Көптеген қызмет көрсету бизнестерінде ақпарат жоқ емес. Құжаттар бар, хабарламалар жіберілген және шешімдер белгілі бір уақытта қабылданған. Дегенмен, біреуге тез жауап қажет болғанда, қажетті ақпаратты табу күтпеген жерден қиынға соғады.

Бұл мәселе өздігінен шұғыл болып сирек сезіледі. Ол шағын кідірістерде, қайталанатын сұрақтарда және қажетсіз арлы-берлі жүгірісте көрініс табады. Алайда, уақыт өте келе, ол жұмыстың орындалуын байқатпай баяулатып, командалар арасындағы наразылықты арттырады.

Ақпарат тым көп жерде шашыраңқы орналасқан

Қызмет көрсету командалары ақпаратты жиі бірнеше жерде сақтайды. Кейбір мәліметтер құжаттарда, басқалары чат хабарламаларында, электрондық пошталарда немесе электрондық кестелерде сақталады. Жоба жазбалары клиент тарихынан бөлек болуы мүмкін, ал шешімдер әңгімелердің арасында көміліп қалады.

Барлығы техникалық тұрғыдан сақталса да, адамдардың бірінші кезекте іздейтін бірыңғай орны жоқ.

Бұл бытыраңқылық қызметкерлерді өз жұмысымен алға жылжудың орнына, іздеуге, сұрауға және басқалардың жұмысын бөлуге мәжбүр етеді.

Іс-әрекеттің орнын іздеу басады

Ақпаратты табу қиын болғанда, адамдар тапсырмаларды орындаудың орнына, жауаптарды іздеуге уақыт жұмсайды.

Олар хабарламаларды ақтарады, ескі файлдарды ашады және әріптестеріне бұрын жауап берілген сұрақтарды қояды. Әрбір кедергі шағын болып көрінгенімен, олар бірігіп, зейіннің тұрақты түрде сарқылуына әкеледі.

Шығын тек уақыт қана емес, сонымен қатар жұмыс қарқыны.

Білім адамдардың ойында сақталады

Көптеген қызмет көрсету бизнестерінде маңызды білім бейресми сипатта болады. Тәжірибелі қызметкерлер істің қалай жасалатынын есте сақтайды, ал жаңа команда мүшелері нұсқау алу үшін оларға сүйенеді.

Бұл біреу қолжетімсіз болғанға, компаниядан кеткенге немесе жұмысы шамадан тыс көбейгенге дейін ғана жұмыс істейді. Сол кезде ақпараттық олқылықтар байқала бастайды.

Біліммен анық бөліспеген кезде, командалар жүйелерге емес, жеке тұлғаларға тәуелді болып қалады.

Түсініксіз ақпарат тұрақсыз жұмысқа әкеледі

Адамдар нақты нұсқаулар мен контекстті таба алмаған кезде, олар болжам жасайды.

Әртүрлі команда мүшелері бір мәселені әртүрлі жолмен шешеді, бұл біркелкі емес нәтижелерге әкеледі. Ішкі себебі көрінбесе де, клиенттер бұл сәйкессіздікті байқайды.

Бірізділік бірдей ақпаратқа ортақ қолжетімділікті талап етеді.

Құрылымсыз құжаттама бәрібір сәтсіздікке ұшырайды

Тек құжаттарды жасау жеткіліксіз. Көптеген бизнестерде сирек ашылатын файлдарға толы қалталар бар.

Құрылым, атау ережелері және нақты жауапкершілік болмаса, құжаттама көмектесудің орнына, ақпарат жасырынатын тағы бір орынға айналады.

Пайдалы білімді табу, түсіну және жаңарту оңай болуы керек.

Анықтық жылдамдық пен сенімділікті арттырады

Ақпаратты табу оңай болғанда, командалар жылдамырақ жұмыс істейді. Сұрақтар аз қойылады, қателіктер аз жасалады, ал шешімдер үлкен сенімділікпен орындалады.

Адамдар өздеріне күмәнданудың орнына, жағдайды өз түсінігіне сенеді.

Бұл анықтық стрессті азайтады және ынтымақтастықты табиғи түрде жақсартады.

Қорытынды

Бар, бірақ табу мүмкін емес ақпарат мүлдем жоқ ақпарат сияқты зиянды.

Ашықтыққа, құрылымға және ортақ білімге инвестиция жасайтын қызмет көрсету бизнестері күнделікті операциялардағы кедергілерді азайтады. Командалар қажет нәрсені тез таба алғанда, жұмыс процесі бірқалыпты жүреді және нәтижелер қосымша күш-жігерсіз жақсарады.