Ծառայություններ մատուցող բիզնեսների մեծ մասը չի տառապում փաստաթղթավորման պակասից: Ուղեցույցներ են գրվում, ընթացակարգերը գրանցվում են, իսկ ֆայլերը պահվում են կազմակերպության ներսում ինչ-որ տեղ:
Իսկական խնդիրն ի հայտ է գալիս ավելի ուշ: Ժամանակի ընթացքում փաստաթղթավորումը հնանում է, դառնում է թերի կամ կապ չունի այն բանի հետ, թե ինչպես է իրականում կատարվում աշխատանքը: Այս աստիճանական անկումը հայտնի է որպես փաստաթղթավորման մաշվածություն, և դրա ազդեցությունը հաճախ թերագնահատվում է:
Երբ փաստաթղթավորումը մաշվում է, թիմերը դադարում են վստահել դրան: Երբ դա տեղի է ունենում, նույնիսկ լավ գրված գիտելիքն անօգտագործելի է դառնում:
Փաստաթղթավորումն ավելի արագ է հնանում, քան գործընթացները
Ծառայություններ մատուցող բիզնեսները մշտապես զարգանում են: Հաճախորդների սպասելիքները փոխվում են, ներքին աշխատանքային հոսքերը հարմարվում են, և պատասխանատվությունները փոխվում են:
Փաստաթղթավորումը, սակայն, հաճախ մնում է ստատիկ: Այն, ինչ ճշգրիտ էր վեց ամիս առաջ, այլևս կարող է չարտացոլել ամենօրյա իրականությունը:
Երբ աշխատակիցները հետևում են հնացած հրահանգներին, սխալներն ավելանում են, իսկ վստահությունը նվազում է:
Հնացած գիտելիքը հակասություն է առաջացնում
Երբ փաստաթղթավորմանը չի կարելի վստահել, թիմերը հույսը դնում են հիշողության և ոչ պաշտոնական հաղորդակցության վրա:
Մարդիկ հարցնում են գործընկերներին՝ գրավոր ռեսուրսներ ստուգելու փոխարեն: Պատասխանները տարբերվում են՝ կախված նրանից, թե ում են հարցնում և երբ:
Այս անհամապատասխանությունը դանդաղեցնում է կատարումը և առաջացնում է անհարկի ընդհատումներ:
Ժամանակի ընթացքում փորձառու աշխատակիցները դառնում են խոչընդոտներ: Ավելի նոր թիմի անդամները պայքարում են ինքնուրույն աշխատելու համար:
Սեփականության իրավունք չունեցող փաստաթղթավորումը ձախողվում է
Փաստաթղթավորման մաշվածության հիմնական պատճառներից մեկը սեփականության իրավունքի անհստակությունն է:
Երբ ոչ ոք պատասխանատու չէ գիտելիքը թարմացնելու համար, բոլորը ենթադրում են, որ ինչ-որ մեկը դա կանի: Փոքր անճշտությունները կուտակվում են այնքան ժամանակ, մինչև փաստաթղթավորումը դառնում է անհուսալի:
Արդյունավետ փաստաթղթավորումը պահանջում է հստակ պատասխանատվություն, այլ ոչ թե մշտական վերաշարադրում:
Վստահությունը որոշում է՝ արդյոք փաստաթղթավորումն օգտագործվում է
Թիմերն օգտագործում են միայն այն փաստաթղթավորումը, որին վստահում են:
Երբ վստահությունը կորչում է, նույնիսկ ճշգրիտ տեղեկատվությունը անտեսվում է: Մարդիկ նախընտրում են հարցեր տալ կամ հույսը դնել սովորության վրա, այլ ոչ թե խորհրդակցել գրավոր ռեսուրսների հետ:
Վստահությունը վերականգնելը ժամանակ և հետևողականություն է պահանջում:
Կենդանի փաստաթղթավորումն ապահովում է հետևողականություն
Փաստաթղթավորումն առավել արդյունավետ է, երբ այն արտացոլում է իրական աշխատանքը:
Երբ թարմացումները նորմալ գործառնությունների մաս են կազմում, գիտելիքը մնում է արդիական: Թիմերը վստահ են, որ այն, ինչ կարդում են, համապատասխանում է այն բանին, ինչ անում են:
Այս հետևողականությունը բարելավում է ադապտացումը, նվազեցնում է սխալները և ամրապնդում է համագործակցությունը:
Եզրակացություն
Փաստաթղթավորման մաշվածությունը լուռ խնդիր է: Այն անմիջապես չի վնասում համակարգերին, այլ աստիճանաբար քայքայում է արդյունավետությունը, հետևողականությունը և վստահությունը:
Ծառայություններ մատուցող բիզնեսները, որոնք փաստաթղթավորումը դիտարկում են որպես կենդանի ակտիվ, պահպանում են ավելի ուժեղ կատարում և նվազեցնում են կախվածությունը անհատական հիշողությունից: Գիտելիքը իրականությանը համապատասխան պահելը կայուն արդյունավետությունը պահպանելու ամենաարդյունավետ միջոցներից մեկն է:
