Көптеген қызмет көрсету кәсіпорындары құжаттаманың жетіспеушілігінен зардап шекпейді. Нұсқаулықтар жазылады, процедуралар жазылады және файлдар ұйым ішінде бір жерде сақталады.

Нағыз мәселе кейінірек пайда болады. Уақыт өте келе құжаттама ескіреді, толық болмайды немесе жұмыс іс жүзінде қалай жасалатынымен байланысы үзіледі. Бұл біртіндеп төмендеу құжаттаманың тозуы деп аталады және оның әсері көбінесе төмендетіледі.

Құжаттама тозған сайын командалар оған сенуді тоқтатады. Бұл орын алған кезде тіпті жақсы жазылған білім де пайдаланылмайды.

Құжаттама процестерге қарағанда тезірек ескіреді

Қызмет көрсету кәсіпорындары үнемі дамып отырады. Клиенттердің үміттері өзгереді, ішкі жұмыс процестері реттеледі және жауапкершіліктер өзгереді.

Алайда құжаттама көбінесе статикалық болып қалады. Алты ай бұрын дәл болған нәрсе енді күнделікті шындықты көрсетпеуі мүмкін.

Қызметкерлер ескірген нұсқауларды орындаған кезде қателіктер көбейіп, сенімділік төмендейді.

Ескірген білім үйкелісті тудырады

Құжаттамаға сенуге болмаған кезде командалар жадқа және бейресми байланысқа сенеді.

Адамдар жазбаша ресурстарды тексерудің орнына әріптестерінен сұрайды. Жауаптар кімнен және қашан сұралғанына байланысты өзгереді.

Бұл сәйкессіздік орындауды баяулатады және қажетсіз үзілістерді тудырады.

Уақыт өте келе тәжірибелі қызметкерлер кедергіге айналады. Жаңа команда мүшелері өз бетінше жұмыс істеуге тырысады.

Меншіксіз құжаттама сәтсіздікке ұшырайды

Құжаттаманың тозуының негізгі себептерінің бірі - меншіктің анық еместігі.

Ешкім білімді жаңартып отыруға жауапты болмаған кезде, әркім басқа біреу жасайды деп ойлайды. Құжаттама сенімсіз болғанға дейін шағын дәлсіздіктер жиналады.

Тиімді құжаттама үнемі қайта жазуды емес, нақты жауапкершілікті талап етеді.

Сенім құжаттаманың пайдаланылатынын анықтайды

Командалар тек сенетін құжаттаманы ғана пайдаланады.

Сенім жоғалғаннан кейін тіпті дәл ақпарат та елеусіз қалады. Адамдар жазбаша ресурстарға жүгінудің орнына сұрақ қоюды немесе әдетке сүйенуді жөн көреді.

Сенімді қалпына келтіру уақыт пен тұрақтылықты қажет етеді.

Тірі құжаттама тұрақтылықты қолдайды

Құжаттама нақты жұмысты көрсеткен кезде жақсы жұмыс істейді.

Жаңартулар қалыпты жұмыстың бөлігі болған кезде білім өзекті болып қалады. Командалар оқығандарының не істейтініне сәйкес келетініне сенімді болады.

Бұл тұрақтылық бейімделуді жақсартады, қателерді азайтады және ынтымақтастықты күшейтеді.

Қорытынды

Құжаттаманың тозуы - үнсіз мәселе. Ол жүйелерді бірден бұзбайды, бірақ біртіндеп тиімділікті, тұрақтылықты және сенімділікті төмендетеді.

Құжаттаманы тірі актив ретінде қарастыратын қызмет көрсету кәсіпорындары орындауды күшейтеді және жеке жадқа тәуелділікті азайтады. Білімді шындыққа сәйкестендіру - тұрақты өнімділікті қолдаудың ең тиімді тәсілдерінің бірі.