Birçok hizmet ekibi, görev yükü altında bunalmış hisseder. Yapılacaklar listeleri uzar, öncelikler her gün değişir ve insanlar çok çalışmalarına rağmen işlere yetişmekte zorlanır.
Bu durum genellikle görev aşırı yüklenmesi olarak tanımlanır. Ancak çoğu durumda asıl sorun görevlerin sayısı değil, görevlerin nasıl oluşturulduğu, atandığı ve tamamlandığı konusundaki yapı eksikliğidir.
Daha Fazla Görev Her Zaman Daha Fazla İş Anlamına Gelmez
Hizmet sektöründeki işletmelerde görevler genellikle her şeyi kaydetmek için kullanılır: talepler, hatırlatıcılar, fikirler ve sorunlar.
Görevler net bir şekilde tanımlanmadığında, tek bir iş, birbiriyle çakışan birden fazla göreve dönüşebilir. Bu durum, gerçek çıktıyı artırmadan görev listelerini şişirir.
Ekipler meşgul hisseder, ancak ilerleme sınırlı kalır.
Belirsiz Görevler Zihinsel Yük Yaratır
Bağlamdan yoksun bir görev, insanları harekete geçmeden önce düşünmeye zorlar. Detayları hatırlamaları, bilgi aramaları veya soru sormaları gerekir.
Bu zihinsel çaba, işin yapılışını zorlaştırır. Zamanla, yorgunluğa ve işlerin daha yavaş teslim edilmesine neden olur.
Net görevler bilişsel yükü azaltır ve odaklanmayı artırır.
Öncelik Değişiklikleri Gizli Aşırı Yük Yaratır
Öncelikler sık sık değiştiğinde, tamamlanmamış görevler birikir.
İnsanlar, yakında önceliğini yitirebilecek bir işi tamamlamakta tereddüt eder. Bir ilerleme kaydedilmeden önce yeni görevler eskilerinin yerini alır.
Bu durum, gerçek iş yükü yönetilebilir düzeyde kalsa bile aşırı yüklenme hissine neden olur.
Sahiplenme, Atamadan Daha Önemlidir
Bir görevi atamak, sahipliği belirlemekle aynı şey değildir.
Sahiplik belirsiz olduğunda, görevler ilerlemek yerine eyleme geçilmesini bekler. İnsanlar bir sonraki adımı başka birinin atacağını varsayar.
Net sahiplik, hesap verebilirliği ve sürekli ilerlemeyi sağlar.
Akışı Olmayan Görev Listeleri Darboğaz Yaratır
Görevler nadiren tek başına bulunur. Kararlara, girdilere veya diğer işlerin tamamlanmasına bağlıdırlar.
Net bir akış olmadan, görevler aynı aşamada yığılır. Ekipler, ilerlemeyi neyin engellediğine dair görünürlüğünü kaybeder.
Yapı, işin nerede yavaşladığını ortaya çıkarır.
Daha Az ve Daha İyi Görevler, Uygulamayı İyileştirir
Görev aşırı yüklenmesini azaltmak, genellikle görevleri daha hızlı tamamlamak değil, daha az görev oluşturmak anlamına gelir.
Net bir amaca, sahipliğe ve beklenen sonuçlara sahip, iyi tanımlanmış görevler sorunsuz bir şekilde ilerler.
Bu durum bir kontrol hissi yaratır ve ekip genelindeki stresi azaltır.
Sonuç
Görev aşırı yüklenmesi nadiren tembellik veya disiplin eksikliğinden kaynaklanır.
Çoğu hizmet işletmesinde bu, yapısal bir sorundur. Ekipler; netliği, sahipliği ve akışı iyileştirerek daha uzun saatler çalışmadan aşırı yüklenmeyi azaltabilir ve işleyişi iyileştirebilir.
