الكثير من فرق الخدمات تحس بالضغط من كثرة المهام. قوائم المهام تطول وتزيد، والأولويات تتغير كل يوم، والموظفين يلاقون صعوبة في مجاراة الشغل على الرغم من جهدهم الكبير.
هذا الوضع يوصف عادةً بأنه ضغط المهام. لكن في معظم الحالات، المشكلة الحقيقية مو في عدد المهام، بل في غياب الهيكلية حول كيفية إنشاء المهام وتوزيعها وإنجازها.
كثرة المهام مو دايماً تعني شغل أكثر
في الشركات الخدمية، غالباً ما تستخدم المهام لتسجيل كل شي: الطلبات، التذكيرات، الأفكار، والمشاكل.
لما تكون المهام مو محددة بوضوح، ممكن شغلة وحدة تتحول إلى عدة مهام متداخلة. وهذا الشي يضخّم قوائم المهام بدون ما يزيد الإنتاج الفعلي.
الفرق تحس إنها مشغولة، لكن التقدم يظل محدود.
المهام غير الواضحة تسبب عبء ذهني
المهمة اللي ما لها سياق واضح تجبر الموظفين يفكرون قبل لا يتصرفون. لازم يتذكرون التفاصيل، أو يبحثون عن معلومات، أو يسألون أسئلة.
هذا المجهود الذهني يصعّب عملية التنفيذ. ومع الوقت، يسبب إرهاق وبطء في الإنجاز.
المهام الواضحة تقلل من العبء المعرفي وتزيد التركيز.
تغيير الأولويات يخلق ضغطاً خفياً
لما تتغير الأولويات بشكل متكرر، المهام اللي ما خلصت تتراكم.
الموظفين يترددون في إكمال الشغل اللي ممكن تتغير أولويته قريب. وتجي مهام جديدة تحل محل القديمة قبل لا يصير أي تقدم.
هذا الشي يخلق شعور بالضغط حتى لو كان حجم الشغل الفعلي تحت السيطرة.
المسؤولية أهم من مجرد التكليف
تكليف شخص بمهمة مو نفس تحديد مسؤوليته عنها.
لما تكون المسؤولية مو واضحة، المهام توقف مكانها تنتظر أحد يبدأ فيها بدال ما تمشي للأمام. الموظفين يفترضون إن شخص ثاني راح يتولى الخطوة الجاية.
المسؤولية الواضحة تضمن المساءلة والتقدم المستمر.
قوائم المهام اللي ما لها مسار عمل واضح تسبب اختناقات
المهام نادراً ما تكون منفصلة عن بعضها. فهي تعتمد على قرارات، أو مدخلات، أو إنجاز أعمال ثانية.
بدون مسار عمل واضح، المهام تتكدس في نفس المرحلة. والفرق ما تقدر تشوف شنو اللي معطّل التقدم.
الهيكلية الواضحة تكشف وين يتباطأ الشغل.
مهام أقل وأفضل تحسن التنفيذ
تقليل ضغط المهام غالباً يعني إنشاء مهام أقل، مو إنجازها بسرعة أكبر.
المهام المحددة بشكل جيد، واللي لها هدف ومسؤولية ونتائج متوقعة واضحة، تمشي بسلاسة.
هذا الشي يخلق شعور بالسيطرة ويقلل التوتر بين أعضاء الفريق.
الخلاصة
ضغط المهام نادراً ما يكون سببه الكسل أو قلة الانضباط.
في معظم الشركات الخدمية، تكون المشكلة هيكلية. من خلال تحسين الوضوح، والمسؤولية، ومسار العمل، تقدر الفرق تقلل الضغط وتحسن التنفيذ بدون الحاجة للعمل ساعات أطول.
