في كتير من الشركات الخدمية، المعلومات مش بتكون ناقصة. المستندات موجودة، والرسائل اتبعتت، والقرارات اتاخدت في وقت من الأوقات. لكن لما حد بيحتاج إجابة بسرعة، العثور على المعلومة الصح بيبقى صعب بشكل مفاجئ.
المشكلة دي نادرًا ما تبان إنها مستعجلة في حد ذاتها. بتظهر في شكل تأخيرات بسيطة، وأسئلة متكررة، ومناقشات مالهاش لازمة. لكن مع الوقت، بتبدأ تبطّأ التنفيذ في هدوء وتزوّد الإحباط بين فرق العمل.
المعلومات متوزعة في أماكن كتير جدًا
فرق العمل في الشركات الخدمية غالبًا بتخزن المعلومات في أماكن متعددة. بعض التفاصيل بتكون في مستندات، وبعضها في رسايل الشات، أو الإيميلات، أو جداول البيانات. ملاحظات المشروع ممكن تكون منفصلة عن تاريخ العميل، في حين إن القرارات بتكون مدفونة وسط المحادثات.
حتى لو كل حاجة محفوظة من الناحية التقنية، مفيش مكان واحد الناس عارفة إنها تدور فيه الأول.
التشتت ده بيجبر الموظفين إنهم يدوروا ويسألوا ويعطلوا غيرهم بدل ما يكملوا شغلهم.
البحث بيحل محل التنفيذ
لما المعلومات بتكون صعبة الوصول، الناس بتقضي وقتها بتدور على إجابات بدل ما تنفذ المهام.
بيقلبوا في الرسايل، ويفتحوا ملفات قديمة، ويسألوا زمايلهم أسئلة إجابتها اتقالت قبل كده. كل مقاطعة ممكن تبان صغيرة، لكن مع بعضها بتسبب استنزاف مستمر للتركيز.
التكلفة مش بس وقت، لكن كمان قوة الدفع في العمل.
المعرفة موجودة في عقول الناس
في كتير من الشركات الخدمية، المعرفة المهمة بتكون غير رسمية. الموظفين اللي عندهم خبرة بيبقوا فاكرين الشغل بيتعمل إزاي، في حين إن أعضاء الفريق الجداد بيعتمدوا عليهم في التوجيه.
ده بيمشي كويس لحد ما حد منهم يكون مش متاح، أو يسيب الشركة، أو يبقى مضغوط في الشغل. في اللحظة دي، فجوات المعلومات بتبدأ تظهر.
لما المعرفة مش بيتم مشاركتها بوضوح، فرق العمل بتبقى معتمدة على أفراد بدلًا من أنظمة.
المعلومات غير الواضحة بتسبب شغل غير متسق
لما الناس مش بتلاقي تعليمات واضحة أو سياق للمعلومة، بيبدأوا يفترضوا حاجات.
أعضاء الفريق المختلفين بيحلوا نفس المشكلة بطرق مختلفة، وده بيؤدي لنتائج غير متسقة. العملاء بيلاحظوا عدم الاتساق ده حتى لو السبب الداخلي مش ظاهر ليهم.
الاتساق بيتطلب وصول مشترك لنفس المعلومات.
التوثيق بدون هيكل منظم بيفشل برضه
مجرد إنشاء مستندات مش كفاية. شركات كتير عندها مجلدات مليانة ملفات نادرًا ما بتتفتح.
من غير هيكل واضح، وقواعد لتسمية الملفات، وملكية واضحة، التوثيق بيتحول لمكان تاني المعلومات بتستخبى فيه بدل ما تساعد.
المعرفة المفيدة لازم يكون سهل تحديد مكانها وفهمها وتحديثها.
الوضوح بيحسّن السرعة والثقة
لما المعلومات بيكون سهل الوصول ليها، فرق العمل بتتحرك أسرع. الأسئلة بتقل، والأخطاء بتقل، والقرارات بتتنفذ بثقة أكبر.
الناس بتثق في فهمها للموقف بدل ما تشكك في نفسها.
الوضوح ده بيقلل التوتر وبيحسّن التعاون بشكل طبيعي.
الخلاصة
المعلومات الموجودة لكن مش بنقدر نلاقيها ضررها تقريبًا زي ضرر المعلومات اللي مش موجودة أصلًا.
الشركات الخدمية اللي بتستثمر في وضوح المعلومات، وهيكلتها، ومشاركتها بتقلل الاحتكاك في العمليات اليومية. لما فرق العمل بتقدر تلاقي اللي محتاجاه بسرعة، الشغل بيمشي بسلاسة أكبر والنتائج بتتحسن من غير مجهود إضافي.
