Много екипи в сферата на услугите се чувстват претоварени със задачи. Списъците със задачи стават все по-дълги, приоритетите се променят ежедневно, а хората се борят да смогнат, въпреки че работят усилено.
Тази ситуация често се описва като претоварване със задачи. В повечето случаи обаче истинският проблем не е броят на задачите, а липсата на структура около това как те се създават, възлагат и изпълняват.
Повече задачи невинаги означават повече работа
В компаниите, предоставящи услуги, задачите често се използват за обхващане на всичко: заявки, напомняния, идеи и проблеми.
Когато задачите не са ясно дефинирани, една-единствена работа може да се превърне в няколко припокриващи се задачи. Това раздува списъците със задачи, без да увеличава реалния резултат.
Екипите се чувстват заети, но напредъкът остава ограничен.
Неясните задачи създават умствено натоварване
Задача, на която липсва контекст, принуждава хората да мислят, преди да действат. Те трябва да помнят детайли, да търсят информация или да задават въпроси.
Това умствено усилие създава пречки пред изпълнението. С времето то допринася за умора и по-бавно изпълнение.
Ясните задачи намаляват когнитивното натоварване и подобряват концентрацията.
Промените в приоритетите създават скрито претоварване
Когато приоритетите се променят често, недовършените задачи се натрупват.
Хората се колебаят да завършат работа, която скоро може да бъде деприоритизирана. Нови задачи заменят старите, преди да е постигнат напредък.
Това създава усещане за претоварване, дори когато реалното натоварване остава управляемо.
Отговорността е по-важна от възлагането
Възлагането на задача не е същото като установяването на отговорност.
Когато отговорността е неясна, задачите чакат действие, вместо да напредват. Хората предполагат, че някой друг ще се заеме със следващата стъпка.
Ясната отговорност гарантира отчетност и непрекъснат напредък.
Списъци със задачи без последователност създават затруднения
Задачите рядко съществуват изолирано. Те зависят от решения, входяща информация или завършването на друга работа.
Без ясна последователност задачите се натрупват на един и същ етап. Екипите губят видимост за това какво блокира напредъка.
Структурата разкрива къде работата се забавя.
По-малко, но по-добри задачи подобряват изпълнението
Намаляването на претоварването със задачи често означава създаване на по-малко задачи, а не по-бързото им изпълнение.
Добре дефинираните задачи с ясна цел, отговорност и очаквани резултати напредват гладко.
Това създава усещане за контрол и намалява стреса в екипа.
Заключение
Претоварването със задачи рядко е причинено от мързел или липса на дисциплина.
В повечето компании, предоставящи услуги, то е структурен проблем. Чрез подобряване на яснотата, отговорността и последователността екипите могат да намалят претоварването и да подобрят изпълнението, без да работят повече часове.
