Xidmət bizneslərinin əksəriyyəti sənədləşmə çatışmazlığından əziyyət çəkmir. Təlimatlar yazılır, prosedurlar qeydə alınır və fayllar təşkilat daxilində bir yerdə saxlanılır.
Əsl problem daha sonra ortaya çıxır. Zaman keçdikcə sənədləşmə köhnəlir, natamam olur və ya işin faktiki necə aparılmasından ayrılır. Bu tədrici azalma sənədləşmənin köhnəlməsi kimi tanınır və onun təsiri çox vaxt qiymətləndirilmir.
Sənədləşmə köhnəldikcə komandalar ona etibar etməyi dayandırır. Bu baş verdikdə, hətta yaxşı yazılmış biliklər belə istifadəsiz qalır.
Sənədləşmə Proseslərdən Daha Sürətlə Köhnəlir
Xidmət biznesləri daim inkişaf edir. Müştəri gözləntiləri dəyişir, daxili iş axınları tənzimlənir və məsuliyyətlər dəyişir.
Lakin sənədləşmə çox vaxt statik olaraq qalır. Altı ay əvvəl dəqiq olan şey artıq gündəlik reallığı əks etdirməyə bilər.
İşçilər köhnəlmiş təlimatlara əməl etdikdə, səhvlər artır və inam azalır.
Köhnəlmiş Biliklər Sürtünmə Yaradır
Sənədləşməyə etibar edilə bilmədikdə, komandalar yaddaşa və qeyri-rəsmi ünsiyyətə güvənirlər.
İnsanlar yazılı mənbələri yoxlamaq əvəzinə həmkarlarından soruşurlar. Cavablar kimdən və nə vaxt soruşulduğundan asılı olaraq dəyişir.
Bu uyğunsuzluq icranı yavaşladır və lazımsız fasilələr yaradır.
Zaman keçdikcə təcrübəli işçilər darboğazlara çevrilirlər. Yeni komanda üzvləri müstəqil fəaliyyət göstərməkdə çətinlik çəkirlər.
Mülkiyyəti Olmayan Sənədləşmə Uğursuz Olur
Sənədləşmənin köhnəlməsinin əsas səbəblərindən biri qeyri-dəqiq mülkiyyətdir.
Heç kim biliklərin yenilənməsinə görə məsuliyyət daşımadıqda, hər kəs başqasının bunu edəcəyini güman edir. Kiçik qeyri-dəqiqliklər sənədləşmə etibarsız olana qədər toplanır.
Müvəffəqiyyətli sənədləşmə daimi yenidən yazılmağı deyil, aydın məsuliyyəti tələb edir.
Etibar Sənədləşmənin İstifadə Edilib-Edilməyəcəyini Müəyyən Edir
Komandalar yalnız etibar etdikləri sənədləşmədən istifadə edirlər.
Etibar itirildikdən sonra hətta dəqiq məlumatlara belə məhəl qoyulmur. İnsanlar yazılı mənbələrə müraciət etmək əvəzinə sual verməyə və ya vərdişə güvənməyə üstünlük verirlər.
Etibarı bərpa etmək vaxt və ardıcıllıq tələb edir.
Canlı Sənədləşmə Ardıcıllığı Dəstəkləyir
Sənədləşmə real işi əks etdirdiyi zaman ən yaxşı şəkildə işləyir.
Yeniləmələr normal əməliyyatların bir hissəsi olduqda, biliklər aktual olaraq qalır. Komandalar oxuduqlarının etdiklərinə uyğun olduğuna əmin olurlar.
Bu ardıcıllıq adaptasiyanı yaxşılaşdırır, səhvləri azaldır və əməkdaşlığı gücləndirir.
Nəticə
Sənədləşmənin köhnəlməsi səssiz bir problemdir. O, sistemləri dərhal sıradan çıxarmır, lakin tədricən səmərəliliyi, ardıcıllığı və inamı azaldır.
Sənədləşməyə canlı aktiv kimi yanaşan xidmət biznesləri daha güclü icra nümayiş etdirir və fərdi yaddaşdan asılılığı azaldır. Bilikləri reallığa uyğun saxlamaq davamlı fəaliyyəti dəstəkləməyin ən təsirli yollarından biridir.
