في بزاف من شركات الخدمات، المعلومة ماشي هي اللي ناقصة. الوثائق كاينة، الرسائل تبعثت، والقرارات تخاذت في وقت ما. ومع ذلك، كي يسحق واحد جواب بالخف، يلقى روحو في صعوبة كبيرة باش يوصل للمعلومة الصحيحة.
هذا المشكل في حد ذاته نادراً ما يبان مستعجل. يظهر في شكل تأخيرات صغيرة، أسئلة تتعاود، وهدرة رايحة جاية بلا فايدة. بصح مع الوقت، يبطّأ وتيرة التنفيذ ويزيد الإحباط بين الفِرق بلا ما واحد يفيق.
المعلومات مفرّقة في بزاف بلايص
فِرق الخدمة غالباً ما تخزن المعلومات في بلايص مختلفة. كاين تفاصيل تلقاها في الوثائق، وحدوخرين في رسائل المحادثة، الإيميلات، ولا جداول البيانات (spreadsheets). ملاحظات المشروع قادرة تكون مفصولة على تاريخ العميل، في حين أن القرارات تكون مدفونة وسط المحادثات.
حتى وكي يكون كلش محفوظ، ماكانش بلاصة وحدة اللي الناس تعرف تحوّس فيها هي اللولة.
هذا التشتت يفرض على الموظفين يحوسو، يسقسيو، ويقاطعو زملائهم عوض ما يتقدمو في خدمتهم.
البحث يولي في بلاصة الخدمة
كي تكون المعلومة صعيبة باش تلقاها، الناس تضيّع وقتها وهي تحوس على الأجوبة عوض ما تنفذ المهام تاعها.
يبقاو يطلعو ويهبطو في الرسائل، يفتحو الملفات القديمة، ويسقسيو زملائهم على أسئلة ديجا تجاوب عليها من قبل. كل مقاطعة تبان حاجة صغيرة، بصح كامل كيف كيف يسببو تشتيت مستمر للتركيز.
الخسارة ماشي غير في الوقت، بصح تاني في وتيرة العمل.
المعرفة كاينة في ريسان الناس
في بزاف من شركات الخدمات، المعرفة المهمة تكون غير رسمية. الموظفين اللي عندهم خبرة يكونو شافيين كيفاش الخدمة تندار، بينما أعضاء الفريق الجدد يعتمدو عليهم باش يوجهوهم.
هاد الشي يمشي مليح حتى يغيب واحد، ولا يخرج من الشركة، ولا يكون عندو ضغط كبير في الخدمة. في هاديك اللحظة، الفجوات في المعلومات تولي واضحة.
كي ماتكونش المعرفة متشاركة بوضوح، الفِرق تولي معتمدة على الأفراد ماشي على الأنظمة.
المعلومات اللي ماشي واضحة تخلق خدمة ماشي متناسقة
كي ما يلقاوش الناس تعليمات واضحة ولا سياق مفهوم، يولو يفترضو من عندهم.
أعضاء الفريق المختلفين يحلو نفس المشكل بطرق مختلفة، وهاد الشي يؤدي لنتائج ماشي متناسقة. العملاء يلاحظو هاد عدم التناسق حتى ولو كان السبب الداخلي غير مرئي.
التناسق في الخدمة يتطلب وصول مشترك لنفس المعلومات.
التوثيق بلا تنظيم تاني يفشل
مجرد إنشاء الوثائق مايكفيش. بزاف شركات عندها مجلدات معمرة بملفات اللي نادراً ما تتفتح.
بلا هيكل واضح، قواعد تسمية متفق عليها، وملكية واضحة للملفات، التوثيق يولي بلاصة أخرى وين المعلومة تتخبى عوض ما تكون مصدر مساعدة.
المعرفة المفيدة لازم تكون ساهلة باش واحد يلقاها، يفهمها، ويديرلها تحديث.
الوضوح يحسّن السرعة والثقة
كي تكون المعلومة ساهلة باش تلقاها، الفِرق تولي تخدم بسرعة أكبر. الأسئلة تنقص، الأغلاط تقل، والقرارات تتنفذ بثقة أكبر.
الناس تولي تثق في فهمها للوضع عوض ما تبقى تشك في قراراتها.
هذا الوضوح ينقص من الضغط ويحسّن التعاون بين الفريق بشكل طبيعي.
الخلاصة
المعلومة اللي كاينة بصح ما نقدروش نلقاوها، ضررها تقريبا كيما المعلومة اللي ماكانش كامل.
شركات الخدمات اللي تستثمر في الوضوح، التنظيم، ومشاركة المعرفة تنقص من العراقيل في عملياتها اليومية. كي تتمكن الفِرق من إيجاد واش تحتاج بسرعة، الخدمة تمشي بسلاسة أكبر والنتائج تتحسن بلا مجهود إضافي.
