الكثير من فرق الخدمات تشعر بأنها غارقة في المهام. قوائم المهام تزداد طولًا، والأولويات تتغير يوميًا، ويكافح الموظفون لمواكبة العمل على الرغم من مجهودهم الكبير.
غالبًا ما يوصف هذا الوضع بأنه "الحمل الزائد للمهام". ولكن في معظم الحالات، لا تكمن المشكلة الحقيقية في عدد المهام، بل في غياب الهيكلة التي تنظم كيفية إنشاء المهام وتعيينها وإنجازها.
كثرة المهام لا تعني دائمًا زيادة في العمل
في الشركات الخدمية، غالبًا ما تُستخدم المهام لتسجيل كل شيء: الطلبات، والتذكيرات، والأفكار، والمشاكل.
عندما لا تكون المهام محددة بوضوح، يمكن لمهمة عمل واحدة أن تتحول إلى مهام متعددة ومتداخلة. هذا يضخم قوائم المهام دون زيادة الإنتاج الفعلي.
تشعر الفرق بأنها مشغولة، لكن التقدم يظل محدودًا.
المهام غير الواضحة تسبب عبئًا ذهنيًا
المهمة التي تفتقر إلى السياق تجبر الموظفين على التفكير قبل اتخاذ أي إجراء. فيجب عليهم تذكر التفاصيل، أو البحث عن معلومات، أو طرح أسئلة.
هذا المجهود الذهني يضيف صعوبة لعملية التنفيذ. ومع مرور الوقت، يساهم في الشعور بالإرهاق وبطء إنجاز العمل.
المهام الواضحة تقلل العبء الذهني وتحسن التركيز.
تغيير الأولويات يخلق عبئًا زائدًا خفيًا
عندما تتغير الأولويات باستمرار، تتراكم المهام غير المكتملة.
يتردد الموظفون في إكمال عمل قد تقل أولويته قريبًا. وتحل المهام الجديدة محل القديمة قبل إحراز أي تقدم.
هذا يخلق شعورًا بالعبء الزائد حتى لو كان حجم العمل الفعلي يمكن التحكم فيه.
المسؤولية أهم من مجرد التكليف بالمهمة
تكليف شخص بمهمة ليس هو نفسه تحديد المسؤولية الكاملة عنها.
عندما تكون المسؤولية غير واضحة، تظل المهام معلقة في انتظار إجراء بدلاً من أن تتقدم. ويفترض الموظفون أن شخصًا آخر سيتولى الخطوة التالية.
المسؤولية الواضحة تضمن المساءلة والتقدم المستمر.
قوائم المهام التي تفتقر لتدفق العمل تسبب اختناقات
نادرًا ما تكون المهام منفصلة عن بعضها. فهي تعتمد على قرارات، أو مدخلات، أو اكتمال أعمال أخرى.
بدون تدفق عمل واضح، تتكدس المهام في نفس المرحلة. وتفقد الفرق القدرة على رؤية ما يعيق التقدم.
الهيكلة تكشف الأماكن التي يتباطأ فيها العمل.
مهام أقل وأفضل تحسن من التنفيذ
تقليل العبء الزائد للمهام غالبًا ما يعني إنشاء مهام أقل، وليس إنجازها بشكل أسرع.
المهام المحددة بشكل جيد، والتي لها هدف واضح ومسؤولية محددة ونتائج متوقعة، تتقدم بسلاسة.
هذا يخلق إحساسًا بالسيطرة ويقلل التوتر على مستوى الفريق.
الخلاصة
العبء الزائد للمهام نادرًا ما يكون سببه الكسل أو قلة الانضباط.
في معظم الشركات الخدمية، تكون المشكلة هيكلية. من خلال تحسين الوضوح والمسؤولية وتدفق العمل، يمكن للفرق تقليل العبء الزائد وتحسين التنفيذ دون الحاجة للعمل لساعات أطول.
