მომსახურების სფეროში მომუშავე ბიზნესების უმეტესობას არ აწუხებს დოკუმენტაციის ნაკლებობა. სახელმძღვანელოები იწერება, პროცედურები ფიქსირდება და ფაილები ინახება სადღაც ორგანიზაციის შიგნით.
რეალური პრობლემა მოგვიანებით ჩნდება. დროთა განმავლობაში დოკუმენტაცია მოძველდება, არასრული ხდება ან წყდება იმისგან, თუ როგორ სრულდება სამუშაო რეალურად. ამ თანდათანობით დაქვეითებას დოკუმენტაციის გაფუჭება ეწოდება და მისი გავლენა ხშირად არ არის შეფასებული.
როდესაც დოკუმენტაცია ფუჭდება, გუნდები წყვეტენ მის ნდობას. როდესაც ეს მოხდება, კარგად დაწერილი ცოდნაც კი გამოუყენებელი ხდება.
დოკუმენტაცია უფრო სწრაფად ბერდება, ვიდრე პროცესები
მომსახურების სფეროში მომუშავე ბიზნესები მუდმივად ვითარდება. იცვლება კლიენტების მოლოდინები, რეგულირდება შიდა სამუშაო პროცესები და იცვლება პასუხისმგებლობები.
დოკუმენტაცია, თუმცა, ხშირად სტატიკური რჩება. ის, რაც ზუსტი იყო ექვსი თვის წინ, შესაძლოა, აღარ ასახავდეს ყოველდღიურ რეალობას.
როდესაც თანამშრომლები მოძველებულ ინსტრუქციებს მიჰყვებიან, იზრდება შეცდომები და მცირდება თავდაჯერებულობა.
მოძველებული ცოდნა ქმნის ხახუნს
როდესაც დოკუმენტაციის ნდობა შეუძლებელია, გუნდები ეყრდნობიან მეხსიერებას და არაფორმალურ კომუნიკაციას.
ადამიანები კოლეგებს ეკითხებიან წერილობითი წყაროების შემოწმების ნაცვლად. პასუხები განსხვავდება იმის მიხედვით, თუ ვის ეკითხებიან და როდის.
ეს შეუსაბამობა ანელებს შესრულებას და ქმნის ზედმეტ შეფერხებებს.
დროთა განმავლობაში გამოცდილი თანამშრომლები ხდებიან შემაფერხებელი ფაქტორები. ახალი გუნდის წევრები იბრძვიან დამოუკიდებლად მუშაობისთვის.
დოკუმენტაცია მფლობელობის გარეშე მარცხდება
დოკუმენტაციის გაფუჭების ერთ-ერთი მთავარი მიზეზი გაურკვეველი მფლობელობაა.
როდესაც არავინ არის პასუხისმგებელი ცოდნის განახლებაზე, ყველა ფიქრობს, რომ ამას სხვა გააკეთებს. მცირე უზუსტობები გროვდება, სანამ დოკუმენტაცია არასანდო გახდება.
ეფექტური დოკუმენტაცია მოითხოვს მკაფიო პასუხისმგებლობას და არა მუდმივ გადაწერას.
ნდობა განსაზღვრავს, გამოიყენება თუ არა დოკუმენტაცია
გუნდები იყენებენ მხოლოდ იმ დოკუმენტაციას, რომელსაც ენდობიან.
ნდობის დაკარგვის შემდეგ, ზუსტი ინფორმაციაც კი იგნორირებულია. ადამიანები ამჯობინებენ კითხვების დასმას ან ჩვევაზე დაყრდნობას, ვიდრე წერილობითი წყაროების კონსულტაციას.
ნდობის აღდგენას დრო და თანმიმდევრულობა სჭირდება.
ცოცხალი დოკუმენტაცია ხელს უწყობს თანმიმდევრულობას
დოკუმენტაცია საუკეთესოდ მუშაობს, როდესაც ის ასახავს რეალურ სამუშაოს.
როდესაც განახლებები ნორმალური ოპერაციების ნაწილია, ცოდნა რელევანტური რჩება. გუნდები იძენენ თავდაჯერებულობას, რომ ის, რასაც კითხულობენ, ემთხვევა იმას, რასაც აკეთებენ.
ეს თანმიმდევრულობა აუმჯობესებს ადაპტაციას, ამცირებს შეცდომებს და აძლიერებს თანამშრომლობას.
დასკვნა
დოკუმენტაციის გაფუჭება ჩუმი პრობლემაა. ის არ არღვევს სისტემებს დაუყოვნებლივ, მაგრამ თანდათანობით აქვეითებს ეფექტურობას, თანმიმდევრულობას და თავდაჯერებულობას.
მომსახურების სფეროში მომუშავე ბიზნესები, რომლებიც დოკუმენტაციას ცოცხალ აქტივად თვლიან, ინარჩუნებენ უფრო ძლიერ შესრულებას და ამცირებენ დამოკიდებულებას ინდივიდუალურ მეხსიერებაზე. ცოდნის რეალობასთან შესაბამისობაში შენარჩუნება მდგრადი მუშაობის მხარდაჭერის ერთ-ერთი ყველაზე ეფექტური გზაა.
