Bir çox xidmət müəssisələrində məlumat çatışmazlığı olmur. Sənədlər mövcuddur, mesajlar göndərilib və qərarlar müəyyən bir zamanda qəbul edilib. Lakin kiməsə təcili cavab lazım olduqda, doğru məlumatı tapmaq təəccüblü dərəcədə çətinləşir.

Bu problem öz-özlüyündə nadir hallarda təcili hesab olunur. O, kiçik gecikmələrdə, təkrarlanan suallarda və lüzumsuz müzakirələrdə özünü göstərir. Lakin zamanla bu, icranı səssizcə yavaşladır və komandalar arasında məyusluğu artırır.

Məlumat Həddindən Artıq Çox Yerdə Saxlanılır

Xidmət komandaları məlumatları adətən bir neçə fərqli yerdə saxlayır. Bəzi detallar sənədlərdə, digərləri isə çat mesajlarında, e-məktublarda və ya cədvəllərdə olur. Layihə qeydləri müştəri tarixçəsindən ayrı ola bilər, qərarlar isə söhbətlərin dərinliyində qalır.

Hər şey texniki olaraq yadda saxlanılsa belə, insanların ilk növbədə hara baxacaqlarını bildikləri vahid bir məkan yoxdur.

Bu pərakəndəlik işçiləri işlərini davam etdirmək əvəzinə, axtarış aparmağa, sual verməyə və başqalarının işinə mane olmağa məcbur edir.

Axtarış İşin Yerini Alır

Məlumatı tapmaq çətin olduqda, insanlar tapşırıqları yerinə yetirmək əvəzinə, vaxtlarını cavab axtarmağa sərf edirlər.

Onlar mesajları vərəqləyir, köhnə faylları açır və həmkarlarına əvvəllər cavablandırılmış sualları verirlər. Hər bir maneə kiçik görünsə də, birlikdə diqqəti davamlı olaraq yayındırır.

İtirilən təkcə vaxt deyil, həm də işin sürətidir.

Biliklər İnsanların Yaddaşında Qalır

Bir çox xidmət müəssisələrində kritik biliklər qeyri-rəsmi xarakter daşıyır. Təcrübəli işçilər işlərin necə görüldüyünü xatırlayır, yeni komanda üzvləri isə onlardan bələdçilik gözləyir.

Bu, kimsə əlçatan olmayana, şirkətdən ayrılana və ya həddindən artıq yüklənənə qədər işləyir. Bu məqamda məlumat boşluqları görünməyə başlayır.

Biliklər aydın şəkildə paylaşılmadıqda, komandalar sistemlərdən deyil, fərdlərdən asılı vəziyyətə düşür.

Qeyri-müəyyən Məlumat Qeyri-sabit İşə Səbəb Olur

İnsanlar aydın təlimatlar və ya kontekst tapa bilmədikdə, fərziyyələrə əsaslanırlar.

Fərqli komanda üzvləri eyni problemi fərqli yollarla həll edir, bu da qeyri-sabit nəticələrə gətirib çıxarır. Daxili səbəb gözəgörünməz olsa belə, müştərilər bu qeyri-sabitliyi hiss edirlər.

Sabitlik eyni məlumata birgə çıxışı tələb edir.

Struktursuz Sənədləşmə Yenə də Uğursuz Olur

Sadəcə sənədlər yaratmaq kifayət deyil. Bir çox şirkətin nadir hallarda açılan fayllarla dolu qovluqları var.

Struktur, adlandırma qaydaları və aydın məsuliyyət olmadan sənədləşmə kömək etmək əvəzinə, məlumatın gizləndiyi başqa bir məkana çevrilir.

Faydalı bilikləri tapmaq, anlamaq və yeniləmək asan olmalıdır.

Aydınlıq Sürəti və İnami Artırır

Məlumatı tapmaq asan olduqda, komandalar daha sürətli hərəkət edir. Daha az sual verilir, daha az səhv edilir və qərarlar daha böyük inamla icra olunur.

İnsanlar özlərindən şübhələnmək əvəzinə, vəziyyəti anladıqlarına etibar edirlər.

Bu aydınlıq stresi azaldır və əməkdaşlığı təbii şəkildə yaxşılaşdırır.

Nəticə

Mövcud olan, lakin tapıla bilməyən məlumat, demək olar ki, heç mövcud olmayan məlumat qədər zərərlidir.

Görünürlüyə, struktura və paylaşılan biliklərə investisiya edən xidmət müəssisələri gündəlik əməliyyatlardakı maneələri azaldır. Komandalar ehtiyac duyduqları məlumatı tez bir zamanda tapa bildikdə, iş daha rəvan gedir və nəticələr əlavə səy olmadan yaxşılaşır.