Ծառայություններ մատուցող շատ թիմեր իրենց գերբեռնված են զգում առաջադրանքներով։ Անելիքների ցուցակները երկարում են, առաջնահերթությունները փոխվում են ամեն օր, և մարդիկ դժվարանում են հասցնել ամեն ինչ՝ չնայած ջանասիրաբար աշխատելուն։
Այս իրավիճակը հաճախ նկարագրվում է որպես առաջադրանքների գերբեռնվածություն։ Սակայն շատ դեպքերում իրական խնդիրը ոչ թե առաջադրանքների քանակն է, այլ դրանց ստեղծման, հանձնարարման և կատարման շուրջ կառուցվածքի բացակայությունը։
Ավելի շատ առաջադրանքները միշտ չէ, որ նշանակում են ավելի շատ աշխատանք
Ծառայություններ մատուցող բիզնեսներում առաջադրանքները հաճախ օգտագործվում են ամեն ինչ գրանցելու համար՝ հարցումներ, հիշեցումներ, գաղափարներ և խնդիրներ։
Երբ առաջադրանքները հստակ սահմանված չեն, մեկ աշխատանքը կարող է վերածվել մի քանի համընկնող առաջադրանքների։ Սա մեծացնում է առաջադրանքների ցուցակները՝ առանց իրական արդյունքն ավելացնելու։
Թիմերը զբաղվածության զգացում ունեն, սակայն առաջընթացը մնում է սահմանափակ։
Անհասկանալի առաջադրանքները ստեղծում են մտավոր բեռ
Համատեքստից զուրկ առաջադրանքը ստիպում է մարդկանց մտածել նախքան գործելը։ Նրանք պետք է հիշեն մանրամասներ, փնտրեն տեղեկատվություն կամ հարցեր տան։
Այս մտավոր ջանքը դժվարացնում է կատարումը։ Ժամանակի ընթացքում այն հանգեցնում է հոգնածության և ավելի դանդաղ կատարման։
Հստակ առաջադրանքները նվազեցնում են ճանաչողական բեռը և բարելավում կենտրոնացումը։
Առաջնահերթությունների փոփոխությունները ստեղծում են թաքնված գերբեռնվածություն
Երբ առաջնահերթությունները հաճախ են փոխվում, անավարտ առաջադրանքները կուտակվում են։
Մարդիկ վարանում են ավարտել այն աշխատանքը, որը շուտով կարող է կորցնել իր առաջնահերթությունը։ Նոր առաջադրանքները փոխարինում են հներին՝ նախքան որևէ առաջընթաց գրանցելը։
Սա ստեղծում է գերբեռնվածության զգացում, նույնիսկ երբ իրական աշխատանքային ծանրաբեռնվածությունը մնում է կառավարելի։
Պատասխանատվությունն ավելի կարևոր է, քան հանձնարարումը
Առաջադրանք հանձնարարելը նույնը չէ, ինչ պատասխանատվություն սահմանելը։
Երբ պատասխանատվությունը հստակ չէ, առաջադրանքները սպասում են գործողության՝ առաջ շարժվելու փոխարեն։ Մարդիկ ենթադրում են, որ հաջորդ քայլը կկատարի մեկ ուրիշը։
Հստակ պատասխանատվությունն ապահովում է հաշվետվողականություն և շարունակական առաջընթաց։
Առանց հստակ հաջորդականության առաջադրանքների ցուցակները ստեղծում են խոչընդոտներ
Առաջադրանքները հազվադեպ են գոյություն ունենում առանձին։ Դրանք կախված են որոշումներից, տվյալներից կամ այլ աշխատանքների ավարտից։
Առանց հստակ հաջորդականության՝ առաջադրանքները կուտակվում են նույն փուլում։ Թիմերը կորցնում են տեսանելիությունը, թե ինչն է խոչընդոտում առաջընթացին։
Կառուցվածքը ցույց է տալիս, թե որտեղ է աշխատանքը դանդաղում։
Ավելի քիչ, բայց ավելի լավ առաջադրանքները բարելավում են կատարումը
Առաջադրանքների գերբեռնվածությունը նվազեցնելը հաճախ նշանակում է ավելի քիչ առաջադրանքներ ստեղծել, ոչ թե դրանք ավելի արագ ավարտել։
Հստակ նպատակով, պատասխանատվությամբ և ակնկալվող արդյունքներով լավ սահմանված առաջադրանքներն անխափան առաջ են շարժվում։
Սա ստեղծում է վերահսկողության զգացում և նվազեցնում սթրեսը թիմում։
Եզրակացություն
Առաջադրանքների գերբեռնվածությունը հազվադեպ է պայմանավորված ծուլությամբ կամ կարգապահության բացակայությամբ։
Ծառայություններ մատուցող բիզնեսների մեծ մասում դա կառուցվածքային խնդիր է։ Բարելավելով հստակությունը, պատասխանատվությունը և աշխատանքի հոսքը՝ թիմերը կարող են նվազեցնել գերբեռնվածությունը և բարելավել կատարումը՝ առանց ավելի երկար աշխատելու։
