بزاف ديال فرق الخدمات كيحسوا بالضغط بسبب كثرة المهام. لوائح المهام كتزيد تطوال، الأولويات كتبدل يوميا، والناس كيلقاو صعوبة يواكبو هادشي وخا كيخدمو بجد.
هاد الوضعية غالبا ما كتسمى تراكم المهام. ولكن فمعظم الحالات، المشكل الحقيقي ماشي هو عدد المهام، ولكن هو غياب هيكلة واضحة لكيفية إنشاء المهام، وتعيينها، وإنجازها.
كثرة المهام لا تعني دائما كثرة العمل
فالشركات الخدماتية، المهام غالبا كتستعمل باش تسجل كلشي: الطلبات، التذكيرات، الأفكار، والمشاكل.
فاش مكتكونش المهام محددة بوضوح، عمل واحد ممكن يتحول لعدة مهام متداخلة. هادشي كيضخم لوائح المهام بلا ما يزيد فالإنتاجية الفعلية.
الفرق كيحسوا براسهم مشغولين، ولكن التقدم كيبقى محدود.
المهام غير الواضحة كتخلق عبء ذهني
المهمة اللي ناقصها السياق كتجبر الناس يفكروا قبل ما يتصرفوا. خاصهم يتفكروا التفاصيل، يقلبوا على المعلومات، أو يطرحوا أسئلة.
هاد المجهود الذهني كيزيد من صعوبة التنفيذ. مع الوقت، كيساهم فالإرهاق وبطء الإنجاز.
المهام الواضحة كتنقص من العبء الذهني وكتحسن التركيز.
تغيير الأولويات كيخلق تراكم خفي للمهام
فاش كتبدل الأولويات بزاف، المهام اللي مازال ماكملاتش كتجمع.
الناس كيترددوا يكملوا الخدمة اللي ممكن قريب تفقد الأولوية ديالها. مهام جديدة كتاخد بلاصة المهام القديمة قبل ما يتم تحقيق أي تقدم.
هادشي كيخلق إحساس بتراكم المهام وخا يكون حجم العمل الفعلي فالمستطاع.
تحمل المسؤولية أهم من مجرد التعيين
تعيين مهمة ماشي هو تحديد المسؤول عليها.
فاش مكتكونش المسؤولية واضحة، المهام كتبقى تسنى شي إجراء عوض ما تزيد للقدام. الناس كيفترضوا أن شي واحد آخر غادي يتكلف بالخطوة الجاية.
المسؤولية الواضحة كتضمن المساءلة والتقدم المستمر.
لوائح المهام اللي ماعندهاش تسلسل كتخلق اختناقات
المهام نادرا ما كتكون معزولة. كتعتامد على قرارات، مدخلات، أو إنجاز أعمال أخرى.
بلا تسلسل واضح، المهام كتكدس فنفس المرحلة. الفرق مكتوليش قادرة تشوف شنو اللي كيعرقل التقدم.
الهيكلة كتبين فين كتبطأ الخدمة.
مهام أقل وأفضل كتحسن التنفيذ
التقليل من تراكم المهام غالبا كيعني إنشاء مهام أقل، ماشي إنجازها بسرعة أكبر.
المهام المحددة مزيان، اللي عندها هدف واضح، ومسؤولية محددة، ونتائج متوقعة، كتمشي بسلاسة.
هادشي كيخلق إحساس بالتحكم وكيقلل من التوتر عند الفريق كامل.
خلاصة
تراكم المهام نادرا ما كيكون السبب ديالو هو الكسل أو نقص الانضباط.
فمعظم الشركات الخدماتية، هو مشكل هيكلي. من خلال تحسين الوضوح، والمسؤولية، والتسلسل، الفرق تقدر تنقص من تراكم المهام وتحسن التنفيذ بلا ما تخدم ساعات إضافية.
