير الواضحة تسبب عدم تناسق في العمل
يوم ما يقدر الموظفون يلقون تعليمات أو سياق واضح، يبتدون يفترضون أشياء من عندهم.
أعضاء الفريق المختلفون يحلون نفس المشكلة بطرق مختلفة، وهذا يؤدي إلى نتائج غير متناسقة. العملاء يلاحظون عدم التناسق هذا حتى لو كان السبب الداخلي غير مرئي.
التناسق يتطلب وصول مشترك لنفس المعلومات.
التوثيق بدون هيكل واضح يفشل بعد
مجرد إنشاء المستندات ما يكفي. العديد من الشركات عندها مجلدات مليانة ملفات نادراً ما تنفتح.
بدون هيكل واضح، وقواعد للتسمية، وملكية محددة، يصير التوثيق مكان ثاني تتخبى فيه المعلومات بدال ما تساعد.
المعرفة المفيدة لازم يكون من السهل تحديد مكانها وفهمها وتحديثها.
الوضوح يحسن السرعة والثقة
يوم تكون المعلومات سهلة الوصول، فرق العمل تنجز أسرع. تقل الأسئلة، وتقل الأخطاء، ويتم تنفيذ القرارات بثقة أكبر.
يثق الموظفون في فهمهم للموقف بدال ما يشككون في قراراتهم.
هذا الوضوح يقلل من التوتر ويحسن التعاون بشكل طبيعي.
الخلاصة
المعلومات الموجودة ولكن ما نقدر نلقاها، ضررها تقريباً نفس ضرر المعلومات اللي مب موجودة أصلاً.
الشركات الخدمية اللي تستثمر في وضوح المعلومات، والهيكلة، والمعرفة المشتركة تقلل من العقبات في عملياتها اليومية. يوم تقدر فرق العمل تلقى اللي تحتاجه بسرعة، يسير الشغل بسلاسة أكبر وتتحسن النتائج بدون مجهود إضافي.
